Глава 3.4. Допоміжні функції

Крім загальних та спеціальних функцій, органи державного управління здійснюють ще й конкретну роботу, змістом якої є сприяння нормальному здійсненню вищезгаданих фунцій. Така діяльність отримала назву допоміжних або обслуговуючих функцій державного управління.

Якщо загальні функції мають властивість відрізнятись одна від одної, а отже, потребують запровадження специфічних методів, то допоміжні мають іншу прикметну рису - вони є спільними для всіх управлінських структур і без яких їх діяльність є неможливою. Серед них можна виділити такі: управління людськими ресурсами, фінансова діяльність і бюджетний процес, юридично-судова діяльність, діловодство і документування, зв'язки з громадськістю (public relations).

3.4.1. Управління людськими ресурсами

Серед усіх допоміжних функцій ця є однією з найважливіших. Від способу її вирішення залежить діяльність органів державного управління та взаємини між співробітниками в організації. Найбільш досконалі та найсучасніші методики організації праці не дадуть очікуваних результатів, якщо персонал установи буде недоукомплектований, чи ще гірше укомплектований службовцями низької кваліфікації. Ось чому керівники надають велику увагу кадровому питанню, мається на увазі те, що по-англійському називається personnal management. До останнього часу сам термін "управління персоналом" у нашій управлінській практиці був відсутній на відміну від інших високорозвинутих країн світу, хоча система управління кожною організацією мала функціональну підсистему управління кадрами та соціальним розвитком колективу. Термін "персонал" був вперше вжитий в 1909 р. в офіційних документах уряду

США. Перший підручник з персонал-менеджменту побачив світ у цій країні в 1920 році. У цей час найбільш поширеною концепцією управління був науковий менеджмент Фредеріка Тейлора. Персонал-менеджмент пройшов такі етапи розвитку:

- адміністрація персоналу (способи ефективного використання щоденних технічних операцій: облік, документація, постійний контроль);

класичний "чистий" персонал-менеджмент (вдосконалення організаційної ефективності через взаємодію і чіткий розподіл обов'язків між лінійними і персонал-менеджерами);

- стратегічне управління людськими ресурсами (раціональне і мотиваційне використання всього потенціалу людських ресурсів для досягнення організаційної мети).

У сучасних умовах персонал-менеджмент можна вважати складовою частиною управління людськими ресурсами. Персонал-менеджмент - це ряд адміністративних функцій, які є службовими обов'язками кваліфікованих спеціалістів: аналіз змісту роботи; складання методик відбору кадрів; тестування персоналу; впорядкування класифікації й описів посад; оцінювання результатів праці персоналу; організація оплати праці; оформлення процедур найму і звільнення; ведення документації.

Управління людськими ресурсами (надалі УЛР) - це не тільки адміністрування кадрової служби, але більш широкий обсяг діяльності керівників органів управління. Вона включає в себе усі функції, пов'язані з: плануванням; залученням; відбором; соціалізацією; професійним розвитком; оцінюванням показників діяльності; оплатою праці; мотивацією; підтримкою робочих відносин з метою максимального використання потенціалу людських ресурсів.

Існує багато визначень цієї функції. Ось визначення комплектації кадрами, яке передає його багатофункціональність: "Управлінська функція комплектації кадрами визначається, як призначення на посади в організаційній структурі через визначення вимог до робочої сили, інвентаризації робочої сили, залучення кандидатів, відбір, призначення, просування по службі, компетенцію й підготовку людей".⁵⁸ Вдалою і стислою є дефініція, запропонована американським дослідником Медісоном: управління персоналом (людськими ресурсами) - це здійснення всіх функцій менеджменту, пов'язаних з плануванням, набором, відбором, розвитком, використанням, винагородою, збільшенням потенціалу людських ресурсів.⁵⁹

Отже, діяльність будь-якої організації залежить від конкретних людей. Людина трактується як основний ресурс і потенціал організації. Люди встановлюють обсяг функцій, обов'язкових до виконання, пристосовують

⁵⁸ Koonts. Harold. O'Donnel. Cyril, and Heinz Weihnch. Essential of Management, Third edition, New York: McGraw-Hill Book Company. 1982. p 307

⁵⁹ Лендьел M.O. Сучасні методики упвавлшня пеосоналом. - Ужгоооп 1998 - Г 4

під свої можливості структури організації. Завданням управління є раціональне використаня, об'єктивна оцінка, розвиток і мотиваційне стимулювання цього потенціалу.

Часто порушують питання про те, що таке управління персоналом -наука чи мистецтво. Найбільш правильною буде відповідь - це наука мистецького управління людьми. Окрім володіння формальними методиками, орієнтацією в законодавстві, веденням обліку, документації, потрібно ще мати такі здібності: комунікаційні, організаторські, аналітичні, знання людської психології та організаційної поведінки.

Вироблена в організації система УЛР повинна базуватися на таких передумовах:

- орієнтованості на місію організації;

- відповідності стану зовнішнього середовища;

- відповідності організаційній культурі;

- участі керівництва організації;

- існуванні кваліфікованих спеціалістів.

Основною метою УЛР є поєднання ефективного навчання персоналу, підвищення кваліфікації та трудової мотивації для розвитку здібностей працівників і стимулювання їх до виконання функцій більш високого рівня.

У цьому розділі ми розглянемо тільки найважливіші складові функції управління людськими ресурсами: кадрове планування, відбір персоналу, кадровий розвиток і, нарешті, утворення та діяльність служб, які спеціалізуються на роботі з персоналом.

Кадрове планування

Ефективне функціонування персоналу передбачає наявність чітко сформульованої та обгрунтованої кадрової політики. Кадрова політика - це визначення стратегії і тактики, політичного курсу роботи з кадрами, який визначає завдання, пов'язані зі ставленням організації до зовнішніх факторів (ринку праці, демографічної структури населення, політичного тиску, змін в організації установи), а також завдання, пов'язані зі ставленням до персоналу своєї організації (система винагород, вирішення соціальних питань, удосконалення системи професійного навчання). Ці чинники набули значного впливу в діяльності органів державного управління. Визначити кадрову політику - це (чи то на рівні окремої організації, чи на рівні міністерства, чи в масштабах усієї системи державного управління) означає дати відповідь на численні запитання.

Концепцію довгострокової, орієнтованої на майбутнє кадрової політики можна реалізувати з допомогою кадрового планування. Його результати залежать від внутрішніх і зовнішніх чинників. До внутрішніх належать: аналіз змісту праці; аналіз відносної цінності праці; класифікація посад; аналіз результатів праці; продуктивність праці; оплата праці. До зовнішніх: вікова структура персоналу; проекція звільнення і ротації кадрів; програмні цілі організації; бюджет організації; зміни в

нормативних актах; ситуація на ринку праці; політичне середовище. Особливої ваги сьогодні набув останній фактор, бо діяльність персоналу виконавчих структур невіддільна від політичного тиску, який справляє на нього призначене (обране) керівництво, лоббізм зацікавлених груп, нормативних актів, які необхідно брати до уваги.

