Форматування таблиць і бланків

Незалежно від походження тексту, поміщеного в публікацію, його необхідно форматувати. Для впорядкування таблиць можна застосовувати будь-якими прийомами. Усі спеціальні прийоми форматування зв'язані з такими елементами: лінійками, позиціями табуляції, відточиями, стилями, шаблонами.

Спочатку необхідно обрати найбільш складну таблицю у всій публікації, імпортувати її, на її основі визначити параметри і позиції лінійок, позицій табуляції, описати стилі абзаців. У ході роботи з цією таблицею визначити, як повинні розбиватися рядків в окремих полях і як випливає форматування полей локальним способом. Після цього можна реалізувати це форматування засобами текстового процесора, і тоді вже дані будуть імпортовані в програму PageMaker в частково відформатованному вигляді, готові до тонкої настройки в складі таблиці. Для більшості таблиць неважливо, у текстовому процесорі або в PageMaker буде зроблене форматування. Виключенням є операції з вертикальними стовпцями. Якщо додаток може виділяти стовпці, попереднє форматування має сенс. Один зі стовпців таблиці повинний бути набраний курсивом. Виконати це форматування в PageMaker досить складно, оскільки в ньому неможливо виділяти стовпці шириною менш стовпчика тексту. Якщо ж текстовий процесор або електронна таблиця дозволяє працювати зі стовпцями тексту, завдання курсиву виконується досить просто. Якщо додаток не підтримує форматування накресленням і стилями, можна розмітити текст майбутньої публікації тегами стилів. Попередня обробка матеріалу таблиць здійснюється і у випадку роботи з дуже великими таблицями. При правильному підході велика частина форматування може бути виконана вже до моменту появи даних на сторінці публікації.

Стилі попереднього форматування

Деякі з фільтрів імпорту переносять дані в публікацію зі збереженням багатьох елементів форматування. Так, таблиці, з Microsoft Word, імпортуються зі збереженням стилів абзаців і локального форматування.

Word дозволяє виділяти окремо стовпці таблиці і призначати їм стиль форматування символів, гарнітуру, стиль абзацу і будь-які інші атрибути. Скористайтися цією можливістю і призначити для різних стовпців, різні гарнітури, які потім можна буде відшукувати і заміняти за допомогою команди контекстного пошуку і заміни. При приміщенні обробленої в такий спосіб таблиці в публікацію необхідно встановити прапорець Retain Format (Імпортувати формат) у діалоговому вікні імпорту.

Поля відформатовані незвичайними гарнітурами, що дає можливість виділяти значення полів при контекстному пошуку і заміняти їх форматування.

Розмітка стилів у текстовому файлі без форматування

Якщо додаток або його фільтр не можуть відтворити форматування таблиці стилями і накресленнями, попередню розмітку можна виконати за допомогою тегів. При цьому необхідно встановити прапорець Read tags (Читати стильову розмітку) у діалоговому вікні Place (Помістити). При цьому можна додати всій таблиці один стиль (у даному випадку тег ставиться тільки на початку таблиці). Якщо ж різним записам призначаються різні стилі абзаців, теги стилів вставляються на початку кожного рядка. Приклад подібного форматування – "смугасті" таблиці, у яких фон рядків розфарбовано поперемінно в два кольори. Для досягнення потрібного розміщення тегів у додатку необхідно додати до даних попереду ще один стовпчик і розмістити в ній теги стилів.

Якщо немає додатка роботи з додатками можна розставити подібні теги стилів за допомогою команди пошуку і заміни. Пошук здійснюється за ознакою кінця абзацу, що замінюється на таку ж ознаку, за яким вставляється тег стильової розмітки наступного абзацу.

Нова мова тегів надає користувачу найширші можливості в частині опису форматування таблиці у вихідному тексті даних. Принцип розмітки залишається той же, що при роботі з тегами стилів. Тільки тепер додаткові стовпчики необхідно вставляти не тільки перед першим полем даних, але і перед усіма полями. Ці додаткові стовпчики – поля опису форматування. У кожне поле форматування необхідно скопіювати відповідний текст мовою тегів, що описує форматування розташованого праворуч поля даних. Таким чином, можна одержати доступ практично до всіх засобів форматування програми PageMaker.

