МР_АЗ_Семінарські
.pdfспеціального підрозділу або у працівника архіву, який відповідає за облік
архівних матеріалів.
Вархівних установах пошук документів та інформування про їхній склад
ізміст забезпечують архівні довідники, створення котрих є важливою складовою діяльності архіву як запоруки активності використання архівної інформації. Усі довідники залежно від виконуваних ними функцій (контрольно-
облікової, обліково-пошукової, інформаційно-пошукової) поділяють на групи.
Контрольні питання
1.Назвіть основні принципи архівного описування.
2.Що таке інформаційна документальна модель?
3.Які методи застосовують при архівному описуванні?
Література: [2, с. 86; 16, с. 181-194; 27, с. 13-20].
Тема 10 Забезпечення збереженості документів
Мета: розкрити особливості матеріальної основи документа, розглянути процес старіння архівного документа, вивчити технології зберігання документів в архівосховищах, визначити правила реставрації документів.
Основні поняття: документ, матеріальна основа, реставрація,
архівосховище, зберігання, старіння, папір, плівка, кінодокумент,
фотодокумент, температурно-вологісний режим, фумігація, справа.
План
1.Особливості матеріальної основи документів.
2.Старіння документів.
3.Технологія зберігання документів.
4.Реставрація документів.
Короткі теоретичні відомості
Найпоширенішим матеріалом для виготовлення документів протягом останнього тисячоліття є папір. Це матеріал, що складається, в основному, із рослинних волокон, відповідним чином оброблений і з’єднаний у тонкий
31
листок, в якому волокна зв'язані між собою поверхневими силами зчеплення.
Крім рослинних волокон останнім часом для виробництва спеціальних видів паперу частіше застосовують волокна як синтетичного органічного походження, так і мінеральні (азбестові, скляні та інші). Тобто папір – складна багатокомпонентна система, яка складається з волокон целюлози,
наповнювачів, проклеювальних і барвникових матеріалів.
Ще одним матеріальним носієм, на якому зберігаються архівні документи, є плівка. До неї належать: кінодокументи, фотодокументи,
фонодокументи на магнітній стрічці, мікрофільми, відеодокументи. Для їх виготовлення застосовують чорно-білі і кольорові кіно- і фотоплівки, роликові і форматні фотоплівки, магнітні стрічки. За своєю будовою кінофотоплівки і магнітні стрічки становлять основу з будь-якого полімеру, на котру нанесено фоточутливий або робочий шар.
Старіння документів дуже складний процес, природу якого ще недостатньо вивчено, оскільки на його хід упливають багато факторів, і,
насамперед, вид і хімічний склад використовуваних для виготовлення основи документа волокнистих матеріалів, проклеюючих речовин, наповнювачів і барвників, кислотність водного екстракту, присутність кислот, солей металів та інших компонентів. На процес старіння впливають умови зберігання: відносна вологість і температура навколишнього повітря, ступінь його забруднення і вміст у ньому домішок різних газів, характер зміни цих факторів; дія на папір світла (ультрафіолетове й інфрачервоне випромінювання); фактори, що викликають біологічне руйнування документа. Тому під опором старінню матеріалів розуміють систему заходів, що підвищують здатність документів протистояти руйнівній дії зовнішніх і внутрішніх факторів.
Архівісти у своїй роботі щодо захисту документів від старіння керуються
факторами, що спричиняють старіння документів.
Одна з важливих умов зберігання документів – боротьба з пилом. Пил проникає у сховище ззовні й утворюється у ньому за рахунок стирання стін,
підлоги, пакувальних матеріалів, самих документів (внутрішня причина). Пил
32
псує зовнішній вигляд документів, інколи настільки, що текст неможливо прочитати.
Засобом захисту документів від біологічних шкідників є оброблення
(фумігація) сховищ спеціальними парами, газами, аерозолями. Процес оброблення документів з метою знищення в них пліснявих грибів називають дезінфекцією, а з метою знищення комах – дезинсекцією. Боротьбу з біологічними шкідниками проводять в основному хімічними методами.
Для забезпечення довготривалої збереженості документів на паперовій основі у сховищах встановлюють оптимальний температурно-вологісний режим зберігання. Режим зберігання документів контролюється шляхом регулярного вимірювання кліматичних параметрів повітря температури і відносної вологості повітря щоденно.
