Методичні рекомендації

∙Стовпець — для розміщення полів групування, враховується послідовність полів для створення вкладених груп, підгруп і т.д.

∙Дані — для розміщення полів підсумків.

При побудові макета зведеної таблиці використовуються наступні правила:

∙будь-яке поле розміщується одноразово в області групування (сторінка, рядок або стовпець);

∙в області Дані розміщуються тільки ті поля, які не ввійшли в область групування;

∙будь-яке поле з області Дані може багато разів розміщуватися в цій

області для обчислення різних підсумків.

Зведені таблиці є вельми могутнім і гнучким інструментом аналізу в середовищі Microsoft Excel. Основні обмеження для зведених таблиць представлені в табл. 21.

Таблиця 21

Обмеження для зведених таблиць

Параметр	Значення
Число зведених таблиць на одному листі	Обмежується об'ємом доступної оперативної
	пам'яті
Число елементів зведеної таблиці	8 000
Число полів рядків або стовпців в зведеній	Обмежується об'ємом доступної оперативної
таблиці	пам'яті
Число полів сторінки в зведеній таблиці	256 (може обмежуватися об'ємом доступної
	оперативної пам'яті)
Число полів даних в зведеній таблиці	256
Число формул обчислюваних елементів	Обмежується об'ємом доступної в зведеній
оперативної пам'яті	таблиці

Обчислювані поля і елементи зведеної таблиці

Крім «базових полів» з основної таблиці (списку), зведена таблиця допускає формування обчислюваних полів в області Дані, а також обчислюваних елементів для полів групування. Елементи полів групування

91

PDF создан версией pdfFactory Pro для ознакомления www.pdffactory.com

можуть об'єднуватися в групи, для яких можна вказати тип підсумку, утаєння/відображення деталей підлеглих полів.

Зведена таблиця має набір параметрів, що впливають на зовнішнє уявлення. Кнопка Параметри викликає діалогове вікно настройки формату зведеної таблиці і даних зовнішнього джерела (Рис. 18).

Рис. 18. Параметри зведеної таблиці

Зведена таблиця, побудована на основі списку (бази даних), розміщується в тій же робочій книзі, що і список, на будь-якому листі, при цьому не допускається перекриття зведеної таблиці і заповнених клітинок на листі. Зведена таблиця, побудована на основі консолідації діапазону клітинок, може розміщуватися в будь-якій робочій книзі, у тому числі нової. Зведена таблиця, побудована на базі іншої зведеної таблиці, розміщується в тій же робочій книзі, що і початкова, може знаходитися на іншому листі.

Панель інструментів Зведені таблиці

92

PDF создан версией pdfFactory Pro для ознакомления www.pdffactory.com

Для роботи із зведеними таблицями виводиться панель інструментів Зведені таблиці (Рис. 19).

Рис.19. Панель інструментів Зведені таблиці

Кнопка Зведена таблиця викликає меню команд:

∙Формат звіту зведеної таблиці для вибору одного з 10 автоформатів для звіту зведеної таблиці.

∙Зведена діаграма для побудови діаграми для зведеної таблиці.

∙Майстер для переходу до 3-му кроку побудови зведеної таблиці, який забезпечує зміну макета, настройку параметрів, вибір місця розміщення зведеної таблиці.

∙Відновити дані зведеної таблиці при зміні інформації джерела.

∙Настройка клієнт-серверу при використовуванні OLAP-куба для побудови зведеної таблиці.

∙Виділити окремі частини зведеної таблиці: заголовки, дані або зведену таблицю цілком.

∙Формули для створення обчислюваних полів в області даних або обчислюваних об'єктів/елементів в області заголовків.

∙Параметри поля для настройки параметрів поля зведеної таблиці.

∙Параметри таблиці для настройки параметрів (аналог кнопки

Параметри).

∙Відобразити сторінки зведеної таблиці на окремих листах книги.

Інші кнопки повторюють команди: Формат звіту, Майстер діаграм,

Майстер зведених таблиць, Приховати/Відобразити деталі (для виділеного

заголовка), Відновити дані, Параметри поля, Відобразити поля. 93

PDF создан версией pdfFactory Pro для ознакомления www.pdffactory.com

Додаткова обробка полів зведеної таблиці

Елементи поля угрупування в рядку або стовпці зведеної таблиці можна відсортувати. Для цього в зведеній таблиці курсором виділяється ім'я поля угрупування, виконується команда меню Дані > Сортування.

Можна виділити певні елементи полів групування в області рядків або стовпців, у тому числі і несуміжні, для їх об'єднання в нові групи за допомогою команди меню Дані > Групи і структура > Групувати. В

результаті створюється більш високий рівень ієрархії — нове поле зведеної таблиці, яке можна додатково набудувати. Наприклад, можна згрупувати стовпці зведеної таблиці в дві групи: НАРАХУВАННЯ (включає стовпці з номерами розрядів працюючих 2, 3, 4, 5 і стовпець Премія) і УТРИМАННЯ (включає тільки стовпець Вирахування). Кожне групове поле можна набудувати окремо: змінити ім'я, вибрати функцію підсумку за допомогою команди Параметри поля.

