2.3 Применение информационных технологий в закупочной деятельности предприятия

В совершенствовании деятельности промышленного предприятия, с информационно-логистической точки зрения, важнейшее значение имеет управление закупочной деятельностью. А чтобы данное управление было эффективным, необходимо бесперебойное продвижение информационных потоков, корректность их содержания и структуры, своевременность и т.п. Другими словами, успешное управление закупочной деятельностью на предприятии зависит от наличия в соответствующих организационных ячейках и на всех уровнях управления точной и оперативной информации.

РУП «Витебский ДСК» обеспечено средствами вычислительной техники в достаточном для обеспечения нормального функционирования организации.

Организация снабжена 15 компьютерами, 9 принтерами, 3 сканерами и 3 факсами.

Компьютеры не имеют соединения с локальной сетью, имеют выход в интернет от одного компьютера, на котором установлены единые электронные базы данных.

Программное обеспечение завода включает операционную систему Windows XP, корпоративную информационную систему «Галактика», антивирусное программное обеспечение, справочная правовая система «КонсультантПлюс».

Рассмотрим более подробно корпоративную информационную систему «Галактика».

Корпоративная система управления "Галактика" может помочь каждый день в любой момент без затрат времени и средств иметь точные оперативные данные, а также помогает поддерживать актуальность информации о внешней среде.

Открытая архитектура, модульность, технология "клиент - сервер", гибкость настройки, высокая надежность в работе, качество сопровождения и скорость внедрения.

Комплекс «Галактика» - это помощь в формировании стратегии предприятия, повышение управляемости предприятия и устранение "нестыковок" путем автоматизации планирования и управления финансовыми и материальными потоками, налаживание полного информационного контроля, набор современных технологий и средства их реализации для управления предприятием.

На базе комплекса создается и развивается единая операционно-информационная среда предприятия, помогающая персонифицировать ответственность, минимизировать налоги, наладить производственную и технологическую дисциплину.

Основной задачей модуля является оценка финансового состояния предприятия и выявление перспектив его дальнейшего развития.

Анализ финансового состояния предприятия производится на основе данных внешней бухгалтерской отчетности, таких как "Баланс предприятия", "Отчет о прибылях и убытках" и прочих, а также сообщений финансовых органов, информации учреждений банковской системы, товарных и валютных бирж.

Инструментарием модуля можно воспользоваться также для анализа документов внутренней отчетности, характеризующих финансовые потоки и ресурсы предприятия.

Анализ финансового состояния может производиться по нескольким методикам (школам), позволяющим рассчитывать значения одних и тех же показателей с помощью различных формул. Модуль позволяет производить любой выбранный вид анализа: горизонтальный, вертикальный, по ограниченному кругу показателей (экспресс-анализ) и детализированный с проведением подробной оценки имущественного и финансового положения с элементами компонентного анализа.

Полученные результаты выгружаются в специально настраиваемые отчеты с комментариями, полученными на основании легенд в зависимости от диапазонов значений выходных показателей.

Основной задачей модуля является оценка финансового состояния предприятия и выявление перспектив его дальнейшего развития.

Анализ финансового состояния предприятия производится на основе данных внешней бухгалтерской отчетности, таких как "Баланс предприятия", "Отчет о прибылях и убытках" и проч., а также сообщений финансовых органов, информации учреждений банковской системы, товарных и валютных бирж.

Инструментарием модуля можно воспользоваться также для анализа документов внутренней отчетности, характеризующих финансовые потоки и ресурсы предприятия.

В модуль могут импортироваться данные отчетов Контура логистики и бухгалтерских модулей, а также данные из любых других систем.

Система осуществляет информационное обеспечение различных уровней и категорий руководителей - от высшего менеджмента до руководителей подразделений, служб и участков.

Имея более 300 параметров настройки на конкретное предприятие, "Галактика" обеспечивает функциональность на уровне западных аналогов, учитывая специфику предприятия и создавая единую информационную основу для взаимодействия.

