5.7. Проектування форм

Дані бази даних можна переглядати безпосередньо у таблицях Access, але це не завжди зручно, тому що інколи неможливо побачити на екрані усі поля одного запису одночасно. Форми дозволяють змінювати розташування даних на екрані з метою полегшення перегляду інформації на екрані.

Форма– об'єкт бази даних, за допомогою якого можна вводити дані в таблицю, редагувати таблицю або відображати лише ту частину інформації з таблиці або запиту, яка цікавить окремого користувача. Зміст форми завжди відповідає змісту таблиць і запитів, на основі яких вона створюється. Послідовність розміщення полів у формі може не збігатися з послідовністю в таблиці. Існують різні види форм:

Вид форми	Особливості
Автоформа: в столбец	Для кожного запису виділяється одна сторінка форми. Використовується для записів з великою кількістю полів
Автоформа: ленточная	Кожний запис розміщується в одному рядку таблиці
Автоформа: табличная	Форма має вигляд таблиці
Діаграма	Форма-діаграма, створюється на основі числових значень одного або декількох полів таблиць

Для створення форми потрібно на вкладці “Формы” вікна бази даних клацнути по кнопці “Создать”. З'явиться діалогове вікно “Новая форма”, яке пропонує вибрати спосіб створення форми:

• Конструктор– створення форми на основі порожнього бланка за допомогою конструктора форм;

• Мастерформ– створення форм за допомогою майстра; залежно від призначення форми майстер пропонує різні стандартні шаблони і стилі оформлення;

• Автоформа –автоматичне створення форми з використанням одного зі стандартних шаблонів;

• Диаграмма– створення форми з діаграмою на основі вибраних полів таблиці;

• Сводная таблица– створення зведеної таблиці на основі таблиць або запитів.

Обрати спосіб побудови форми “Мастерформ”, а у нижній частині вікна вибрати зі списку назву таблиці, на основі якої створюється форма (в нашому випадку це таблиця“ПЕРСОНАЛ”). Майстер форм являє собою серію діалогових вікон, які дозволяють вводити інформацію, яка використовується для створення форми.

У першому діалоговому вікні вибрати зі списку “Таблицы/Запросы”таблицю “ПЕРСОНАЛ”. Натиснути кнопку з подвійною стрілкою і всі поля зі списку “Доступные поля” будуть перенесені у список “Выбранные поля”. Натиснути кнопку “Далее”.

У другому вікні активізувати перемикач “выровненный” і натиснути кнопку “Далее”.

У третьому вікні вибрати довільно стиль оформлення зі списку стилів, які пропонує майстер, і натиснути кнопку “Далее”.

В останньому вікні в поле “Задайте имя формы” внести назву форми: “ПЕРСОНАЛ”, встановити перемикач “Открытие формы для просмотра или ввода данных” і натиснути кнопку “Готово”. З'явиться форма, оформлена відповідно обраному стилю.

Лабораторна робота № 5

ПРОЕКТУВАННЯ ЗВІТУ КОРИСТУВАЧА БАЗИ ДАНИХ

1. Мета роботи

Опанування методикою проектування звітів у різних режимах, форматування та обчислення в звітах.

2. Постановка задачі

На основі таблиці бази даних “ПЕРСОНАЛ”у режимі“Конструктор”створити звіт“Відомість” за полями таблиці:Табельний номер,Прізвище,Ім’я,По-батькові,Оклад. Додати в звіт обчислювальні поля:До виплати і Разом.

3. Порядок виконання роботи

3.1. Увійти у режим створення звіту за допомогою конструктора і ознайомитися з елементами вікна конструктора звітів.

3.2. Розмістити в області даних поля Табельний номер, Прізвище, Ім’я, По-батькові, Оклад.

3.3. Додати в звіт обчислювальне поле До виплати, яке розраховує виплату працівникам з урахуванням податків: =[Оклад]*0,7

3.4. Виконати форматування всіх полів.

3.5. Розмістити текст заголовка“Відомість на виплату зарплати”.

3.6. Створити обчислювальне полеРазом за полемДо виплати.

4. Контрольні питання

4.1. Дати визначення звіту.

4.2. Чим звіт відрізняється від форми?

4.3. Навести режими конструювання звітів.

4.4. Навести засоби створення обчислювального поля в звіті.

5. Навчальний матеріал

5.1. Створення звіту

Звіт є кінцевим результатом роботи з базою даних і забезпечує видачу даних у будь-якому форматі з різними рівнями деталізації.

Основним способом створення звіту є конструкторзвіту. За допомогою конструктора можна створювати звіт від самого початку. Можна створити звіт автоматично або скористатися майстром звітів, а потім перейти в режим конструктора для модифікації звіту.

Для створення звіту потрібно відкрити базу даних, перейти на вкладку “Отчеты”, клацнути по кнопці “Создать”. Вибрати спосіб створення “Конструктор”, а зі списку джерел вибрати таблицю“ПЕРСОНАЛ”. Відкриється вікно конструктора звітів, а також з'являться панель конструктора звітів, панель форматування та панель елементів.

Між звітом і формою існують принципові відмінності. В звіті можна виконувати групування даних за якоюсь ознакою, наприклад, згрупувати дані про співробітників за посадою або за датою прийому на роботу. Існують спеціальні способи розміщення згрупованих даних, наприклад, окрема група на окремій сторінці. В звіті можна виконувати підсумкові обчислення. Звіт виводиться з датою створення. Звіт найчастіше багатосторінковий, тому передбачена автоматична нумерація сторінок і можливість змінювати нумерацію при потребі.

Робоча область конструктора звітів розділена на три частини:

• Верхний колонтитул;

• Область данных;

• Нижний колонтитул.

У частині Верхний колонтитулрозміщують назву звіту, назву підприємства, графічне зображення фірмового або товарного знака.

Область данных –основна частина звіту. В ній розміщують вміст полів базової таблиці, підписи до полів. В області даних також розміщують обчислювальні поля.

У частині Нижний колонтитулрозміщують дату, номер сторінки.