Інформатика / Лекції - інформатика Мойко ОВ 2013

Змістовний розділ 2

Офісний пакет MS Office

Тема 20.

Лекція 7.

Табличний процесор MS Excel – основні поняття.

Вид заняття:

Мета:

Ознайомлення з можливостями MS Excel . Створення найпростіших електронних таблиці. Використання стандартних функцій.

Навчальна:

Навчити студентів працювати в редакторі MS Excel . Створювати найпростіші електронні таблиці. Використовувати стандартні функції.

Виховна:

Естетичне виховання, розвиток творчого мислення

Методична:

Впровадження тзн та інформаційних технологій в навчально-виховний прооцес

Методи:

Словесні, наочні, лекція, демонстрація, іллюстрація, пояснення.

Матеріально технічне забезпечення та дидактичні засоби, ТЗН:

Дошка, комп’ютери

Література

Основна:

[3] с. 53-61

[4] с. 293-429

[7] с. 224-249

Додаткова:

Конспект

План:

1. Основні можливості табличного процесора MS Excel.

2. Робота з комірками – форматування, введення тексту.

3. Вибір формату числа.

4. Редагування розмірів рядків та стовпців.

5. Вирівнювання та орієнтація даних.

6. Сортування та пошук.

Структура заняття

1. Організаційна частина заняття.

Перевірка присутніх. Заповнення журналу та рапортички.

2. Повідомлення теми, мети та основних завдань заняття .

3. Актуалізація опорних знань.

1. У якому вигляді можутьбути представлені данні?

2. Який порядок виконання математичних операцій?

3. Що Ви можете сказати про електронні таблиці?

4. Мотивація навчальної діяльності студентів

Будь-яка звітність передбачає використання данних у вигляді електронних таблиць. Всі бази даних зберігаються в таблицях. Робота з електронними таблицями є невід’ємною складовою опрацювання данних.

5. Вивчення матеріалу за планом.

Основні можливості табличного процесора MS Excel.

Електронна таблиця Excel – це програма, яка працює під управлінням операційної оболонки Windows і, таким чином, є її додатком.

Особливість додатка Excel полягає в тому, що за його допомогою можна не тільки вводити дані в комірки таблиць, редагувати і форматувати їх, але і застосовувати формули для опису зв'язків між значеннями, що зберігаються в різних комірках. Розрахунок по формулах виконується автоматично. Зміна вмісту будь-якої комірки приводить за умовчанням до перерахування значень всіх комірок, що з нею зв'язані формульними відносинами, і, тим самим, відбувається автоматичне відновлення всієї електронної таблиці.

Застосування електронних таблиць Excel спрощує роботу з даними і дозволяє одержувати результати без проведення розрахунків вручну або спеціального програмування. Електронні таблиці Excel можна ефективно використовувати, наприклад, для:

• автоматичної обробки залежний один від одного даних;

• автоматизації підсумкових обчислень;

• створення зведених таблиць;

• спільної роботи з економічними або бухгалтерськими документами;

• підготовки табличних документів;

• виконання фінансових, статистичних та економічних завдань;

• побудови діаграм і графіків по наявним даним;

• створення простих баз даних.

У процесі формуванні електронної таблиці виконуються введення, редагування і форматування текстових і числових даних, а також формул.

Інтерфейс програми Excel і основні прийоми роботи. Запуск програми Excel

Документ, який створюється та обробляється електронною таблицею Excel, називається книгою або робочою книгою. При запуску додатка відкривається нова робоча книга з ім’ям Book1 (Книга1).

Щоб запустити електронні таблиці Excel, потрібно:

1. Натиснути кнопку Start (Пуск), щоб відкрити головне меню.

2. Вибрати в головному меню команду Programs (Програми), а потім команду Microsoft Excel.

Інший шлях запуску програми Excel: двічі натиснути на ярлик програми Excel на робочому столі оболонки Windows.

Якщо початок сеансу з програмою Excel обумовлений необхідністю роботи з конкретним документом, то потрібно двічі натиснути на значку даного документа або виділити ім'я відповідного файлу і натиснути потім клавішу <Enter>. При цьому запуститься програма Excel і автоматично відкриється обраний документ.

Якщо необхідно відкрити документ, з яким недавно працювали, то можна це зробити, виконавши команду Start (Пуск)→Documents (Документи) і вибравши у вкладеному меню, що розкриється, ім'я необхідного документа.

Для того щоб закінчити сеанс роботи із програмою Excel, необхідно виконати команду File (Файл)→Exit (Вихід). Той же результат можна одержати, якщо натиснути кнопку Clouse (Закрити) у правому верхньому куті вікна програми Excel або комбінацію клавіш <Alt>+<F4>.

Якщо в робочу книгу були внесені зміни, то при закритті вікна електронної таблиці Excel виводиться діалогове вікно із запитом про збереження результатів роботи. Для збереження змін у робочій книзі, необхідно натиснути кнопку Yes (Так) у даному діалоговомувікні або клавішу <Enter>. Щоб закрити вікно без збереження даного варіанту робочої книги, необхідно натиснути кнопку No (Ні) або клавішу <Таb>, а потім клавішу <Enter>. Сеанс із програмою Excel буде завершений. Для виходу з програми Excel можна двічі натиснути кнопку керування вікном додатка в лівій частині заголовка.