С "Галактикой" руководитель получает чёткую картину текущего состояния дел и видит перспективу. Процесс двуединый - система адаптируется под конкретный бизнес, а предприятие использует знания, аккумулированные в системе.

Руководство предприятия, благодаря "Галактике", получает возможность разрабатывать вариантные сценарии стратегии развития, организовывать планирование и оперативное управление себестоимостью продукции, работ и услуг, вести непрерывный финансовый мониторинг, повышая вероятность получения стабильной прибыли, контролировать ход выполнения договорных отношений с внешними партнерами, осознать свои конкурентные преимущества, проводить качественный анализ итогов деятельности и оперативно вырабатывать корректирующие воздействия, мотивировать эффективную работу персонала.

Однако система «Галактика» имеет ряд недостатков.

Галактика реально не обеспечивает выполнение правильной цели работы предприятия и задач внедрения системы. Система не является управляющей. Она не реализует алгоритмов формирования оптимальных запросов на производство и/или снабжение в зависимости от состояния спроса, планов, прогнозов или их комбинации. Внедрение ее не приносит конкретной прибыли.

Система не имеет механизма определения и контроля процедур выполнения конкретных операций или группы операций (например, определение процедуры снабжение: способ формирования заявки - заявка - выбор поставщика - формирование заказа - отслеживание его выполнения - процедура получения на склад), что не позволяет руководителю быть уверенным, что его управляющие решения исполняются.

Система не имеет функций, необходимых для обеспечения деятельности крупных корпораций (Централизованное снабжение, распределение функций между организациями, передача полномочий от одной организации к другой, взаиморасчеты внутри корпорации и т.д.)

Система, практически, не является интегрированной. Большинство модулей практически не связано между собой, а их связь с финансами очень условна, т.к. документы в финансовом модуле вводятся вручную на основании первичных документов, что приводит к расхождению в материальном и финансовом учете.

Система практически не имеет аналитики в Главной Книге (счет, субсчет, код аналитического учета, который неизвестно как используется). Данная система учета не позволяет на основании финансовых данных построить более или менее глубокий Финансовый анализ.

Система не контролирует бюджет при вводе оперативных документов и вообще не имеет механизмов прогнозирования движения денежных средств, что недопустимо при управлении предприятием.

На мой взгляд, основным назначением системы является максимально быстрое формирование всех необходимых проводок для закрытия месяца и формирования отчетности в налоговую инспекцию.

Т.е. все модули системы, включая и производственные, обеспечивают не функции бизнеса (получение максимальной прибыли с минимальными затратами), а функции автоматического формирования проводок в главную книгу.

Рекомендуется обратить внимание руководителя предприятия на описание системы Галактика и задуматься, каким образом, по каким данным, каким критериям и по каким алгоритмам проводится анализ, планирование, как учитывается реализация плана и как осуществляется его контроль. Необходимо объяснить, что анализировать при оперативном управлении на самом деле нечего. Есть просто конкретный алгоритм расчета необходимых к покупке (не к производству) ресурсов и дат этих покупок в соответствии с имеющимся и будущим спросом, который и реализован в Oracle Application.

Необходимо объяснить руководству, что основные потери предприятие несет при не обоснованных закупках, и отследить вручную этот процесс (на крупных предприятиях) невозможно. Галактика и не пытается исправить это положение. Oracle Application предлагает эффективные способы решения этих проблем.

Руководству предприятия необходимо продемонстрировать обеспечение контроля бюджета при вводе оперативных документов.

Если руководитель уверовал в то, что система очень модульная и собирается из кубиков, необходимо показать, что это действительно так, потому что модули просто не имеют связей между собой.

В связи со столь значительными недостатками системы «Галактика» предприятию необходимо заменить ее на более эффективную систему.

Из описания предприятия и вида его деятельности, можно сделать вывод о том, что оно существует на рынке производства металлопластиковых изделий относительно недавно. Но за это время оно успело нарастить объемы своего производства почти в два раза. Это говорит о том, что предприятие постоянно совершенствуется и ищет все новые способы минимизации затрат и, в целом, оптимизации всего производственного процесса.