2 РозДіл

1. Удосконалення організ структури управління Організаційна структура управління ат “квбз”

Склад та підпорядкованість взаємопов’язаних органів управління, виконуючих різноманітні функції по управлінню підприємством являють собою організаційну структуру управління підприємством. До структур управління пред’являють слідуючи вимоги:

• структура повинна бути управляємою, тобто містити мінімальну кількість ланок і особливо рівнів управління, щоб команди вищого рівня керівництва доходили до виконавців та виконувалися ними, не загубивши актуальності;

• структура повинна бути динамічною, тобто спроможною реагувати на зміни внутрішнього та зовнішнього середовища, перебудовуватися у відповідності зі змінами обставин, не втративши при цьому своє призначення;

• структура повинна бути чутливою і володіти зворотним зв’язком, тобто її рівні та ланки повинні чітко сприймати команди, не допускаючи їх спотворення, володіти можливістю виконувати ці команди та надавати інформацію про виконання команд;

• структура повинна бути чутливою не тільки до проходження команд, але й до взаємодій ланок, тобто будь які позитивні зміни в діяльності якогось рівня управління або ланки повинно одержувати адекватне відображення в стані усього об’єкта управління;

• керівники усіх ланок та рівнів структури повинні бути реально дієспроможними і активно сприяти дослідженню цілей менеджменту;

• структура повинна мати ”дублюючу владу”, тобто бути спроможною вирішувати задачі про тимчасовім виході зі строю її керівників (відпустка, хвороба, відрядження), без притягнення додаткових осіб до управління. Обов’язки керівника автоматично повинна прийняти інша особа, інколи котра не є офіційним заступником цього керівника;

• структура повинна бути економічною, тобто забезпечувати мінімум витрат ресурсів на управління в порівнянні з отримуємим ефектом від реалізації управлінського рішення.

Слід зазначити, що сучасна організаційна структура АТ ”КВБЗ” відповідає стратегічним планам АТ ”КВБЗ” та забезпечує його ефективну взаємодію з оточуючим середовищем і досягнення намічених цілей.

Управління АТ ”КВБЗ” здійснюють такі органи (рис.1.1.):

• Загальні збори акціонерів АТ «КВБЗ» - ревізійна комісія;

• Спостережна рада акціонерного товариства;

• Правління АТ «КВБЗ»;

• Голова правління – директор АТ «КВБЗ».

Вищим органом управління є загальні збори акціонерів. До компетенції загальних зборів акціонерів відноситься:

• внесення змін та доповнень до Статуту АТ ”КВБЗ”;

• вибори та відкликання членів Ради акціонерного товариства;

• затвердження порядку розподілу прибутку, строку та порядку виплати дивідендів;

• затвердження положень про Збори акціонерів, про Раду акціонерного товариства, про правління, про цінні папери АТ ”КВБЗ”, про Ревізійну комісію, про інші внутрішні документи АТ ”КВБЗ”;

• вибори та відкликання голови, членів правління та членів Ревізійної комісії АТ;

• затвердження річних результатів діяльності АТ ”КВБЗ”;

• затвердження звітів і висновків Ревізійної комісії;

• створення, реорганізація і ліквідація філій, представництв, затвердження їх статусів та положень;

• прийняття рішень про припинення діяльності АТ ”КВБЗ”, призначення ліквідаційної комісії, затвердження ліквідаційного балансу.

Загальні збори акціонерів можуть приймати рішення з будь-яких питань діяльності.

Окремі функції загальних зборів акціонерів можуть бути передані до компетенції інших органів управління АТ ”КВБЗ”, крім питань, вказаних у ст.42 Закону України ”Про господарські товариства”.

АТ ”КВБЗ проводить раз на рік збори акціонерів. Акціонери АТ ”КВБЗ” можуть брати участь у загальних зборах особисто або через своїх представників. Голосування проводиться за принципом: одна акція - один голос. Рішення приймаються більшістю учасників загальних зборів.

