Раздел II. Изучение современных технологий обеспечения управленческой деятельности гаоу впо «Коми республиканская академия государственной службы и управления»

1. Компьютерные технологий подготовки текстовых и табличных документов в организации

1.1. Все текстовые документы в Академии готовятся в электронном виде с расширением.doc при помощи текстового редактора Microsoft Word, который предназначен для создания, редактирования и форматирования документов.

К базовым приемам работы с текстами в текстовом процессоре Microsoft Word относятся:

- создание документа;

- ввод текста;

- редактирование текста;

- рецензирование текста;

- форматирование текста;

- сохранение документа;

- печать документа.

Документы в Академии оформляются, как правило, на бланках установленной формы, которые имеют обязательные реквизиты, расположенные в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов А4.

Наименование организации-автора документа и ее реквизиты указывается точно, без сокращений.

Заголовок составляется ко всем документам, независимо от характера и назначения, за исключением:

- телефонограмм, телеграмм, извещений и документов, оформленных на бумаге формата А5;

- писем, текст которых не превышает 4-6 строк.

Текст заголовка должен отвечать на вопрос «О чем?»; «О мерах ...», «О выделении ...», «Об утверждении ...». Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание документа.

Заголовок к тексту письма печатается от левой границы цифрового поля.

Заголовок, состоящий из двух или более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится, и он не заключается в кавычки.

Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - не менее 2,5 см; правое - не менее 1,0 см; верхнее - не менее 2,5 см; нижнее - не менее 2 см.

Красная строка — 1,25 см от границы полей.

Документы, создаваемые в Академии, печатаются с использованием текстового редактора Win Word шрифтом Times New Roman размером 12-14 через 1-1,5 межстрочных интервала (24-36 пт), (где пт - это единица измерения при определении величины интервала) и табличного редактора Excel.

Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

Текст документа должен состоять из двух основных частей. В первой части приводится описание фактов и событий, послуживших основанием для составления документа. Во второй - излагаются выводы, предложения, решения или просьбы.

Текст печатается на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов (24-36 пт) от заголовка в установленных границах полей.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Подпись отделяется от последней строки текста 2-3 межстрочными интервалами (24-36 пт).

Наименование должности в реквизите «Подпись» печатается от левой границы текстового поля через 2-3 межстрочных интервала и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи в реквизите «Подпись» располагается на уровне последней строки наименования должности без пробелов между инициалом имени и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

В состав подписи входят: полное наименование должности подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка. Инициалы ставятся перед фамилией, например:

Ректор подпись И. О. Фамилия

В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших их, а распределение обязанностей в составе комиссии.

При подписании документов несколькими должностными лицами, их подписи располагают одна под другой в последовательности, соответственно занимаемой должности.

Приложения печатаются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы приложений при печатании идентичны размерам, применяемым при оформлении самого документа.

В приложениях помещаются положения, инструкции, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.

Если в тексте дается ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «Приложение», ниже через межстрочный интервал (18 пт) дается ссылка на документ, все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких приложений, они нумеруются.

Например: Приложение №1

к договору от №

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа — приложения (первое слово заголовка приложения) выделяются прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано в разрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д), межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера документа дополнительным интервалом 70 пт, от текста приложения — дополнительным интервалом 24 пт.

При наличии в приложении нескольких разделов их заголовки печатаются центровым способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Текст таблицы может быть напечатан через 1 межстрочный интервал.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть (наименование граф) повторяются на каждой странице.

1.2. Для представления данных в виде таблицы в Академии используют табличный редактор Excel.

Программа Microsoft Excel предназначена для работы с таблицами данных, преимущественно числовых. При формировании таблицы выполняют:

- ввод данных

- редактирование;

- форматирование текстовых и числовых данных, а также формул.

Наличие средств автоматизации облегчает эти операции. Особенность

электронных таблиц заключается в возможности применения формул для описания связи между значениями различных ячеек. Расчет по заданным формулам выполняется автоматически. Изменение содержимого какой-либо ячейки приводит к перерасчету значений всех ячеек, которые с ней связаны формульными отношениями и, тем самым, к обновлению всей таблицы в соответствии с изменившимися данными.

Списки на листе Microsoft Office Excel позволяют группировать данные и выполнять различные действия над связанными данными. Списки могут быть созданы как на основе существующих данных, так и на основе пустого диапазона. Если диапазон определен как список, то управление данными в нем и их анализ осуществляется независимо от данных за пределами списка.