Незалежно від специфіки установи його кадрове планування повинно дати відповіді на такі запитання:

1. Якими специфічними знаннями, здібностями, навичками володіють працівники в даний час?

2. Скільки теперішніх працівників продовжуватимуть працювати в організації у майбутньому?

3. Які їх соціальні і демографічні характеристики?

4. Які види робіт і посад існують в установі?

5. Які зміни в технології виконання роботи можуть відбутися в майбутньому?

6. Яким є потенціал персоналу, його здатність підвищувати свою кваліфікацію?

7. Які нові знання і навички повинні засвоїти працівники в майбутньому?

8. Скільки і яких (за професійними і освітніми характеристиками) працівників потребуватиме організація в майбутньому?

9. Які нові види робіт і посад утворяться в установі у майбутньому?

10. Наскільки програмні цілі і напрямки діяльності організації співпадають з напрямками розвитку людських ресурсів?

11. Яким чином організація планує отримати необхідні людські ресурси?

Один із спеціалістів кадрової служби повинен постійно вести статистику цих даних. Організація також повинна знати потенційні джерела людських ресурсів, щоб у випадку утворення вільних чи нових вакансій змогти швидко заповнити їх кваліфікованими кадрами. Точне визначення потреби організації в штатних працівниках як у кількісному, так і в якісному плані - це завдання, яке є домінуючим над усіма іншими.

Проблема визначення кількісного складу необхідних працівників виникає при утворенні нової управлінської структури чи реорганізації попередньої, коли йдеться про збільшення або зменшення обсягу її завдань. Особливої уваги ця проблема набуває при обговоренні бюджетних асигнувань, коли керівник повинен обгрунтувати видатки на утримання штату організації чи пропозиції про його збільшення.

Раціональний підрахунок потреби в кадрах повинен розпочинатися з ототожнення потреб організації, визначення теперішнього штатного становища, а тоді вже переходити до процесу задоволення потреб організації в людських ресурсах. Необхідно також урахувати загальний обсяг завдань, які виконує відповідна служба. Для цього кадрова служба

повинна мати структуровану базу даних з таких питань: вакансії; важко "заповнювані" посади; особи, які виконали програми підвищення кваліфікації; пропозиції керівників щодо просування по службі певних працівників; інформація про працівників пенсійного та передпенсійного віку; інформація про можливу структурну реорганізацію підрозділів установи. Використання цих даних полегшить завдання аналізу внутрішніх людських ресурсів. В управлінських установах у багатьох випадках раціонально використовувати внутрішню ротацію кадрів. Наприклад, в американському персонал-менеджменті для ефективного використання внутрішніх ресурсів використовується модель Маркова. Це матрична система, в якій проаналізовано і структуровано дані про можливі варіанти "драбини" просування по службі. Аналізуються дані про працівника, який займає певну посаду, пропонують варіанти заміщення цієї посади у майбутньому, час, необхідний кожному претенденту для здобуття відповідного кваліфікаційного рівня.

Під якісними характеристиками персоналу потрібно розуміти:

- здібності (рівень освіти, обсяг знань, професійні навички, досвід роботи у певній сфері тощо);

- мотивації (коло професійних та особистих інтересів, прагнення зробити кар'єру і т. ін.);

- властивості (особисті якості, що впливають на виконання певної професійної ролі).

На практиці цю важливу проблему розв'язують двома шляхами. Або дають чітке визначення вимог, яким має відповідати майбутній працівник, підбираючи на конкретне місце фахівця вузької спеціалізації, здатного обійняти тільки цю посаду. Або, навпаки, віддають перевагу універсальним критеріям відбору. Така система застосовується у Великій Британії та Франції при доборі на найвищі управлінські посади. У Сполучених Штатах схиляються до першої з розглянутих концепцій. Чому в Європі та Америці надають перевагу різним підходам добору кадрів? Причина має суто соціологічний характер. В основі системи, що запроваджена в США, переважає прагнення застосування у сфері управління методів наукової організації праці, небажання сприяти утворенню бюрократичних каст, а також надзвичайна професійна мобільність кадрів. Навпаки, в Європі, де панують поняття кар'єри та корпорації, перевага надається протилежній системі набору кадрів.

Отже, процес планування кадрів складається з трьох етапів:

1. Оцінка наявних ресурсів, яка передбачає перевірку відповідності персоналу організації її меті та цінностям.

2. Розрахунок потреби в різних категоріях працюючих на певний час.

3. Вироблення програми забезпечення потреби в персоналі. Очевидно, що планування людських ресурсів безпосередньо пов'язано

з іншою функцією УЛР - професійним розвитком і підвищенням

кваліфікації кадрів. Це питання є окремим пунктом розгляду, але у цьому контексті слід відзначити, що спеціалісти з кадрів повинні стимулювати працівників розробляти разом з їхніми лінійними керівниками індивідуальні плани кар'єри. Це допоможе розробити відрегульовану стратегічну програму управління людськими ресурсами. Слід наголосити на тому, що від методики і результатів планування людських ресурсів організації багато в чому залежить ефективність її функціонування.

Формування кількісного та якісного складу персоналу здійснюється за допомогою набору та відбору кадрів.

Кадровий розвиток

Ефективне управління персоналом - одна з найважливіших умов досягнення успіху організації. Керівництво несе відповідальність не лише за підвищення трудової активності персоналу в даний час, а й за планування його професійного зростання як резерву на перспективу. Кадровий розвиток є довготривалим завданням, спрямованим на збереження, поліпшення та пристосування фахових та соціальних якостей працівників. Змістом процесу кадрового розвитку є узгодження організаційних цілей та потенційних вимог до працівників, їх професійних , знань, навичок, здібностей та особистих якостей. Основними складовими кадрового розвитку відповідно до конкретних цілей та стратегії організації є:

- кількісне та якісне визначення потреб у працівниках;

- розвиток та прозорість систем оцінок;

- планування кар'єри;

- організація системи навчання та підвищення кваліфікації працівників організації відповідно до сучасних та майбутніх завдань;

- визнання здібностей та потенціалу працівників та створення можливостей для їх розвитку.

Професійний розвиток є процесом підготовки працівників до виконання нових виробничих функцій, зайняття нових посад, розв'язання нових завдань. Організації можуть розробляти спеціальні методи і системи управління професійним розвитком - підготовка резерву керівників, розвитком кар'єри. Завдання в сфері професійного розвитку повинні включатися в особисті плани спеціалістів та керівників установ.

Затрати на професійний розвиток є капіталовкладеннями організації в розвиток своїх співробітників, від яких вона очікує віддачі через підвищення продуктивності праці, тобто збільшення вкладу кожного працівника у досягнення організаційних цілей. Капіталовкладення у професійний розвиток сприяють формуванню сприятливого клімату в організації, підвищують мотивацію працівників і їх відданість організації, забезпечують збереження тридицій в управлінні.