Реставрація документів – це відновлення експлуатаційних властивостей і зовнішніх ознак документів, які зазнали пошкоджень чи руйнування. Сучасні підходи реставрації документів передбачають комплекс методів, які застосовують для відновлення матеріальної основи документа і для відновлення зафіксованої інформації.
Контрольні питання
1.Які вимоги ставляться до будівель архіву?
2.Що таке реставрація документів?
3.Які параметри включасє режим зберігання документів?
Література: [2 с. 86; 10, с. 5-15; 11, с. 2-204; 12, с. 5-34; 16, с. 219-234; 17,
с.125-136; 21, с. 225-229].
Тема 11 Інформатизація в архівній справі
Мета: охарактеризувати мету та завдання інформатизації в архівній сфері, розглянути світовий досвід інформатизаційних процесів в архівній справі, обґрунтувати стан та завдання інформатизації в сфері української архівної справи, виділити основні архівознавчі аспекти інформатизації.
33
Основні поняття: інформатизація, комп’ютеризація, бази даних, новітні
технології, архівна справа.
План
1.Інформатизація архівної справи: поняття, мета і завдання.
2.Основні шляхи інформатизації архівної справи: світовий досвід.
3.Стан та завдання інформатизації архівної справи в Україні.
4.Архівознавчі аспекти інформатизації.
Короткі теоретичні відомості
Інформатизацією архівної справи є комплексна система організаційних,
науково-методичних і технологічних заходів, які забезпечують створення єдиних методологічних та методичних основ функціонування архівної галузі із залученням комп’ютерних технологій. Процес інформатизації складається з:
– розроблення взаємопов’язаних інформаційних технологій комплектування, експертизи документів, їх описування та обліку,
використання документної інформації;
–формування різних архівних інформаційних ресурсів, створення локальних баз даних (БД) у архівних установах та централізованих БД галузі;
–створення мережі локальних та централізованих БД і єдиної міжвідомчої національної архівної інформаційної системи (НАІС).
Головні завдання інформатизації в архівній справі базуються на її
функціях і спрямовані на:
–оптимізацію традиційних технологій справи;
–удосконалення системи управління архівною справою;
–забезпечення широкого доступу до документної інформації;
–вирішення на новому рівні проблеми збереження фондів та зберігання інформації з використанням комп’ютерних технологій.
Досвід зарубіжних інформатизаційних систем показує, що процес інформатизації повинен ураховувати, по-перше, проблему об’єкта
34
автоматизації та комп’ютеризації; по-друге, можливості комп’ютерної техніки та програмного забезпечення реалізовувати те чи інше завдання.
Інформатизація в західних країнах починалася з автоматизації всього циклу архівних процесів з метою поєднання їх у єдиний цикл. Перевагою автоматизації є одноразове введення інформації.
В Україні апробовані різні об'єкти комп’ютеризації, проводилася міжфондова, пофондова, подокументна, предметно-тематична каталогізація груп документів, а також створення національних, центральних і локальних БД.
Проте ці процеси розвивалися значною мірою стихійно. Практика показала, що подальший ефективний розвиток системи без узгодженої координованої політики інформатизації неможливий. Необхідно створити методично єдину систему та принципи опису різного рівня інформації від архіву до документа.
Головними завданнями, що передують безпосередньо формуванню інформаційних масивів архівної інформації, є:
–визначення об’єктів та пріоритетів у комп’ютеризації технологічних процесів архівної справи;
–створення методичних засад єдиних принципів каталогізації та методики опису архівних фондів і документів для комп’ютеризації систем;
Комп’ютеризація технологічних процесів архівної справи в галузі управління, комплектування, обліку, використання, зберігання документів має базуватися на підготовці типових науково-методичних, зокрема регламентуючих документів, які забезпечуються існуючими нормативно-
інструктивними документами, що розроблялися архівною галуззю протягом усього періоду її існування.
Контрольні питання
1.Розкрийте поняття інформатизації справи.
2.У чому полягає завдання інформатизації архівних установ?
3.Наведіть приклади відомих вам веб-ресурсів архівних установ.
