2. Анализ состава и особенностей систем документации, функционирующих в организации

Организационно-правовые документы определяют статус организации, порядок их работы. Они являются основополагающими в деятельности любого предприятия и обладают высшей юридической силой.

2.1. систему организационно-правовой документации входят:

2.1.1. Устав Академии.

Устав Академии - это зарегистрированный и утвержденный в установленном законом порядке документ, свод положений, правил деятельности юридического лица, определяющий его структуру, устройство, виды деятельности отношений с другими лицами и государственными органами, права и обязанности.

В Уставе указаны цель и виды деятельности Академии. В соответствии с Уставом разрабатывается структура, определяется штатная численность, устанавливаются основные правила, регулирующие деятельность Академии.

2.1.2. Положение о структурном подразделении.

Положение о структурном подразделении - это правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, организацию работы структурного подразделения и ответственность.

Положение о структурном подразделении оформляется на общем бланке Академии и утверждается ректором.

Положение о структурном подразделении содержит следующие разделы:

- Назначение и область применения;

- Нормативное обеспечение;

- Общие положения;

- Основные задачи;

- Функции;

- Права;

- Ответственность;

- Взаимодействие. Связи.

Проекты положений о структурных подразделениях Академии, должностные инструкции визируются:

- начальником отдела правовой и кадровой работы;

- первым проректором;

- проректором по экономической и хозяйственной работе;

- проректором, курирующим структурное подразделение;

- начальниками отделов, с которыми структурное подразделение взаимодействует.

2.1.3. Инструкции организационно-методического характера.

Инструкции организационно-методического характера (далее Инструкции) представляют собой правовые документы длительного действия. В Академии к таким инструкциям относится Инструкция по делопроизводству в Коми республиканской академии государственной службы и управления. В основу содержания Инструкции положены соответствующие государственные стандарты, нормативно-методические материалы федеральных органов власти и управления. Инструкции организационно-методического характера утверждаются приказом ректора.

2.2. Система плановой документации.

Общим назначением плановой документации является установление целей и задач деятельности организации, определение необходимых ресурсов и распределение их по целям и задачам.

Плановые документы - это программы, планы, графики. Планироваться может деятельность организации в целом, по отдельным направлениям деятельности и подразделениям.

Система плановой документации также представлена большим количеством разновидностей документов:

- план приема-передачи ;

- план социально-экономического развития коллектива организации;

Как правило, плановые документы, устанавливающие общие показатели по организации в целом и по определенным направлениям деятельности, утверждаются руководителем организации или коллегиальным органом (советом, собранием и др.). Планы, готовящиеся на их основе, например планы работы подразделений, не нуждаются в утверждении.

2.3. В состав распорядительных документов, издаваемых в Академии, входят приказы, указания, распоряжения, поручения.

Приказ - широко применяемый правовой распорядительный документ, издаваемый на правах единоначалия заместителем генерального директора - директором Филиала. Приказами и указаниями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы Академии.

Проекты приказов (указаний) готовят и вносят структурные подразделения на основании поручений ректора, первого проректора либо в инициативном порядке. Проекты приказов и распоряжений по кадровым вопросам готовит отдел правовой и кадровой работы на основании соответствующих представлений.

Обеспечение качественной подготовки проектов распорядительных документов и их согласование с руководителями и структурными подразделениями, в компетенцию которых входят рассматриваемые вопросы возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.

Приказами и указаниями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы Академии.

Приказы подразделяются на две группы: приказы по основной (производственной) деятельности и приказы по личному составу.

Приказы по основной деятельности оформляются на специальном бланке Академии - бланк приказа.

2.4. Система справочно-информационной и справочно-аналитической документации.

Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках.

Справочно-информационные документы носят вспомогательный характер по отношению к распорядительным документам. К ним относятся справки, докладные и объяснительные записки, заявления, сводки, акты, протоколы и др. Они не являются обязательными для исполнения. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть принята к сведению.

Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Заявление - документ, адресованный должностному лицу и содержащий суть обращения работника. Заявления оформляются при приеме на работу, волнении, предоставлении очередных или дополнительных отпусков, с просьбой об оказании материальной помощи и т.д.

2.5. Система отчетной документации.

Комплекс отчетной и отчетно-справочной документации концентрирует в обобщающем виде сводные, итоговые и аналитические информационные показатели, отражающие эффективность управления организацией за определенный период.

Отчеты передаются с установленной периодичностью: ежемесячные, квартальные, полугодовые, годовые. Также могут быть и разовые отчетные документы, которые составляются при завершении какого-либо действия.

Также составляются отчеты о выполнении планов структурных подразделений.

Некоторые виды отчетов требуют утверждения ректора Академии.

Отчетные документы, направляемые в другие организации должны содержать:

- наименование организации;

- наименование отчета;

- дату составления;

- даты или сроки проведения работы, результаты которых представлены в отчете;

- регистрационный номер;

- место составления;

- составители отчета;

- основания составления отчета;

- подпись, ответственного за составление отчета (руководителя);

- печать организации.