Професійний розвиток має позитивний вплив на працівників, підвищуючи свою кваліфікацію, здобуваючи нові навички та знання, вони

стають більш конкурентноспроможними на ринку праці і отримують додаткові можливості для професійного зростання як в організації, так і за її межами. Важливим моментом в управлінні професійним розвитком є визначення потреб організації в цій сфері, тобто виявлення невідповідності між професійними знаннями і навичками, якими повинен володіти персонал організації для реалізації її завдань, і тими знаннями та навичками, якими він володіє насправді. Визначення потреб окремого працівника в професійному розвитку є спільним завданням кадрової служби, безпосередньо працівника та його керівника. Роль кожної сторони в цьому процесі схематично можна зобразити так:

Кадрова служба	Працівник	Керівник
-стратегія розвитку персоналу -професійна оцінка потенціалу	- інтереси розвитку - оцінка власного потенціалу	-потреби підрозділу -оцінка потенціалу працівника

Найважливішим засобом професійного розвитку є професійне навчання - процес безпосередньої передачі нових навичок чи знань співробітникам організації. Прикладом професійного навчання можуть бути курси з вивчення іноземної мови чи оволодіння комп'ютерною технікою для державних службовців. Професійне навчання складається із таких етапів: визначення потреб; формування бюджету навчання; визначення завдань навчання; визначення змісту програми; вибір методів навчання; процес навчання; вироблення професійних навичок і знань; оцінка ефективності навчання.

Потреби в професійному навчанні визначаються на основі заявок лінійних керівників, службовців, шляхом опитування керівників і спеціалістів (анкетування), аналізу результатів діяльності організації, тестування, індивідуальних планів розвитку, складених після атестації. Після цього підрозділ складає і передає в кадрову службу заявку на професійне навчання.

Основними сферами підвищення кваліфікації службовців є: соціальна компетенція; компетенція в методичних питаннях управління; професійна компетенція в суміжних сферах; професійна компетенція у власній сфері.

До найбільш поширених методів професійного навчання належать:

- на робочому місці - інструктаж, ротація, наставництво;

- поза робочим місцем - лекція чи повідомлення, мозковий штурм, круглий стіл, практичні ситуації, ділові ігри, самостійне навчання.

Ефективність професійного навчання оцінюється за допомогою таких методів: тести, що проводяться до і після навчання; спостереження за поведінкою осіб на робочому місці після проходження програми професійного навчання; спостереження за реакцією слухачів під час програми професійного навчання; оцінка ефективності програми

слухачами за допомогою анкетування або під час відкритого обговорення. Результати оцінювання професійного навчання повідомляються слухачам, особам, які проводили навчання, керівникам підрозділів, співробітники яких проходили навчання.

Важливою складовою функції управління людськими ресурсами є управління кар'єрою кожного працівника. Під кар'єрою розуміються суб'єктивно усвідомлені власні судження працівника про своє трудове майбутнє, очікувані шляхи самовираження та задоволення працею. Тобто кар'єра - це поступове просування працівника по службових сходинах, зміна кваліфікаційних можливостей, навиків, здібностей і розмірів винагород, пов'язаних з його діяльністю. Поняття кар'єри не означає обов'язкове і постійне просування вгору по організаційній ієрархії. Інакше кажучи, кар'єра індивідуально усвідомлена позиція та поведінка, пов'язана з трудовим досвідом і діяльністю протягом трудового життя людини.⁶»

Розрізняють два види кар'єри: професійна - посади, які займає людина протягом свого життя; внутріорганізаційна - охоплює послідовність посад, які займає працівник у межах однієї організації. Цей вид кар'єри може розвиватись у вертикальному та горизонтальному напрямках.

Планування кар'єри - це визначення мети розвитку кар'єри та шляхів, що ведуть до її досягнення. Шляхами реалізації мети розвитку кар'єри є послідовність посад, на яких потрібно працювати перед тим, як зайняти цільову посаду, а також перелік засобів, необхідних для набуття необхідної кваліфікації, - курсів професійного навчання, стажувань, оволодіння комп'ютерними технологіями, вивчення іноземних мов тощо.

Завданням планування кар'єри є ефективне поєднання професійної та внутріорганізаційної кар'єри. Планування кар'єри передбачає:

- забезпечити взаємозв'язок мети організації з метою діяльності працівника;

- спрямованість планування на конкретного працівника;

- забезпечення відкритості процесу планування кар'єри;

- формування доступних, наочних критеріїв службового зростання;

- вивчення потенціалу кар'єри кожного працівника;

- забезпечення обгрунтованої оцінки потенціалу кар'єри працівників з метою скорочення нереалістичних очікувань;

- визначення шляхів службового зростання.

Планування кар'єри не створює нових вакансій і не є гарантією просування по службі або отримання нового призначення. Однак воно сприяє індивідуальному розвиткові та професійному зростанню працівника, підвищує його значущість для організації та забезпечує відповідність кваліфікації персоналу новим можливостям, що можуть

Тарнавська Н.П . Пушкап Р М. Менеджмент теопія тя ппяк-гикя - трлнппіпт. К'япт.Лттлшп 1QQ7 . Г пк

виникнути у майбутньому. Планування кар'єри передбачає проведення заходів для вдосконалення індивідуальної майстерності та виявлення певних нахилів у розрахунку не лише на перспективу, а й на поточний час. Хоча планування кар'єри є обов'язком керівника і підлеглого, основна відповідальність все ж таки покладається на останнього. Керівник лише стимулює працівника, підтримує його та надає необхідну інформацію.

План кар'єри можна визначити як план індивідуальної роботи працівника, який передбачає досягнення особистої мети у своїй сфері діяльності. Планування кар'єри дає змогу поєднати плани професійного зростання працівників із завданнями організації. Крім цього, воно зміцнює взаємини між керівником і підлеглим. Програма індивідуального розвитку кар'єри може проводитись у різних формах: неформальна розмова між працівником і керівником; формальні програми; майстерні планування кар'єри; посібники; поєднання цих форм.

Планування кар'єри дає можливість забезпечити:

1. Виконання бажань працівника з точки зору розвитку його потенціалу та професійного зростання.

2. Постійний притік кваліфікованих спеціалістів, які стають резервом.

3. Найбільш ефективне використання можливостей працівника в даний час і в майбутньому.

4. Впевненість працівника у власних силах.

5. Створення кадрового резерву.

6. Уважне ставлення керівництва до своїх працівників.

Як видно, успішне планування кар'єри вимагає участі трьох зацікавлених сторін: організації (кадрової служби), керівника і працівника. Кадрова служба відіграє роль професійного консультанта і одночасно виконує функцію загального управління процесом розвитку кар'єри в організації. Спеціалісти-"кадровики" здіснюють навчання співробітників організації основам планування і розвитку кар'єри, пояснюють принципи партнерства, відповідальність і можливості всіх учасників процесу.

Дії, які здійснює працівник з метою реалізації плану кар'єри, називають розвитком кар'єри. Під час вироблення плану розвитку кар'єри працівник повинен визначити власні професійні інтереси і методи їх реалізації, тобто посади, які він хоче зайняти. Для визначення реалістичності плану, власних можливостей та недоліків працівнику слід отримати консультацію у представників кадрової служби та порадитися з керівником.

