2. Организация учета вложений во внеоборотные активы
Учет вложений во внеоборотные активы ведется по первоначальной стоимости – сумме фактических затрат на приобретение или строительство объекта внеоборотных активов:
в целом по строительству и по отдельным объектам (зданию, сооружения и др.), входящим в него;
по приобретаемым отдельным объектам основных средств, земельным участкам, объектам природопользования и нематериальным активам.
Учет затрат по формированию стоимости объектов долгосрочных вложений ведется на счете 08 «Вложения во внеоборотные активы». Счет 08 «Вложения во внеоборотные активы» предназначен для обобщения информации о затратах организации в объекты, которые впоследствии будут приняты к бухгалтерскому учету в качестве основных средств, земельных участков и объектов природопользования, нематериальных активов, а также о затратах организации по формированию основного стада продуктивного и рабочего скота (кроме птицы, пушных зверей, кроликов, семей пчел, служебных собак, подопытных животных, которые учитываются в составе средств в обороте). К счету 08 «Вложения во внеоборотные активы» могут быть открыты субсчета: 08-1 «Приобретение земельных участков»; 08-2 «Приобретение объектов природопользования»; 08-3 «Строительство объектов основных средств»; 08-4 «Приобретение отдельных объектов основных средств»; 08-5 «Приобретение нематериальных активов»; 08-6 «Перевод молодняка животных в основное стадо»; 08-7 «Приобретение взрослых животных»; 08-8 «Выполнение научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ» и др.
По дебету этого счета учитываются затраты, связанные с вложениями во внеоборотные активы, по кредиту – отражается первоначальная (инвентарная) стоимость вводимых в эксплуатацию объектов. Сальдо отражает остаток незавершенных вложений на начало или конец периода. Кроме того, этот счет предназначен и для формирования информации о величине имущества, полученного безвозмездно или в качестве вклада в уставный капитал.
Аналитический учет затрат ведется по каждому строящемуся и/или приобретаемому (материальные и нематериальные активы), и/или создающемуся объекту, ибо в этом случае счет 08 «Вложения во внеоборотные активы» выполняет роль калькуляционного счета, что позволяет установить себестоимость каждого учитываемого объекта.
Для обобщения информации о вложениях во внеоборотные активы и определения момента их включения в состав основных средств, нематериальных активов или расходов организации необходимо предусмотреть специальный регистр аналитического учета «Ведомость учета вложений во внеоборотные активы».
Отражение в бухгалтерском учете основных бухгалтерских операций по учету внеоборотных активов представлены в приложение 1.
По затратам, связанным со строительством и приобретением основных средств, построение аналитического учета должно обеспечить возможность получения данных о затратах на строительные работы и реконструкцию, буровые работы, монтаж оборудования, оборудование, требующее монтажа, оборудование, не требующее монтажа, а также на инструменты и инвентарь, предусмотренные сметами на капительное строительство, проектно-изыскательские работы, прочие затраты по капитальным вложениям.
Для аналитического учета затрат по видам и составу капитальных вложений используются такие ведомости как, № 18 – для учета затрат по незаконченным, несданным работам, затрат отчетного периода и с начала года (приложение 2), а также списанных сумм по введенным в эксплуатацию объектам и ведомость № 18-1 – для учета затрат, составляющих первоначальную стоимость сданных в эксплуатацию объектов по их видам. Кроме того, могут использоваться журналы-ордера № 10/1, 13, 16.
Для документирования операций с основными средствами, в организациях используют формы первичной документации по учету основных средств, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 № 7.
При поступлении основных средств в организации создается приемная комиссия, в которую входят руководитель, бухгалтер, а также лицо, ответственное за сохранность поступающего основного средства. Если основное средство полностью готово к эксплуатации, то прием его к бухгалтерскому учету осуществляется на основе одного из следующих документов: а) Акта о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) по форме № ОС-1 – применяется для приемки основных средств, кроме зданий, сооружений (приложение 3); б) Акта о приеме-передаче здания (сооружения) по форме № ОС-1а – применяется только для приемки зданий и сооружений; в) Акта о приеме-передаче групп объектов основных средств по форме № ОС-1б – применяется для приемки групп однотипных основных средств, кроме зданий, сооружений, поступивших в одном месяце. Все эти документы составляются не менее чем в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии. Первый экземпляр остается у организации-получателя, а второй – передается организации-сдатчику. После подписания актов приема-передачи по одной из вышеприведенных форм они передаются в бухгалтерию вместе со всей технической документацией, и бухгалтерия ставит объект основных средств на учет. Данные актов о приеме-передаче объектов основных средств заносят в инвентарные карточки учета основных средств (формы №№ ОС-6, ОС-6а, ОС-6б) (приложение 4) .
Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств по форме № ОС-2 оформляется при перемещении объектов основных средств между структурными подразделениями организации. Данный документ оформляется структурным подразделением-сдатчиком в трех экземплярах. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй – остается у подразделения-сдатчика, третий – передается вместе с объектом подразделению-получателю. Все три экземпляра подписываются лицами, получившими и сдавшими объект. В бухгалтерии на основании накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств делается отметка в инвентарной карточке учета основных средств.
Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств по форме № ОС-3 заполняется для оформления приема-сдачи объектов основных средств из ремонта, реконструкции, модернизации. Акт формы № ОС-3 заполняется после завершения работ по ремонту, реконструкции, модернизации и подписывается всеми членами приемной комиссии, утверждается руководителем организации и передается в бухгалтерию. Если работы проводились сторонней организацией, то акт оформляется и подписывается в двух экземплярах: первый – остается в организации, второй – передается представителю сторонней организации. В акт формы № ОС-3 заносят следующие данные: виды работ, затраты на демонтаж, стоимость выполненного ремонта, реконструкции, стоимость основного средства после проведенной реконструкции (модернизации). Если стоимость основного средства, его технические и технологические характеристики изменились, то в инвентарную карточку учета основных средств заносятся все произошедшие изменения, а также ставятся отметки о проведенных ремонтах (приложение 5).
Если основное средство выбывает из организации в результате списания из-за непригодности для дальнейшего использования или из-за невозможности или неэффективности его восстановления, то заполняются: Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) по форме № ОС-4 – для списания отдельного объекта основных средств; Акт о списании автотранспортных средств по форме № ОС-4а – для списания автотранспортного средства; Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) по форме № ОС-4б – для списания группы объектов основных средств. Акты о списании основных средств составляются комиссией, созданной по приказу руководителя. Комиссия производит осмотр основного средства и устанавливает причины списания. Кроме того, комиссия выявляет виновных лиц, ответственных за преждевременное списание основного средства, и рассматривает возможность дальнейшего использования оставшихся узлов и прочих материалов. В акты по форме №№ ОС-4 (ОС-4а, ОС-4б) заносят следующие данные: причины списания, инвентарный номер, дату принятия к бухгалтерскому учету, первоначальную стоимость для целей бухгалтерского (налогового) учета, фактический срок эксплуатации, сумму начисленной амортизации для целей бухгалтерского (налогового) учета, остаточную стоимость для целей бухгалтерского (налогового) учета, стоимость демонтажа объекта. Данные о списанном объекте основных средств из акта о списании по форме №№ ОС-4 (ОС-4а, ОС-4б) заносятся в инвентарную карточку учета основных средств (приложение 6).
Основным аналитическим регистром учета основных средств в большинстве организациях является Инвентарная карточка учета основных средств (форма № ОС-6). Карточка составляется на каждый объект или группу основных средств при их постановке на учет в одной из следующих форм: Инвентарная карточка учета объекта основных средств по форме № ОС-6 – заполняется на отдельный поступивший объект основных средств; Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств по форме № ОС-6а – заполняется при приеме группы однородных объектов основных средств. Эти формы заполняются на основе актов приема-передачи по формам №№ ОС-1, ОС-1а, ОС-1б бухгалтерией предприятия и в них фиксируется факт ввода основного средства в эксплуатацию. В карточки заносят основные сведения по поступившему основному средству: инвентарный номер, первоначальную стоимость для целей бухгалтерского учета (при введении дополнительной графы – и для налогового учета), срок полезного использования для бухгалтерского (налогового) учета, способ начисления амортизации в бухгалтерском (налоговом) учете. Кроме того, в инвентарную карточку заносится информация о всех перемещениях основных средств: внутреннем перемещении, ремонте, модернизации; при выбытии объекта, – причины выбытия, дата списания с учета, сумма начисленной амортизации, номера актов о списании объектов основных средств по форме №№ ОС-4 (ОС-4а, ОС-4б). На оборотной стороне карточки указывается техническая характеристика объекта. Карточки составляются в одном экземпляре и хранятся в бухгалтерии.
Акт о приеме (поступлении) оборудования по форме № ОС-14 заполняется при поступлении на склад оборудования, которое требует монтажа. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается приемной комиссией на основании внешнего осмотра и при отсутствии дефектов в поступившем оборудовании. В акте о приеме (поступлении) оборудования указываются: тип, марка поступившего объекта, а также вид упаковки, масса, объем, количество поступившего оборудования, способ его доставки (приложение 7).
Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж (форма № ОС-15) заполняется при передаче оборудования в монтаж. Акт составляется в двух экземплярах, первый передается в бухгалтерию, а второй – либо в цех, проводящий монтаж, либо подрядной организации, осуществляющей монтаж. Акт подписывают представители заказчика и подрядчика, а также материально-ответственные лица, принявшие переданное оборудование на хранение (приложение 8).
Акт о выявленных дефектах оборудования (форма № ОС-16) заполняется при выявлении дефектов оборудования при его монтаже, наладке или испытании. В акте указываются все выявленные дефекты и описываются работы для устранения выявленных дефектов, исполнители и сроки устранения дефектов. Акт составляется в трех экземплярах, которые передаются представителю организаций заказчика, подрядчика и организации-исполнителя.