4.4. Оформлення реквізитів у юридичних документах

Практичне заняття – 2 год.

Перелік проблемних питань, що складають сутність теми

1. Поняття “реквізит документа”, “бланк документа”, “формуляр-зразок”.

2. Розташування й оформлення реквізитів у документах.

Перелік ключових термінів і понять теми

Реквізит документа, реквізит юридичного документа, бланк документа, формуляр-зразок, основні реквізити документа, дата складання документа, підпис, гриф погодження, гриф затвердження, печатка

Методичні рекомендації

Готуючись до першого запитання, курсантам обов`язково треба звернути увагу на те, що юридична сутність документів складається з особливого оформлення документів, яке досягається за допомогою реквізитів. Кожен юридичний документ повинен містити необхідні реквізити, які б відбивали його юридичну силу, предмет регулювання, сферу дії та надавали йому офіційності. Курсантам слід засвоїти поняття “реквізит документа”, “реквізит юридичного документа”, “бланк документа”, “формуляр-зразок”. Необхідно звернути увагу на те, що реквізити є зовнішніми позначеннями, які свідчать про належне оформлення правового акта, про наявність у ньому всього необхідного для надання йому юридичної сили. Необхідно засвоїти вимоги до змісту документа, розташування й оформлення реквізитів у документах.

При підготовці до другого запитаннякурсантами опрацьовуються загальні правила оформлення основних реквізитів документа: назва документа, заголовок до тексту, текст, адресат, дата, підпис, печатка, грифи погодження й затвердження, резолюції. Слід засвоїти, що назва виду документа (наказ, розпорядження, рішення тощо) повинна відповідати компетенції установи, організації, змісту управлінської діяльності. Заголовок до тексту документа повинен бути максимально коротким і ємним, точно передавати зміст тексту. У разі складання документа на основі уніфікованої форми постійна частина заголовка, що входить у назву форми, доповнюється змінною інформацією, яка конкретизує його зміст.

Слід запам’ятати, що в разі потреби в оцінці доцільності документа, його обгрунтованості та встановленні відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа. Погодження може здійснюватися як в установі (внутрішнє погодження), так і за її межами (зовнішнє погодження). Уваги заслуговує затвердження документа (документ затверджується відповідними органами або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах; затвердження документа здійснюється за допомогою грифа затвердження або виданням розпорядчого документа; нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила тощо) повинні затверджуватися відповідним розпорядчим документом установи, що видала акт).

Курсанти звертають увагу на те, що Державний стандарт України 4163-2203 “Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів” виділяє 32 реквізити. Необхідно запам’ятати, що: бланки документів повинні мати такі береги: лівий – 30 мм, правий – 10 мм, верхній та нижній – 20 мм; виготовляючи бланк документів, використовують наступні реквізити: зображення Державного Герба України, герба Автономної Республіки Крим; зображення емблеми організації; назва організації вищого рівня; назва установи, організації; назва структурного підрозділу організації; довідкові дані про організацію; назва виду документа та ін.