В основу планування кар'єри можуть бути покладені такі методики:

/. Методика уточнення цінностей. Дає змогу визначити найважливіші життєві та трудові інтереси. Такі фактори, як престижність, стимулювання діяльності, влада, наявність стресових ситуацій розглядаються і класифікуються з точки зору їх значущості для людини.

2.Методика виявлення рівня задоволення роботою. Розрахована на подання працівником інформації про кілька видів діяльності, що дають йому задоволення. Працівник також відповідає на запитання, мета яких вияснити, чому той чи інший вид діяльності дає йому задоволення. Кінцевий пункт - визначення виду діяльності, якому надається перевага конкретним працвником.

З Персональний розвиток і значимість роботи. Це серія методик, які людина може використати для оцінки важливості окремих елементів роботи. При цьому враховуються такі чинники, як професійне зростання, виникнення нових проблем, нові можливості, відчуття причетності до важливої справи.

Засобами реалізації плану розвитку кар'єри є:

- успішне виконання посадових обов'язків;

- професійний та індивідуальний розвиток;

- ефективне партнерство з керівником;

- помітна діяльність у середовищі організації;

- партнерство з кадровою службою.

Слід також зазначити, що окремих працівників цілком задовольняє нинішня посада та вид виконуваної роботи. Тому їх не слід орієнтувати на професійне зростання та кар'єру. Разом з тим, керівник повинен надати їм інформацію про додаткові можливості, що можуть виникнути у зв'язку з підвищенням по службі. У реальному житті не всі працівники проходять усі класичні етапи кар'єри. В управлінні кар'єрою відома концепція, яка отримала назву "плато кар'єри". Плато - це точка в кар'єрі, коли ймовірність подальшого просування вгору є незначною. Цією точкою закінчується висхідна частина кар'єри працівника.

Підбиваючи підсумок цієї теми, слід зазначити, що вирішення проблеми професійного розвитку працівників повинно завжди поєднуватися з розвитком організації в цілому. Керівникам органів державного управління потрібно систематично аналізувати показники роботи організації, виділяти проблемні сфери і проектувати програми їх вдосконалення. Професійний розвиток окремих працівників повинен бути структурною ланкою цього процесу.

Служба управління кадрами

Формування інституту державних службовців зумовило утворення спеціальних підрозділів, які займаються виключно кадровими питаннями у сфері державної служби. За даними зарубіжної літератури та оцінками фахівців, загальна чисельність співробітників служби управління персоналом становить приблизно 1,0-1,2 відсотка від загальної чисельності колективу.⁶¹ Слід зазначити, що роль та організаційний статус кадрових служб у західних організаціях визначаються переважно рівнем

⁶¹ Кабанов А Я Управление персоналом организации - М.: ИНФРА. 1997. - С. 254.

організаційного, фінансового, потенційного розвитку організації та позицією її керівництва.

В англосаксонських країнах, зокрема в США, особлива увага приділяється соціально-психологічним аспектам управління. Тут робиться наголос на використанні в органах державного управління психологів та соціологів та підготовці їх до специфічної діяльності управління кадрами. Служби управління персоналом виконують такі найважливіші завдання: соціально-психологічна діагностика; аналіз і регулювання групових та особистих взаємин, стосунків керівника і підлеглих; управління виробничими і соціальними конфліктами і стресами; інформаційне забезпечення системи кадрового управління; управління зайнятістю; оцінка й добір кандидатів на вакантні посади; аналіз кадрового потенціалу та потреби в кадрах; кадровий маркетинг; планування і контроль ділової кар'єри; професійна та соціально-психологічна адаптація працівників; управління трудовою мотивацією; регулювання правових питань трудових відносин; дотримання вимог психофізіології, ергономіки та естетики праці.⁶²

Навпаки, в Україні управління кадрами в умовах командно-адміністративної системи розглядалося передусім в юридичному та адміністративному аспектах, а міркування соціально-психологічного характеру займали другорядне значення.

Сучасні кадрові служби органів державного управління, як правило, мають низький організаційний статус, є професійно слабкими, а тому не передбачають активної ролі у формуванні організаційної персональної політики. Часто вона зводиться лише до технічних функцій зарахування на державну службу, просування по службі, звільнення працівників, а також організації їх навчання, підвищення кваліфікації та перепідготовки. Для виконання останніх функцій нерідко створюються відділи підготовки кадрів чи відділи технічного навчання. Кадрові служби сьогодні не є ні методичним, ні інформаційним, ні координуючим центром кадрової роботи. Вони структурно роз'єднані зі службами організації праці та заробітної плати, охорони праці, юридичними відділами та іншими підрозділами, що виконують функції управління персоналом. Хоча зараз в Україні докладається чимало зусиль для становлення ефективної системи управління персоналом та поступового включення цієї системи в загальну світову інтеграційну систему.

Для успішного здійснення функції управління людськими ресурсами необхідно передусГм розробити чітку структуру ієрархічного розташування відділів кадрової" служби всередині органів державного управління, визначити сферу компетенції кожного підрозділу. Вибір конкретної структури залежить від масштабів організації та її специфіки. Так, у

⁶² Рачинський А Питання управління персоналом в органах державної влади // Вісник УАДУ. - 1998 -№3 -С. 72.

великих за кількістю працівників установах бажаною є наявність головної служби персоналу (головного відділу кадрів) та її підрозділів у окремих, значних за розмірами структурах. У цьому зв'язку важливим є питання про розподіл функцій між головною службою персоналу та її підрозділами. До функцій головної служби персоналу слід віднести:

- формування напрямків персональної політики;

- розгляд звернень працівників;

- адміністрування соціальних програм;

- контроль за адмініструванням заробітної плати і класифікацією посад;

- координація роботи підрозділів з найму на роботу;

- вироблення і організація програм підвищення кваліфікації кадрів;

- технічна допомога "лінійним" керівникам;

- розроблення стратегії і методик відбору кадрів;

- тестування і "відсів" претендентів на посаду;

- контроль за дотриманням законодавства.

До функцій підрозділів служби персоналу можна віднести такі:

- визначення потреб у людських ресурсах підрозділу;

- участь у відборі та введенні на посаду нових працівників;

- роз'яснення персональної політики організації працівникам підрозділу;

- допомога керівникам у здійсненні управлінських функцій;

- початковий розгляд звернень персоналу.

3.4.2. Фінансова діяльність і бюджетний процес

Суть фінансів

Характерною ознакою ринкової економіки є високорозвинута і розгалужена фінансово-банківська система. Через неї здійснюється процес акумуляції фінансових ресурсів суспільства та забезпечується найбільш ефективне і раціональне їх використання. Звідси випливає провідна роль різноманітних фінансових інститутів. Під фінансами розуміють систему економічних відносин, що склались у суспільстві, щодо формування та використання фондів грошових ресурсів. Фінанси, з одного боку, виражають економічні відносини між державою, підприємствами і громадянами, а з іншого - є грошовими фондами, за якими стоять матеріальні ресурси, необхідні для життєдіяльності підприємств і здійснення державою своїх функцій. Отже, фінансові відносини складаються між державою, її громадянами, а також з підприємствами у процесі перерозподілу національного продукту." Суть фінансів більш повно виявляється у виконуваних ними функціях, тісно пов'язаних із економічними функціями держави, які ми розглядали у цьому розділі.

