2. Компьютерные технологий организации хранения и поиска документальной информации

Для обмена информацией между Министерствами, Агентствами и ведомствами в Академии используется Межведомственная система электронного документооборота (СЭД).

Справочный аппарат делопроизводства должен отвечать требованиям наиболее полного и разностороннего раскрытия состава и содержания документов, обеспечения их оперативного поиска, быстрого получения необходимой информации.

Для обеспечения оперативности и простоты работы поисковой системы, создаваемые документы должны строго соответствовать унифицированным формам и регистрироваться в системе в соответствии с разработанными правилами и инструкциями.

Для удобства и поиска, а также разграничения доступа, документация размещена по Разделам в соответствии с тематикой или иными группирующими признаками (например: входящие документы, исходящие документы, внутренние документы, рекламные документы и т.д.) Каждый раздел представляет собой многоуровневую структуру рубрик и документов.

На каждый из документов в системе заводится Карточка, которая содержит всю имеющуюся о нем информацию. В ней указаны: реквизиты документа, срок его хранения в библиотеке, приложение, в котором просматривается и редактируется содержимое документа и т.д.

Задачами внедрения электронного документооборота в Филиале являются:

- автоматизация процесса регистрации документов;

- создание единой базы регистрационно-контрольных карточек (далее РКК) документов;

- ускоренный поиск РКК и контроль местонахождения бумажных документов;

- рассылка документов;

- контроль исполнения документов и поручений;

- защита информации.

Документооборот объединяет в себе целый ряд возможностей, необходимых для общения пользователей системы в процессе работы над документами. Средством организации документооборота является механизм маршрутизации. Он позволяет активно взаимодействовать друг с другом, за счет создания маршрутов прохождения информации (сообщений, документов и т.д.)

Маршрут предназначен для решения задач, требующих совместной работы нескольких пользователей. Он может состоять как из одного этапа, так и из нескольких. Этапы, входящие в маршрут, последовательно выполняются пользователями, при этом, автор маршрута имеет возможность контролировать ход его исполнения, а также вносить в него необходимые изменения. Маршрут состоит из заданий.

С внедрением СЭД появились новые возможности:

- ведение регистрационных массивов документов;

- рассылка документов в электронном виде;

- быстрый поиск по атрибутам РКК и контекстный поиск по содержанию;

- поддержка версионности документов;

- поддержка работы с файлами разных форматов;

- поддержка работы всего цикла с документами: от постановки задачи на создание документа до его передачи на архивное хранение;

- обеспечение гибкого управления документопотоками (обеспечение электронного документооборота);

- разграничение прав доступа к документам и операциям к ним;

- быстрое формирование статистической и аналитической отчетности;

- электронное согласование документа;

- маршрутизация;

- создание деловых процессов;

- делегирование исполнения;

- создание системы напоминаний (автоматических и ручных);

- контроль исполнения заданий (дополнительная автоматизация);

- поточное сканирование документов;

- возможность одновременно открывать несколько карточек заданий и документов;

- И др.