Глава 3. Совершенствование учета в ооо «Уреньга»

3.1 Недостатки в организации учета ООО «Уреньга» и предложения по их устранению

В качестве недостатков ведения бухгалтерского учета в ООО «Уреньга» следует отметить слабую автоматизацию учетной работы, что не позволяет повысить эффективность выполняемых учетных функций бухгалтерии.

Во-первых, предлагаем ссовершенствование организации документационной работы бухгалтерии. Для этого представим предлагаемые меры на рисунке 3.1:

Автоматизация процесса создания распорядительных документов по движению персонала и других организационно-распорядительных документов

Слабая автоматизация процесса создания документов

Приобретение программного комплекса «1С: Предприятие 8. Зарплата и Управление Персоналом»

Отсутствие электронных копий документов

Обязанности менежера по кадрам по создания электронных копий подписанных документов (сканированием)

Сочетание базы данных кадрового учета и бухгалтерского учета в рамках системы «1С»

Отсутствие единой базы кадровых документов

Сочетание базы «1С» и электронных копий кадровых документов

Дополнительное программирование 1С

Рисунок 3.1 –Пути улучшения документирования кадровой работы в ООО «Уреньга»

То есть, ключевым моментом станет то, что менеджер по кадровой работе, во-первых, будет формировать документы на основе шаблонов, заложенных в системе «1С», и эти данные автоматически будут вводиться в бухгалтерскую базу, что исключит повторный ввод данных бухгалтерией; а, во-вторых, каждый уже подписанный документ будет храниться в электронном виде и будет дополнительным программным модулем (выполненным «под заказ») привязан к базе «1С».

Вообще же, программа «1С: Предприятие 8. Зарплата и Управление Персоналом» является мощным инструментом реализации кадровой политики предприятия, автоматизации различных его служб: от менеджера по кадрам и линейных руководителей в бухгалтерию по направлениям:

1) планирование потребности в персонале;

2) обеспечение бизнеса кадрами;

3) управление компетенциями, аттестацией работников;

4) управления процессами обучением работников;

5) управление вопросами мотивацией кадров;

6) учет кадров, анализ кадрового состава;

7) собственно кадровое делопроизводство, включая составление документов и кадровый учет;

8) расчет заработной платы и управление денежными расчетами с персоналом, включая депонирование.

В планируемой к установке конфигурации системы особое внимание уделено автоматизации управленческой деятельности менеджера по кадрам. Так, в конфигурацию включаются такие инструменты, которые позволяют решать основные задачи планирования и анализа, с которыми сталкиваются и руководители, ответственные за кадровую работу, и руководители других уровней:

- инструмент планирования отпусков работников;

- инструментарий управления компетенцией и аттестаций;

- инструментарий управления обучением персонала;

- инструмент разработки схем мотивации персонала;

- инструментарий формирования аналитических отчетов по запросу пользователя.

Внедрение такой системы в ООО «Орбита-Н » позволит решит так:

- будет исключена двойная работа бухгалтерии и менеджера по кадрам по вводу первичных документов;

- будут существенно сокращены работа по поиску и копирование документов;

- будут существенно сокращены ошибки в формируемых документах;

- будут полностью исключены работы по созданию вручную отчетов для руководства по запросам.

Во-вторых, для совершенствования учета безналичных расчетов нами предлагается усовершенствование системы учета безналичных расчетов, то есть настройку используемых систем «1С:Бухгалтерия 8.2» и «Интернет-клиент-банк». Данная настройка предполагает, что с помощью перекодировки каналов, данные из «Интернет-клиент-банк» автоматически будут выгружаться в «1С:Бухгалтерия 8.2».

Рисунок 3.2 – Схема совершенствования систем «1С:Бухгалтерия 8.2» и «Интернет-клиент-банк»

Очевидно, что внедрение такой системы позволит сократить время бухгалтера, затрачиваемое на введение данных выписок в систему 1С:Бухгалтерия 8.2. Также внедрение данного мероприятия позволит сократить возможные ошибки, которые могут быть при ручном вводе данных.