Збори акціонерів АТ «КВБЗ»

Спостережна рада акціонерного товариства

Ревізійна комісія

Правління АТ «КВБЗ»

Голова правління –

директор АТ «КВБЗ»

Правління акціонерного товариства

Юридичний відділ

Рис.1.1 Організаційна структура управління АТ ”Крюківський вагонобудівний завод”

Рада ВАТ ”КВБЗ” є органом, який складається з акціонерів, представляє їх інтереси у перерві між загальними зборами і в межах компетенції, визначеної Статутом ВАТ ”КВБЗ”, контролює і регулює діяльність правління. Чисельність Ради – 5 чоловік, строк повноважень – 5 років. Засідання Ради проводяться не рідше одного разу в квартал. Позачергові засідання Ради проводяться на вимогу голови Ради, Правління і Ревізійної комісії.

Функції Ради АТ ”КВБЗ”:

• погоджує різні звіти і плани;

• визначає основні напрямки діяльності АТ ”КВБЗ”;

• погоджує пропозиції з внесення змін до Статуту АТ ”КВБЗ”;

• розглядає різні результати діяльності АТ ”КВБЗ”, включаючи звіт Ревізійної комісії;

• погоджує порядок розподілу прибутку, перерозподілу прибутку поточного періоду;

• погоджує строк і порядок виплати дивідендів;

• розглядає заходи з підготовки загальних зборів акціонерів;

• затверджує дату проведення загальних зборів акціонерів по результатам фінансового року, позачергових зборів, порядок денний;

• розглядає пропозиції про створення, реорганізацію, ліквідацію дочірніх підприємств, філій і представництв та їх статути і положення;

• приймає рішення про скликання позачергових загальних зборів акціонерів;

• контролює виконання Правлінням АТ ”КВБЗ” рішень загальних зборів акціонерів, позачергових зборів і рішень Ради;

• виносить рішення про притягнення до майнової відповідальності посадових осіб органів управління АТ ”КВБЗ”;

• визначає умови оплати праці посадових осіб органів АТ ”КВБЗ”;

• укладає контракти з головою правління АТ ”КВБЗ”;

• затверджує організаційну структуру АТ ”КВБЗ”;

• розглядає пропозиції Правління про ліквідацію акціонерного товариства, призначення ліквідаційної комісії, затверджує ліквідаційний баланс.

Правління АТ ”КВБЗ” є виконавчим органом, який здійснює керівництво поточної діяльності АТ ”КВБЗ” в інтересах акціонерів та трудового колективу. Правління обирається на 5 років і підзвітне в своїй діяльності загальним зборам акціонерів, раді акціонерного товариства, організовує виконання їх рішень.

До компетенції правління АТ ”КВБЗ” відноситься:

• розробка і реалізація планів основних напрямків діяльності АТ ”КВБЗ”, його дочірніх підприємств, філей, представництв;

• розробка пропозицій з внесенням змін до Статуту АТ ”КВБЗ”;

• затвердження інформаційних доповідей правління про діяльність АТ ”КВБЗ”;

• підготовка пропозицій у розподілі прибутку АТ ”КВБЗ” і дочірніх підприємств;

• визначення розміру дивідендів, виплачених за рік та порядок покриття збитків;

• розгляд звіту ревізійної комісії за рік;

• підготовка звітів, балансів;

• організація загальних річних зборів акціонерів;

• подання проектів документів для розгляду і затвердження загальними зборами звіту про діяльність правління;

• формування порядку денного загальних зборів акціонерів;

• визначення дати проведення загальних зборів;

• розробка пропозицій і матеріалів з питання створення, реорганізації і ліквідації дочірніх підприємств, філій і представництв;

• підготовка заходів по скликанню і проведенню позачергових загальних зборів акціонерів;

• організація реалізації рішень, прийнятих загальними зборами акціонерів та радою акціонерного товариства;

• завірення доручень на право участі й голосування в загальних зборах акціонерів;

• прийняття рішень з питань виробничо-господарської діяльності;

• розгляд проекту колективного договору;

• розробка організаційної структури АТ ”КВБЗ”;

• розробка умов оплати праці посадових осіб;

• підготовка проектів контрактів з головою правління;

• розробка пропозицій про придбання акцій та інших цінних паперів;

• затвердження договорів, оформлених на суму, що перевищує 50 відсотків активів АТ ”КВБЗ”;

• затвердження рішень про продаж, здачу в оренду або інші розпорядження майном АТ ”КВБЗ”, що перевищує 10 відсотків його активів.

