6.8. Создание и применение форм

Важным этапом при работе с БД после создания структур таблиц является заполнение их данными.

Формы являются основным средством организации интерфейса пользователя и могут применяться для:

ввода, вывода и редактирования данных;
управления ходом выполнения приложения;
вывода сообщений;
печати информации.

В MS Access используются следующие виды форм:

Простые формы. В них показывается только одна запись таблицы, причем все необходимые поля отображаются на одной странице.
Многостраничные формы. Используются при необходимости вывести на экран записи, каждая из которых содержит большой объем информации.
Ленточные формы. Служат для просмотра списка записей с небольшим числом полей данных. В отличие от простой формы, которая показывает только одну запись, в ленточной форме отформатированные записи выводятся на экран одна за другой, как в таблице.
Подчиненные формы. Используются для представления данных, находящихся на стороне отношения «один – ко – многим».
Всплывающие формы. Предоставляют информацию в окне, которое все время остается на переднем плане. Единственным исключением являются окна справки. В частности, окно процедурной справки остается на переднем плане, позволяя следить за пошаговыми инструкциями в то время, когда фокус находится в рабочем окне.
Монопольные формы. При разработке приложения возникают ситуации, когда требуется получить какие – либо данные или передать важную информацию прежде, чем MS Access сможет продолжить работу. Имеется специальный тип формы – монопольная форма, которая требует ответа как непременного условия дальнейшей работы приложения.

В MS Access имеется два основных способа создания форм:

в режиме конструктора;
в режиме мастера.

Формы создаются из набора отдельных элементов управления: текстовых полей для ввода и редактирования данных, кнопок, флажков, переключателей, списков, меток полей, а также рамок объектов для отображения графики и объектов OLE. Форма состоит из окна, в котором размещаются два типа элементов управления: динамические (отображают данные из таблиц) и статические (отображают статические данные, такие, как метки и логотипы).

Создание формы с помощью автоформ

С помощью автоформ можно создавать формы, в которых выводятся все поля и записи базовой таблицы или запроса. Если выбранный источник записей имеет связанные таблицы или запросы, то в форме также будут присутствовать все поля и записи этих источников записей.

Для создания формы с помощью автоформ необходимо:

В окне БД щелкнуть значок Формы в списке Объекты и нажать кнопку Создать на панели инструментов.
В диалоговом окне Новая форма (рис. 6.35) выбрать один из следующих мастеров:

Автоформа: в столбец – каждое поле располагается на отдельной строке; подпись находится слева от поля.
Автоформа: ленточная – поля, образующие одну запись, расположены в одной строке; их подписи выводятся один раз в верхней части формы.
Автоформа: табличная – поля записей расположены в формате таблицы, где каждой записи соответствует одна строка, а каждому полю – один столбец. Имена полей служат заголовками столбцов.

Выбрать таблицу или запрос, содержащие данные, на которых нужно основать форму, и нажать кнопкуOK.

Создание формы с помощью мастера

Простейший путь создания основной и подчиненной форм – использование Мастераформ, который позволяет создавать формы, содержащие поля из одной или более таблиц или запросов. Мастер форм создает базовый внешний вид формы и добавляет текстовые поля для отображения и редактирования значений полей таблиц. Использование Мастера форм заметно упрощает и ускоряет процесс создания простых форм, которые затем можно усовершенствовать в режиме конструктора.

С помощью Мастера формформа создается в четыре этапа (рис. 6.36):

Выбор полей, данные для которых можно будет вводить в форме.
Выбор внешнего вида формы (один из четырех).
Выбор фонового рисунка формы (один из десяти).
Задание имени формы.

Готовую форму можно сразу же использовать для просмотра существующих записей или для ввода новых.

Конструктор форм

Недостатком форм, создаваемых мастером, является их однообразие и отсутствие пояснительных надписей. Для устранения этих недостатков следует воспользоваться конструктором форм, который позволяет передвигать и масштабировать элементы формы, связывать их с источником данных и настраивать любые другие параметры формы.

Для создания формы с помощью Конструктора форм необходимо дважды щелкнуть на значкеСоздать форму в режиме конструктора. В окне конструктора присутствуют пустая форма с разметочной сеткой, вертикальная и горизонтальная линейки, помогающие позиционировать объекты (рис. 6.37). Неотъемлемым атрибутом конструктора форм являетсяПанель элементов, помогающая добавлять элементы формы.

Далее необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши в пустой области конструктора и выбрать в контекстном меню командуСвойства(рис. 6.37).

