6.3. Общая характеристика системы управления базами данных ms Access

С появлением в составе пакета MS Office системы управления базами данных MS Access пользователи получили удобное средство для создания и эксплуатации БД без использования программирования. Еще одним дополнительным достоинством MS Access является ее интегрированность с MSExcel, MS Word и другими программами пакета MS Office.

MS Access представляет собой СУБД, которая специально разрабатывалась для ОС Windows, поэтому ее интерфейс использует все преимущества этой ОС.

В MS Access БД помимо хранимых данных включает в себя все объекты, связанные с автоматизацией их обработки. В результате получается единый файл, который и является БД.

MS Access позволяет при создании БД использовать готовые БД, представленные в виде шаблонов. В используемых шаблонах можно скорректировать состав таблиц, название полей и т.д.

Всоставе СУБД MS Access имеются специальные программы, которые получили название «мастера» (мастер таблиц, мастер форм и т.д.). С помощью мастеров пользователи имеют возможность быстрого и удобного ввода данных, обеспечивающих решение необходимых задач. В СУБД имеется развитая справочная система и учеб­ная БД «Борей» (рис. 6.7).

Поставляемые с MS Access учебные приложения являются документированны­ми примера­ми, демонстрирующими способы создания и настройки полно­ценных БД. Учебная БД «Борей» разработана для пользователей, не имеющих опыта работы с MS Access. С содержащи­мися в ней данными можно проводить различные операции, а ее формы, отчеты, страницы доступа к данным и прочие объекты можно исполь­зовать в качестве моделей при создании собственных БД.

В MS Access на уровне пользователя можно организовать защиту БД с помощью простого в обращении мастера защиты. MS Access позволяет осуществлять сжатие БД с помощью специальной служебной программы, которая объединяет в рамках одного процесса сжатие и восстановление. MS Access содержит средства, призванные облегчить использование ИНТЕРНЕТ и локальных сетей.

Удобно организована работа с другими БД. Можно создать новую базу данных MS Access на основе данных из файла другого формата. Достаточно открыть в MS Access файл другого формата, например, текстовый, dBASE, Paradox или электронную таблицу, и MS Access автоматически создаст БД и связи с этим файлом. При работе с БД можно использовать приложение MS Outlook. Для отслеживания данных по времени создания и изменения, а не по месту расположения, можно настроить Outlook на создание записи в дневнике при каждом сеансе работы с БД. Если требуется отслеживать БД по одному или нескольким именам контактов, можно связать данные о контакте с нужной БД и другими элементами, такими как электронные таблицы, сообщения электронной почты и др.

На первый взгляд, СУБД MS Access похожа по своему назначению и возможностям на программу электронных таблиц MS Excel. Однако между ними существуют принципиальные и существенные различия:

• в ячейку электронной таблицы MS Excel можно внести любую информацию. На рабочем листеMS Excel можно разместить таблицу, текст, рисунок. В один столбец таблицы могут вноситься разные данные – числа, текст, даты. Таблица вMSAccess отличается от таблицыMS Excel тем, что в ней для каждого поля записи определен тип данных, т.е. нельзя в разные строки столбца таблицы заносить разнотипные данные;

• MS Access позволяет не только вводить данные в таблицы, но и контролировать правильность вводимых данных. Для этого устанавливают правила проверки на уровне таблиц;

• с таблицами MS Excel удобно работать, если они содержат ограниченное количество строк. Таблицы БД могут включать в себя огромное количество записей. СУБД обеспечивает удобные способы извлечения из этого множества необходимой информации;

• MS Access позволяет хранить все данные в одном файле и осуществлять доступ к этим данным постранично;

• создание связей между таблицами в MS Access позволяет совместно использовать данные из разных таблиц. При этом для пользователя они будут представляться одной таблицей. Реализовать такую возможность в электронных таблицах MS Excel сложно, а иногда и невозможно;

• взаимосвязи между таблицами MS Access позволяют избежать дублирования данных, сэкономить память компьютера, а также увеличить скорость обработки информации. Для этого таблицы, содержащие повторяющиеся данные, разбивают на несколько связанных таблиц;

• MS Excel позволяет работать нескольким пользователям с одним документом, однако эти возможности ограничены. MS Access может поддерживать одновременную работу 50 – ти пользователей.

• система защиты от несанкционированного доступа MS Access позволяет каждому пользователю или группе пользователей работать с теми объектами, на которые выданы права администратором системы. Возможен запрет на использование некоторых команд меню, открытие определенных форм, изменение данных в таблицах или формах. Электронные таблицы тоже позволяют защитить данные ячеек, листы или книги паролем, однако эти средства существенно ограничены.