В качестве предложений по совершенствованию учета в ООО «Уреньга» можно рекомендовать следующие, представленные в виде схемы:

Предложения для ООО «Уреньга»

Для повышения системы внутреннего контроля

Для улучшения процессов учета и исключения ошибок

Выделение субсчета 62.3 «Авансы по топливным картам»

Совмещение приема наличных и карт с ИС управления АЗС

Совмещение сдачи смены ИС управления АЗС с 1С: Предприятие

Выделение строк в ОФР «розничные продажи», «оптовые продажи»

Выделение строк в ОДДС «розничные продажи», «оптовые продажи»

Рисунок 3.3 – Предложения для ООО «Уреньга» для совершенствования учета

То есть, предложены два направления совершенствования: для повышения системы внутреннего контроля в организации (выделение счета 62.3 по авансам за топливные карты, выделение строк в формах отчетности ОФР и ОДДС по оптовым и розничным продажам отдельно) и по улучшению процессов учета и исключению ошибок (расхождений управленческого и бухгалтерского учета), а именно совмещение приема наличных и карт с ИС управления АЗС, а также совмещение сдачи смены в ИС с программой «1С: Предприятие».

Рассмотрим данные рекомендации более подробно.

Выделение субсчета 62.3 «Авансы по топливным картам» может помочь тем, что отдельно будут отражаться те авансы, которые связаны с продажей топливных карт. Они будут показаны на отдельном субсчете в учете, в отдельной базе АИС управления АЗС (и это должна быть та же сумма), ее же можно отдельной строкой показывать и в балансе, и в приложениях к нему, что повысить контролируемость данного вида кредиторской задолженности организации перед клиентами, отделяя данную задолженность от кредиторской задолженности в виде полученных авансов по оптовым поставкам.

Далее, выделение строк в ОФР «розничные продажи», «оптовые продажи» позволит на разных строках разместить продажи, сформированные разными проводками (Д 50,57 К 90 и Д 62 К 90 с исключением НДС), что в будущем также будет более удобным при проведении проверок, а также сделает отчет о финансовых результатах более информативным для конечного пользователя.

Выделение строк в ОДДС «розничные продажи», «оптовые продажи» по аналогии с ОФР поможет дать большую информацию пользователю отчетности об источниках поступления денежных средств, а также разделит оптовый и розничный оборот (формируемые либо проводкой Д 50,57 К 90, либо и Д 50,51,57 К 62 без исключения НДС).

Совмещение приема наличных и карт с ИС управления АЗС представляет собою техническое решение, которое возможно реализовать в настоящее время, подключив не только терминал по приему топливных карт (сейчас уже подключен), но контрольно-кассовый аппарат (при одновременном подключении к нему терминала для приема банковских карт) к информационной системе управления АЗС. В результате не будет требоваться дополнительный ввод оператором информации в ИС после совершения операции продажи (что делается сейчас, и что как раз и является источником ошибок).

Совмещение сдачи смены ИС управления АЗС с 1С: Предприятие будет представлять собою автоматическое формирование документа (приходного кассового ордера) по завершении смены кассира при сдаче выручки. В этом случае одновременно информация из ИС будет отправлена в 1С: Предприятие, где и сформируется документ, его можно будет распечатать с рабочего места кассира, проверить соответствие денежной выручки в документе фактической выручке. Это исключит и ошибки, и дополнительную работу бухгалтера, которому необходимо в ручном режиме формировать этот документ.

Далее оценим эффективность предложений.

3.2 Оценка эффекта от реализации предложений

В результате предлагаемых мер, будут сокращены временные затраты на организацию документооборота, что отражено в таблице 3.1:

Таблица 3.1 – Планируемое сокращение объема работ по документированию кадровой деятельности и вводу выписок в ООО «Уреньга», часов

Вид работы	Значение до мероприятия	Значение после	Изменение
составление организационно - распорядительных документов по предприятию и его подразделениям, их доведение до работников	305	305	0
составление должностных инструкций и их доведение до работников	401	401	0
составление трудовых договоров (внесение данных в шаблоны )	590	590	0
оформление приказов по движению персонала	774	774	0
обработка табелей для расчета оплаты труда	650	300	-350
обработка полученных документов из отдела кадров в бухгалтерии	970	0	-970
работа с трудовыми книжками (внесение записей , организация хранения , снятия копий)	550	350	-200
работа по учету трудовых книжек	350	350	0
составление аналитических отчетов для руководства	410	0	-410
Формирование внешних отчетов	640	350	-290
проверка правильности составления документов (внутренний кадровый аудит)	110	50	-60
Введение данных выписок банка в программу	110	0	-110
всего	5860	3570	-2390

Таким образом, время, затрачиваемое бухгалтером на документирование кадровой деятельности и вводу выписок будет сокращено на 2390 ч. Предполагаемое сокращение ошибок отражено в таблице 3.2:

Таблица 3.2 – Предполагаемое сокращение ошибок в документировании кадровой деятельности и вводу выписок в ООО «Уреньга»

Вид работы	Значение до мероприятия	Значение после	Изменение
Обнаруженные ошибки всего , штук , в том числе	32	6	-26
1 . Внутренние проверки и случайное обнаружение	18	3	-15
отсутствие необходимых реквизитов	7	2	-5
ошибки в записях	5	1	-4
неправильное оформление	2	0	-2
отсутствие или неправильное оформление документов - оснований	3	0	-3
отсутствие подписи работника	1	0	-1
2 . Внешний контроль	14	3	-11
отсутствие необходимых реквизитов	5	2	-3
ошибки в записях	5	1	-4
неправильное оформление	2	0	-2
отсутствие или неправильное оформление документов - оснований	1	0	-1
отсутствие подписи работника	1	0	-1
Начисленные штрафы за год результатом внешних проверок, тыс.руб.	65,5	4,8	-60,7
Время на исправление ошибок , час .	185	35	-150,3
Расходы , связанные с исправлением ошибок , тыс.руб.	3,9	0,7	-3,2

Снижение штрафов из-за сокращения ошибок можно принять в качестве экономического эффекта от внедрения автоматизации работы с кадрами.

При этом, стоимость программного комплекса составляет 21500 руб., Стоимость сканера для документов – 8000руб., Стоимость работ по перепрограммированию – 17500 руб. и общие расходы составят – 47000руб.

Общий эффект от автоматизации документирования составит:

60,7 - 47 = 13,7 тыс.руб.

Оценим затраты и эффект от мероприятий по совершенствованию внутреннего контроля и организации учета, исключению ошибок. В целом, затраты на реализацию данных решений высокими не являются, их можно представить в виде следующей таблицы:

Таблица 3.3 – Затраты на реализацию мероприятий по совершенствованию учета ООО «Уреньга»

Мероприятие	Стоимость реализации, тыс.руб.	Обоснование стоимости
Выделение субсчета 62.3 «Авансы по топливным картам»	10,0	Средняя стоимость изменения настроек программы
Выделение строк в ОФР «розничные продажи», «оптовые продажи»	2,5	Средняя стоимость изменения настроек отчетности в программе
Выделение строк в ОДДС «розничные продажи», «оптовые продажи»	2,5	Средняя стоимость изменения настроек отчетности в программе
Совмещение приема наличных и карт с ИС управления АЗС	150,0	Средняя стоимость настроек ККМ, терминала и программы обслуживающей фирмой
Совмещение сдачи смены ИС управления АЗС с 1С: Предприятие	75,0	Средняя стоимость настроек программы обслуживающей фирмой и совмещения с 1С
Всего	240,0

Однако, данные затраты в размере 240 тыс.рублей (единоразовые) принесут уже в первый же год улучшение результатов работы:

Таблица 3.4 – Результаты от реализации мероприятий по совершенствованию учета расчетов с покупателями и заказчиками ООО «Уреньга»

Изменения	Денежное выражение	Обоснование денежного выражения
Сокращение затрат на внутренний аудит	10,3	7 часов за 1 раз, 4 раза в год, при среднемесячной зарплате 65 тыс.руб.
Сокращение затрат на формирование внутренних отчетов для руководства	8,9	2 часа в день, 12 раз в год, при среднемесячной зарплате 65 тыс.руб.
Сокращение обработки документов оператором АЗС	414,8	0,5 часов в день, каждый день (365) при среднемесячной зарплате 50 тыс.руб.
Сокращение работы бухгалтера по обработке документов	91,3	0,1 час в день, 365 дней при среднемесячной зарплате в 55 тыс.руб.
Сокращение работы бухгалтера по поиску и устранению ошибок	30,0	1 час в день, каждый месяц 1 раз, при среднемесячной зарплате 55 тыс.руб.
Всего	555,2

Таким образом, при затратах в 240 тыс.рублей на реализацию мероприятий, будет получена общая экономия в сумме 555,2 тыс.рублей, отсюда, эффект от мероприятий составит:

555,2 – 240 = 315,2 тыс.руб.

А эффективность мероприятий:

315,2 : 240 * 100% = 131,3%.

То есть, предлагаемые мероприятия будут эффективны и их надо применять для совершенствования учета в ООО «Уреньга».