МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ПОВОЛЖСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ СЕРВИСА (ПВГУС)»

Кафедра «Экономика и управление»

УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКИЙ КОМПЛЕКС

по дисциплине «Документирование

управленческой деятельности»

для студентов направления подготовки

080100.62 «Экономика»

Одобрено Учебно-методическим Советом университета

Составители: А. Н. Кара, А. В. Ковтуненко

Тольятти 2010

1

УДК 651.33(075.8) ББК 65.291.212.8я73

У 91

Рецензент

канд. экон. наук, доц. Т. С. Вешнякова

Учеб.-метод. комплекс по дисциплине «Документирование

У91 управленческой деятельности» / сост. А. Н. Кара, А. В. Ковтуненко. – Тольятти : Изд-во ПВГУС, 2010. – 184 с.

Для студентов направления подготовки 080100.62 «Экономика».

©Кара А. Н., Ковтуненко А. В., составление, 2010

©Поволжский государственный университет сервиса, 2010

2

	СОДЕРЖАНИЕ
Введение_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _		4
1.	Цели и задачи изучения дисциплины_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _	6
2.	Содержание и структура дисциплины_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _	7
2.1. Структура и объем дисциплины_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _		7
2.2. Распределение фондавременипотемам ивидам занятий_ _ _		7
2.3. Содержание тем дисциплины_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _		8
3.	Методическиерекомендациипреподавателюистуденту_ _	9
3.1. Содержание тем дисциплины_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _		9
3.2. Содержание практических занятий_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _		11
3.3. Содержание самостоятельной работы_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _		26
4.	Учебно-методическое обеспечение дисциплины
«Документирование управленческой деятельности»_ _ _ _ _		27
4.1. Конспект лекций_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _		27
4.2. Методические указания студентам
по выполнению конрольной работы_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _		146
4.2.1. Общие рекомендации_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _		146
4.2.2. Методические указания и задания
на выполнение контрольной работы_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _		147
5.	Требования к уровню освоения дисциплины,
формы текущего и итогового контроля_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _		152
5.1. Примерный перечень вопросов к зачету по дисциплине_ _		152
5.2. Примеры вопросов и заданий
к контролю остаточных знаний студентов_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _		153
5.3. Тесты для самопроверки_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _		156
6.	Учебно-методические материалы по дисциплине_ _ _ _ _	172
Приложения_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _		177

3

ВВЕДЕНИЕ

В современных условиях все большую роль играют информационные процессы – процессы сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. При этом информация все чаще принимает фиксированный, документный характер. Документ выступает как средство закрепления информации различными способами на различном материале.

Усиление конкуренции требует от руководства предприятий построения информационных систем, обеспечивающих лучшее, чем у конкурентов использование информации для принятия решений. Без упорядоченной документации сегодня невозможно эффективное управление организацией. Поэтому возникает необходимость в таком виде деятельности как документирование управленческой деятельности. Кроме того, развитие политических, экономических, торговых связей России с внешним миром способствует тому, что перед российскими предприятиями возникает необходимость придерживаться международных стандартов в областиобмена информациейидокументацией.

Для этих целей на предприятиях различных форм собственности в организационной структуре создаются службы документационного обеспечения управления, главная функция которых – обеспечение процесса управления документированной информацией. Степень совершенства системы работы с документами определяется оперативностью перемещения, исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства организации документированной информацией. Из этого следует, что любое предприятие должно иметь четко организованный документооборот. Составление, использование и хранение документов в соответствии с действующим законодательством обеспечивает защиту интересов организации, увеличивает эффективность ее деятельности.

Дисциплина «Документирование управленческой деятельности» знакомит студентов направления подготовки 080100.62 «Экономика» с порядком составления, регистрации, контроля за исполнением и хранением управленческих документов, с языком и стилем деловых писем, а также с основами делопроизводства. Структура учебно-методического комплекса отвечает требованиям практико-ориентированной подготовки бакалавров.