Елементи вікна додатка Excel

Багатозадачність, реалізована в операційній системі Windows, дозволяє користувачеві відкрити декілька додатків одночасно.

Кнопки на Taskbar (Панелі задач) оболонки Windows показують користувачеві про всі відкриті додатки, натискаючи на які можна переходити із вікна одного додатка у вікно іншого, зокрема, при обміні інформацією між різними додатками.

Програма Excel, як прикладна програма Windows, виконується у своєму власному вікні додатка. Вікно додатка Excel може містити кілька вікон робочих книг – документів Excel, тому одночасно можна працювати з декількома робочими книгами.

Вікно додатка Excel містить такі елементи (див. рис. 1):

Рис. 1. Елементи вікна електронних таблиць Excel

Рядок заголовка. У верхній частині вікна електронних таблиць Excel знаходиться рядок заголовка, в якому вказане ім’я додатка Microsoft Excel та ім’я робочої книги Book1 (Книга1). У лівій частині рядка заголовка знаходиться кнопка керування вікном додатка , при натисненні на яку відкривається системне меню програми Excel. Подвійне натиснення на дану кнопку миші закриває вікно програми Excel.

У рядку заголовка праворуч знаходяться розмірні кнопки та кнопка Close (Закрити)– закриття вікна додатка Excel. При натисненні кнопки Minimize (Згорнути) вікно додатка набуде вигляд піктограми, яка з’явиться на Taskbar (Панелі задач) графічної оболонки Windows. А при натисненні кнопки Maximize (Розгорнути) вікно програми Excel займе весь екран і дана кнопка змінить своє призначення та вигляд на кнопку Restore (Відновити), при натисненні на яку вікно прийме нормальний стан, займе приблизно 2/3 екрана.

Рядок меню. Під рядком заголовка знаходиться рядок меню додатка Excel, який складається із дев’яти пунктів меню (Рис.1): File (Файл), Edit (Редагувати), View (Вигляд), Insert (Вставка), Format (Формат), Tools (Сервіс), Data (Дані), Window (Вікно),Help (Довідка).

Кожен пункт меню має свої команди. Щоб скористатися необхідною командою пункту меню, потрібно вказати на нього в рядку меню. При цьому назва пункту меню перетвориться на кнопку, при натисканні на яку розкриється список команд, в якому можна вибрати будь-яку команду.

У списку деякі команди меню відтворені сірим кольором. Це означає, що вони в даному випадку не можуть виконуватися.

Команди меню, що мають в кінці три крапки, вимагають для свого виконання додаткової інформації. Вони викликають діалогові вікна, в які необхідно внести інформацію. Підбір параметрів діалогового вікна, в основному, відбуваються за допомогою встановленняі/або зняття потрібних прапорців, а також за допомогою вибору перемикачів, внесення інформації в поля введення, встановлення значень у полях зі списками і лічильниках. Розміри діалогового вікна, як правило, змінити неможливо. Є, однак, ситуації, коли саме діалогове вікно заважає вести діалог. У цьому випадку в останніх версіях додатка Excel передбачене нове вирішення проблеми. В деяких діалогових вікнах уведена кнопка, при натисканні на яку вікно згортається у вузьку смугу, звільняючи місце на аркуші.

Результатом виконання деяких команд (із чорним трикутником праворуч) може бути відтворення вкладеного меню, в якому можна вибрати потрібну команду.

У лівій частині рядка меню, якщо вікно робочої книги відкрито на повний екран, знаходиться кнопка керування вікном робочої книги , при натисненні на яку відкривається системне меню вікна робочої книги. Подвійне натиснення на дану кнопку закриває вікно робочої книги. У правій частині рядка меню програми Excel знаходяться розмірні кнопки та кнопка – закриття робочої книги Close (Закрити). При натисненні кнопки Minimize (Згорнути) – вікно робочої книги набуде вигляд піктограми, яка розташується на Taskbar (Панелі задач) графічної оболонки Windows, а при натисненні кнопки Maximize (Розгорнути), вікно книги займе весь екран та ця кнопка змінить своє призначення та вигляд на кнопку – Restore (Відновити), при натисканні якої вікно прийме нормальний стан.

Панелі інструментів. Нижче рядка меню розташовані панелі інструментів – ряди значків-кнопок, натискаючи на які можна виконувати визначені команди.

Кількість відтворених панелей інструментів на екрані та їхній склад визначаються користувачем. Користувач може створювати і власні панелі інструментів. У останніх версіях програми Excel у меню команд можна поміщати кнопки, а на панелях інструментів розміщати команди. Кнопки на панелях інструментів у програмі Excel забезпечують можливість швидкого доступу до команд, які часто використовуються. Якщо вікно не містить необхідну панель інструментів, то потрібно викликати її на екран. Це можна зробити кількома способами.

Спосіб 1. Вибрати команду View (Вигляд) → Toolbars (Панель інструментів) (рис. 2), встановити покажчик миші на необхідну панель інструментів та натиснути ліву клавішу миші.

Спосіб 2. Натиснути на праву кнопку миші, встановивши покажчик миші на поле, де знаходяться панелі інструментів. З’явиться контекстне меню панелей інструментів, за допомогою якого можна легко викликати на екран будь-яку панель інструментів, встановивши покажчик миші на назву необхідної панелі та натиснувши на ліву кнопку миші.

