Оффисные приложения Ms Word 2010

Таблицы, объекты и колонтитулы в документах Microsoft Word

Roadhouse

It's Good To Be In Love

Black Holes & Revelations.

24.Перейдите в следующий раздел и наберите Приложение 2: текст по правому краю.

25.Вставьте таблицу: вкладка Вставка, группа Таблицы, кнопка Таблица, команда Вставить таблицу…, диалоговое окно Вставка таблицы, число столбцов – 5, число строк – 6.

26.Наберите текст в таблице и оформите ее как на образце, используя вкладки Макет и Конструктор в разделе Работа с таблицами (Текст в первой ячейке вертикальный; цвет текста в первой строке темно-синий; фон-желтый; выравнивание по центру; со

№ п.п.

1.

2.

3.

4.

Альбом		Число песен	Продолжительность			Цена
			альбома(в минутах)
Dancing to The Beat		20	90			11
Roadhouse		17	73			12
It's Good To Be In Love		19	80			14
Black Holes & Revelations		18	78			15
				Итого		52

2-й по 5-ю ячейках в первом столбце создайте нумерованный список; в итоговой стоке объедините четыре первых ячейки и выроняйте текст по правому краю; в последней ячейке по формуле посчитайте сумму; внешняя граница (рамка) таблицы – двойная линия темно-синего цвета).

27.Перед таблицей вставьте текст Каталог на диски SuperQueen, разместите по центру и оформите текст как Малые прописные буквы.

28.Используйте объект Простой процесс из рисунков SmartArt для наглядного представления данных и расположите внизу под таблицей: установите курсор под таблицей, вкладка Вставка, группа Иллюстрации, кнопка SmartArt; в диалоговом окне

Выбор рисунка SmartArt выберите тип Процесс и макет Простой процесс.

29.Оформите элементы SmartArt как показано ниже: выделите первую фигуру, в разделе

Работа с графическими элементами SmartArt вкладка Конструктор, группа Создание рисунка, кнопка со списком Добавить фигуру, команда Добавить фигуру после;

наберите текст.

	Dancing to		It's Good To	Black Holes
		Roadhouse		&
	The Beat		Be In Love
		2003 год		Revelations.
	2000 год		2005 год
				2008 год

30.Вставьте Колонтитулы: Верхний колонтитул – дата создания, выровнять по правому краю; Нижний колонтитул – текст «EMI France Ltd», шрифт Monotipe Corsiva

31.Вставьте номера страниц внизу по центру страницы. Начало нумерации на второй странице.

32.Сохраните документ.

ЗАДАНИЕ 2

1.Запустите приложение MS Word.

2.На основании документа Письмо-запрос создайте новый документ и сохраните под именем Письмо-извенение.

41

Таблицы, объекты и колонтитулы в документах Microsoft Word

3.Вместо старого основного текста письма наберите новый (текст ниже) и отформатируйте его с параметрами абзаца: выравнивание – по ширине, междустрочный интервал – полуторный, первая строка отступ – 1,2 см.

Приносим извинения за задержку с ответом на письмо от 3 ноября. Она связана

стем, что мы получили ваше письмо только 12 ноября. Надеемся, что эта задержка не причинила вам существенных неудобств и заверяем вас, что в будущем приложим все усилия для устранения подобных задержек.

На нас произвело благоприятное впечатление качество оформления и записи присланного образца. Художественные достоинства альбома также бесспорны, но мы чувствуем, что цена его довольно высока и не обеспечит высокого спроса на альбом.

Однако, если вы найдете возможным снизить цену до 13.50$, мы разместим у вас заказ на 4000 дисков (Таблица). В этом случае просим гарантировать отправку не позднее 10 декабря

4.Для всего текста в письме, включая адреса и подписи, за исключением названия фирмы, установите кегль шрифта 12.

5.В дате 10 декабря между цифрой и тестом поставьте неразрывный пробел.

6.В адресе отправителя телефоны пометьте маркированным списком в виде символа

(телефон) из шрифта Webdings.

7.Вставьте под текстом письма картинку, измените ее вертикальные размеры примерно до 3,5 см, установите обтекание текстом вокруг рамки, текст по большей стороне, расстояние от текста справа – 2 см. Расположите рисунок слева от текста.

8.Внизу для абзаца ООО Арт Компакт. создайте текстовый эффект с помощью приложения WordArt.

9.Вставьте таблицу и оформите ее как на образце (Текст в первой ячейке вертикальный; цвет текста в первой строке темно-синий; фон-голубой; во второй стоке в последней ячейке по формуле посчитайте произведение).

10.Перед таблицей вставьте слово Таблица и выровняйте ее по правому краю.

11.Вставьте Колонтитулы: Верхний колонтитул – текст «Арт-Компакт»; Нижний колонтитул - дата и время создания, выровнять по центру.

12.Сохраните документ.

2.8. ВСТАВКА В ДОКУМЕНТ И УПРАВЛЕНИЕ ФОРМУЛАМИ.

