1.3. Этапы проведения аудита кадровой документации.

1. Постановка основных задач аудита.

На этом этапе руководство организации определяет для специалистов круг вопросов, подлежащих изучению, например:

- проведение общей проверки кадровой документации (изучается общий круг вопросов, связанных с соответствием документации требованиям действующего законодательства, а также договорным обязательствам);

- оптимизация рабочего времени и времени отдыха (введение суммированного учета рабочего времени, изменение учетного периода, изменение режима труда и отдыха, соблюдение законодательства в части предоставления права работников на отдых);

- изучение необходимости совершенствования нормирования труда (оценка обоснованности установленных норм труда, проверка правильности составления и актуальности нормативной документации по нормированию труда, изучение необходимости пересмотра норм труда и др.);

- устранение нарушений законодательства, влекущих материальные выплаты (правильность расчета среднего заработка (компенсации) за время трудового отпуска, командировочные выплаты, правильность расчета заработной платы и других выплат, производимых работникам) или другие.

2. Изучение кадровой документации.

Этот этап включает в себя выборочное или сплошное изучение документов организации (обособленного структурного подразделения) в соответствии с поставленными задачами, а также получение разъяснений со стороны должностных лиц, ответственных за их ведение, учет и хранение.

3. Подведение итогов аудита.

При подведении итогов кадрового аудита должен быть не только определен состав нарушений, установленных в ходе изучения документации, но и обрисован круг ответственных должностных лиц, выделены основные причины совершения допущенных нарушений, определены порядок, сроки, а также ответственные лица за устранение нарушений.

Подведение итогов аудита оформляется составлением заключения (отчета) с подробным описанием целей аудита, порядка его проведения, а также соответствия изученной документации требованиям законодательства, а также договорным обязательствам.

Обычно подведение итогов аудита сопровождается изданием соответствующего приказа, в котором определяются должностные лица и сроки устранения нарушений, а также принимается решение о привлечении к ответственности (материальной, дисциплинарной) специалистов организации. В случае принятия решения о поощрении специалистов такое решение может быть оформлено отдельно.

4. Устранение нарушений, установленных при проведении аудита, а также реализация рекомендаций аудитора.

На этом этапе ответственные должностные лица устраняют нарушения, выявленные в ходе аудиторской проверки. В зависимости от содержания нарушений их устранение может производиться путем выполнения отдельных автономных действий (составление и выдача уведомлений, заполнение или надлежащее оформление отчетной документации, разработка и утверждение планов, перечней, графиков и т.д.) или путем разработки связанной между собой документации (например, внесение изменений в трудовой договор связано с изданием соответствующего приказа (распоряжения), кроме того, оно может быть связано с получением письменного заявления от работника или выдачей ему уведомления; изменение состава материально ответственных лиц должно производиться при одновременном изменении соответствующего перечня, предупреждении работников, а также последующем заключении договоров о материальной ответственности и в некоторых случаях изменении содержания трудовых договоров).