Спосіб 3. Деякі панелі інструментів можна викликати на екран за допомогою кнопок на панелях інструментів. Наприклад, панель інструментів Drawing (Малювання) можна викликати на екран або вилучити з екрана за допомогою кнопки Drawing (Малювання), що знаходяться на панелі інструментів Standard (Стандартна) (рис. 1).

Спосіб 4. Якщо потрібно викликати на екран відразу декілька панелей інструментів або вилучити їх з екрана, то найкраще скористатися вікном Customize (Наладка), яке відкривається командою Tools (Сервіс) → Customize (Наладка) або подвійним натисненням на чистому полі панелей інструментів. У даному вікні необхідно відкрити вкладку Toolbars (Панелі інструментів) та встановити прапорець біля тих панелей, які потрібно викликати на екран, або вилучити його зліва від тих, які не потрібні на екрані.

Відтворені на екрані панелі інструментів можуть бути закріпленими до панелі команд або до будь-якого краю вікна додатка, а можуть бути плаваючими. Плаваючі панелі, можна переміщати за допомогою миші, захопивши їх за заголовок. Щоб змінити розміри таких панелей, треба вказати на будь-який край панелі (покажчик миші при цьому прийме форму двосторонньої стрілки), а потім натиснути ліву кнопку миші та, не відпускаючи її, змінити розміри плаваючої панелі. Щоб перемістити закріплену панель, потрібно вказати на маркер переміщення на початку панелі та натиснути кнопку миші, а потім, не відпускаючи її, перенести панель у необхідне місце і виконати відповідні дії.

За умовчанням у новому вікні програми Excel виводиться дві панелі інструментів – Standard (Стандартна) і Formatting (Форматування).

У діалоговому вікні Customize (Наладка) розташована кнопка New... (Створити нову панель), при натисненні на яку відкриється діалогове вікно New Toolbars (Нові панелі) для створення нових панелей інструментів (див. рис. 2) Щоб створити нову панель інструментів, необхідно дати їй ім’я у полі Toolbars name (Ім’я панелі) даного вікна та натиснути кнопку OK. На нову панель інструментів, із вкдадки Commands (Команди) діалогового вікна Customize (Наладка) можна встановити необхідні кнопки команд, які часто використовуються (див. рис. 3).

Рядок формул. Під панелями інструментів розташований рядок формул, у якому вводиться текст, числа або формули. Рядок формул може бути схований. Щоб відтворити його на екрані, необхідно відкрити пункт меню View(Вигляд) та встановити прапорець Formula Bar (Рядок формул). Поле в лівій частині рядка меню називається полем імені, в якому знаходиться ім’я вибраної комірки, елемент діаграми або об’єкт.

Рис. 2. Діалогове вікно Customize (Наладка) та діалогове вікно New Toolbars (Нові панелі)

Рис. 3. Діалогове вікно Customize (Наладка) та створена користувачем панель інструментів із встановленими кнопками команд

Вікно робочої книги. Вікно робочої книги Excel та його основні елементи показані на рис. 1. У робочій книзі може міститися максимальна кількість стовпців – 256, рядків – 65536. Заголовки стовпців позначаються буквами A,B,C,…Z, а потім використовуються двобуквені імена AA, AB,…AZ, BA, BB, і т.д. до імені, яке складається із чотирьох букв.

Робоча книга складається із аркушів, кожен із яких має своє ім’я. За умовчанням використовуються імена аркушів Sheet1 (Аркуш1), Sheet2 (Аркуш2) і т.д. Нова робоча книга містить три робочі аркуші, один із яких є активним або робочим. Якщо необхідно змінити кількість аркушів у новій робочій книзі, то треба відкрити вкладку General (Загальні) вікна Options (Параметри) командою Tools (Сервіс)  Options (Параметри) та встановити кількість аркушів у лічильнику Sheet in new Workbook (Кількість аркушів у новій книзі).

Робочий аркуш містить прямокутні комірки. Одна з комірок завжди є активною і виділяється рамкою комірки (див. рис. 1). Ця рамка у програмі Excel відіграє роль табличного курсору. Операції введення і редагування завжди відбуваються в активній комірці.

Кожна комірка має свою адресу, яку ще іноді називають посиланням. Адреса кожної комірки складається із букв, що позначають стовбець, в якому знаходиться комірка, і цифр, які визначають рядок, якому комірка належить. Наприклад, A1, E15, BA45. Адресикомірок використовуються при записі формул.

У додатку Excel існує два види адрес: абсолютна та відносна.

Абсолютна адреса – це така адреса, яка не змінюється при копіюванні та переміщенні даної комірки. Вона записується із використанням знака $ – наприклад, $A$6 або $AA$21. Якщо потрібно, щоб тільки змінювався рядок в адресі, то записується –$A6, а тільки стовпець, то – A$6.

Відносна адреса – це така адреса, яка змінюється при копіюванні та переміщенні даної комірки. Вона записується без використанням знака $ – наприклад, A6 або AA21.

Якщо необхідно задати адресу, яка знаходиться на іншому робочому аркуші, то перед нею вказується назва робочого аркуша із знаком оклику (!), наприклад, Sheet1!B5. А якщо необхідно задати адресу, яка знаходиться в іншій робочій книзі, то перед нею вказується спочатку назва робочої книги в квадратних душках, а потім назва аркуша із знаком оклику (!), наприклад, [Book1] Sheet1!B5.

