Документы бухгалтерского учёта. Способы исправления ошибочных данных.

Документирование – это способ регистрации хозяйственных операций и фактов, специальных документов учёта, являющихся основанием для бухгалтерских записей.

Документ – любой носитель информации, предназначенный для её обработки и передаче во времени и пространстве. Документ обеспечивает точность и достоверность учёта, служит основным источником сведений для предварительного и последующего анализа и контроля правильности, целесообразности и законности каждой хозяйственной операции.

В составе документов закон «о бухгалтерском учёте» различает первичные документы, учётные регистры и отчётность.

Первичные документы фиксируют факты совершения хозяйственных операций в той последовательности, в которой они проводятся. Это обеспечивает сплошной учёт всех объектов, юридическое обоснование бухгалтерских записей, основой которых служат документы, имеющие доказательную силу.

Форма бухгалтерского документа содержится в ФЗ «о бухгалтерском учёте».

Первичные документы можно разделить на следующие группы:

1. По назначению. Делятся на распорядительные, оправдательные, комбинированные и документы бухгалтерского оформления.

2. По времени составления первичные документы делятся на разовые, накопительные и сводные.

3. По месту оформления первичные документы делятся на внутренние и внешние.

4. По признаку соблюдения правил составления все бухгалтерские документы подразделяются на доброкачественные и не доброкачественные. Доброкачественные документы должны соответствовать трём признакам:

А) формальные требования.

Б) отражать содержание законной хозяйственной операции.

В) отвечать требованиям действительности, т.е. отражать те хозяйственные операции, которые были реально совершены.

Документы не соответствующие хотя бы одному из этих трёх требований являются недоброкачественными.

К недоброкачественным документам можно отнести бухгалтерские документы, которые не правильно оформлены, для которых использовались бланки не установленной формы, в которых заполнены не все необходимые, либо заполнены лишние реквизиты. Такие документы бухгалтерия не вправе принимать к учёту, а при ревизии или аудите они подлежат проверке по существу отражённых в них операций, т.е. их подлинность должна быть подтверждена другими доказательствами.

Особое внимание необходимо обращать на документы, отражающие незаконные по содержанию операции и документы, не соответствующие по содержанию фактически выполненным хозяйственным операциям. Это документы, в которых случайно или умышленно не отражены фактически выполненные или отражены вымышленные или фиктивные хозяйственные операции. Такие документы бывают бестоварными, безденежными, либо такими, в которых получили ложное отражение сведения об отдельных сторонах действительно совершённых хозяйственных операций. Так, например, бестоварным называют накладную, которая содержит все необходимые реквизиты, такие как: наименование отпущенных товаров, дата отгрузки, подписи поставщика и покупателя, по которой, однако фактически никакие товары отпущены не были.

К безденежным документам относятся: расходный кассовый ордер с распиской, в получении по которому в действительности деньги получены не были.

К ложным сведениям могут относиться, как содержание самой операции, например выдача иного товара, чем указано в накладной, дата совершения операции (например, для сокрытия недостачи, деньги поступившие первого числа приходуются по кассе десятого), также ложной может быть сумма заработной платы выданной в действительности.

При решении вопроса о подлинности или подложности проверяемого документа нужно учитывать следующие моменты:

1. Полноценные документы, отвечающие всем требованиям, всегда являются подлинными, не правильно оформленные документы могут быть как подлинными, так и подложными, в зависимости от результатов проверки и по существу.

2. Документы, отражающие операции которые в действительности не совершались, всегда являются подложными. К подложным относятся документы, в которые внесены заведомо ложные сведения о содержании, дате или сумме хозяйственной операции