⁶³ Основи економічної теорії: Підручник / За ред проф С.В Мочерного - Тернопіль: AT Тарнекс, 1993. -С. 427-428

Визначають такі функції фінансів: розподільчу, регулюючу та контрольну. Фінансова система будь-якої країни складається з трьох основних, взаємопов'язаних підсистем: державні фінанси, фінанси первинних ланок економіки (підприємств) і фінанси населення. Центральне місце у здійсненні наведених функцій фінансів посідають фінанси держави.

Державні фінанси - це система економічних відносин, за допомогою яких органи державної управління розподіляють та перерозподіляють вартість валового національного продукту (ВНП), який є об'єктом фінансових відносин, у відповідності з покладеними на них функціями. Оскільки держава сама нічого не створює (фінансові ресурси підприємств і населення надходять до державних фінансів за допомогою податкової системи, страхових, митних, гарантних платежів), то вона перерозподіляє частину ВНП на свої потреби, централізуючи її у загальнодержавних фондах, насамперед у державному бюджеті. Так само, як вона нічого не створює, так вона і не "проїдає" те, що створює суспільство (за винятком тієї частини, що йде на утримання державних структур влади й управління). Державні фінансові ресурси значною мірою повертаються населенню та підприємствам у вигляді фінансування соціальних програм, субсидій, дотацій та капіталовкладень.

Оскільки суб'єктів фінансових відносин, як вже зазначалося, троє -держава, підприємства, громадяни, то закономірно, що фінанси несуть у собі певні суперечності в суспільстві: збільшення доходів одного із суб'єктів при одній і тій самій масі ВНП неминуче призводять до зменшення доходів інших. Тому є очевидним, що, з одного боку, прогрес у суспільстві можливий тільки за умов оптимального співвідношення інтересів і доходів кожного суб'єкта фінансових відносин, а з іншого -вирішення суперечностей може бути забезпечене лише на основі постійного зростання ВНП, що дає змогу одночасно зростати доходам усіх суб'єктів.

Функціонування фінансів забезпечується через фінансову систему, що являє собою сукупність різних форм організації фінансових відносин. Стан фінансової системи значною мірою залежить від гармонійного взаємозв'язку та розвитку всіх її складових - різноманітних фінансових інститутів, які використовує суспільство з метою забезпечення обігу фінансових ресурсів різної цілеспрямованості. Ланками фінансової системи України є: державні фінанси; фінанси підприємств і організацій; централізовані і децентралізовані фонди цільового призначення; державний кредит; резервні і страхові фонди; фінансовий ринок.

У нових умовах децентралізації управління зростає роль місцевих фінансів у забезпеченні відтворення виробничих відносин. Місцеві фінанси беруть участь у регулюванні місцевої економіки, стимулюванні економічного зростання, реалізації регіональних програм, відтворенні робочої сили. Саме через місцеві фінанси держава активно проводить соціальну політику. На основі надання місцевим органам влади бюджетних

коштів здійснюється фінансування муніципальної освіти, охорони здоров'я, культури, комунального обслуговування населення, будівництва та утримання доріг. За допомогою місцевих фінансів держава здійснює вирівнювання економічного і соціального розвитку територій, які в результаті історичних, географічних, військових або інших умов відстали у своєму економічному та соціально-культурному розвитку від інших регіонів країни.

Бюджетний процес

Бюджету, а точніше - бюджетній системі, яка включає державний бюджет і бюджети відповідних адміністративно-територіальних одиниць, належить центральне місце в системі державних фінансів. Бюджет - це фінансовий план (кошторис) утворення та використання грошових фондів, що регулюються відповідно центральними та місцевими органами державної влади. Він як система економічних розподільних відносин охоплює фактично все суспільство, на відміну від інших ланок фінансової системи, які функціонують лише у певних сферах. Це пов'язано з тим, що бюджет повинен забезпечувати виконання державою її основних функцій.

Структура бюджету країни значною мірою залежить від державного • устрою та характеризується будовою бюджетної системи. Бюджетна система - це сукупність усіх бюджетів, які створюються на різних рівнях державних структур влади й управління. В основу побудови бюджетної системи будь-якої держави покладено її адміністративно-територіальний устрій. Це пояснюється тим, що саме такий поділ характеризує вертикальну структуру органів державного управління, а отже, й структуру відповідних фондів, які є фінансовою базою функціонування цих органів.

Бюджет складається з двох частин - доходів і видатків, які повинні між собою в основному балансувати. Перевищення доходів над видатками означає, що держава володіє відповідним резервом коштів, і навпаки, перевищення видатків над доходами (бюджетний дефіцит) свідчить про нездоровий стан економіки та породжує фінансову напругу в країні.

Бюджетна система України включає такі види бюджетів: Державний бюджет, республіканський бюджет Автономної Республіки Крим і місцеві бюджети.

Бюджетний процес - це регламентований законодавством порядок складання, розгляду, затвердження бюджетів, їх виконання та контроль за їх виконанням, затвердження звітів про виконання бюджетів. У ньому визначається обсяг фінансових ресурсів, що необхідні для виконання завдань з розвитку виробничої та невиробничої сфер народного господарства, встановлюється розподіл цих ресурсів у галузевому та територіальному розрізах. До завдань бюджетного процесу відносять:

- визначення доходів з кожного джерела;

- визначення величини видатків;

- контроль за фінансово-господарською діяльністю підприємств, організацій, установ за виконанням ними бюджетних коштів;

- створення державних матеріальних і грошових резервів для постійного фінансування передбачених заходів.

Головним призначенням Державного бюджету є розподіл державних коштів між міністерствами (відомствами) і програмами. З цієї точки зору, бюджет являє собою внутрійшній засіб управління уряду. Разом з тим, бюджет відіграє й іншу важливу роль, яка виходить за рамки внутрішніх урядових відносин. Бюджет є основним засобом впливу на стан економіки. Адже розмір бюджету (особливо бюджетний дефіцит), характер податкової політики і структура витрат допомагають визначити темпи економічного зростання, тенденції змін у сфері зайнятості, відсоткові ставки і цінові зміни. Слід також зазначити, що й економіка впливає на бюджетну політику: економічний стан визначає бюджетні показники.

За визначенням бюджетного процесу, відповідно до Закону "Про бюджетну систему України", можна виділити такі основні етапи бюджетного процесу:

1) складання бюджету;

2) розгляд бюджету;

3) затвердження бюджету;

4) виконання і контроль за виконанням бюджету;

5) затвердження звіту про виконання бюджету.

Складання проекту бюджету є першим етапом бюджетного процесу. Він є його важливою складовою, оскільки від якісного формування бюджету залежить його правильне виконання, раціональне і ефективне використання коштів.

