4.7. Техніка створення документів управлінської діяльності

Практичне заняття – 4 год.

Перелік проблемних питань, що складають сутність теми

1. Призначення, склад, види організаційно-правових та розпорядчих документів. Вимоги до їх складання й оформлення. Процедура видання розпорядчих документів.

2. Сутність, призначення, склад, види документів з кадрових питань. Вимоги до їх складання й оформлення.

3. Сфера застосування, призначення, склад, класифікація та характеристика довідково-інформаційної документації. Вимоги до їх складання й оформлення.

4. Складання документів управлінської діяльності.

Перелік ключових термінів і понять теми

Документи управлінської діяльності, розпорядчі документи, організаційно-правові документи, кадрова документація, інформаційні документи, планові документи, звітні документи

Теми рефератів

1.Правила підготовки, складання й оформлення організаційно-розпорядчих документів.

2. Особливості складання й оформлення кадрових документів.

3. Мовностилістичні особливості організаційно-розпорядчихдокументів.

4. Мовностилістичні особливості кадрових документів.

5.Мовностилістичні особливості інформаційно-довідкових документів.

6. Лінгвістичний аналіз розпорядчих та кадрових документів.

7. Структурування управлінської документації.

Методичні рекомендації

При підготовці до першого запитаннякурсантам необхідно запам’ятати, що організаційно-розпорядчі документи є складовою частиною управлінської документації, створюються для організаційного та правового забезпечення виконання основних завдань управління. Призначення цих документів – регламентувати, регулювати процеси управління, бути доказом, фактом. Організаційно-правові документи містять правила, норми, положення, встановлюють статус організації, її компетенцію, структуру, штатну чисельність організації в цілому, її підрозділів, працівників; права, обов’язки й відповідальність працівників. До них належать: інструкція (посадова інструкція працівника, інструкції з окремих видів діяльності, що потребують регламентації), положення (положення про організацію, положення про структурний підрозділ), правила, статут, штатний розпис. Рішення, що фіксуються у розпорядчих документах, які регулюють діяльність організації, установи, спрямовані на вдосконалення організаційної структури установи, організації, характеру, змісту, засобів здійснення діяльності установи, забезпечення установи фінансовими, матеріальними, трудовими, інформаційними ресурсами. До розпорядчих документів відносять вказівку, наказ, розпорядження, постанову, ухвалу. Необхідно звернути увагу на структурні частини організаційно-розпорядчих документів, типові мовні звороти, що в них уживаються, та відпрацювати розміщення реквізитів.

При вивченні другого запитанняслід мати на увазі, що кадрові документи містять інформацію про особовий склад установи, організації, підприємства, зафіксовану в зая­вах про прийняття, звільнення, переведення на роботу, наказах по особовому складу, автобіографіях, характеристиках, контрактах,трудових угодах з найму працівників, поданнях, атестаційних лис­тах, особових листках з обліку кадрів, трудових книжках. Детальна увага приділяєтьсяструктурі тексту, мовнимзворотам, що застосовуються в цих документах, основним реквізитам, особливостям викладу тексту, правилам оформлення.

Курсантам, готуючись до третього запитання, слід засвоїти, що: а) довідково-інформаційні документи виконують службову роль щодо організаційно-правових і розпорядчих документів; б) їх особливість полягає в тому, що вони йдуть знизу вверх у системі управління: від працівника до керівника структурного підрозділу, від керівника структурного підрозділу до керівника організації; в) до системи довідково-інформаційних документів належать: службові листи, доповідні й пояснювальні записки, заяви, рапорти, довідки, акти, протоколи, телеграми, телефонограми, відгуки, пропозиції тощо. Пильної уваги потребують питання щодо розміщення реквізитів в інформаційно-довідкових документах, правила їх оформлення, типові мовні звороти та фрази, що в них застосовуються.

При підготовці до четвертого запитаннякурсантам необхідно, засвоївши особливості складання, вимоги юридичної техніки та нормативно-правових актів до складання документів управлінської діяльності, відпрацьовувати їх складання й оформлення.