3.3. Предоставление ежегодных и социальных отпусков.

К одному из наиболее распространенных нарушений законодательства о труде относится нарушение порядка предоставления ежегодных отпусков. При проведении аудита кадровой документации изучение правильности порядка предоставления отпусков должно отдельно планироваться при определении продолжительности мероприятия, поскольку указанный участок работы весьма трудозатратен.

Согласно Закона Украины «Об отпусках» отпуск предоставляется за работу в течение рабочего года (ежегодно) с сохранением прежней работы и среднего заработка.

При этом под рабочим годом, за который предоставляется ежегодный отпуск, понимается промежуток времени, равный по продолжительности календарному году, но исчисляемый для каждого работника со дня приема на работу. Кроме того что исчисление рабочего года производится в отношении каждого отдельного работника, так еще законодательством о труде предусмотрено условие сдвижения рабочего года, которое также должно отслеживаться в отношении каждого работника.

При рассмотрении вопроса о соблюдении порядка предоставления ежегодных отпусков в ходе аудита специалист должен изучить вопрос предоставления отпуска каждому из работников организации с учетом персональной продолжительности рабочего года.

Обычно учет предоставляемых отпусков, помимо закрепления их документально в соответствующем приказе или предупреждении об отпуске, производится отдельно в личной карточке работника или таблице. Довольно удобно вести общую таблицу по всем работникам и отражать в ней рабочий год, продолжительность установленного работнику отпуска, продолжительность каждого из предоставляемых работнику отпусков с указанием периода, за который он предоставляется, а также приказа, распоряжения или предупреждения об отпуске, на основании которого он предоставлен, а также переносов и компенсаций за неиспользованный трудовой отпуск.

При изучении порядка предоставления ежегодных отпусков следует также обратить внимание на оформление:

1. Переноса ежегодного отпуска. Перенос должен производиться только после получения согласия работника. Рекомендуется перенос ежегодного отпуска оформлять отдельным приказом (распоряжением) с получением от работника подписи под словами "с приказом ознакомлен(а) и согласен(на)" или письменного заявления о переносе трудового отпуска на другой рабочий год.

2. Обязанности нанимателя уведомлять работника о времени начала ежегодного отпуска. Так, согласно ст.75 КЗоТК наниматель обязан уведомить работника о времени начала трудового отпуска не позднее чем за 15 календарных дней. При этом работник, которому ежегодный отпуск предоставляется индивидуально, уведомляется в тот же срок письменно. Термин "индивидуального" предоставления ежегодного отпуска вКЗоТне раскрывается, в связи с чем можно сделать предположение о том, что работника следует письменно предупреждать о начале ежегодного отпуска письменно каждый раз, за исключением случаев:

- предоставления ежегодного отпуска одновременно всем работникам организации или структурного подразделения;

- предоставления ежегодного отпуска на основании письменного заявления работника.

При этом требование письменного уведомления о дате начала ежегодного отпуска является обязательным даже при условии, что график отпусков содержит конкретные даты начала и окончания отпуска и работник ознакомлен с графиком под роспись.

3. Предоставления отпусков за первый рабочий год. Отпуск (основной и дополнительный) за первый рабочий год предоставляются не ранее чем через шесть месяцев работы у нанимателя. При этом наниматель обязан предоставлять отпуска до истечения шести месяцев работы работникам, указанным в ст. 6 Закона Украины «Об отпусках». Однако, поскольку такое предоставление может отразиться на интересах других работников, рекомендуется указывать в приказе, распоряжении или предупреждении об отпуске основание предоставления отпуска в течение первых шести месяцев работы, а также прикладывать подтверждающие документы (при необходимости).

4. Порядка составления графика трудовых отпусков. Очередность предоставления отпусков устанавливается для коллектива работников графиком трудовых отпусков, утверждаемым нанимателем по согласованию с профсоюзом либо нанимателем по согласованию с работником в случае отсутствия профсоюза.

