5.2. Электронная таблица msExcel

MS Excel 2000 – табличный процессор, предназначенный для создания и обработки электронных таблиц. ЯрлыкMS Excel2000имеет вид, представленный на рисунке 5.1.

При запуске MS Excel создается новая рабочая книга (Книга1,2,…и т.д.). Книга в MS Excel представляет собой файл, используемый для обработки и хранения данных. Такие файлы имеют расширение – *.xls. В каждом файле *.xls может размещаться одна книга.

Расположить открытые рабочие книги на экране можно четырьмя способами:

• рядом – рабочие книги открываются в маленьких окнах, на которые делится весь экран «плиточным» способом;

• сверху вниз – открытые рабочие книги отображаются в окнах, имеющих вид горизонтальных полос;

• слева направо – открытые рабочие книги отображаются в окнах, имеющих вид вертикальных полос;

• каскадом – рабочие книги (каждая в своем окне) «выкладываются» на экране слоями.

MS Excel позволяет работать с таблицами в двух режимах отображения:

• Обычный. Отображается только текущий рабочий лист. Этот режим используется для решения большинства задач MS Excel, таких как ввод, отбор и форматирование данных и построение диаграмм.

• Разметка страниц. Удобен для окончательного форматирования таблицы перед распечаткой. Данный режим позволяет изменять данные и при этом видеть их так, как они будут напечатаны. Масштабирование страниц для правильного размещения строк и столбцов выполняется в данном режиме автоматически.

Для перехода между режимами отображения ОбычныйиРазметка страниц используются соответствующие пункты менюВид.

Табличный процессор MS Excelимеет несколько режимов работы:

• режим готовности – в Строке состояния появляется индикатор Готово;

• режим ввода данных – в Строке состояния появляется индикатор Ввод;

• режим редактирования – отмечается появлением индикатора Правка;

• командный режим (режим команд) – в Строке состояния появляются подсказки;

• запись макроса – производится запись макроса. Макрос содержат программы последовательности команд или действий пользователя.

Рабочее окно MS Excel представляет собой стандартизованную оболочку (рис. 5.2), похожую на оболочку редактораMS Word.

Такая стандартизация является характерной для продуктов пакета MSOfficeи других приложений ОСWindows. Особыми элементами окнаMSExcelявляются строка имен ячеек, строка формул, строка имен столбцов и колонка номеров строк. В нижней части экрана находятся зона ярлыков рабочих листов и кнопки их прокрутки.

Строка состояниявыводит информацию о выбранной команде или выполняемой операции. Выделенная команда коротко описывается в левой части строки состояния. Здесь также указывается информация о выполняемой операции, такой, как открытие или сохранение файла, копирование ячеек или запись макроса. Правая часть строки состояния показывает включение ключейCAPS LOCK, SCROLL LOCKилиNUM LOCK. Режим работы, в котором находится табличный процессор в каждый конкретный момент, отражается вСтроке состояния(рис. 5.2).

Листпредставляет собой сетку из строк и столбцов. Каждый рабочий лист имеет имена (Лист1,Лист2, …). Число листов в книге ограничено объемом доступной памяти (по умолчанию — 3 листа). Имена листов отображаются на ярлычках в нижней части окна книги. Если ярлычки листов не отображаются в нижней части экрана, необходимо выбрать командуПараметрыв менюСервис и на вкладкеВидустановить флажокЯрлычки листов. Для перехода с одного листа на другой следует щелкнуть мышью на соответствующем ярлычке.

С помощью ярлычков можно переключаться к другим рабочим листам, входящим в ту же рабочую книгу. Чтобы переименовать рабочий лист, надо дважды щелкнуть на его ярлычке. Длина имени листа не должна содержать больше 31 символа.

Каждая ячейка ЭТ образуется пересечением строки и столбца и имеет свой уникальный адрес или ссылку. Например, ячейка, находящаяся на пересечении столбца В и строки 7, имеет адрес В7. Эти адреса используются при записи формул или ссылках на ячейки. На листе 65536 строк и 256 столбцов. Столбцы могут обозначаться прописными латинскими буквами A, B, C … ZZ или цифрами 1, 2, 3 … 255, 256.

Диапазон ячеек– это группа последовательно расположенных ячеек. На данные, расположенные в ячейках, можно ссылаться в формулах как на единое целое. Наиболее часто используют прямоугольные диапазоны, образующиеся на пересечении группы последовательно идущих строк и столбцов. Диапазон ячеек обозначают, указывая через двоеточие номера ячеек, расположенных в противоположных углах прямоугольника, например B3:C7 (рис. 5.3). Если требуется выделить прямоугольный диапазон ячеек, это можно сделать протягиванием указателя от одной угловой ячейки до противоположной по диагонали.

Именование ячеек и областей. Ячейкам и областям таблицы могут присваиваться имена для дальнейшего их использования в формулах вместо ссылок.

Присвоение имен имеет ряд преимуществ перед ссылками:

• быстрый переход к новой области выделением нужного имени в списке имен;

• упрощение создания формул (вставка имени из списка вместо указания ссылки);

• наглядность математических формул;

• возможность присвоения имени не только ячейке или области, но значению или формуле, которое отсутствует в таблице.