Члени правління є посадовими особами органів управління АТ ”КВБЗ”. Керує роботою правління АТ ”КВБЗ” голова правління. Він свою діяльність здійснює відповідно до Статуту АТ ”КВБЗ”. Засідання правління проводяться не рідше одного разу на місяць.

Оперативне управління виробничою і господарською діяльністю АТ ”КВБЗ”, його дочірними підприємствами, філіями, представництвами покладається на голову правління АТ «КВБЗ».

Голова правління призначається на посаду Радою АТ ”КВБЗ” на контрактній підставі.

Голова правління:

• без доручення представляє підприємство в усіх вітчизняних та іноземних підприємствах, організаціях і закладах;

• розпоряджається майном, яке складає до 10 відсотків його активів;

• укладає договори, контракти, в тому числі й трудові;

• видає доручення;

• відкриває розрахунковий рахунок та інші рахунки;

• затверджує штати виконавчого апарату дирекції;

• видає накази та інші розпорядження;

• підписує колективний договір з трудовим колективом.

Перевірка фінансово-господарської діяльності всіх підприємств акціонерного товариства проводиться Ревізійною комісією, яка обирається з числа акціонерів у кількості 5 чоловік. Ревізійна комісія представляє правлінню не пізніше, як за 5 днів до річних загальних зборів акціонерів висновок стосовно річного звіту і балансу, згідно з правилами ведення фінансової звітності і бухгалтерського обліку.

Позапланові перевірки фінансово-господарської діяльності проводяться Ревізійною комісією за дорученням загальних зборів акціонерів, Ради АТ ”КВБЗ”, правління з їх власної ініціативи або за письмовим запитом власників більш як 10 відсотків акцій.

Структуру управління АТ ”КВБЗ” можна поділити на п’ять великих блоків:

1. технічний блок;

2. комерційний блок;

3. кадри та соціальна сфера;

4. фінансово-економічний блок;

5. бухгалтерський блок.

Координує роботу між блоками – голова правління АТ ”КВБЗ”.

В середині кожного блоку координацією роботи займається відповідний керівник:

1. технічного блоку - заступник голови правління - технічний директор АТ ”КВБЗ”;

2. комерційного блоку - заступник голови правління - комерційний директор АТ ”КВБЗ”;

3. кадрами та соціальною сферою керує заступник голови правління - директор по персоналу та соціальним питанням АТ ”КВБЗ”;

4. фінансово-економічного блоку - заступник голови правління -директор з економіки та фінансів АТ ”КВБЗ”;

5. бухгалтерського блоку - головний бухгалтер.

Практика показує, що розподіл по горизонталі на велику кількість широких блоків робить структуру підприємства більш плоскою, зменшує кількість рівнів управління, скорочує шлях управлінського рішення від керівника до виконавця, зменшує шлях інформації від нижчої ланки до верхньої.

Голова правління ще має помічника, начальника відділу реєстрації кореспонденції та контролю (ВРКіК). Цей відділ займається діловодством та господарським забезпеченням апарату управління АТ ”КВБЗ”, підтриманням чистоти та порядку в приміщеннях заводоуправління та на території підприємства, упорядкуванням та отеленням території.

Розглянемо структуру управління кожного блоку.

Технічному директору підпорядковуються:

1.Заступник директора з підготовки виробництва, який контролює:

• технологічний відділ;

• конструкторський відділ по технологічному оснащенню;

• відділ підготовки виробництва та інструментального забезпечення;

• відділ технічної документації.

2. Заступник директора з експлуатації, який контролює:

• відділ головного механіка (ВГМех);

• відділ головного електроніка (ВГЕл);

• тепло-енерго цех (ТЕЦ);

• відділ головного енергетика (ВГЕн);

• енергосиловий цех (ЕСЦ);

• цех зв’язку (Цс).