Для переміщення по робочому аркуші активної комірки можна скористатися:

1) Маніпулятором типа „миша”, натиснувши покажчиком миші на будь-яку комірку аркуша і тим самим зробити її активною (виділеною).

2) Групою клавіш редагування на клавіатурі. При натисненні на клавішу <↑ ­> або <↓> активна комірка переміщується на один рядок вверх або вниз, а при натисненні на клавішу < ←> або <→> активна комірка переміщується на один стовпець вліво або вправо відповідно.

3) Діалоговим вікном Go to (Перейти), яке відкривається командою Edit (Редагувати)  Go to (Перейти). У вікні необхідно ввести адресу комірки у поле Reference (Посилання) та натиснути на кнопку ОК.

На дані, розташовані в сусідніх комірках, можна посилатися у формулах, як на єдине ціле. Таку групу комірок називають діапазоном. Найчастіше використовують прямокутні діапазони, що утворюються на перетині групи послідовних рядків і групи послідовних стовпців. Діапазон комірок позначають, вказуючи через двокрапку номери комірок, що розташовані у протилежних кутах прямокутника, наприклад, А1:В15.

Багато операцій у програмі Excel виконуються не тільки над окремими комірками, а і над діапазонами. Але, перш ніж виконувати будь-які дії, необхідно виділити комірку або діапазон. Виділений простір відрізняється від невиділених частин аркуша кольором та більшою шириною ліній рамки.

Якщо потрібно виділити прямокутний діапазон комірок, це можна зробити протягуванням по діагоналі покажчика миші від однієї кутової комірки до протилежної. Рамка поточної комірки при цьому розширюється, охоплюючи весь обраний діапазон.

Щоб виділити стовпець або рядок цілком, досить натиснути на заголовку стовпця (рядка). Протягуванням покажчика миші по заголовках можна виділити кілька стовпців або рядків, розміщених підряд.

При натисненні на кнопку виділення всіх комірок (рис. 1), яка розташована між стовпцем А та рядком 1, виділяються всі комірки робочого аркуша.

Іноді необхідно виділити групу комірок у залежності від їх змісту. Для цього необхідно відкрити командою Edit (Редагувати)→ Go to (Перейти) діалогове вікно Go to (Перейти) та натиснути на кнопку Special (Особливі). З’явиться діалогове вікно Go to Special(Вділити особливі), в якому потрібно вибрати відповідний перемикач та натиснути на кнопку ОК.

Смуги прокручування. У вікні робочої книги розміщені (але можуть бути і сховані) горизонтальна і вертикальна смуги прокручування, які дозволяють за допомогою миші переміщати робочий аркуш по горизонталі та вертикалі. Бігунок на смузі показує положення поточного фрагменту відносно всього документа. Ширина бігунка приблизно пропорціональна долі частини документа, яка видима, до всього документа. Можна вимкнути зображення вертикальних та горизонтальних смуг прокручування на екрані, встановивши відповідні прапорці на вкладці View (Вигляд) вікна Options (Параметри), яке відкривається командою Tools (Сервіс)  Options (Параметри).

Ярлики робочих аркушів. Ярлики з іменами робочих аркушів дозволяють вибрати відповідний аркуш у робочій книзі. Вони можуть бути сховані. Можна відтворити їх на екрані, встановивши прапорець Sheet tabs (Список аркушів) на вкладці View (Вигляд) вікна Options (Параметри), яке відкривається командою Tools (Сервіс) → Options (Параметри). Кнопки прокручування аркушів (9), які розміщені зліва від ярликів аркушів, допомагають швидко знаходити та відкривати необхідний робочий аркуш.

Рядок стану. Рядок унизу вікна називається рядком стану і пояснює стан, режими та дії програми Excel. Він також може бути схований. Можна відтворити його на екрані, встановивши прапорець Status bar (Рядок стану) на вкладці View (Вигляд) вікна Options (Параметри), яке відкривається командою Tools (Сервіс) → Options (Параметри).

Помічник по офісу. В останніх версіях пакета програм MS Office до класичної довідкової системи пропонується новий засіб – Office Assistant (Помічник по офісу) (далі просто Помічник). Помічник дає поради – причому, досить доречні, тому що порадипочатківцям чергуються з нагадуваннями, корисними і тим, хто давно знайомий з електронними таблицями Excel. Помічник – це інтерактивна програма, яку можна настроїти у процесі роботи на надання допомоги, що необхідна конкретному користувачеві. Користувачеві надається широкий вибір екранних облич Помічника і ступені його настирливості.

Щоб настроїти функції Помічника, необхідно виконати такі дії:

1) Якщо Помічник захований, його можна активізувати, вибравши команду Help (Допомога) → Show the Office Assistant (Показати Помічника). Якщо Помічник вже працює, то при натисненні на нього, з’явиться діалогове вікно Помічника (рис. 4).

Рис. 4. Діалогове вікно Помічника

2) Натиснути на кнопку Option (Параметри) для відтворення діалогового вікна Помічника (Рис. 5).

3) Розкрити вкладку Option (Параметри). Якщо ви бажаєте відмовитися від послуг Помічника, то скиньте прапорець Use the Office Assistant. Там же можна встановити або скинути інші прапорці (див. рис. 6).