На вкладкеДанныеокна диалога свойств формы (рис. 6.38) щелкнуть на стрелке поляИсточникзаписей.

Любой элемент формы имеет контекстное меню, в котором есть команда Свойства:

вкладка Макетсодержит параметры форматирования объекта;
вкладка Данные– описание источника данных, различные ограничения и условия, накладываемые на данные поля;
вкладка Событияпозволяет писать функции отклика на различные события (например, перемещение мыши на объект);
параметры, не вошедшие в первые три группы, размещаются на вкладке Другие;
вкладка Всеобеспечивает одновременный доступ ко всем параметрам.

Любой объект формы можно выделить щелчком мыши, при этом вокруг него появляется габаритная рамка с боковыми и угловыми маркерами масштабирования объекта. В левом верхнем углу объекта появляется большой квадрат, за который можно перетаскивать объект в пределах формы.

Далее щелчком выделяют подпись, переходят в режим редактирования (рис. 6.39) и заменяют текст надписи.

Далее щелчком на кнопке Вид переходят в режим редактирования данных. В форму будет выведено содержимое первой записи таблицы. После закрытия окна формы в появившемся окне диалога вводят имя новой формы. При щелчке на кнопкеОКформа появится на вкладкеФормыокна БД. При открытии конструктора форм на экране появляется панель элементов (рис. 6.40). С её помощью в форму можно добавлять различные объекты.

Элементы управления форм и отчетов сходны между собой, поэтому такая же панель элементов имеется и в Конструкторе отчетов, а все операции одинаково применимы как к формам, так и к отчетам.

Панель элементов– это своеобразный «командный центр» создания формы. Её можно переместить, перетащив заголовок окна в нужное место на экране, или изменить её форму, перетащив края или углы панели. При желании можно переместить панель элементов в любую часть окна MS Access и закрепить ее как панель инструментов.

Чтобы в режиме конструктора форм вывести на экран панель элементов, нужно выбрать команду Вид –Панельэлементовили нажать кнопкуПанель элементовна панели инструментов. Панель элементов содержит кнопки для всех элементов управления, которые можно использовать при создании формы (табл. 6.3).

Таблица. 6.3.
Значок	Название	Назначение
	Надпись	Надписи создаются автоматически вместе с элементами типа текстовое поле, поле со списком и др. Они разъясняют смысл поля ввода.
	Поле	Используется для ввода и отображения информации полей таблиц и запросов, а также для вывода результатов вычислений.
	Выбор объектов	По умолчанию эта кнопка нажата. Она используется для выделения, изменения размера, перемещения и редактирования элемента управления.
	Мастер элементов	Если кнопка нажата, то при создании группы, поля со списком, списка или командной кнопки активизируется мастер по созданию этих элементов управления. Он помогает правильно определить свойства элемента управления.
	Группа переключателей	Группа переключателей ссылается на некоторое поле таблицы. Каждый переключатель группы соответствует определенному целочисленному значению этого поля.
	Выключатель	Позволяет вводить информацию типа «да/нет». Величине «да» или «истина» соответствует утопленное положение выключателя.
	Переключатель	Элемент группы переключателей, в которой может быть отмечен только один из них (его кружок выглядит зачерненным).
	Флажок	Предназначен для представления полей типа да/нет. Отмеченный квадратик соответствует величине «да», а пустой – «нет».
	Поле со списком	Разрешает как непосредственный ввод значения в поле, так и его выбор в раскрывающемся списке определенных значений.
	Список	Позволяет выбирать данные из набора пунктов и не разрешает непосредственный ввод значений.
	Кнопка	Щелчок на такой кнопке выполняет команду, с помощью которой можно перейти в другую форму, переместиться по записям и выполнить многие другие операции.
	Рисунок	Рисунок любого графического формата с рамкой.
	Свободная рамка объекта	Объект OLE, не связанный ни с каким источником данных.
	Присоединенная рамка объекта	Объект OLE, связанный с полем данных таблицы или запроса.
	Разрыв страницы	Линия, по которой формируется перевод страницы при выводе формы или отчета на принтер.
	Набор вкладок	Позволяет разместить на одном и том же пространстве экрана несколько наборов элементов управления. Удобен в тех случаях, когда элементы легко разделяются на логические группы.
	Подчиненная форма/отчет	Вставляет в форму (или отчет) область с другой формой (или отчетом), связанной с главной.
	Линия	Добавляет прямую линию.