В именах допустимы следующие символы, цифры и знаки:

• буквы (русские и латинские);

• _ (подчеркивание);

• . (точка);

• \ (обратный слеш);

• ? (вопросительный знак).

Ограничения в именах:

• нельзя использовать пробелы;

• нельзя начинать имя с цифры;

• нельзя использовать имена похожие на адреса ячеек, например, Х1;

• длина имени должна быть не более 255 символов.

Если имя состоит из двух и более слов, то рекомендуется слова разделять знаком подчеркивания или каждое слово начинать с заглавной буквы без пробелов.

ПРИМЕР ИМЕН:

ДоходЗаПериод

Ставка_налога

Можно вводить и изменять данные одновременно на нескольких листах, а также выполнять вычисления на основе данных из нескольких листов.

Адресация ячеек.Ячейки таблицы являются минимальными элементами для хранения данных. Обозначение отдельной ячейки сочетает в себе номера столбца и строки, на пересечении которых она расположена, и выполняет функции ее адреса. Адреса ячеек используются при записи формул, определяющих взаимосвязь между значениями, расположенными в разных ячейках. Одна из ячеек всегда является активной и выделяется рамкой активной ячейки, играющей роль курсора. Операции ввода и редактирования всегда производятся в активной ячейке. Переместить рамку активной ячейки можно с помощью курсорных клавиш или указателя мыши.

В таблицах используются три типа адресации ячеек:

• относительная;

• абсолютная;

• смешанная.

По умолчанию устанавливается относительный тип адресации.

Рассмотрим пример (рис. 5.4).

В ячейки С2, С3 записаны числа 5 и 8 соответственно, в ячейки D2, D3 числа 4 и 11 соответственно, а в ячейке A4 формула =C2*D2. При относительной адресации это означает, что содержимое ячейки, находящейся на 2 строки выше, чем А4, и на 2 столбца правее, чем А4, надо умножить на содержимое ячейки, находящейся на 2 строки выше и на 3 столбца правее, чем А4. При копировании формулы из ячейки А4 в ячейку А5 получим в ней следующую формулу: = C3*D3. Таким образом, относительные адреса ячеек D2 и C2 автоматически заменяются на новые адреса D3 и C3.

Абсолютный адресуказывает на единственное положение ячейки. При копировании формул абсолютный адрес сохраняется неизменным. Признаком абсолютного адреса является наличие знака $ перед именем столбца и/или номером строки.

При копировании формулы из ячейки В4 =С2*$D$2, в ячейку В5 получим в ячейке В5 формулу =С3*$D$2, то есть абсолютный адрес ячейки D2 при копировании не меняется, а меняется относительный адрес ячейки С2. Имена ячеек в формулах представляют собой абсолютные ссылки.

При смешанной адресации в адресе одной ячейки используются абсолютный и относительный адрес. Например: В$10, $A10.

Таким образом, для одной ячейки можно записать следующие адреса:

• C12 – относительный адрес;

• $C$12– абсолютный адрес;

• $С12, С$12 – смешанные адреса.

Изменение типа ссылки для редактируемого адреса производится с помощью клавиши F4. Например, при последовательных нажатиях клавиши F4 номер ячейки A1 будет записываться как A1, $A$1, A$1 и $A1 (рис. 5.5). В двух последних случаях один из компонентов номера ячейки рассматривается как абсолютный, а другой – как относительный.

Для экономии памяти и времени на обновление вычислений в MS Excel имеется возможность создавать связанные книги. Для установления прямого связывания используются ссылки на другие листы и книги, из которых предполагается заимствование данных.

MSExcel позволяет создавать связи с другими рабочими листами и другими рабочими книгами трех типов:

• ссылка на другой рабочий лист в формуле связывания с использованием ссылки на лист;

• ссылка на несколько рабочих листов в формуле связывания с использованием трехмерной ссылки;

• ссылка на другую рабочую книгу в формуле связывания. Формула связывания вводится в ячейку, в которой нужно получить результат.

ПРИМЕР:

Пусть цены на изделия приведены в ПрайсЛисте, а расходы на приобретение изделий записаны на листе Калькуляция. Тогда формула в клетке С2, вычисляющая сумму затрат на изделие, будет выглядеть как ПрайсЛист!$B$2*В2 (рис. 5.6).

При сохранении связанных книг сначала сохраняются исходные книги, а затем книги со ссылками.

Для обновления или переадресации связи можно использовать команду Правка – Связи, которая содержит кнопкиОбновить,Открыть,Изменить. КомандаСвязидоступна из файла, содержащего ссылки. КомандаОбновитьприводит данные в связанных файлах в соответствие с последними изменениями ссылки. КомандаИзменитьпозволяет изменять ссылки.

Если в исходных книгах были созданы изменения, они будут отображены в зависимой книге. Исходные книги в случае необходимости могут быть открыты не только с помощью команды Файл – Открыть, но и с помощью команды Правка – Связи. В этом случае будет отображен список не всех файлов, находящихся в активной папке, а только тех, от которых зависит активная книга, и которые могут находиться в разных папках.