3. Заступник технічного директора по розвитку, який контролює:

• бюро планування і контролю;

• бюро технічної інформації

Комерційному директору підпорядковуються:

1. Заступник комерційного директора Торгової фірми;

2. Торгова фірма;

3. директор по закупкам - начальник УзіМ;

4. цех складського господарства (ЦСГ);

5. начальник транспортно-експедиційного управління (ТЕУ).

• відділ кадрів (ВК);

• редакція;

• учбово-виробничий центр (УВЦ);

• палац культури ім. Котлова;

• музей;

• житлово-побутове управління (ЖПУ).

Директору фінансово-економічного блоку підпорядковуються:

• планово-економічний відділ (ПЕВ);

• фінансовий відділ (ФВ).

Головному бухгалтеру підпорядковується:

• головна бухгалтерія.

Структура управління АТ ”КВБЗ” розглядається та затверджується головою правління, періодично вдосконалюється у зв’язку зі змінами потреб підприємства.

Організаційна структура АТ ”КВБЗ” з позицій світового досвіду являє собою класичну пірамідальну структуру – лінійно-функціонального типу. Лінійно-функціональна система дозволяє організовувати управління по лінійній схемі, а функціональні підрозділи надають методичну допомогу, підготовлюють інформацію, вирішують різноманітні управлінські задачі для відповідних лінійних керівників.

2. Матричний розподіл функції управління та складання штатного розкладу

Найбільш кращим типом організаційної структури управління для проектної роботи є матрична структура, яка у більшій мірі відповідає програмно-цільовому характеру проектної діяльності. Матрична ОСУ базується на функціональній структурі, відносини в якій будуються на вертикальних зв'язках – “керівник – підлеглий”. Для вирішення конкретних проектних завдань у цій структурі створюються тимчасові творчі колективи (ТТК) чи тимчасові проектні групи (ТПГ), на чолі яких керівники проектів. Ці групи комплектуються з фахівців відповідних функціональних відділів. Взаємодія керівників проектів (КП) з функціональними відділами здійснюється по горизонталі, а також за традиційними вертикальними зв'язками, у результаті утворюється матриця взаємодії (рис. 3.2).

 

Рис. 3.1. Приклад проектної структури управління проектами

 

Рис. 3.2. Матрична організація в управлінні проектами

Матрична структура дає можливість гнучко маневрувати людськими ресурсами за рахунок перерозподілу їх між проектами, але при умові збереження їх адміністративної належності відповідним функціональним відділам. Особливістю матричної структури управління являється відсутність у керівника проекту контролю над персоналом, зайнятим проектом. Керівник проекту визначає, що і коли повинно бути виконано, а функціональний керівник вирішує, хто і як буде виконувати роботу.

За всі кінцеві результати роботи по здійсненню проекту, включаючи витрати виробництва, витрачений час і якість проекту, відповідає керівник проекту. Використовуючи цей тип структури важливо постійно слідкувати, щоб фактичні дані відповідали плановим, добре налагодити систему контролю за ходом виконання робіт по проекту, якістю виконання, витратами та термінами. Керівник проекту повинен володіти детальною інформацією відносно всього проекту, а керівники відділів – відносно робіт, що виконуються їх відділами. На основі цих даних складаються звіти, які обговорюються керівниками проектів зі своїми групами. Обговорення можуть проводитись щотижня, а при необхідності – щоденно.

Існують такі види матричної організаційної структури:

1)       функціональна;

2)       балансова;

3)       проектна;

4)       контрактна.

Структура модульного зв’язку використовується для забезпечення гнучкості в компаніях, функціонує на базі модулів, виконавці є повноправними членами проектної команди, залучаються до проектів на певний проміжок часу. Модулі вводяться і виводяться із проекту коли це потрібно, комбінуються та рекомбінуються в різні системи. Поєднанням вище наведених базових форм єгібридна організаційна структура проекту. Використовуватися вона може як для великих так і для невеликих проектів.

Для багатьох людей розподіл часу є проблемою. Час рухається вперед. Його не можна зупинити. У менеджера час – це капітал. Від того, як він вміє використовувати наданий час, залежить успіх на його робочому місці, у його області діяльності і на фірмі, де він є керівником.

