5. Оформить заключение трудового договора приказом (распоряжением) и объявить его работнику под роспись.

В зависимости от системы документооборота содержание приказа (распоряжения) о приеме может разниться. В тех случаях, когда сведения о содержании трудового договора не передаются в бухгалтерию, целесообразно в приказе (распоряжении) о приеме указывать не только должность (профессию) работника, структурное подразделение, в которые работник принимается на работу, но и размер его тарифной ставки (оклада), а также иных элементов оплаты труда, таких как повышения тарифных ставок (окладов), доплат, надбавок и др.

До начала работы по заключенному трудовому договору собственник или уполномоченный им орган обязан:

1) разъяснить работнику его права и обязанности и проинформировать под роспись об условиях труда, наличии на рабочем месте, где он будет работать, опасных и вредных производственных факторов, которые еще не устранены, и возможных последствиях их влияния на здоровье, его правах на льготы и компенсации за работу в таких условиях в соответствии с действующим законодательством и коллективным договором;

2) ознакомить работника с правилами внутреннего трудового распорядка и коллективным договором;

3) определить работнику рабочее место, обеспечить его необходимыми для работы средствами;

4) проинструктировать работника по технике безопасности, производственной санитарии, гигиене труда и противопожарной охране.

6. В соответствии с установленным порядком завести (заполнить) на работника трудовую книжку.

Ведение трудовых книжек работников на территории Украины производится в соответствии с постановлениемКМУ N 301 "О трудовых книжках работников" (далее - постановление N 301) иИнструкциейо порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением КМУ (далее - Инструкция N 58).

При проведении аудита кадровой документации следует обратить внимание на следующие моменты:

1. Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих у нанимателя свыше пяти дней, если работа в этой организации, у индивидуального предпринимателя и физического лица, которым законодательством предоставлено право заключения и прекращения трудового договора с работниками, является для работника основной.

Лицу, впервые поступающему на работу, заполняется нанимателем трудовая книжка в соответствии с представляемыми работником документами в его присутствии. Сведения о работнике заверяются подписью нанимателя или специально уполномоченного лица и печатью нанимателя, а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя либо у гражданина, которому законодательством предоставлено право заключения и прекращения трудового договора, - печатью исполнительного комитета, осуществившего регистрацию нанимателя.

При этом ведение книжки производится на любого работника вне зависимости от того, гражданином какого государства он является.

2. Наниматели осуществляют учет и хранение бланков трудовых книжек как документов строгой отчетности в соответствии с законодательством.

Бланки строгой отчетности хранятся в сейфах, несгораемых шкафах или металлических ящиках, а в случаях необходимости - в специально оборудованных помещениях. При этом должен быть организован надлежащий учет и обеспечена сохранность бланков строгой отчетности.

Инструкцией N 58 определено, что нанимателем или уполномоченным должностным лицом ведется следующая документация по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек:

книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним П-9 ;

книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (далее - книга учета) П-10;

книга учета испорченных бланков и вкладышей П-11

В книгу П-9 вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номера каждого бланка. Приходно-расходная книга ведется бухгалтерией.

Книга учета ведется кадровой службой или другим подразделением, лицом, оформляющим прием и увольнение работников. В книге учета регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу к данному нанимателю, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные работникам, поступающим на работу впервые. При приеме от работника трудовой книжки лицом, оформляющим прием и увольнение работников, ему выдается расписка в произвольной форме, содержащая реквизиты организации, в том числе печать нанимателя.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке П-2 и в книге учета, собственноручно указав дату получения.

Книга П-9 и книга учета П-10 должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью нанимателя и печатью отдела кадров, в случае ее отсутствия - печатью нанимателя.

Инструкции N 58 определено, что бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии нанимателя как документы строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет уполномоченному должностному лицу.

Согласно Инструкции N 58 в случае ликвидации нанимателя ликвидационной комиссией составляется акт как для документов строгой отчетности о наличии неиспользованных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Составленный акт и прилагаемые к нему бланки сдаются по месту их получения.

3. Наниматель несет ответственность за организацию работ и контроль по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек. Ответственность за своевременное и правильное заполнение трудовых книжек, за их учет, хранение и выдачу несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) нанимателя. При этом, несмотря на издание приказа (распоряжения) о назначении ответственного лица, соответствующее условие следует определять в должностной инструкции ответственного работника.

При назначении ответственного должностного лица оно получает право на заверение записей о работе, наградах и поощрениях за успехи в работе, внесенных в трудовую книжку работника за время его работы при увольнении работника.

Согласно Инструкции N 58 в трудовую книжку вносятся:

сведения о работнике: фамилия, собственное имя, отчество, дата рождения;

сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, заключение контракта, увольнение;

сведения о награждениях и поощрениях за успехи в работе;

сведения о назначении пенсии.

Нередко специалисты кадровых служб неверно трактуют указанное требование, что может привести к нарушениям при внесении записей в трудовые книжки работников. Чаще всего путаницу вызывает требование о внесении сведений, связанных с заключением контракта с работником. Так, например, распространено нарушение, связанное с невнесением сведений о контракте при перезаключении контракта с работником в новых условиях или при истечении срока предыдущего.

Отдельное внимание необходимо уделить ведению личных карточек работников.

Формаличной карточки N П-2 . Так, согласно Инструкции N 58 с каждой записью, вносимой в трудовую книжку (вкладыш к ней) на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу, заключении контракта, увольнении, наниматель обязан ознакомить ее владельца под расписку в личной карточке, в которой также производится запись, соответствующая записи в трудовой книжке (вкладыше к ней). Инструкции N 58 ьтакже определено, что при получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета, собственноручно указав дату получения.

Кроме того, вне зависимости от того, какую форму использует наниматель, (для государственных служащих используется форма П-2ДС), при заполнении личной карточки необходимо указывать все сведения, предусмотренные формой П-2(личные данные, сведения воинского учета, об отпусках и др.).