2. Система коллежского делопроизводства (XVIII в.)

В начале XVIII в. в результате активной преобразовательной деятельности Петра I в России были осуществлены административные реформы. Высшим светским учреждением стал Сенат, церковным – Синод. Приказы были заменены коллегиями, местные учреждения преобразованы и созданы бурмистерские избы: городовые магистраты, ратуши, губернские и провинциальные канцелярии.

Делопроизводство этого периода называют коллежским. Основой деятельности системы государственных учреждений России XVIII в. стало законодательство. Законодательными актами закреплялся как факт создания учреждений, так и их функций, штатный состав, должностные обязанности чиновников, организация делопроизводства.

Указом Петра I от 22 февраля 1711 г. создан Правительствующий Сенат как высший орган управления с судебными, финансовыми, административно-хозяйственными, контрольными функциями, состоящий из равноправных сенаторов в количестве девяти человек. Во главе Сената стоял генерал-прокурор. Вся работа с документами велась в канцелярии Сената, которая делилась на столы. Канцелярия была подчинена обер-секретарю, а с 1722 г. – генерал-прокурору Сената. Состав канцелярии включал секретаря, переводчика, нотариуса, актуариуса, регистратора, канцеляриста, переплетчика, вахмистра.

В 1720 г. был издан Генеральный регламент, по которому в законодательном порядке была определена внутренняя организация коллегий, их структура, правила внутреннего распорядка и поведения чиновников, убранство камор – присутственных мест, организация работы с документами: правила регистрации, контроля за исполнением документов, порядок их составления, удостоверения, штатный состав, должностные обязанности чиновников.

Аппарат коллегии включал:

- присутствие, состоящее из президента, вице-президента, четырех советников и четырех асессоров. Все решения по вопросам управления принимались коллегиально, большинством голосов;

- канцелярию, которая состояла из секретаря, нотариуса, регистратора, актуариуса, канцеляристов, копиистов, переводчиков, толмачей и вахмистра;

- контору, которая создавалась для ведения "счетных дел". Возглавлял контору камерир, в чьем подчинении находились камор-шрейберы.

На канцелярию возлагалась вся работа с документами, включая подготовку их к слушанию на заседании присутствия коллегии, а также ведение всех делопроизводственных операций: регистрация, контроль, оформление исходящих документов, их отправление. Главным должностным лицом в канцелярии был секретарь. В коллегии также предусматривались должности вахмистра, фискала.

Генеральный регламент узаконил необходимость регистрации документов в соответствующих журналах, контроль за исполнением документов и регламентировал технологию их ведения.

Росписи вел нотариус.

Регистратура служила для учета входящих и исходящих дел. В книге "А" регистрировали документы, направляемые из коллегии на имя царя и Сената. В книге "В" – направляемые во все другие инстанции. В книге "С" регистрировали полученные от царя и Сената документы, в книге "Д" – документы, полученные из других учреждений и от отдельных лиц.

Генеральный регламент их всех журналов регистрации особую роль отвел "Повседневной записке". Она служила указателем к книгам регистратуры, т.к. записи в ней помогали "найти, что в регистратуре в записных книгах искать надо".

Генеральный регламент ввел понятие архива, выделив при этом три категории:

- текущие, создаваемые при канцелярии;

- ведомственные (архивы коллегий);

- государственные (при Коллегии иностранных дел и Ревизион-коллегии), в которые всеми коллегиями передавались необходимые для справок документы.

Документы хранились в текущем архиве три года – подшивались в дела по предметно-вопросному, корреспондентскому, географическому признакам, помещались в обложку, на которой указывалось краткое содержание дела, даты его начала и окончания. На все документы дела составлялась внутренняя опись.

Реформаторская деятельность в административной сфере оказала большое влияние на состав официальных документов и их формуляр.

Главная особенность этого периода в том, что законодательство регламентировало в основном и состав документов, и правила их составления. Возникало много новых видов документов, некоторые получили новые наименования, определения которых даны в Генеральном регламенте.

Виды документов, служившие для обмена информацией между учреждениями, определялись их соподчиненностью.

От царя и Сената в коллегии направляли указы, из коллегий в местные учреждения также направлялись распорядительные документы в форме указов.

Появился новый вид документа – протокол. Его назначение, правила составления и оформления подробно изложены в специальной статье Генерального регламента.

Для "сношений" между военными были характерны также виды документов, как рескрипты, реляции, рапорты, донесения, приказы, ордера и др. Договорные отношения с иностранными государствами закреплялись в трактатах, договорах, конвенциях, инструментах, протоколах. Судебная документация состояла из допросов, клятвенных обещаний, показаний.

В этот период начинает складываться система документации по личному составу: введены формулярные списки – документ, дающий полное представление о чиновнике, находящемся на государственной службе.

Тогда же коренным образом изменился формуляр документа.

Трудности использования в справочных целях столбцов, сложности, возникавшие при хранении, привели к их отмене. Указ Петра I от 1700 г. предписал заменить их тетрадями. Составление документов на листах привело к тому, что реквизиты "адресат", "автор", "вид документа", "подпись", даты составления, скрепы, регистрационные номера выделяются из текста и занимают определенные, достаточно строго фиксированные места на листе бумаги.

Вид документа почти всегда указан в его наименовании, которое раскрывает и его краткое содержание: "Рапорт о получении указа".

Документ начинали с обозначения адресата, который писали вдоль верхнего поля листа.

Введение в 1722 г. в действие Табеля о рангах повлияло на документирование, т.к. с этого времени при письменном обращении к должностному лицу стали употреблять титулы от 1 до 14 класса.

Документы обязательно подписывались должностными лицами, причем существовали документы, подписываемые коллегиально, и документы, подписанные одним лицом.

Подпись проставлялась сразу за последним словом текста, без пробелов и отступов и включала наименование должности, титула, имя и фамилию.

Скрепы проставлялись в правом нижнем углу листа и включали наименование должности или чина секретаря, имя и фамилию.

В левом нижнем углу документа проставляли дату подписания "Января 21 дня 1753 года".

Исходящий регистрационный номер писали вдоль поля документа.

При получении документа в левом верхнем углу проставляли входящий регистрационный номер и дату получения.

Документы в ряде случаев скреплялись печатью, порядок пользования которой был определен в Генеральном регламенте.

На документах проставлялось большое число делопроизводственных отметок, прежде всего резолюций, которые писали на лицевой стороне первого листа.

В 1775 г. Екатериной II осуществлена административная реформа, в результате чего был издан закон "Учреждения для управления губерний Всероссийской империи", в корне изменивший систему местного управления. В основу реформы было положено разделение административных, финансовых, судебных функций управления. Были созданы губернские правления, казенные палаты, нижние земские суды, уездные казначейства, палаты уголовного и гражданского суда, сословные суды. Все коллегии были ликвидированы, а их функции переданы местным учреждениям. Коллегиальный принцип принятия управленческих решений не изменился, поэтому во вновь созданных учреждениях сохранилась и структура коллегий, и состав чиновников, и организация работы с документами. Все решения принимались в общем присутствии, а технологический процесс обработки документов осуществлялся в канцелярии.