Однією з умов ефективної роботи менеджера є ґрунтовний менеджмент особистого часу. У людини в щоденному житті є три області діяльності, де вона повинна розпоряджатися часом:

- потрібно розподілити область часу на виконання трудових

обов’язків;

- потрібно розподілити час на домашні або сімейні обов’язки;

- потрібно розподілити час на себе (відпочинок, розваги).

Використання робочого часу менеджера пов´язано з встановленим режимом роботи. Невпорядкованість режиму праці призводить до довготривалого робочого дня менеджера, який іноді триває до 10-15 годин. Недопустимість такого положення визначає наука управління, яка встановлює взаємозв’язок між тривалістю робочого дня і інтенсивністю праці. Збільшення тривалості робочого дня поєднується з пониженням рівня інтенсивності праці і навпаки.

Дослідження показують, що невпорядкований характер управлінської діяльності менеджера може завдати такі втрати процесу управління, які не компенсуються впровадженням най сучасніших технічних засобів.

Помилки у розподіленні балансу робочого часу наочно видно із порівняння робочого часу менеджерів конкуруючих організацій. Менеджери організацій-лідерів на оперативне управління витрачають не більше 30% свого середньорічного робочого часу, а менеджери організацій аутсайдерів — 60%. У структурі робочого часу спеціалістів до 40% робочого часу займають не властиві їм роботи. Звідси необхідність оптимізації системи використання робочого часу менеджерів стає очевидним і необхідним.

Ефективне використання робочого часу менеджерів неможливо без використання науково обґрунтованих режимів праці та відпочинку.

Науковці доводять, що працездатність людей на протязі робочого дня змінюється за стадіями. Початок робочого дня називається періодом працювання. Його період коливається від стану і підготовленості людини, а також від складності роботи, що виконується. Подальші 2-3 години характеризуються максимальною працездатністю, після чого вона знижується. Друга половина робочого дня відрізняється від першої більш низьким рівнем працездатності. Втомлення настає швидше, тому період зниження працездатності після обідньої перерви настає раніше. Ось чому рішення складних питань треба планувати у періоди найбільшої працездатності. До таких питань треба віднести творчу роботу за перспективами розвитку організації, обговорення найбільш актуальних питань і прийняття рішень за ними.

Виконання цих робіт треба планувати на першу половину робочого дня, а до практичного виконання треба приступити не раніше, ніж через одну годину після початку робочого дня. У післяобідній період краще виконувати роботи, що вимагають меншої напруги. Детальний перелік робіт на протязі робочого дня повинен визначати сам менеджер, виходячи із конкретної виробничої ситуації в організації. Такими ж принципами треба керуватися й іншим працівникам апарату управління.

Сукупність різних елементів затрат робочого часу складає баланс часу дня, а їх співвідношення - структуру робочого дня (зміни).

Існує фактичний і проектний баланс робочого часу. Перший складається за даними спостережень і відображає фактичне використання робочого часу. Проектний розраховується на основі обґрунтованих поелементних нормативів часу, які характеризують раціональність процесу праці.

Таблиця 3.3

Раціональний баланс робочого часу менеджера

Час	Вид роботи, що виконується
7.20-7.30	Прихід на роботу, підготовка робочого місця
7.30-8.30	Вивчення кореспонденції,службових записок
8.30-12.00	Вивчення інформації щодо стану ринків, стратегічне планування
12.00-12.30	Обідня перерва
12.30-14.00	Вирішення оперативних питань. прийом відвідувачів, участь у тематичних нарадах щодо планування виробництва, якості товарів, ринків збуду та цін на продукцію
14.00-15.30	Підготовка звітів для вищого керівництва
15.30-16.00	Проведення наради відділу маркетингу щодо приведення підсумків роботи за день і планів на наступний робочий день.
16.00-.16.10	Прибирання робочого місця

Менеджер ВАТ «КВБЗ» займається напруженою інтелектуальною працею, для якої є характерним використання в роботі трьох основних блоків:

- блок накопичення і обробки нової інформації

- блок віддачі і розподілу інформації

- блок відпочинку і релаксації

На основі цих знань складемо раціональний баланс робочого часу менеджера( начальника відділу маркетингу), який наведено в табл. 3.3.