Задача учебно-методического комплекса – сформировать у студентов умения и навыки в области организации делопроизводства на предприятии, помочь им в овладении навыками оформления всех основных видов организационно-распорядительных документов, обучить

4

унифицированным приемам и методам написания деловых писем на основе современных требований.

Учебно-методический комплекс создан на основе действующих на территории Российской Федерации общегосударственных нормативнометодических материалов, которые регламентируют документирование управленческой деятельности. При подготовке комплекса учтены требования Министерства РФ по налогам и сборам и Федеральной архивной службы РФ к документам предприятия, их систематизации, хранению, бухгалтерским, кадровымиорганизационно-распорядительнымдокументам.

1. ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ ИЗУЧЕНИЯ ДИСЦИПЛИНЫ

Цель дисциплины – дать знания, необходимые для правильного составления и оформления документов, возникающих в процессе принятия и реализации управленческих решений, и освоить общепринятые в мире предпринимательства лексику и стиль деловой и коммерческой корреспонденциидлясвободного иравноправногообщенияс партнерами.

Задачи дисциплины:

-ознакомить студентов с современной системой документационного обеспечения управления предприятием (организацией) и организацией документооборота;

-научить грамотно оформлять организационно-распорядительную документацию;

-усвоить правила и формы деловой и коммерческой переписки, структуру и особенности международного делового письма.

Знание вопросов современного документирования управленческой деятельности поможет предпринимателю, экономисту четко и грамотно составлять различные документы – носители информации, пронизывающие все аспекты управления, соблюдать основные правила и стиль деловой коммерческой корреспонденции, общепринятые в мире предпринимательства, что, в конечном счете, позволит повысить эффективность управления на производстве и укрепить свои позиции в конкурентной борьбе.

В результате изучения дисциплины бакалавр должен:

-знать системы документации, требования к составлению и оформлению документов, современные способы и технику создания документов и уметь грамотно разрабатывать основные виды управленческих документов;

-иметь представление об организации движения документов на предприятиях.

5

6

2.СОДЕРЖАНИЕ И СТРУКТУРА ДИСЦИПЛИНЫ

2.1.Структура и объем дисциплины

		Количество часов по							Количество часов в								Самостоятель-
				плану						неделю							ная работа
№	Число	Всего		Лекции	занятияПрактические		работаКурсовая		Всего	Лекции			занятияПрактические		работаКурсовая		всегоЧасов				неделювЧасов
	недель
семе-
стра	в семе-
	стре
5	17	70		18	14		–		2	1		1		–		38				2
2.2. Распределение фонда времени по темам и видам занятий
													Аудиторные
														занятия				Самостоятельнаяработа
	Наименование раздела по темам												Лекции		Практическиезанятия		Курсовое проектирование				Всегочасов
Тема 1. Документ и системы документации													1		1		–	3			5
Тема 2. Управленческая документация													4		1		–	4			9
Тема 3. Составление и оформление основных документов													2		2		–	4			8
Тема 4. Организация документооборота													2		1		–	4			7
Тема 5. Систематизация документов													2		1		–	4			7
Тема 6. Современные способы и техника создания													1		1		–	3			5
документов
Тема 7. Деловые и коммерческие письма													2		2		–	4			8
Тема 8. Правила и формы коммерческой переписки с													1		2		–	4			7
зарубежными партнерами
Тема 9. Корреспонденция, связанная с проведением													1		2		–	4			7
периодических мероприятий, и прочая корреспонденция
Тема 10. Организация работы с документами,													2		1		–	4			7
содержащими конфиденциальные сведения
Всего													18		14		–	38			70

7

2.3. Содержание тем дисциплины

Содержание курса «Документирование управленческой деятельности» раскрывается в 10 темах.

Структура дисциплины предполагает изучение студентами норма- тивно-методической базы документирования управленческой деятельности, основных требований к оформлению реквизитов документов, правил разработки документов, а также изучение организации документооборота на предприятии (рис. 1).