Відповідно до Правил складання і виконання Державного бюджету України перед складанням проектів бюджетів усіх рівнів розробляються основні прогнозні макроекономічні показники економічного та соціального розвитку країни, де визначаються такі показники:

- валовий внутрішній продукт;

- національний доход;

- зведений баланс доходів і видатків населення;

- платіжний баланс;

- валютний план.

Складання бюджету, як правило, включає ряд організаційних етапів, які є характерними для багатьох країн із перехідною економікою. Різні фази, пов'язані з підготовкою бюджету, розглядаються в таблиці 3.3.

Календар бюджетного процесу

Таблиця 3.3

Основні види діяльності	Виконавці	Термін
1 .Підготовка проекту річного бюджету на основі середньострокового плану. Проект плану доводиться до відома Міністерства фінансів, міністерств і Національного банку	Міністерство економіки	Лютий -березень
2. Підготовка інструкцій, форм і графіків на наступний бюджетний рік. Підготовка попереднього балансу доходів і видатків у відповідності з проектом річного плану	Міністерство фінансів Міністерства Національний банк	Березень -квітень
3. Міністерства готують бюджетні інструкції для підприємств на основі попереднього балансу	Міністрерства Підприємства	Квітень
4.Підготовка бюджетних пропозицій на наступний рік на підприємствах, у міністерствах	Міністерства	Травень
5.Обговорення бюджетних пропозицій, переговори і узгодження в зв'язку з коригуванням планів виробництва та факторів	Міністерство економіки Міністерство фінансів Міністерства Національний банк	Травень -червень
6. Підготовка переглянутого проекту річного плану	Міністерство економіки	Червень
Т.Шдготовка переглянутого балансу доходів і видатків у відповідності з переглянутим річним планом	Міністерство фінансів	Липень
8. Обговорення бюджету Міністерством фінансів та міністерствами	Міністерство фінансів Міністерства	Липень -Серпень
9. Підготовка проекту Державного бюджету і подання його Кабінету Міністрів	Міністерство фінансів	До 1 5 серпня
10. Розгляд проекту Державного бюджету Кабінетом Міністрів і подання його Президенту України	Кабінет Міністрів України
1 1 .Розгляд проекту Державного бюджету і внесення його Верховній Раді	Президент України	До 15 вересня
12.Розгляд проекту Закону про Державний бюджет України	Верховна Рада України	Початок жовтня
ІЗ.Прийняття рішення про затвердження Закону про Державний бюджет України і подання його на підпис Президенту України	Верховна Рада України	До 2 грудня. Кінцевий термін -ЗО грудня
14. Підписання Закону про Державний бюджет України	Президент України	У 2-тижневий термін після отримання

Розгляд і затвердження бюджетів.

Верховна Рада розглядає проект Закону про Державний бюджет України в порядку, передбаченому регламентом її роботи. Народні депутати знайомляться з проектом бюджету, потім заслуховують доповідь

міністра фінансів на пленарному засіданні парламенту і переносять роботу з проектом у постійні комітети. У Верховній Раді проходить перше читання проекту бюджету, після чого він повертається на доопрацювання уряду. Після доопрацювання документ проходить друге читання (доповідь міністра фінансів). За необхідністю можливе й третє читання, після якого парламент має прийняти постанову.

Верховна Рада приймає постанову про порядок введення в дію Закону про Державний бюджет України, проект якого розробляє і подає Кабінет Міністрів. Якщо Закон не буде прийнятий до 2 грудня року, який передує тому, на який складено бюджет, Верховна Рада приймає постанову про порядок фінансування поточних видатків до прийняття Закону. У випадку неприйняття такої постанови до ЗО грудня автоматично продовжується дія Закону про державний бюджет України поточного року, крім показників щодо видатків розвитку. Прийнятий парламентом Державний бюджет набирає силу закону і має ретельно виконуватися.

Місцеві бюджети формуються таким чином: на основі прогнозних макроекономічних показників економічного та соціального розвитку держави місцеві органи виконавчої влади і місцевого самоврядування розробляють відповідні прогнозні показники адміністративно-територільних одиниць, які є основою для складання проектів їх бюджетів. Крім цього, Кабінет Міністрів України доводить до місцевих фінансових управлінь такі показники:

- проектні нормативи відрахувань від регулюючих доходів та суми контингентів з цих доходів;

- розміри дотацій та субвенцій, які передбачається виділити з Державного бюджету, та їх цільове призначення;

- перелік видатків, які передбачається передати з державного бюджету на фінансування місцевим бюджетам.

Складання проектів обласних та районних бюджетів здійснюють місцеві державні адміністрації, які у встановлені строки доводять до органів місцевого самоврядування та їх виконавчих органів відповідні інструкції щодо розробки проектів бюджетів.

Обласні, районні, міські фінансові управління (відділи) разом із представниками відповідних підрозділів виконкомів органів місцевого самоврядування розглядають розрахункові баланси доходів і видатків, проекти планів по доходах і зведених кошторисах видатків по господарству відповідного підпорядкування, визначаючи розміри платежів до бюджету та асигнувань з бюджету по відповідному господарству і складають проекти обласних, районних та міських бюджетів. Крім цього, розробляються пропозиції про розміри відрахувань від загальнодержавних податків та доходів і розміри лімітованих видатків для розробки проектів бюджетів міст, селищ і сіл.

Фінансові управління (відділи) на підставі прогнозних показників економічного та соціального розвитку відповідних адміністративно-територіальних одиниць та показників, доведених до обласних органів виконавчої влади, розробляють проекти бюджетів і подають їх на розгляд місцевих органів виконавчої влади.

У проектах рішень про відповідні бюджети передбачається затвердити:

- поквартальний розподіл доходів і видатків з відповідного бюджету;

- фонд заробітної плати працівників спискового та неспискового складу; для установ, що перебувають на бюджетному фінансуванні - по кожному управлінню і відділу, з виділенням у тому числі фондів оплати праці працівників неспискового складу;

- план фінансування державних капітальних вкладень за рахунок відповідного бюджету і завдання щодо мобілізації внутрішніх ресурсів у капітальному будівництві;

- плани податкових надходжень з відповідного бюджету.

З урахуванням одержаних пропозицій про розміри відрахувань від загальнодержавних податків та доходів і розмірів лімітованих видатків по місцевих бюджетах місцеві державні адміністрації розглядають розрахункові баланси доходів і видатків, проекти планів по доходах і кошториси видатків і після уважного аналізу складають проект відповідного бюджету.

Разом із дохідною частиною планується також і видаткова частина бюджету. Основним документом, яким визначається обсяг і цільове спрямування коштів, що виділяються з бюджету, є кошторис видатків. Проект кошторису з усіма додатками і розрахунками подається у вищестоящий орган для розгляду та затвердження.

При складанні проекту видаткової частини бюджету видатки розподіляються і плануються відповідно до цільового спрямування (на соціальний захист населення, фінансування соціально-культурних закладів, утримання органів державного управління, фінансування народного господарства).

