2.2. Содержание и структура инструкции по делопроизводству

В результате проведенного исследования организации делопроизводства школы-интернат, включившего следующие этапы: изучение типа, отрасли и сферы деятельности учреждения; изучение и анализ локальных документов учреждения; изучение структуры учреждения и организации работы с документами, нами предлагается следующее оформление инструкции по делопроизводству:

Предлагаемая инструкция будет состоять из 6 основных разделов и 10 подразделов, включать приложения, наглядно иллюстрирующие соответствующие разделы инструкции. Разделение текста инструкции следует естественной логике изложения «от общего к частному» и соответствует ГОСТ Р 6.30-2003, который устанавливает разбивку текста на разделы, подразделы и пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

Раздел 1. «Общие положения» устанавливает:

- сферу распространения инструкции (например, «инструкция распространяется на все документы организации», «инструкция распространяется на все документы, кроме конфиденциальных» и др.);

- ответственность за ее несоблюдение;

- подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с документами в организации (фирме) и в структурных подразделениях;

- нормативно-методическую базу.

Раздел 2. « Документирование управленческой деятельности» делится на следующие пункты:

2.1. Общие требования к оформлению документов;

2.2. Требования к бланкам управленческих документов;

2.3. Оформление реквизитов документов;

2.4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов:

- приказы и распоряжения;

- переписка;

- акт;

- протокол;

- докладные и служебные записки.

Подпункты раздела включают следующую информацию:

• виды и разновидности документов, используемые для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;

• общие правила подготовки и оформления документов;

• правила подготовки отдельных видов распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;

• порядок изготовления и размножения документов;

• правила оформления и заверения копий и приложений;

• порядок использования и хранения бланков;

• порядок работы исполнителей с документами.

Раздел 3. «Организация документооборота и исполнение документов» устанавливает:

• порядок приема, обработки, распределения входящих документов;

• правила их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое;

• основные инстанции движения документов;

• порядок подготовки и отправки исходящих документов;

• порядок учета объема документооборота.

Раздел 4. «Контроль исполнения документов» закрепляет:

• категории документов, подлежащих обязательному контролю;

• порядок их постановки на контроль;

• технология контроля (формы контрольных карточек, применение отметок на документах и др.);

• обязанности исполнителей;

• типовые сроки исполнения;

• порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов;

• порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине.

Раздел 5. «Текущее хранение документов» состоит из подразделов:

5.1. «Порядок составления и утверждения номенклатуры дел», в котором в свою очередь содержится информация о:

• порядке разработки и использования номенклатуры дел;

• порядке систематизации и индексации дел.

5.2. «Формирование дел» включает информацию о:

• правилах хранения документов в службе делопроизводства и в структурных подразделениях организации (фирмы);

• об установлении ответственности определенных должностных лиц за сохранность документов;

• правилах формирования в дела отдельных категорий документов;