Таким образом, СУБД MS Access предпочтительнее в тех случаях, когда прикладная задача требует хранения и обработки разнородной информации о большом количестве объектов и предполагает возможность многопользовательского режима. Электронные таблицы MS Excel являются удобным средством хранения ограниченного количества табличных данных с широкими возможностями выполнения расчетов и анализа данных. Документы MS Excel предназначаются, как правило, для индивидуального использования.

БД может содержать до 32768 объектов. СУБД MS Access поддерживает разные типы объектов, показанные на рисунке 6.8.

Таблица– это объект для хранения данных в формате записей (строк) и полей (столбцов). Являясь основным структурным элементом MS Access, таблицы содержат поля, в которыххранятсяданные определенного типа, и записи, в которых содержится информация о конкретном предмете. Для каждой таблицы можно (как правило, необходимо) определить первичный ключ – одно или несколько полей, которые имеют уникальное значение для каждой записи.

При создании таблиц данные в них обычно относят к определенной категории (конкретной теме). Использование отдельной таблицы для каждой темы означает, что соответствующие данные сохранены только один раз, что делает БД более эффективной и уменьшает число ошибок при вводе данных.

Кроме таблиц существует ряд других объектов MS Access, которые могут выводиться в виде таблицы и при этом обладать всеми возможностями обыкновенной таблицы по редактированию, сортировке и т.д. Поэтому, важно понимать, что в терминах MS Access таблицей называется только объект, постоянно хранящий часть массива данных, а не временно сформированные структурированные данные, записанные в ОЗУ ПК.

Запрос – это объект, позволяющий пользователю создать общий набор записей из данных, находящихся в разных таблицах. Запросы предназначены для обработки данных базы. Полученный с помощью запроса набор записей является источником данных для формы, отчета, или страницы доступа к данным. Запросы могут использоваться для модификации БД, причем в этом случае могут создаваться новые таблицы из данных уже существующих таблиц. С помощью запросов данные могут сортироваться, фильтроваться, изменяться, но при этом никаких изменений в базовых таблицах не происходит. Используя запросы, можно выполнять итоговые вычисления (например, найти сумму, среднее, наименьшее) по какому – то полю.

Запрос отличается от таблицы только тем, что не имеет постоянно хранящихся данных, а содержит только их временную копию, формирующуюся при каждом его вызове. MS Access позволяет создавать запросы на выборку, обновление, удаление или на добавление данных.

Форма – это объект БД для размещения различных элементов управления вводом, отображением и изменением данных в полях. Основное назначение форм – обеспечение комфортного ввода данных и их удобные экранные формы отображения. Формы могут быть использованы и для просмотра результатов запросов. По сути, формы используются для реализации требований пользователя к представлению данных.

Отчет – это объект БД, предназначенный для вывода на печать данных, организованных и отформатированных в соответствии с требованиями пользователя. Отчеты во многом похожи на формы и позволяют получить результаты запроса в наглядном виде на экране и для печати.

Страница доступа к данным – предназначена для связи переданной Web – страницы с базой данных, которая находится на сервере. Web – страница, имеющая подключение к БД, позволяет просматривать, добавлять, изменять и обрабатывать сохраненные данные. Страницы доступа к данным могут включать также данные из других источников, например, MS Excel и др.

Макрос – это макрокоманда или набор макрокоманд, которые используются для автоматического выполнения некоторых операций в БД без программирования. Если какие – то операции с базой производятся особенно часто, можно сгруппировать несколько команд в один макрос и назначить его выделенной комбинацией клавиш на клавиатуре.

В макрос можно включать условия для выполнения или невыполнения тех или иных включенных в него действий. Макрокоманды выполняют такие действия, как открытие таблиц и форм, выполнение запросов, запуск других макросов и т.д.

Модули – объекты, содержащие программы, созданные с помощью языка VBA, применяемые для настройки, оформления и расширения БД. Модули могут быть независимыми объектами или относиться к формам, отчетам.

Четыре основные функции MS Access объединены в рамках одного приложения и используются сверху вниз (рис. 6.9).

Приложение MS Access можно рассматривать как полную, функционально законченную СУБД, т.к. оно осуществляет четыре основные операции с данными:

• организацию данных – эта функция включает в себя создание таблиц данных и управление ими. В MS Access для работы с таблицами в этом представлении данных существует специальный режим – режим таблицы;

• связывание таблиц и обеспечение доступа к данным– MS Access позволяет связывать таблицы по совпадающим значениям полей с целью последующего соединения нескольких таблиц в одну временную таблицу;

• добавление и изменение данных– эта функция СУБД требует разработки и реализации представления данных, отличного от табличного. ВMSAccessдля добавления и изменения данных в таблицах можно использовать формы. Использование форм для ввода и редактирования данных оказывается намного проще, чем использование для выполнения аналогичных операций табличного представления;

• представление данных– СУБД должна позволять создавать различные отчеты на основе данных, хранящихся в таблицах. Для обеспечения наглядности данных MS Access позволяет добавлять в отчет рисунки и диаграммы.