Документированиеуправленческой деятельности

Тема1. Документи системы документации

Тема 2. Управленческая документация

Тема 3. Составлениеи оформлениеосновных документов

Тема4. Организация документооборота

Тема5. Систематизациядокументов

Тема 6. Современные способы итехника создания документов

Тема 7. Деловые икоммерческие письма

Тема8. Правилаи формы коммерческой переписки с зарубежными партнерами

Тема9. Корреспонденция, связанная с проведением периодических мероприятий, ипрочая корреспонденция

Тема 10. Организация работы сдокументами, содержащими конфиденциальные сведения

Рис. 1. Структура курса «Документирование управленческой деятельности»

Предлагаемая выше логика изучения курса позволит наилучшим образом дать студентам представление о содержании, формах и методах документирования управленческой деятельности.

8

3.МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПРЕПОДАВАТЕЛЮ

ИСТУДЕНТУ

3.1. Содержание тем дисциплины

Тема 1. Документ и системы документации

Документирование: основные понятия и термины. Виды документов и их классификация.

Состав нормативно-методической базы документирования управленческой деятельности.

Государственные стандарты на документацию. Унифицированные системы документации. Общероссийские классификаторы техникоэкономической и социальной информации.

Тема 2. Управленческая документация

Основные положения по документированию управленческой деятельности. Требования к составлению и оформлению документов.

Состав и расположение реквизитов управленческих документов. Бланки и форматы документов. Формуляр-образец как модель унифицированной формы документа.

Требования к текстам документов. Язык и стиль документа. Подготовка текстов с использованием компьютерного пакета программ Microsoft Office.

Тема 3. Составление и оформление основных документов

Правила составления и оформления основных организационноправовыхдокументов: устава, положения, инструкции, договора, контракта.

Правила составления и оформления основных распорядительных документов: приказа и распоряжения.

Правила составления и оформления основных справочноинформационных документов: акта, справки, протокола, служебной, докладной и объяснительной записок.

Правила составления и оформления документов личного происхождения: обращения по найму на работу; резюме для поступления на работу по конкурсу; заявления о приеме на работу; автобиографии; характеристики; заявления о переводе, о предоставлении отпуска и т. п.

Тема 4. Организация документооборота

Организация документооборота. Входящий документопоток. Внутренний документопоток. Учет объема документооборота.

Организационное построение службы делопроизводства.

9

Тема 5. Систематизация документов

Общиетребованияксистематизациидокументовиформированиюдел. Составление заголовков дел и установление сроков хранения дел.

Номенклатура дел. Архивное хранение документов и дел.

Тема 6. Современные способы и техника создания документов

Средства оргтехники, используемые на автоматизированном рабочем месте специалиста и руководителя. Классификация средств организационной техники для современных офисных технологий.

Концепция электронного офиса.

Компьютерные технологии обеспечения управленческой деятельности: интегрированный пакет программ Microsoft Office.

Тема 7. Деловые и коммерческие письма

Классификация и структура деловых писем. Реквизиты письма и их расположение. Стандартные фразы и выражения.

Образцы вариантов деловых писем: письма-просьбы, письмаответы (отказы), сопроводительные письма, письма-подтверждения, гарантийные письма.

Тема 8. Правила и формы коммерческой переписки с зарубежными партнерами

Лексика и стиль корреспонденции, общепринятые в международном и деловом мире. Типовые фразы и полезные выражения, необходимые при составлении писем зарубежному партнеру.

Списоксокращений, часто встречающихся вкоммерческих письмах. Формы коммерческих писем: сбор информации о деловой активности,

респектабельностифирм; предложения иотклонениепредложений идр. Особенности коммерческой корреспонденции на английском, фран-

цузском инемецком языках (языквыбираетсяпожеланию студента). Составление и отправка письма через электронную почту зарубеж-

ному партнеру.

Тема 9. Корреспонденция, связанная с проведениемпериодическихмероприятий, ипрочаякорреспонденция

Образцы вариантов деловых писем, связанных с проведением периодических мероприятий: информационно-рекламные письма, пись- ма-напоминания.

Составление телеграмм, телексов и факсов. Основные сокращения, используемые при составлении телеграмм и телексов.

10