4) Натиснути кнопку Reset my tips (Очистити журнал), щоб вилучити із журналу Помічника одержані раніше поради. Після чого Помічник знову стане перебирати порати, які він вже давав. Підібравши параметри, натисніть кнопку ОК.

5) Щоб змінити зовнішній вигляд Помічника, необхідно відкрити вкладку Gallery (Колекція) діалогового вікна Office Assistant (Помічник) (див. рис. 6) натисненням на кнопку Next (Наступний) та підібрати необхідного Помічника. Натиснути кнопку ОК.

Довідкова система

Електронні таблиці Excel і операційна оболонка Windows містять велику довідкову інформацію і засоби її візуалізації, готові дати відповідь на переважну більшість питань.

Повідомлення, що надаються довідковою системою, можна не тільки прочитати, але і скопіювати в буфер обміну даних Clipboard, вибравши команду Edit (Редагувати) → Copy (Копіювати), або роздрукувати, вибравши команду Options (Параметри) → Print(Роздрукувати) у вікні довідки або натиснувши кнопку Print (Роздрукувати) на панелі інструментів.

Рис. 5. Вкладка Option (Параметри) діалогового вікна Office Assistant (Помічник).

Рис. 6. Вкладка Gallery (Колекція) діалогового вікна Office Assistant (Помічник).

Щоб одержати довідку в додатку Excel, необхідно спочатку викликати діалогове вікно Помічника (Рис. 4) одним із таких способів:

1) Вибрати команду Help (Допомога) →Microsoft Excel Help (Допомога в Excel) або натиснути клавішу <F1>.

2) Натиснути кнопку Microsoft Excel Help (Допомога в Excel) на панелі інструментів Standard (Стандартна).

3) Натиснути на Помічника.

Якщо Помічник з’явиться, то можна в текстове поле ввести питання (слово (1), ключові слова по темі) та натиснути кнопку Search (Знайти) (рис. 7). У цьому ж діалоговому вікні з’явиться список тем (2) What would you like to do? (Що ти хочеш побачити?).Виберіть необхідний пункт. На екрані буде виведено вікно Microsoft Excel Help (Допомога в програмі Excel).

Рис. 7. Вікно довідкової системи

У процесі переміщення вікнами довідкової системи можна скористатися кнопками панелі інструментів:

• кнопка Show (Показати)/Hide (Сховати) показує або ховає панель із трьома вкладками: Show (Зміст), Answer Wizard (Майстер відповідей), Index (Заголовки);

• кнопка Back (Назад) переміщує в попередній розділ;

• кнопка Forward (Вперед) переміщує в наступний розділ;

• кнопка Print (Роздрукувати) роздруковує розділ;

• кнопка Options (Параметри) відтворює меню, за допомогою якого можна підібрати параметри довідкової системи.

Діалогові вікна

Якщо команду неможливо виконати без додаткової інформації, то для її введення використовують діалогові вікна. Діалогове вікно містить елементи різних типів (див. рис. 6.), а саме:

1) Вкладка – вкладені розділи діалогового вікна, кожен із яких містить групу зв’язаних параметрів. У діалоговому вікні може бути активна тільки одна вкладка. Для її активізації необхідно натиснути на її ярлик, а для переходу на іншу вкладку – скористатися комбінацією клавіш <Ctrl>+<Tab>.

2) Текстове вікно або поле вводу – вікно, в якому вводяться числові або текстові значення.

3) Перемикач – кружечок (залежний параметр), який дає можливість вибрати один параметр із групи параметрів;

4) Прапорець – прямокутник (незалежний параметр), який може містити або не містити відмітку;

5) Список, який розкривається та містить перелік можливих альтернатив;

6) Кнопка, яка може завершити, відмінити команду або додати доступ для параметрів. Кожне діалогове вікно містить кнопки ОК і Cancel (Відмінити).

7) Лічильник – віконце зі стрілками вверх та вниз, які збільшують або зменшують число у віконці.

При роботі з діалоговими вікнами для виконання різних установок краще всього використовувати покажчик миші. Для того щоб здійснити перехід до наступного елементу діалогового вікна, можна скористатись клавішею <Tab>, а для повернення до попереднього елемента – <Shift> + <Tab>. Активізувати перемикач або прапорець можна натисненням клавіші <Alt> у комбінації з клавішею букви, яка підкреслена в назві елемента.

Пошук і заміна даних. Пошук даних

Пошук даних можна виробляти на всьому аркуші або в виділеної області аркуша, наприклад, тільки в деяких стовпцях або рядках, а також відразу у всій книзі.  Для пошуку даних необхідно виконати команду Правка / Знайти і у вкладці Знайти діалогового вікна Знайти і замінити (рис. 21.1) в полі Знайтиввести шукані дані. 

Рис. 21.1. Пошук даних у вкладці "Знайти" діалогового вікна "Знайти і замінити"  При пошуку можна використовувати знаки підстановки.  * (Зірочка) замінює будь-яку кількість будь-яких символів. Наприклад, при пошуку з * з будуть знайдені і з нікер с, і з витрачаєте с, і з про з на, і на с о с, але не з оль, ко з ть, запа с.  ? (Знак питання) замінює один будь-який символ. Наприклад, при пошуку м? Л будуть знайдені і м е л, і м и л о, і м о л око, і по м о л, але не м осо л.

