4. Оформлення інкасового доручення в банку

Перевірка та оформлення документів

Інкасові доручення, прийняті від експортера, реєстру­ються в журналах (або автоматичному режимі), форма яких залежить від практики певної країни.

У момент реєстрації фіксуються основні реквізити:

- номер інкасо;

- сума інкасо із зазначенням валюти платежу;

- дати надсилання документів інобанку.

У журналі зазначається також дата оплати (повної чи часткової) інкасо або повернення документів експортерові.

Представлені при інкасовому дорученні в уповноваже­ний банк клієнтом документи реєструються в спеціальному журналі, порядок ведення якого в певних країнах може різнитися. За порядком реєстрації присвоюють номер осо­бового рахунка для кожного інкасового доручення.

Після перевірки і оформлення інкасового доручення перший екземпляр доручення, рахунка-фактури і відвантажувальні документи здають в експедицію банку для над­силання їх інобанку у встановленому порядку. Надіслані документи до отримання платежу/акцепту оприбуткову­ються на позабалансових рахунках для обліку контролю за своєчасністю і повнотою платежу. Прибутковий позаба­лансовий ордер після введення інформації в комп'ютер і звірки даних ордера з бухгалтерським журналом та відо­містю залишків поміщають у картотеку до рахунка 9936 за терміном очікуваного платежу.

Контрольний термін для одержання платежу/акцепту

Відповідальний виконавець відділу документарних операцій при взятті документів на облік обчислює кон­трольний термін для одержання платежу/акцепту. Цей термін визначають, беручи до уваги:

— подвійний час надходження документів поштою (по­відомлення телеграфом; через систему СВІФТ від банку-ремітента до інкасуючого банку;

— додаються 4 дні на опрацювання документів інобанком і 6 пільгових днів;

— до отриманого терміну додається кількість днів, пе­редбачених контрактом для одержання платежу/акцепту й обговорених в інструкціях інкасо.

При визначенні контрольного терміну одержання пла­тежу, що надходить через третій банк, враховується по­трійний термін проходження документів між банками плюс 10 днів на обробку в представляючому банку, плюс 4 дні на обробку в третьому банку. Для зручності розрахун­ку складають спеціальні таблиці по регіонах або країнах для визначення контрольних термінів надходження пла­тежів/акцептів, і після затвердження таблиць керівниц­твом банку вони вважаються прийнятими до виконання.

Якщо за умовами контракту передбачено платіж на визначену фіксовану дату, контрольний термін для одер­жання платежу розраховується від зазначеної клієнтом дати плюс кількість днів для одержання кредиту-авізо або платіжного доручення залежно від способу сповіщення, обумовленого в інкасо. Умовами контракту передбачено, наприклад, платіж протягом 30 днів від дати коносамента, дата коносамента — 30 травня, фіксований термін оплати інкасо — 29 червня. До цього терміну залежно від способу авізування додається авіапробіг (4 дні для даного регіону) і термін оплати інкасо; отже, контрольний термін для отри­мання платежу визначається як 3 липня.

Термін оплати інкасо вказується на 4-му примірнику інкасо, який разом із копіями рахунків-фактур зберігаєть­ся (після оприбуткування) у картотеці (й обліковується на відповідному позабалансовому рахунку).

Контроль за одержанням документів

В обов'язки банку-ремітента входить контроль за одер­жанням надісланих документів іноземним банкам, про що останній сповіщає банк експортера підтвердженням із вка­зівкою свого номера інкасо.

Якщо до розрахункового терміну платежу повідомлен­ня про акцепт не надійшло, відповідальний виконавець пе­редає протягом 3 днів запит зазначеним в інкасовому дору­ченні способом (поштою, телеграфом, системою СВІФТ).

Будь-яке повідомлення інкасуючого банку щодо виконан­ня інструкцій інкасового доручення повинно без затримки пе­редаватися експортеру. Інкасове доручення знімається з облі­ку тільки в разі одержання платежу і/або акцепту, передбаче­них умовами інкасо, або повернення документів інкасуючим банком із вказівкою причини, або одержання відповідних інс­трукцій від експортера (при сповіщенні банку-імпортера).

При одержанні платіжного доручення або кредитового авізо в оплату інкасо відповідальний виконавець звіряє всі реквізити і суму, валюту платежу, засіб авізування креди­тового авізо із сумою й іншими відповідними даними орде­ра. Здійснюється бухгалтерський запис з балансу: дебету­ється рахунок інобанку (ностро) і кредитується рахунок експортера («транзитний валютний рахунок клієнта»), зазначений у 4-му примірнику інкасового доручення (від­повідно до діючого у банку технічного порядку зарахуван­ня експортної виручки).

Сума оплачених документів за здійсненою інкасовою операцією списується за витратами позабалансового рахунка 9936. Як видатковий ордер використовують поза­балансовий ордер з картотеки із зазначенням дати оплати.

Далі йде звичайна процедура звіряння даних ордера з да­ними бухгалтерського журналу. Видатковий ордер помі­щається в архів (у разі повної оплати), а в журналі реєстра­ції ставлять відповідні позначки про дату оплати.

Якщо інобанк припустився порушень щодо умов, за­значених в інкасо (наприклад, платіж здійснено не за сис­темою СВІФТ, а іншим шляхом), відповідальний викона­вець може заявити банку-кореспонденту про неналежне виконання ним інструкцій інкасо.