Обробка даних після імпорту

Після імпорту даних в програму PageMaker необхідна їх попередня обробка. Основним інструментом такої обробки є прийоми контекстного пошуку і заміни.

На початку і наприкінці кожного рядка вставлені символи табуляції. Для їх видалення необхідно обрати команду Change (Замінити) і задати як маску пошуку сполучення ^t^p^t, а як заміну – ^р. При заміні необхідно вказати назву стилю для зразка (кнопка Para attributes (Атрибути абзацу)). У протилежному випадку, видалення ознаки кінця абзацу з його наступною вставкою приведе до установки атрибута форматування абзацу [No style] ([Без стилю]). Переглянути кодування недрукованих метасимволів і символів PageMaker можна у файлі допомоги.

Розмітка стовпчиків

Після попередньої обробки масив імпортованих даних від зайвих символів табуляції, пробілів та іншого, можна приступати до пробного форматування таблиці. Для цього необхідна ціла сторінка записів, першу з яких необхідно виділити, відкрити діалогове вікно Indents/Tabs (Відступи/Табуляція) за допомогою комбінації клавіш <Ctrl>+<I> і визначити місце розташування позицій табуляції, перевіряючи зовнішній вигляд рядка даних натисканням кнопки Apply (Контроль).

Перший стовпець таблиці іноді зручно оформити як висячий відступ. Для цього необхідно задати необхідну величину відступу. Відформатований запис може послужити як основа для описання нового стилю абзацу або перевизначення вже наявного.

Висячі відступи часто застосовуються в таблицях з нерівномірним розміщенням тексту в колонках. Перший стовпчик таблиці створений висячим відступом, а друга являє собою багатосторінкове поле, вирівняне за табулятором, що збігається з висячим відступом. Всередині кожної комірки рядка розбиті ознаками переходу на новий рядок.

Перед розміщенням позицій табуляції для стовпчиків таблиці розбийте сторінку на вертикальні секції за допомогою направляючих. Їх можна розставити вручну або за допомогою доповнення Guide Manager (Модульна сітка). Отримана сітка допоможе оцінити ширину стовпців таблиці і дає видимі орієнтири для первісного розміщення позицій табуляції.

Лінійки в таблицях

Табличний матеріал часто припускає оформлення за допомогою ліній і заливок. Якщо встановити ці елементи виділення вручну за допомогою інструмента Line (Лінія), при переверстці лінії не відповідають положенню таблиці і їх знову необхідно переставляти вручну. У випадку роботи з великою таблицею їх можна розмістити на допоміжної сторінці-шаблоні і застосовувати її тільки до сторінок публікації, які містить таблиці. Це особливо стосується вертикальних лінійок. У вертикальних середниках таблиць часто розміщають лінійки, які розмежовують поля даних. Вертикальна лінійка оформлена як вкладене зображення в абзаці, який відповідає першому запису таблиці. При настроюванні зображення лінії застосовується зсув базової лінії і корегування її довжини за фактичною висотою таблиці. Для фіксації положення лінійки за горизонталлю в першому абзаці встановлена позиція табуляції.

Якщо додати позицію табуляції, яка керує положенням вкладеного зображення за горизонталлю, у стиль абзацу, даний стиль можна буде застосовувати при форматуванні декількох таблиць. Щодо горизонтальних лінійок, застосовуємих для відділення рядків таблиць і виділення окремих полів, то найбільш раціональним є використання абзацних лінійок відповідного вигляду в стилі форматування таблиці. Горизонтальні лінійки – це текст, вертикальні – вкладена графіка; текстові елементи завжди перекривають графічні. Текст у найбільш значимому полі таблиці виділений сірою верхньою лінійкою абзацу із широким правим відступом. Нижня лінійка абзацу кольору папера перекриває вертикальну лінію в точності під записом, автоматично розбиваючи її на відрізки різної довжини відповідно до числа рядків в абзаці запису.