2.6. Технологія приймання та розміщення споживачів готельних послуг.

Все починається з реєстрації. Перш ніж гість буде оселений в готелі, він повинен зареєструватися. Для цього він повинен власноруч заповнити: «Реєстраційну картку» типової форми. При цьому гість повинен пред’явити адміністратору готелю паспорт або інший документ, що засвідчує особу. В анкеті гість вказує свою адресу свого постійного місця проживання, адресу організації, що оплачує проживання (якщо оплата здійснюється третьою особою), і вид платежу (готівка, кредитна картка або чек).

Заповнивши картку, гість підписує її, тим самим укладаючи з готелем договір, що підтверджую вид розміщення, тривалість проживання і вартість номера.

Після того як гість заповнив анкету, адміністратор звіряє дані анкети і документи гостя, вписує в анкету номер кімнати, у якій буде жити гість, дату і час прибуття і підписує її. Далі адміністратор реєструє гостя в готельній програмі, як при бувшого та видає ключ від номеру. «Анкета проживаючого», і «Реєстраційна картка» після заповнення передаються адміністратору готелю, в якого вони і зберігаються систематизованими за алфавітом.

Після реєстрації проживаючого, на нього оформляється «Візитна картка» типової форми № 3-г, що оформляється на основі «Анкети проживаючого» або «Реєстраційної картки» і видається кожному проживаючому в готелі. «Візитна картка» надає право кожному проживаючому в готелі на одержання ключів від номеру, в якому вони проживають, і на обслуговування службами готелю. «Візитна картка» заповнюється українською та англійською мовами та в одному екземплярі.

Одночасно з реєстрацією гостей оформлюється рахунок в окремому інтернет-файлі готельної програми. В цьому рахунку вказуються всі послуги готелю та сума оплати за них. Так звана форма «Рахунку» являється єдиною незалежно від форми оплати (готівкової та безготівкової) послуг готелю.

Рахунок для оплати виписується в двох екземплярах. Один видається на руки гостю, при оплаті його проживання з відміткою про оплату, другий залишається в готелі.

Наступна типова форма № 8-г «Касовий звіт», як і будь-який інший касовий документ, має особливий статус. В ній не можна допускати помилок чи виправлень.

Оформляється «Касовий звіт» відповідальним працівником, в посадові обов’язки якого входить здійснення розрахунків із проживаючими.

І, нарешті, форма «Відомість руху номерів у готелі», яка існувала раніше, тепер теж являється комп’ютерною. До неї мають доступ як працівники служби прийому та обслуговування так і працівники служби готельного господарства. Вона призначена винятково для оперативного обліку заселених і вільних номерів.

Якщо готель не може забезпечити поселення клієнта з причини відсутності номерів або форс-мaжорних обставин, черговий адміністратор повинен повідомити про це клієнта, вибачитись та запропонувати інший найближчий з подібними умовами готель. Якщо клієнт погоджується, черговий адміністратор повинен зв'язатись з готелем і визначити можливість задовольнити умови клієнта. У подібних ситуаціях важливу роль відіграє співпраця між готелями. Готельні підприємства, особливо із близьким розташуванням, подібною спеціалізацією на ринку виступають не тільки як конкуренти, водночас як партнери, що вирішують спільні проблеми. Кожен готель повинен мати тісну співпрацю щонайменше з 2-3 подібними закладами.