Місцеві бюджети формуються таким чином: регіони складають проекти видаткової частини бюджету і після узгодження з Міністерством фінансів України визначається сума витрат. Від цієї суми віднімається величина власних та закріплених доходів, а потім визначається сума та окремі для кожного регіону нормативи відрахувань від загальнодержавних податків.

Після закінчення розробки дохідної та видаткової частин бюджету його проект передається на розгляд органів місцевого самоврядування відповідного рівня.

Після розгляду і затвердження бюджетів наступає важлива стадія бюджетного процесу - виконання бюджетів, тобто одержання

затверджених доходів і фінансування видатків бюджету відповідно до затверджених сум. Виконання бюджету будь-якого рівня здійснюється на основі розпису доходів та видатків відповідного бюджету, який складається фінансовими органами.

Кабінет Міністрів організовує виконання Державного бюджету через підпорядковані органи виконавчої влади та виконавчі органи місцевого самоврядування за розписом надходжень і видатків.

Міністерства не можуть витрачати асигновані кошти, поки Головне бюджетне управління їх не розподілить поквартально, помісячне або за проектами. Після цього міністерства виділяють одержані в результаті розподілені кошти своїм галузевим підрозділам. Міністерства та інші центральні органи виконавчої влади не мають права витрачати понад виділені Головним бюджетним управлінням або розподілені серед своїх підрозділів суми.

З метою посилення державного контролю за надходженням у бюджет доходів та використання коштів у 1997 році був створений новий орган виконавчої влади - Державне казначейство України. На цю структуру покладена функція збору коштів та розподілу доходів між відповідними ланками бюджетної системи. Для цього всі бюджетні установи було переведено на обслуговування органами державного казначейства на основі кошторисів. Відповідно до законодавства касове виконання Державного бюджету за доходами здійснюється органами Державного казначейства України, а видатки здійснюються через реєстраційні рахунки установ і організацій в органах казначейства-.

Органи державного управління повинні чітко дотримуватися встановлених правил використання бюджетних коштів. Розпорядник бюджету не може витрачати бюджетні надходження безконтрольно, він повинен дотримуватися встановленої процедури, яка називається державним обліком. На державний облік як важливий інструмент державного управління покладено такі завдання:

1. Дотримання фінансово-бюджетної, кошторисної дисципліни, запобігання нецільовому використанню, марнотратству бюджетних коштів.

2. Нагляд за відповідністю бюджетних операцій рішенням законодавчих і представницьких органів влади та забезпечення контролю парламенту над виконанням державного бюджету.

3. Інформування уряду про стан державних фінансів.

4. Бути засобом управління для керівника, за допомогою якого він передбачає найближче майбутнє і контролює здійснення запланованих програм.

5. Ведення підрахунків, які використовуються у загальнодержавній статистиці та встановлення економічного стану держави.

6. Правильність та достовірність ведення звітності, фінансових, кредитних і розрахункових операцій, повноти і своєчасності виконання зобов'язань перед бюджетом.

Державний облік поєднує в собі кредитний і касовий облік. Головним завданням кредитного обліку є контроль за використанням суспільних коштів, тобто чи правильно виконується закон про державний бюджет. Касовий облік контролює лише стан готівкової маси. За кожний певний період бухгалтерські записи обмежуються сумою касової готівки на початку періоду і записом надходжень та видатків коштів. Таким чином встановлюється сальдо (залишок суми), яке показує відповідність облікових даних реальній касовій наявності.

Контроль за виконанням Державного бюджету.

Важлива стадія бюджетного циклу - це стадія аудиторської перевірки бюджетних результатів, її ціллю є:

- забезпечення відповідальності шляхом перевірки за витрачанням коштів згідно з намірами законодавців;

- аналіз бюджетної ефективності урядових програм з метою її підвищення;

- удосконалення керування шляхом визначення можливостей ефективнішого розміщення ресурсів;

- протистояння корупції з допомогою заходів, які заважатимуть незаконному привласненню державних коштів.⁶⁴

Стадія аудиторської перевірки і контроль за виконанням Державного бюджету здійснюється Верховною Радою України. Відповідно до статті 98 Конституції України контроль за використанням коштів Державного бюджету від імені парламенту здійснює Рахункова палата.

Кабінет Міністрів України разом із проектом закону про Державний бюджет подає до Верховної Ради України доповідь про хід виконання Державного бюджету України поточного року.

Контролюючі функції здійснюють й інші органи, наприклад, Міністерство фінансів. Міністр фінансів несе персональну відповідальність перед парламентом за дотримання Закону про Державний бюджет. Органи виконавчої влади та виконавчі органи місцевого самоврядування разом із органами Міністерства фінансів України здійснюють контроль за станом надходження доходів відповідного бюджету, коштів позабюджетних фондів та правильністю використання підприємствами, установами та організаціями виділених їм з відповідного бюджету асигнувань та коштів позабюджетних фондів.

Органи виконавчої влади вищого рівня здійснюють нагляд за ходом виконання бюджету відповідними виконавчими органами нижчого рівня

. \f А П\7 1 ПОТ I" At

згідно з вимогами чинного законодавства, рішень органів виконавчої влади, прийнятих у межах їх компетенції.

Порушеннями законодавства про бюджетну систему України вважається:

- використання бюджетних коштів на цілі, не предбачені законом про Державний бюджет України або в обсягах, що перевищують відповідно затверджені межі видатків;

невиконання умов пропорційного скорочення видатків щодо незахищених статей бюджету;

- невиконання умов пропорційного фінансування видатків бюджетів усіх рівнів;

- недотримання термінів щодо бюджетного процесу;

- порушення інших правил і процедур, встановлених законодавством щодо порядку витрачання коштів бюджетів, які призводять до незаконних видатків;

- невжиття заходів до підпорядкованих органів і підлеглих осіб, які вчинили вищеперераховані порушення.

Звіт про виконання бюджетів.

Відповідно до статті 97 Конституції України Кабінет Міністрів України згідно з законом подає до Верховної Ради України звіт про виконання Державного бюджету України. З доповіддю про виконання Державного бюджету виступає міністр фінансів. Верховна Рада розглядає і затверджує звіт у порядку, передбаченому Регламентом Верховної Ради України. Поданий звіт і постанова парламенту мають бути оприлюдненими.

Звіт про виконання обласного, районного бюджетів складають відповідно фінансові управління (відділи) місцевих державних адміністрацій. Звіти про виконання місцевих бюджетів затверджуються органами місцевого самоврядування. Рішення про звіт публікуються.

Як бачимо, фінансові питання складають важливу частину діяльності органів державного управління. Фінансові можливості організації визначають її діяльність, а проблема опрацювання бюджету є однією з найголовніших для фахівця у сфері державного управління.

3.4.3. Юридично-судові функції

Юридичні функції

Суть цієї функції полягає у забезпеченні відповідності рішень, розпорядчих документів органів державного управління чинному законодавству, правовим нормам. При ухваленні рішень управлінські структури користуються послугами фахівців із питань права, а тому юридична служба є сьогодні необхідною складовою кваліфікованої діяльності органів державного управління.