Примітка. Якщо елементи мають числове значення або тип дати, автоматично визначається діапазон їх значень і пропонується крок угрупування, який можна змінити. Для поля дат крок угрупування: декілька днів, місяць, квартал, рік; для числових полів — число.

Для відмови від угрупування виконується команда меню Дані > Група і структура > Розгрупувати.

На додаток до групування елементів полів існує можливість відображення/утаєння окремих елементів. Можна змінювати, додатково настроювати підсумки і поля зведеної таблиці (перейменувати поля, групувати значення полів, формувати додаткові підсумки).

В діалоговому вікні Обчислення поля зведеної таблиці, що викликається за допомогою команди контекстного меню Параметри поля, кнопка Додатково виводить список додаткових видів обробки поля (табл. 22).

94

PDF создан версией pdfFactory Pro для ознакомления www.pdffactory.com

	Таблиця 22
	Види додаткової обробки поля
Вид обробки	Зміст обробки
Відмінність	Різниця поточного значення поля з вказаним значенням поля
Частка	Відношення значень поля області даних до відповідних значень цього
	поля у вказаному рядку або стовпці зведеної таблиці, які задаються
	шляхом вибору поля групування і його окремого елемента
Приведена	Відношення різниці значень поля області даних і відповідних значень
відмінність	поля у вказаному рядку або стовпці зведеної таблиці
З наростаючим	Наростаючий підсумок значень поля області даних у відповідних
підсумком в полі	рядках або стовпцях зведеної таблиці, орієнтація задається шляхом
	вибору поля групування
Частка від суми	Значення поля області даних обчислюється у відсотках від підсумку
по рядку	рядка
Частка від суми	Значення поля області даних обчислюється у відсотках від підсумку
по стовпцю	стовпця
Частка від	Значення поля області даних обчислюється у відсотках від загального
загальної суми	підсумку зведеної таблиці
Індекс	Значення поля області даних обчислюється але формулі: ((Значення
	поля) * (Загальний підсумок)) / ((Підсумок рядка) * (Підсумок
	стовпця))

Завдання для лабораторних занять і самостійної роботи

1. Підготувати таблиці «Тарифна ставка» і «Картотека» для розрахунку відрядної зарплати. Створити іменовані блоки клітинок:

∙Створити нову книгу.

∙Зберегти її з ім'ям Примеры.xls.

∙Перейменувати Лист1 в Тарифи.

∙На листі Тарифи, починаючи з клітинки А1, створити таблицю:

95

PDF создан версией pdfFactory Pro для ознакомления www.pdffactory.com

	Розряд	Коефіцієнт	Ставка	Величина ставки 1
				розряду
	1	1		3,67

21,35

31,57

41,85

52,12

62,57

∙Створити іменовані блоки клітинок для стовпців Розряд, Коефіцієнт, Ставка. Для кожного стовпця слідує:

∙Виділити всі клітинки стовпця, включаючи заголовок стовпця.

∙Виконати команду Вставка > Ім'я > Створити > По тексту в рядку вище.

Примітка. Можна відразу виділити всі клітинки стовпців Розряд, Коефіцієнт і Ставка і виконати команду меню Вставка > Ім'я > Створити

>По тексту в рядку вище.

∙Розрахувати поле Ставу по формулі: =Коэфффициент*Величина ставки 1 розряду

∙Вставити новий лист за допомогою команди меню Вставка >

Лист.

∙Перейменувати новий лист за допомогою команди меню Формат > Лист > Перейменувати, вказати — Картотека.

∙На листі Картотека, починаючи з осередком А1, створити таблицю.

ФІО	Табельний №	Професія	Розряд працюючого	Тариф	Пільги
Іванов А.П.	01234	Кладовщик			1
Колесов В.И.	02345	Грузчик			1
Крилов А.Р.	00127	Грузчик			2
Михайлов П.Р.	12980	Грузчик			2
Смірнов И.А.	13980	Кладовщик			3
Соколов Р.В.	21097	Прибиральник			1

Перед заповненням клітинок задати текстовий формат для клітинок стовпця Табельний №:

96

PDF создан версией pdfFactory Pro для ознакомления www.pdffactory.com

∙Створити іменовані блоки клітинок для стовпців ФІО, Табельний №, Професія, Розряд працюючого, Тариф, Пільги — команда меню Вставка > Ім'я > Створити > По тексту в рядку вище.

∙Перевірити визначення блоків всіма способами:

∙Вибрати блоки в списку імен клітинок (зліва від рядка формул).

∙Виконати команду меню Правка > Перейти.

∙В діалоговому вікні Перехід вибрати будь-яке ім'я поля і натискувати ОК.