Якщо натиснути кнопку Найти далее, то на аркуші буде знайдена найближча осередок, що містить шукане значення. Знайдена осередок буде виділена, а її вміст відображено в рядку формул. Якщо натиснути кнопку Знайти все, то на аркуші буде знайдена найближча до початку аркуша осередок, а в нижній частині діалогового вікна Знайти і замінити (рис. 21.2) буде представлений список всіх клітинок аркуша, що містять шукане значення. Для переходу до потрібної осередку слід клацнути лівою кнопкою миші по її запису в списку.

  Рис. 21.2. Результати пошуку даних у вкладці "Знайти" діалогового вікна "Знайти і замінити"  Для більш детального пошуку у вкладці Знайти діалогового вікна Знайти і замінити (див. рис. 21.1) можна натиснути кнопку Параметри. При цьому з'являться нові елементи діалогового вікна (рис. 21.3).

Рис. 21.3. Розширений пошук даних у вкладці "Знайти" діалогового вікна "Знайти і замінити"  У списку Шукати (див. рис. 21.3) можна вибрати область пошуку: на аркуші або в книзі. У другому випадку будуть проглядатися дані всіх аркушів книги (за винятком прихованих). У разі пошуку всіх даних (кнопка Знайти усі) результати пошуку будуть відображені у вигляді списку (див. рис. 21.2) із зазначенням осередків та листів книги.  Список Переглядати визначає порядок перегляду даних на аркуші. Можна вибрати напрямок пошуку: зліва направо по рядкам чи зверху вниз по стовпцях. Для пошуку знизу вгору або справа наліво слід натискати кнопку Знайти далі, утримуючи клавішу клавіатури Shift.  У списку  Область пошуку встановлюють спосіб пошуку: по вихідним формулами (формули) або за значеннями комірок (значення). Наприклад, комірка може показувати значення "100", але містити формулу = А8 * 25. При пошуку числа "100" за формулами цей осередок знайдена не буде. При пошуку числа "100" за значеннями цей осередок буде знайдена. Пошук також можна виконувати по приміток, доданим до осередків. Установка прапорця  Враховувати регістр дозволяє при пошуку розрізняти прописні і малі літери. Установка прапорця Осередок цілком забезпечує пошук випадків точного і повного збігу з набором символів, заданих в полі Знайти, а не всіх слів, в які шукане слово входить як складова частина.  Наприклад, при пошуку слова "Град" як імені власного, установка вказаних прапорців дозволить уникнути знаходження таких слів як: град, огорожа, нагорода, Градосельскій, містобудування, градирня та ін. З використанням вкладки Знайти діалогового вікна Знайти і замінити можна шукати не тільки конкретні дані, але і елементи оформлення даних. 

Заміна даних

Заміну даних, так само як і пошук, можна виробляти на всьому аркуші або в виділеної області аркуша, наприклад тільки в деяких стовпцях або рядках, а також відразу у всій книзі.  Для заміни даних необхідно виконати команду Правка / Замінити і у вкладці Замінити діалогового вікна Знайти і замінити (рис. 21.4) в полі Знайти ввести замінні дані, а в полі Замінити на - замінюючі дані. У цю ж вкладку можна потрапити і переходом з вкладки Знайти (див. рис. 21.1) при пошуку даних. При цьому в полі Знайти уже будуть відображатися шукані дані.  Рис. 21.4. Заміна даних у вкладці "Замінити" діалогового вікна "Знайти і замінити"  Для заміни даних на всьому аркуші слід натиснути кнопку Заменить все, після чого вийде повідомлення про кількість вироблених замін. Якщо ж потрібно замінити тільки деякі з шуканих даних, то потрібно послідовно натискати кнопку Знайти далі і після знаходження необхідного значення натиснути кнопку Заменить.  Для більш детального пошуку і заміни даних у вкладці Замінити діалогового вікна Знайти і замінити (див. рис. 21.4) можна натиснути кнопку Параметри. При цьому з'являться нові елементи діалогового вікна (рис. 21.5).  Рис. 21.5. Розширений режим заміни даних у вкладці "Замінити" діалогового вікна "Знайти і замінити" 

У списку Шукати (див. рис. 21.5) можна вибрати область заміни: на аркуші або в книзі. У другому випадку будуть проглядатися і замінюватися дані всіх аркушів книги (за винятком прихованих). Список Переглядати визначає порядок перегляду даних на аркуші. Можна вибрати напрямок пошуку й заміни: зліва направо по рядкам чи зверху вниз по стовпцях. Для пошуку та заміни знизу вгору або справа наліво слід натискати кнопку Знайти далі, утримуючи клавішу клавіатури Shift. У списку  Область пошуку єдиним доступним варіантом області пошуку є формули. Установка прапорця Враховувати регістр дозволяє при пошуку і заміні розрізняти прописні і малі літери. Установка прапорця  Осередок цілком, забезпечує пошук випадків точного і повного збігу з набором символів, заданих в полі Знайти, а не всіх слів, в які шукане слово входить як складова частина. Якщо в результаті пошуку нічого не буде знайдено, з'явиться повідомлення (мал. 21.6). Слід натиснути кнопку ОК  і у вкладці Замінити діалогового вікна Знайти і замінити (див. рис. 21.1 або рис. 21.3)уточнити параметри пошуку.

