- •Государственное образовательное учреждение высшего образования
- •Введение
- •Доу в образовательном учреждении интернатного типа
- •1.1. Правовое регулирование делопроизводства в Российской Федерации и Республике Коми
- •Особенности организации делопроизводства в гбоу «Школа-интернат №15 VIII вида»
- •Разработка локального акта по делопроизводству в гбоу «Школа-интернат №15 VIII вида»
- •2.1. Алгоритм разработки инструкции по делопроизводству
- •2.2. Содержание и структура инструкции по делопроизводству
- •Раздел 1. «Общие положения» устанавливает:
- •Раздел 2. « Документирование управленческой деятельности» делится на следующие пункты:
- •Раздел 3. «Организация документооборота и исполнение документов» устанавливает:
- •Раздел 4. «Контроль исполнения документов» закрепляет:
- •Раздел 5. «Текущее хранение документов» состоит из подразделов:
- •Раздел 6. «Текущее хранение документов» содержит:
- •Заключение
- •Библиографический список
Раздел 6. «Текущее хранение документов» содержит:
правила хранения документов в службе делопроизводства и в структурных подразделениях организации (фирмы);
устанавливает ответственность определенных должностных лиц за сохранность документов;
правила формирования в дела отдельных категорий документов;
порядок разработки и использования номенклатуры дел;
порядок систематизации и индексации дел.
Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии. В инструкции по делопроизводству могут быть разделы по работе с обращениями граждан, с документами с ограниченной сферой распространения (ДСП), по техническому обеспечению подготовки документов (печатание, звукозапись, стенография, факсимильная связь и т.д.).
К инструкции по делопроизводству обычно составляют приложения, которые должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов. В приложения помещают схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых документов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др.
Инструкция по делопроизводству должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности. Инструкция является регламентирующим документом не только для службы делопроизводства, но и для всех специалистов аппарата управления.
Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом. В структурных подразделениях она используется как нормативный документ, на основе которого специалисты управленческого аппарата должны составлять и оформлять документы.
Итак, Инструкция решает много практических задач. В инструкции утверждаются бланки основных документов, очередность оформления различных видов документов и порядок прохождения внутри организации. Все это снижает временные затраты на обработку документов. Еще одна ценность инструкции в том, что при ее разработке учитывается специфика организации, эта специфика определяется не только сферой деятельности, организационной структурой и численностью сотрудников, но и особенностями делопроизводства. Закрепив особенности оформления документов в локальном акте, создаются условия для новых сотрудников, которые благодаря Инструкции смогут быстро разобраться в нюансах работы в конкретном учреждении.
Кроме того, положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, и обязательны для исполнения всеми работниками школы-интерната.
Заключение
По словам М.В. Ларина, документированная информация составляет основу управления, её эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация – это полноценный ресурс производства, который стал важным элементом социальной жизни общества.
Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любого учреждения. На ее основе принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина "документ" как способ доказательства. Только грамотно составленный, имеющий юридическую силу документ является гарантом успешной сделки.
Для правильной организации службы документационного обеспечения управления и системы делопроизводства в целом необходима нормативно-методическая база делопроизводства. Она позволяет правильно создать и оформить документы, придав им юридическую силу, организовать документооборот, обеспечить сохранность документов и их использование в текущей деятельности организации.
Итак, школа-интернат является некоммерческой, государственной бюджетной образовательной организацией, созданной для оказания услуг, в целях обеспечения реализации предусмотренных законодательством Российской Федерации полномочий органов государственной власти в сфере образования, не имеющей извлечение прибыли в качестве основной цели своей деятельности, осуществляет образовательную деятельность на основании лицензии от 02 июня 2009 г. серия А № 285361 и свидетельства о государственной аккредитации от 30 марта 2010 года № 240-ОУ.
При работе с документами, образующимися в процессе деятельности школы-интерната необходимо соблюдать правила документирования, которые значительно облегчат как работу учреждения в целом, так и отдельных структурных подразделений и должностных лиц. В ходе исследования нами был сделан вывод, что самым подходящим для этого документом является инструкция по делопроизводству.
Инструкция по делопроизводству – это нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами: правила, приемы, этапы создания документов, порядок работы с ними, основополагающие организационные моменты.
Назначением Инструкции по делопроизводству школы-интерната является установление единого порядка работы с документами. Цель Инструкции – совершенствование работы с документами, повышение качества подготовки документов, упорядочение документооборота, оптимизация управленческого труда и повышение эффективности управленческой деятельности в целом.
В составе разрабатываемых методических документов в школе-интернат инструкция по делопроизводству занимает особенное место. Являясь, по сути, руководством к применению и исполнению всех делопроизводственных операций этот документ предназначен для всех сотрудников учреждения. Именно поэтому своевременная актуализация положений инструкции по делопроизводству очень важна.
Инструкция по ведению делопроизводства в школе-интернате утверждена в 2008 г. и с того момента ни разу не пересматривалась. Однако некоторые изменения в законодательно-правовой и нормативно-методической базе документационного обеспечения управления, изменение делопроизводственных процессов должны быть отражены в инструкции по делопроизводству.
Таким образом, возникла необходимость в новой редакции Инструкции актуальной по содержанию и способной повышать корпоративную культуру сотрудников школы-интернат в работе с документами. Реформирование методической основы, редакция формулировок и систематизация положений Инструкции позволит обеспечить функционирование единого в образовательном учреждении итернатного типа технологического процесса документирования и работы с документами и документной информацией. Иначе говоря, только актуальная по содержанию Инструкция действительно полезна в работе.
Таким образом, предложенный алгоритм разработки и структура инструкции по делопроизводству школы-интерната охватывает все вопросы работы с документами: виды документов, порядок подготовки, оформления проектов документов, регистрацию, контроль исполнения, формирование документов в дела, что позволит на практике привести к единообразию работу с документами в данном учреждении.
Для школы-интерната создание инструкции по делопроизводству весьма актуально, т.к. она позволит:
- регламентировать все процедуры по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в пределах данного учреждения;
- закрепить наиболее рациональную технологию делопроизводства;
- сделать систему работы с документами стабильной;
- обеспечить соответствие внутренних правил работы с документами требованиям законодательных и правовых нормативных актов;
- установить ответственность за работу с документами.