Лабораторна робота № 2

СТВОРЕННЯ ОДНОТАБЛИЧНОЇ БАЗИ ДАНИХ

1. Мета роботи

Опанування методикою створення однотабличної бази даних у середовищі СУБД Access.

2. Постановка задачі

Створити однотабличну базу даних “Кадри”, яка містить таблицю “ПЕРСОНАЛ” з наступними реквізитами (полями): Табельний номер,Прізвище, Ім’я, По-батькові, Дата народження, Адреса, Телефон, Посада, Освіта, Дата прийому на роботу, Оклад.

3. Порядок виконання роботи

3.1. Самостійно розробити модель предметної області будь-якої структури, де працюють 20 працівників за наведеними в постановці задачі реквізитами.

3.2. Створити нову базу даних з ім’ям “Кадри”.

3.3. Сформувати структуру таблиці “ПЕРСОНАЛ” у режимі бази даних “Конструктор”.

3.4. Cтворити в таблиці “ПЕРСОНАЛ” ключовим поле Табельнийномер.

3.5. Створену структуру таблиці “ПЕРСОНАЛ”надати у вигляді наступної таблиці.

№№ з/п

Ідентифікатор поля

Тип даних

Властивості поля

4. Контрольні питання

4.1. Дати визначення базі даних.

4.2. Визначити компоненти архітектури бази даних.

4.3. Надати характеристику програмному забезпеченню бази даних.

4.4. Надати характеристику користувачам бази даних.

4.5. Визначити типи баз даних.

4.6. Дати визначення реляційній базі даних.

4.7. Що собою являє поле первинного ключа?

5. Навчальний матеріал

5.1. Створення бази даних “Кадри”

Базу даних можна створити декількома способами. Нижче описані три з них:

• З діалогового вікна, яке з’являється при запуску Access, встановити перемикач у положення “Новая база данных” і клацнути по кнопціОК.

• Клацнути по кнопці “Создать базу данных”на панелі інструментів, після чого відкриється вікно з двома вкладками:“Общие” та“Базы данных”. На вкладці “Общие”виділити піктограму “Новая база данных” і клацнути по кнопціОК.

• З меню “Файл”вибрати команду“Создать базу данных”Відкриється вікно з двома вкладками: “Общие” та “Базы данных”.На вкладці “Общие” виділити піктограму “Новая база данных”і клацнути по кнопціОК.

У результаті будь-яких перелічених дій відкриється вікно “Файл новой базы данных”. У полі “Папка”слід відкритисвоюпапку, внести в поле “Имя файла”назву бази даних“Кадри” і клацнути по кнопці “Создать”, після чого з’явиться вікно нової бази даних.

5.2. Створення структури таблиці “персонал”

Таблиця– основний об'єкт бази даних, в якому зберігається інформація. Кожен рядок таблиці називаєтьсязаписом, кожен стовпчик –полем запису. Запис містить набір даних про один об'єкт, а поле – однакові дані про всі об'єкти.

Структура таблиці визначається кількістю полів, їх назвами, порядком розміщення, типом даних та їх властивостями.

У вікні бази даних відкрити вкладку “Таблицы” і клацнути по кнопці“Создать”. На екрані з'явиться вікно“Новая таблица”, в правій частині якого задані способи створення структури таблиці. Вибрати “Конструктор”, клацнути по кнопціОК. З'явиться вікно конструктора таблиць.

Стовпчик “Имя поля”задає назву поля, “Тип данных” – тип даних у полі, а “Описание” –інформацію про призначення поля (необов'язковий коментар).

Потрібно активізувати ім’я поля таблиці і ввести дані за моделлю предметної області (п. 3.1).

Access підтримує наступні типи даних:

• Текстовый. Розмір – до 255 символів, включаючи букви, цифри і спеціальні символи.

• Поле Memo. Розмір – до 65000 символів. Поле має мінливу довжину і користувач не задає його максимального розміру.

• Числовой. Цей тип містить числові дані, які використовуються у розрахунках. Тип числа і точність розрахунків залежить від розміру, який задає користувач.