Согласование с работниками графика отпусков является частью процедуры подготовки документа. В связи с этим согласование должно производиться в письменном виде, например, путем оформления дополнительного столбца в графике "Согласие работника".

График отпусков составляется на календарный год не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором, соглашением либо согласованного нанимателем с профсоюзом, и доводится до сведения всех работников. При этом до соответствующей даты документ должен быть не только утвержден, но и согласован с профсоюзом или работниками.

3.4. Изменение содержания трудовых отношений.

КЗоТом Украины выделяется три основных вида изменения трудового договора: перевод, перемещение и изменение существенных условий труда. Помимо указанных юридических действий наниматель вправе предлагать работнику и другие изменения трудового договора, однако работник вправе отказаться от любых из предложений нанимателя.

3.4.1. Перевод.

Ст. 32 КЗоТ определено, что при переводе на другую работу у того же нанимателя с работником заключается трудовой договор с соблюдением требований. При этом с учетом того что указанный перевод допускается только с письменного согласия работника, логично предположить, что помимо изменения профессии, специальности, квалификации, должности, работы у другого нанимателя либо в другой местности в трудовом договоре могут быть изменены и другие условия. Так, перевод может сопровождаться изменением размера и порядка оплаты труда, режима рабочего времени, прав и обязанностей сторон и даже срока трудового договора. В данном случае целесообразно до получения согласия работника ознакомить его со всеми изменениями трудового договора, связанными с его переводом.

Большинство нанимателей в Украине предпочитают оформлять получение согласия на перевод от работника в виде соответствующего заявления от работника. В связи с тем что КЗоТ не определяет какой-либо конкретной формы письменного согласия, полагаем, что даже подписание предложенного нанимателем приказа (распоряжения) и бланка трудового договора является достаточным подтверждением получения согласия работника на перевод.

Обоснование перевода по ст.32 КЗоТ не требуется, а значит, нет необходимости указывать в приказе (распоряжении) о переводе причину, по которой он был предложен работнику. При указании в приказе (распоряжении), на основании каких документов производится данное юридическое действие, следует ссылаться на заявление работника (при наличии), на трудовой договор (если он уже был подписан), а также на другие документы, подтверждающие дачу согласия работника на перевод.

Если приказ (распоряжение) о переводе по ст.32КЗоТ составляется за несколько дней до перевода и трудовой договор еще не подписан, то письменное согласие работника необходимо получить до фактического перевода (до начала работы в новых условиях). При этом целесообразно не ждать дня перевода, а получить письменное согласие работника как можно раньше, например, непосредственно до издания приказа (распоряжения) или в момент его издания.

Что касается перевода к другому нанимателю, то в таком случае следует говорить не о переводе, а о расторжении трудового договора по пункту 5 статьи 36 КЗоТ Украины, так как трудовой договор между работником и данным нанимателем прекращается. В таком случае следует проверить выполнение нанимателем всей совокупности действий, связанных с расторжением трудового договора: выдачу работнику трудовой книжки, выплату расчета при увольнении, включая компенсацию за неиспользованный трудовой отпуск, получение материальных ценностей, выданных работнику для выполнения возложенных на него обязанностей, а также совершение других, предусмотренных законодательством о труде, обязательных юридических действий.

Перевод работника необходимо производить с учетом его квалификации и состояния здоровья. Следовательно, если работа, на которую переводят работника, требует прохождения обязательного медицинского осмотра, то наниматель вправе допустить работника к новой работе только после прохождения работником осмотра в порядке, предусмотренном Инструкциейо порядке проведения обязательных медицинских осмотров работающих.

2. При ненадлежащем выполнении работником трудовых обязанностей, а также нарушении им трудовой дисциплины. При этом обязанности работника должны быть определены в его трудовом договоре, должностной инструкции (перечне работ), КЗоТ или другом нормативном правовом акте.

3. Наличие согласия органа государственной службы занятости населения.