∙Зберегти підготовлені таблиці за допомогою команди меню Файл

>Зберегти.

2.Задати умови перевірки даних в осередки стовпця, що вводяться, Розряд працюючого таблиці Картотека. Значення розряду працюючих, що вводяться, повинні відповідати тарифним розрядам:

∙Відкрити файл Приклади.XLS за допомогою команди меню Файл

>Відкрити.

∙Вибрати лист Картотека.

∙Виділити всі осередки стовпця Розряд працюючого — клацнути лівою кнопкою миші на заголовку стовпця з ім'ям D.

∙Виконати команду меню Дані > Перевірка.

∙На вкладці Параметри встановити: тип даних — Список, джерело — Розряд (виклик списку іменованих блоків — F3).

∙На вкладці Повідомлення для введення задати: Заголовок — Розряд працюючого, Повідомлення — Розряд вибирається з таблиці Тарифна ставка.

∙На вкладці Повідомлення про помилку задати: Вигляд — Останов, Заголовок – Невірне введення!, Повідомлення — Необхідно вказати число в діапазоні від 1 до 6!.

97

PDF создан версией pdfFactory Pro для ознакомления www.pdffactory.com

∙Натискувати кнопку ОК.

∙Заповнити осередки стовпця Розряд працюючого наступними даними 3, 3, 4, 3, 4, 2.

∙Закрити файл із збереженням за допомогою команди меню Файл

>Закрити.

3.Заповнити список Картотека за допомогою екранної форми. Розряд працюючого визначає його тарифну ставку:

∙Відкрити файл Приклади.XLS за допомогою команди меню Файл

>Відкрити.

∙Вибрати лист Картотека.

∙Встановити курсор в осередок Е2 і ввести формулу тарифу:

=ПРОСМОТР(D2;Разряд;Ставка).

∙Скопіювати формулу осередку Е2 в осередки стовпця Тариф (для заповнених рядків списку).

4.Побудувати зведену таблицю для розрахунку місячної зарплати робітників при почасовій формі оплати праці (Встановлена премія по розрядах працюючих: 2 розряд 25 %, 3 розряд 32 %, 4 розряд 50 % до тарифу. Вирахування зі всіх видів нарахувань складають 13 %):

∙Відкрити файл Приклади.XLS за допомогою команди меню Файл

>Відкрити.

∙Вибрати лист Картотека.

∙Встановити курсор в область даних на листі Картотека.

∙Виконати команду меню Дані > Зведена таблиця для виклику

Майстра зведених таблиць і діаграм.

∙На кроці 1 вказати тип джерела — Створити таблицю на основі даних, що знаходяться: в списку або базі даних Microsoft Excel.

98

PDF создан версией pdfFactory Pro для ознакомления www.pdffactory.com

Вид створюваного звіту: зведена діаграма (із зведеною таблицею).

∙На кроці 2 перевірити діапазон клітинок для побудови зведеної таблиці для списку Картотека.

∙На кроці 3 — натискувати кнопку Макет, розмістити поля в макеті зведеної таблиці:

∙Сторінка — Професія, рядок — Розряд працюючого, стовпець — ФІО, дані — Тариф

∙Натискувати кнопку ОК.

∙Задати параметри зведеної таблиці за допомогою кнопки

Параметри: Загальна сума по стовпцях; Автоформат; Зберігати форматування.

∙Помістити таблицю в: новий лист.

∙Натискувати на кнопку Готово.

Зведена таблиця представлена на рис. 20.

Рис. 20. Зведена таблиця для списку Картотека

∙Встановити курсор в область зведеної таблиці.

∙На панелі інструментів Зведені таблиці натиснути кнопку

Зведена таблиця, вибрати команду Формули > Обчислюване поле. В діалоговому вікні Вставка обчислюваного поля створити

нове обчислюване поле (рис. 21): 99

PDF создан версией pdfFactory Pro для ознакомления www.pdffactory.com

∙Ім'я поля — Зарплата, формула: =Тариф*168 (Ім'я Тариф вибирається із списку Поля: подвійним клацанням лівої кнопки миші).

∙Натиснути кнопку Додати.

∙Закрити вікно — кнопка ОК.

Рис. 21. Вікно настройки обчислюваного поля зведеної таблиці

∙Встановити курсор в область зведеної таблиці.

∙На панелі інструментів Зведені таблиці натискувати кнопку Зведена таблиця > Майстер. У вікні майстра зведених таблиць на 3-у кроці натискувати кнопку Макет:

∙Прибрати з області Дані поле Сума по полю Тариф.

∙Натискувати кнопку ОК.

∙Натискувати кнопку Готово.

∙Встановити курсор в області зведеної таблиці на полі Сума по полю Зарплата.

∙На панелі інструментів Зведена таблиця натискувати кнопку

Зведена таблиця > Параметри поля (мал. 6): 100

PDF создан версией pdfFactory Pro для ознакомления www.pdffactory.com