• Дата/время. Містить дату і час. Користувач може присвоювати полю різні формати.

• Денежный. Містить числа, які використовуються у грошових розрахунках. Точність – до чотирьох цифр справа від десяткової коми.

• Счетчик. Містить послідовність чисел, які вводяться автоматично (1 – у перший запис, 2 – у другий, тощо). Цю послідовність користувач змінити не може.

• Логический. Використовується для збереження тільки двох значень (Так/Ні; ВКЛ/ВІДКЛ).

• Поле объекта OLE. Цей тип даних містить дані із інших додатків, які підтримують технологіюOLE.

• Гиперссылка. Це поле містить адресу об’єкта або документа, який можна вивести простим клацанням на відповідному полі.

• Мастер подстановок.Дозволяє створювати поле, за допомогою якого користувач може вибрати значення зі списку.

Нижня частина вікна конструктора призначена для задавання властивостей поля. Вона стає доступною для введення даних після введення назви поля та вибору його типу. Для різних полів задаються різні властивості. На початковій стадії роботи можна використати тільки деякі з них.

Длятекстовихполівможна задати значення “Размер поля”. “Размер поля” – це максимальна кількість символів, що можуть бути введені в поле. Поля з текстом можуть містити від 1 до 255 символів. За замовчуванням Access установлює розмір поля в 50 символів. Якщо текст перевищує 255 символів, потрібно використовувати поле з типом даних Memo. Access не додає пробіли в кінець полів з текстом. Тому не потрібно заощаджувати дисковий простір, як це робиться в інших додатках для роботи з базами даних, а просто залишити значення за замовчуванням у 50 символів.

Для поля з типом даних Дата/Время можна задати наступні стандартні формати.

• Полный формат даты – відображає дату або час залежно від того, як вони введені. Якщо введена тільки дата, час не відображається. Якщо введено тільки час, то не відображається дата.

• Длинный формат даты –відображає дату із словесною вказівкою місяця, наприклад:6 червня 2005.

• Средний формат даты – відображає дату із скороченою назвою місяця, наприклад:06–черв–05.

• Краткий формат даты – відображає дату у вигляді чисел, що відокремлюються один від одного символом “крапка”, наприклад:06.06.05.

Тип даних Денежныйможна розглядати як різновид числового. Розмір для цього поля користувач не задає. У полі можуть міститися до 15 цифр до коми і до 4 цифр після коми. Формати і число десяткових знаків поля “денежного” типу такі самі, як у поля числового типу.

• Основной – встановлюється за замовчуванням. Число відображається так, як його вводили.

• Денежный– включає в себе символи “грн.” після числа і у дробової частині відображаються два знаки після коми.

• Фиксированный– відображає два знаки після коми.

• С разделителем разрядов– використовує кому (або інший роздільник) для відокремлення кожних трьох цифр. Відображає два знаки після коми.

Характеристика “Обязательное поле”вказує на те, що в це поле обов’язково потрібно ввести дані.

Характеристика “Пустые строки”вказує, що в цьому полі може бути порожня строка. Для цього в поле вводяться символи“” (дві пари лапок без пробілу між ними).

Характеристика “Индексированное поле”дозволяє створювати індекс, заснований на полі і служить для прискорення доступу до запису. Індекс являє собою відсортований список всіх значень поля із вказівкою на запис, яка містить відповідне значення. Якщо індексом є список прізвищ, розташованих у відсортованому порядку із покажчиками на записи, де знаходиться кожне прізвище, тоAccessшвидше знайти прізвище в індексному файлі, а потім перейти до визначеного запису, ніж вести пошук у таблиці, послідовно прочитуючи кожний її запис.

При індексації поля є можливість вибору трьох значень:

• Нет– означає, що індекси створювати не потрібно (установлюється за замовчанням).

• Да(Допускаются совпадения) – надає можливість вводити однакові значення поля в будь-яку кількість записів.

• Да(Совпадения не допускаются) – забороняється вводити однакові значення поля для різних записів.