Рис. 21.6. Повідомлення про відсутність результатів пошуку при заміні  З використанням вкладки Замінити діалогового вікна Знайти і замінити можна замінювати не тільки конкретні дані, але і елементи оформлення даних. 

Сортування даних. Правила сортування

Сортування - розташування даних на аркуші в певному порядку. Найчастіше необхідно сортувати рядки з даними, але при необхідності можна сортувати і стовпці. При сортуванні по стовпцях упорядковується розташування рядків. При сортуванні по рядках упорядковується розташування стовпців.  Як правило, при сортуванні упорядковуються цілком рядки або стовпці, але можна сортувати і окремі комірки.  Сортування можна робити як за зростанням, так і за спаданням. При бажанні можна сортувати дані у відповідності з власним порядком сортування.  Оскільки при сортуванні Microsoft Excel автоматично визначає пов'язаний діапазон даних, сортований діапазон не повинен мати порожніх стовпців. Наявність порожніх рядків допускається, але не рекомендується.  При сортуванні заголовки стовпців зазвичай не сортуються разом з даними, але сортований діапазон може і не мати заголовків стовпців.  Приховані рядки не переміщуються при сортуванні рядків, а приховані стовпці не переміщуються при сортуванні стовпців. Тим не менш, при сортуванні рядків дані схованих стовпців також упорядковуються, а при сортуванні стовпців упорядковуються дані схованих рядків. Перш ніж приступати до сортування, слід зробити видимими приховані рядки і стовпці. 

Звичайна сортування. Сортування по одному стовпцю

Для сортування рядків за даними одного стовпця необхідно виділити одну яку комірку стовпця і натиснути кнопку  Сортувати по зростанню або Сортування за спаданням панелі інструментівСтандартна. Наприклад, щоб сортувати дані таблиці, показаній на рис. 21.7, по стовпцю "Рік", слід виділити будь-яку комірку стовпця С і натиснути відповідну кнопку.  Рис. 21.7. Просте сортування  Крім того, для сортування таблиці за даними одного стовпця можна використовувати автофільтр. 

Сортування по декількох стовпцях

Для того щоб зробити сортування за двома або трьома стовпцях, слід виділити будь-яку комірку сортованого діапазону і виконати команду Дані / Сортування. У діалоговому вікні Сортування діапазону(рис. 21.8) в списках, що розкриваються Сортувати по, Потім по і В останню чергу по потрібно вибрати послідовність стовпців, за даними яких сортується список. При необхідності можна вказати напрямок сортування по кожному стовпцю. 

Рис. 21.8. Настройка сортування по декількох стовпцях

Наприклад, дані в таблиці на рис. 21.7 сортують спочатку по стовпцю "Ціна" по зростанню, потім по стовпцю "Рік" по зростанню, потім по стовпцю "Пробіг" за зростанням. Таким чином, спочатку автомобілі відсортовані за ціною, потім автомобілі з однаковою ціною відсортовані за роком випуску, і, нарешті, автомобілі з однаковою ціною і роком випуску відсортовані по пробігу (рис. 21.9).

Рис. 21.9. Сортування по декількох стовпцях 

Для сортування по декількох стовпцях (без обмеження кількості стовпців) можна скористатися кнопками  Сортувати по зростанню або Сортування за спаданням панелі інструментів Стандартна.Спочатку необхідно зробити сортування за останнім стовпцем, потім по передостаннього стовпцю і так далі. Наприклад, для того щоб відсортувати таблицю так само, як за допомогою діалогового вікнаСортування діапазону (див. рис. 21.8), слід сортувати спочатку по стовпцю "Пробіг", потім по стовпцю "Рік", потім по стовпцю "Ціна". 

Відбір даних

Найпростішим інструментом для вибору і відбору даних є фільтр. У відфільтрованому списку відображаються лише рядки, що відповідають умовам, заданим для стовпця.  На відміну від сортування, фільтр не змінює порядок записів у списку. При фільтрації тимчасово ховаються рядки, які не потрібно відображати.  Рядки, відібрані при фільтрації, можна редагувати, форматувати, створювати на їх основі діаграми, виводити їх на друк, не змінюючи порядок рядків і не переміщуючи їх.  Крім того, для вибору даних можна використовувати можливості пошуку даних, форми і деякі функції.

Використання автофільтру. Встановлення і зняття автофільтру

Для установки автофільтру необхідно виділити будь-яку комірку таблиці і виконати команду Дані / Фільтр / Автофільтр. Після цього команда Автофільтр в підлеглому меню Дані / Фільтр буде відзначена галочкою. Це означає, що фільтр включений і працює.  Автофільтр можна встановити для будь-якого діапазону, розташованого в будь-якому місці аркуша. Діапазон не повинен мати повністю порожніх рядків і стовпців, окремі порожні клітинки допускаються.  Після установки автофільтру в назвах стовпців таблиці з'являться значки списків, що розкриваються (комірки A1: G1 в таблиці на рис. 21.10).  Рис. 21.10. Таблиця до встановлених фільтрами

  Слід мати на увазі, що фільтри можуть бути встановлені тільки для одного списку на листі.  Для видалення фільтрів необхідно виділити будь-яку комірку таблиці і виконати команду Дані / Фільтр / Автофільтр.  Фільтри автоматично встановлюються при оформленні списку і автоматично видаляються при перетворенні списку в звичайний діапазон. 