Література: [7; 8; 14, с. 20-36; 26, с. 69-71; 28, с. 6-17; 29, с. 91-93; 35].
35
Тема 12 Науково-дослідна та методична робота архівних установ
Мета: розкрити поняття науково-дослідної роботи архівних установ,
розглянути систему науково-технічної інформації в архіві, охарактеризувати завдання, зміст і форми методичної роботи архівної установи, визначити форми науково-методичної роботи архіву.
Основні поняття: науково-дослідна робота, науково-технічна інформація, архівна установа, семінари, конференції.
План
1.Поняття про науково-дослідну роботу архівних установ.
2.Система архівної науково-технічної інформації.
3.Завдання, зміст і форми методичної роботи в архівних установах.
4.Семінари, конференції як форми науково-методичної роботи.
Короткі теоретичні відомості
Науково-дослідна робота архівних установ – це здійснення наукових досліджень для отримання теоретичних, методичних і практичних результатів,
спрямованих на подальше удосконалення архівної справи та діловодства.
Архівні установи проводять наукові дослідження у галузі архівознавства,
археографії, джерелознавства, дипломатики, документознавства, історії державних установ і громадських об’єднань, історичної географії, кодикології,
палеографії, сфрагістики та інших спеціальних історичних дисциплін; а також окремих аспектів природничих, економічних, юридичних, технічних наук,
пов’язаних з архівним будівництвом, а саме: удосконаленням методів реставрації та консервації документів, розробленням засобів і способів захисту документів від біопошкоджень, визначенням нормативів чисельності працівників різних типів архівних установ, економічним аналізом у галузі науково-технічного опрацювання документів, підготовкою комплексної програми інформатизації архівної справи на засадах системної комп’ютеризації.
Важливою ланкою наукової роботи архівних установ є науково-інформаційна
36
діяльність, що охоплює публікацію документів, підготовку та видання науково-
довідкової літератури (архівних путівників, довідників, оглядів фондів).
Основними завданнями служб НТІ держархівів є:
–вивчення інформаційних потреб спеціалістів архіву;
–комплектування, зберігання, облік, опрацювання та систематизація матеріалів ДІФ;
–ведення довідково-пошукового апарату ДІФ;
–регулярне інформування співробітників архіву про склад і зміст матеріалів ДІФ;
–вивчення матеріалів НТІ та узагальнення даних про найважливіші українські та зарубіжні досягнення науки, техніки у роботі архіву;
–регулярне і своєчасне направлення до центрального галузевого органу завершених розробок, які мають загальногалузеве значення;
–надання допомоги спеціалістам архіву в організації депонування вузькоспеціальних рукописних робіт.
На основі результатів наукових досліджень, вивчення й узагальнення практичного досвіду діяльності архіви проводять методичну роботу,
спрямовану на створення і впровадження найдоцільніших прийомів і методів конкретних робіт. Методична робота архівів полягає у розробленні і вдосконаленні методів проведення архівної роботи та впровадження їх у практику.
Основними формами методичної роботи є розроблення актуальних питань методики архівної справи, підготовка на цій основі інструкцій,
рекомендацій та інших методичних посібників; упровадження розроблених документів у практичну діяльність архівних установ; обговорення і вирішення методичних питань, що виникли під час роботи, на засіданнях методичних рад,
комісій, методичних нарадах; вивчення й узагальнення передового досвіду роботи у галузі архівної справи та документознавства.
Однією з важливих ділянок науково-дослідної та методичної роботи є підготовка і проведення науково-теоретичних конференцій, семінарів, читань,
37
«круглих столів», які у більшості архівних установ України стали традиційними. Позитивне значення таких форм роботи полягає у їх сприянні підвищенню фахового рівня архівних працівників, дають їм можливість глибше опанувати методи наукових досліджень, отримати цінну інформацію з конкретних питань, налагодити корисні наукові контакти. Конференції бувають міжнародними, всеукраїнськими, міжгалузевими, міськими і в межах одного архіву. Запорукою успіху наукової конференції є детально розроблена програма і тематика виступів, своєчасне інформування зацікавлених організацій, установ та окремих науковців про її проведення.
Контрольні питання
1.Дайте визначення поняттю «науково-дослідна робота архівних установ».