Діяльність будь-якого органу управління- реалізується у рішеннях та інших діях виконавчо-розпорядчого характеру: у складанні законопроектів, постанов, рішень, розпоряджень тощо. Всі ці акти потребують юридичної експертизи для приведення у відповідність із чинним законодавством, управлінською практикою. Така процедура проходження документів відповідає політичній реальності: дотримання певних формальностей гарантує індивідові - як об'єктові управління, так і тому, хто управляє (суб'єктові) - правову захищеність та унеможливлює ущемлення його прав. До саме такої процедури зобов'язує й технічна сторона управлінської практики: підготовка, державна реєстрація та облік усіх нормативно-правових документів органів державного управління повинні здійснюватися за єдиною формою з дотриманням встановлених правил, норм, вимог, прецедентів, стилю, традицій. Цей надзвичайно важливий аспект однорідності відіграє важливу роль у державному управлінні, він дає можливість при ухваленні рішень органами виконавчої влади зберігати єдність усієї системи. Адже система управління, яка дасть змогу своїм міністерствам та їх структурним підрозділам приймати нормативно-правові акти у довільній формі, дуже швидко втратить свою унітарність, а ділова мова між органами управління, з одного боку, та з громадськістю з іншого, ставатиме дедалі важчою для взаємного розуміння, що в кінцевому підсумку призведе до некерованості всієї системи. Ось чому саме юристам відведена роль нагляду за дотриманням відповідно встановлених у системі державного управління законів, правил, норм, вимог.

Основним завданням юридичних служб є організація правової роботи, спрямованої на правильне застосування, неухильне додержання та запобігання невиконанню вимог актів законодавства, інших нормативних документів органами виконавчої влади, а також їх керівниками та працівниками під час виконання покладених на них завдань і функціональних обов'язків. Юридична служба здійснює такі функції:

« організовує і бере участь у забезпеченні реалізації державної правової політики у відповідній сфері, захисті законних інтересів органу виконавчої влади;

» забезпечує правильне застосування законодавства в органі управління, інформує керівника про необхідність вжиття заходів до скасування актів, прийнятих з порушенням законодавства;

» разом з відповідними структурними підрозділами узагальнює практику застосування законодавства в галузі, готує пропозиції щодо його вдосконалення, подає їх на розгляд керівництва для вирішення питання стосовно необхідності підготовки проекту акта законодавства та внесення його в установленому порядку до державного органу, уповноваженого приймати такі акти;

* перевіряє відповідність законодавству проектів наказів та Інших нормативних актів, які подаються на підпис керівництва, візує їх за наявності віз керівників зацікавлених структурних підрозділів;

» вносить пропозиції щодо подання нормативного акта до Мінюсту для державної реєстрації, якщо цей акт зачіпає права, свободи і законні інтереси громадян або має міжвідомчий характер;

» сприяє правильному застосуванню законодавства про працю, запобіганню безгосподарності, непродуктивним витратам, бере участь у проведенні аналізу причин їх виникнення і підготовці документів про відшкодування збитків;

« аналізує матеріали, що надійшли від правоохоронних і контролюючих органів, результати претензійної роботи, дані статистичної звітності, що характеризують стан законності в управлінській діяльності;

» бере участь у розгляді матеріалів за наслідками перевірок, ревізій, інвентаризацій, дає правові висновки за фактами виявлення правопорушень;

» здійснює методичне керівництво правовою роботою, бере участь в організації і проведенні семінарів, інших занять з правових питань із службовцями, у підвищенні правових знань керівників і спеціалістів.

Юридичні служби чи службовці, які виконують юридичні функції, не беруть безпосередньої участі в ухваленні рішень, а надають рішенню форми, що відповідає законодавству та чинним адміністративним нормам. Тому функції юридичних служб слід вважати надзвичайно важливими. Здійснюючи консультативну роль, вони можуть запропонувати ті чи інші зміни, які суттєво вплинуть на управлінське рішення. Юридичні служби можуть також запропонувати змінити певні норми закону з метою встановлення їх відповідності з управлінським рішенням. Безперечно, що і в першому і в другому випадку роль юридичних служб залишається чисто консультативною - остаточне рішення за будь-яких обставин належить не юристові. Приймає рішення керівник (посадова особа) органу управління, який може врахувати поради юриста, а може вчинити всупереч його порадам. Для уникнення таких ситуацій найкраще залучати юридичні служби на початковій стадії роботи над управлінським рішенням.

Організація юридичної служби ставить проблему, спільну для всіх допоміжних функцій: чи слід об'єднувати, а якщо так, то до якого рівня здійснення юридичних функцій? У деяких управлінських структурах функціонує єдина юридична служба, в інших - кожен орган самостійно вирішує правовий аспект своєї роботи. На міжміністерському рівні повинна існувати певна централізація юридичних функцій. В Україні таку діяльність виконує Міністерство юстиції, яке здійснює реєстрацію відомчих нормативних актів з проведенням їх правової експертизи.

Судово-позовна функція

Судово-позовна функція, як і юридична, з якою її поєднують численні зв'язки, здійснюється за допомогою дій, які можна віднести до допоміжних функцій. Ця функція об'єднує в собі всі види діяльності щодо розгляду справ, які можуть призвести до судових процесів, а також самих процесів.

Інтереси, що порушуються в судах щодо органів державного управління, часто бувають вагомими, особливо зважаючи на суми, що їх доводиться сплачувати державі, та такі, що мають значний вплив на всю подальшу політику уряду.

Тому виникає необхідність у висококваліфікованих службовцях з великим досвідом практичної роботи в суді, які б могли ефективно здійснювати досудову і судову практику органу управління. Юридичні служби представляють в установленому законодавством порядку інтереси органів виконавчої влади в судах та інших органах під час розгляду правових питань і спорів. При необхідності вони вносять пропозиції керівництву органу управління (якщо це не віднесено до компетенції іншого підрозділу) про притягнення до відповідальності працівників, з вини яких заподіяна шкода.

Проблеми, пов'язані з організацією служби, покликаної забезпечувати судово-позовну функцію, органи управління можуть вирішувати двома способами. Перший: кожен окремий орган самостійно займається судовими справами, пов'язаними зі сферою своєї діяльності. Такий спосіб застосовується при вирішенні вузькотехнічних питань або коли рішення суду стосується лише цього органу (скарги працівників, спрямовані проти керівництва установи, позови, пов'язані зі звільненням працівників тощо). В іншому випадку управлінська структура організовує спеціальну службу, якій доручаються всі судово-позовні справи (наприклад, такі служби діють у тих структурних органах, де часто виникають майнові проблеми).

На практиці часто буває, що юридичні та судово-позовні функції, які ми розділили для зручності викладу, здійснює одна й та сама служба чи службова особа. Адже ці завдання тісно взаємопов'язані: той, хто редагує проекти рішень, повинен враховувати можливість судових позовів, спричинених їхнім застосуванням; він також повинен робити відповідні висновки із уже ухвалених судових рішень. Крім того, поєднання цих функцій є природним унаслідок того очевидного факту, що спеціалісти, які покликані там працювати, повинні мати відповідну юридичну освіту.