Робота з Автофільтром

Для вибірки даних з використанням фільтра слід клацнути по значку спадного списку відповідного стовпця і вибрати значення або параметр вибірки.  Заголовки рядків аркуша, вибраних з таблиці за допомогою фільтра, виділені синім кольором. Синім кольором відображаються стрілки значків списків, що розкриваються в назвах стовпців, по яких була проведена вибірка. Кількість стовпців, по яких проводиться вибірка, не обмежена. Якщо дані вже відфільтровані по одному з стовпців, при використанні фільтра для іншого стовпця будуть запропоновані тільки ті значення, які видно в відфільтрованому списку.  Для зняття фільтрації слід клацнути по значку спадного списку відповідного стовпця і вибрати параметр (Усі). Для зняття фільтрації по всіх стовпцях відразу можна виконати команду Дані / Фільтр / Показати всі. При видаленні фільтрів також відображаються всі рядки. 

Проста вибірка

Для вибірки даних, що задовольняють одному значенню, слід клацнути по значку спадного списку відповідного стовпця і вибрати шукане значення. Наприклад, у таблиці на рис. 21.10 проведена вибірка по стовпцю "Модель" - ВАЗ 21093, по стовпцю "Рік" - 1995, по стовпцю "Колір" - "чорний". В результаті у вибірці виявилося чотири записи (рис. 21.11). 

Рис. 21.11. Відфільтрована таблиця

 

Вибірка по умові

Можна робити вибірку не тільки за конкретним значенням, але і по умові. Наприклад, у таблиці на рис. 21.10 необхідно вибрати всі автомобілі з роком випуску не раніше "1997".  Для застосування умови слід клацнути по значку спадного списку відповідного стовпця і вибрати параметр (Условіе. ..). У діалоговому вікні Користувацький автофільтр (рис. 21.12) в списку з назвою стовпця, по якому проводиться відбір даних, слід вибрати варіант умови відбору, а в списку праворуч - вибрати зі списку або ввести з клавіатури значення умови.  Рис. 21.12. Налаштування умови відбору даних

Всього існує 12 варіантів умов. 

Для числових значень можна використовувати наступні варіанти умов: дорівнює, не дорівнює, більше, менше, більше або дорівнює, менше або дорівнює.  Для текстових значень можна використовувати наступні варіанти умов: дорівнює, не дорівнює, містить, не містить, починається з, не починається з, закінчується на, не закінчується на.  Наприклад, для відбору всіх моделей автомобіля ВАЗ в стовпці "Модель" таблиці на рис. 21.10 слід вибрати варіант умови починається на і ввести значення ВАЗ. Для вибору всіх моделей автомобілів, за винятком моделей ВАЗ, слід вибрати варіант умови не починається на і ввести значення ВАЗ. Для вибору всіх моделей автомобіля ВАЗ 2109, включаючи різновиди, можна вибрати варіант умовимістить і ввести значення ВАЗ 2109. Одночасно можна застосовувати дві умови відбору, поєднуючи їх союзом  І, якщо потрібно, щоб дані задовольняли обом умовам, або союзом АБО, якщо потрібно, щоб дані задовольняли хоча б одному з них.  Наприклад, у стовпці "Рік" таблиці на рис. 21.10 з використанням двох умов можна відібрати автомобілі з роком випуску не раніше 1997 (перша умова - більше або дорівнює 1997) і не пізніше 2000 (друга умова - менше або дорівнює 2000). У цьому випадку слід використовувати союз І. Якщо ж у стовпці "Колір" таблиці на рис. 21.10 вимагається відібрати автомобілі тільки білого і чорного кольору, то слід використовувати союз АБО: перша умова - одно білий, друга умова - одно чорний. 

Відбір найбільших і найменших значень

Для відбору найбільших і найменших значень слід клацнути по значку спадного списку відповідного стовпця і вибрати параметр (Перші 10 ...). У діалоговому вікні Накладення умови за списком (рис. 21.13) в лічильнику можна встановити кількість (або відсоток від загального числа) відбираються елементів, в списку, що розкривається слід вибрати принцип відбору (найбільші або найменші значення). В останньому списку слід вибрати режим відбору: відображення заданого числа рядків з найбільшими або найменшими значеннями в даному стовпці (елементів списку) або відображення заданого відсотка рядків з набольший або найменшими значеннями в процентному відношенні (% від кількості елементів). 

Рис. 21.13. Налаштування відбору найбільших і найменших значень 

Слід зазначити, що відбір найбільших або найменших значень можна робити тільки в стовпцях з числовими даними.

6. Узагальнення матеріалу.

1. Як здійснити введення тексту в комірку, та провести його форматування.

2. Як здійснити вибір формату числа.

3. Як здійснити редагування розмірів рядків та стовпців.

7. Підведення підсумків заняття.

На даному занятті ми навчилися створювати найпростіші електронні таблиці. Редагувати розмірів рядків та стовпців, вибирати формат чисел у комірках.

8. Видача завдання для самостійної роботи студентів

Д/З

4] с. 165-290

[7] с. 190-223

Підготуватися до лабораторної роботи.

Викладач:

Мойко О.В.