2.Яка мета створення й галузевої служби НТІ?
3.Розкрийте завдання, зміст і форми методичної роботи архівних установ.
Література: [2, с. 86; 16, с. 251-276; 18, с. 369-383].
Тема 13 Користування архівними документами та архівна евристика Мета: охарактеризувати потреби споживачів архівної справи, дати характеристику основним формам та напрямам її використання, обґрунтувати роль архівної евристики у використанні документної інформації, роглянути форми та особливості організації використання архівної інформації на різних носіях, визначити ефективність науково-інформаційної діяльності архівної установи, провести паралелі з архівним маркетингом, сформулювати зв’язки організації використання архівної інформації з іншими напрямами архівної
роботи.
Основні поняття: архівна справа, архів, евристика, документна інформація, носії, науково-інформаційна діяльність, архівний маркетинг,
запити, ефективність, документ, нормативні акти.
38
План
1.Класифікація потреб та споживачів архівної інформації.
2.Основні напрями і форми використання архівної інформації.
3.Роль архівної евристики у використанні документної інформації.
4.Форми організації використання архівної інформації.
5.Особливості організації використання архівної інформації на різних носіях.
6.Ефективність науково-інформаційної діяльності.
7.Архівний маркетинг.
8.Зв’язок організації використання архівної інформації з іншими напрямами роботи архівних установ.
Короткі теоретичні відомості
Завданням архівної роботи є не лише забезпечення схоронності документів, але й створення умов для їх усебічного використання.
Для того, щоб класифікувати потреби споживачів необхідно розкрити ряд нормативних актів, які включають в себе цю інформацію. Перш за все це Закони України «Про інформацію», «Про Національний архівний фонд і архівні установи», «Про державну таємницю», «Про охорону авторських і суміжних прав», «Про Національну програму інформатизації». Необхідно розкрити декілька проявів інтеграції до світових стандартів використання і доступу до інформаційних ресурсів.
Сучасне архівознавство, крім звичайної та найпоширенішої класифікації потреб за предметно-тематичною ознакою, додатково використовує і такі:
хронологічний або історичний; географічний; галузевий; адресний;
матеріальний.
Основні напрями використання архівної інформації:
–у сфері управління;
–у сфері економіки;
–у політичному житті;
–у науковій діяльності;
39
–у культурно-духовному житті;
–у соціально-правовому напрямі.
Архівна евристика – спеціальна історична дисципліна про шляхи і засоби пошуку архівної інформації, своїм головним завданням має пошуки і виявлення документів – певної тематики, спрямування, авторства тощо. Виявлення раніше невикористовуваних або маловикористовуваних документів, залучення їх до наукового та практичного обігу – найважливіший засіб підвищення ефективності використання архівної інформації.
Одним з найефективніших засобів розкриття інформаційного потенціалу НАФ України, а також доведення суспільного значення архівів, є ініціативне інформування. Однією з найважливіших суспільних функцій архіву є задоволення соціально-правових, генеалогічних і тематичних запитів громадян.
Соціально-правові запити – це надання архівних копій та довідок про трудовий стаж, заробітну платню, освіту, перебування в армії, участь у бойових діях, нагородження, переслідування тоталітарним режимом, громадянський стан, майнові права, державну та громадську діяльність.
Генеалогічний запит передбачає пошук архівної інформації, яка встановлює родинні зв’язки у ланцюгу поколінь.
Тематичні запити надходять здебільшого від державних органів,
наукових установ, редакцій газет і журналів, музеїв тощо.
Однією з характерних особливостей НАФ є наявність у ньому документів на різних носіях (паперових, плівкових, магнітних тощо). Завдяки широкому впровадженню у практику документування нових технічних засобів, у тому числі комп’ютерної техніки, новостворений документ може фіксуватися на якому завгодно.
Користування документами на плівкових, магнітних, а в окремих випадках і паперових носіях вимагає застосування спеціальних технічних засобів: кіно-, фото-, відео- і звуковідтворюючої апаратури, проекторів,
кіномонтажних столів, читальних апаратів, комп’ютерів різних марок і типів.
Оскільки далеко не всі архіви мають таке обладнання, то можливі варіанти:
40