Витрати за інкасовими операціями

Як компенсацію за послуги при здійсненні докумен­тарного інкасо представляючий та інкасуючий банки нара­ховують комісійні та накладні витрати. Здебільшого йдеться про комісійні за:

— вручення документів проти акцепту або платежу;

— оплату акцепту;

— звільнення відвантаженого товару, адресованого бан­ку чи транспортному агенту, до розпорядження банку.

Залежно від способу здійснення інкасо можуть нарахо­вуватись додаткові накладні витрати та комісії за пролон­гацію векселів, за додаткові повідомлення про долю доку­ментів, за повернення документів, оголошення протесту тощо, а також поштові збори та інші фактичні витрати.

За незазначених витрат клієнт банку отримує високий еквівалент, оскільки банк надає йому не тільки послуги своїх досвідчених фахівців, а й широку кореспондентську мережу, яка забезпечує надійність платежів, передання документів та повідомлень.

Проблеми, переваги та недоліки інкасової форми розрахунків

Під час здійснення інкасо може загостритися фінансо­ва ситуація, створивши додаткові проблеми для експорте­ра. Ефективним за таких умов є запрошення банком-ремі-тентом консультанта для надання допомоги експортерам щодо уникнення можливих проблем.

Найпоширеніші проблеми:

1. Можливі затримання, зберігання на складі, потре­бування оплати за страховим полісом товарів у разі їх неоплати експортером. Існують інші обставини, які спричи­нять додаткові витрати для експортера до того моменту, коли імпортер вирішить оплатити інкасо або експортер ук­ладе іншу угоду з продажу товарів. Товари можуть бути повернуті назад експортерові за його рахунок.

2. Різне страхове забезпечення продавця і покупця. Якщо товар зіпсований або його загублено, імпортер може відмовитись оплатити інкасо. Щоб уникнути цього, експор­терам слід уважно вивчати страхові поліси на випадок непе­редбачених обставин або змін умов, захищати свої фінансо­ві інтереси при відвантаженні в усіх іноземних портах.

3.Невизначеність терміну платежу. Експортеру іноді доводиться чекати на платіж (акцепт) протягом невизначеного терміну, що залежить від способу здійснення платежу (зв'язок на основі терміналу, Міжнародна міжбанківська електронна система платежів, телеграфний або поштовий зв'язок), наявної іноземної валюти в країні покупця.

4. Відсутність ліцензії на імпорт у імпортера. Це уне­можливлює прийняття товару або спричиняє відстрочення оплати чи акцепту тратти. Експортеру завжди слід переві­ряти наявність в імпортера ліцензії (якщо вона необхідна до відправки товару на основі інкасо).

Переваги для експортера:

1. Зменшення ризику дострокового передання товарів. За документарним інкасо експортер може запобігти переданню товарів до того, як імпортер здійснить платіж чи ак­цептує тратту. Інкасо передбачає менший ступінь безпеки для експортера, ніж передоплата готівкою чи акредитив. Але, якщо експортерові не потрібен надійний захист від політичного та комерційного ризику або негайна оплата товарів необов'язкова, інкасо може бути оптимальним ме­тодом розрахунку.

2. Збільшення конкурентоспроможності. Інкасо є менш тривалим та обтяжливим засобом досягнення домов­леності, ніж акредитив. Отже, експортер може продати то­вар за нижчою ціною, збільшуючи свою конкурентоспро­можність. Те саме стосується і згоди експортера на акцепт платежу на підставі термінової тратти. В основі цього — збільшення кредиту, що надається експортером імпорте­ру, який зі зростанням ризику експортера підвищує його конкурентоспроможність.

3. Зручність. Банк, який має відділення та мережу ко­респондентів, уникає проблем, пов'язаних з міжнародни­ми розрахунками (інкасо), застосовуючи ефективний спо­сіб обробки документів, розрахунків і зв'язку.

4. Можливість фінансування. Часто експортер має можливість отримати кошти від банку під акцепт або за урядовою програмою підтримки експортера.

Недоліки для експортера:

1. Затримка або повільне надходження платежу. Як­що, наприклад, імпортер повинен отримати ліцензію на імпорт, але ще цього не зробив, то експортер для отриман­ня платежу, має чекати оформлення та отримання ліцен­зії. Крім того, внаслідок повільного здійснення інкасо в ба­гатьох країнах можлива затримка платежу.

2. Додаткові витрати, спричинені неплатежем чи від мовою від акцепту імпортера. Якщо імпортер відмовиться від оплати чи акцепту тратти, банк не несе відповідальнос­ті, а законодавство не передбачає примусового стягнення інкасо. Тому в експортера можуть виникнути додаткові витрати — за простій, зберігання товару, його страхування тощо.

Переваги для імпортера:

1. Зручність. Купівля на основі інкасо дає змогу імпор­теру уникнути ускладнень з відкриттям акредитива.

2. Зменшення витрат. Імпортер уникає витрат на ім­портний акредитив і може отримати вигоду з низької ціни купівлі, оскільки виключено, що експортер може знехту­вати деякими заощадженнями (див. переваги для експор­тера).

3. Відстрочка платежу. Метод інкасо прийнятний для імпортера щодо часу платежу. Зазвичай можлива затрим­ка платежу до прибуття товарів.

Недоліки для імпортера.

Зашкодження репутації у разі неплатежу або відмови від акцепту. Якщо імпортер з будь-якої причини не може здійснити оплату чи акцептувати тратту або вирішує цього не робити, експортер може вида­ти спеціальні інструкції щодо заяви «протесту» від його імені. В багатьох країнах цей протест — лише формаль­ність, яка передбачає подання згодом офіційної скарги.

10