Создание формулы

Для создания формулы можно использовать коды символов Юникода и записи автозамены математическими символами для замены текста символами.

При вводе формулы приложение Word может автоматически преобразовать формулу в профессионально-форматированную формулу.

1.На вкладке Вставка в группе Символы щелкните стрелку рядом с надписью Формула и выберите команду Вставить новую формулу.

42

Таблицы, объекты и колонтитулы в документах Microsoft Word

2. Введите формулу.

Вставка часто используемых или заранее форматированных формул

На вкладке Вставка в группе Символы щелкните стрелку рядом с надписью Формулы, а затем выберите нужную формулу.

Добавление формулы в список часто используемых формул

1.Выделите формулу, которую нужно добавить.

2.На вкладке Конструктор в области Работа с формулами в группе Сервис щелкните Формулы, а затем щелкните Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию формул.

3.В диалоговом окне Создание нового стандартного блока введите имя формулы.

4.В списке Коллекция щелкните Формулы.

5.Выберите другие необходимые параметры.

Вставка математических структур общего пользования

1.На вкладке Вставка в группе Символы щелкните стрелку рядом с надписью Формула и выберите нужную формулу.

2.На вкладке Конструктор в группе Работа с формулами в группе Структуры

выберите необходимый тип структуры (например, дробь или радикал), а затем щелкните значок необходимой структуры.

3.Если структура содержит местозаполнители, щелкните местозаполнитель и введите нужные числа или символы. Местозаполнители формулы — это небольшие пунктирные поля в формуле .

Вдальнейшем, созданные и внедренные в тело документа Word математические формулы, двойным щелчком мыши могут быть активизированы – откроется математический редактор в котором можно произвести их необходимую правку.

УПРАЖНЕНИЕ 3

1.Запустите приложение MS Word.

2.Используя подстрочные знаки и редактор формул, наберите текст с формулами:

вкладка Вставка, группа Символы, кнопка Формула, команда Вставить новую

формулу.

Последовательность точек Mi, i=0,1,2,… с координатами (Xi, Yi) вычисляются по формулам:

43

Таблицы, объекты и колонтитулы в документах Microsoft Word

					Xi 1
Xi								, X 0 3.5,
			2	Y			5
					i 1
	Y		X		i 1	1.6		,Y 2.2.
	i

3.Сохраните файл под именем Формула 1

ЗАДАНИЕ 3

1.Запустите приложение MS Word.

2.Используя редактор формул, наберите следующий текст с формулами:

Вычислить выражение:

X 1

2

B

X

A

X

1

Cos

3

2

8

Y

X 2

B2 3

3. Сохраните файл под именем Формула 2

44

Подготовка документов-форм в Microsoft Word

3.СРЕДСТВА АВТОМАТИЗАЦИИ ПОДГОТОВКИ ДОКУМЕНТОВ В MICROSOFT WORD

Цель занятия – изучить средства автоматизации подготовки документов в редакторе MS Word.

3.1. КОПИРОВАНИЕ ФОРМАТА.

Чтобы форматировать текст и применять некоторые основные функции форматирования графики, например границы и заливку, можно использовать инструмент Формат по образцу на вкладке Главная.

1. Выделите текст или рисунок, форматирование которых необходимо скопировать.

Чтобы скопировать форматирование текста, выделите часть абзаца. Чтобы скопировать форматирование и текста, и абзаца, выделите абзац целиком вместе со знаком абзаца.

2.На вкладке Главная в группе Буфер обмена выберите команду Формат по образцу. Указатель примет вид кисти. Дважды нажмите кнопку «Формат по образцу», если необходимо изменить формат нескольких выделенных фрагментов в документе.

3.Выделите текст или рисунок, который требуется отформатировать.

4.Чтобы отменить форматирование, нажмите клавишу ESC.

УПРАЖНЕНИЕ 4

1.Найдите в папке Материалы документ Письмо-напоминание и скопируйте в свою папку. Откройте документы Письмо-напоминание и Ответ на запрос.

2.Используя инструмент копирования формата на вкладке Главная в группе Буфер обмена перенесите форматы документа Ответ на запрос на документ Письмонапоминание: выделите первую строчку EMI France Ltd. в документе Ответ на

запрос и щелкните инструмент ; перейдите на документ Ответ на запрос и выделите первую строчку EMI France Ltd.

3.Аналогичные действия проделайте для остальных абзацев документов.

4.Сохраните документ Письмо-напоминание.

ЗАДАНИЕ 4

1.Найдите в папке Материалы документ Письмо-просьба и скопируйте в свою папку.

Откройте документы Письмо-просьба и Письмо-запрос.

2.Используя инструмент копирования формата перенесите форматы документа

Письмо-запрос на документ Письмо-просьба.

3.Сохраните документ Письмо-запрос.

3.2.ПРИМЕНЕНИЕ, СОЗДАНИЕ, ИЗМЕНЕНИЕ И УДАЛЕНИЕ СТИЛЕЙ. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ БИБЛИОТЕКИ СТИЛЕЙ.

Применение стиля 1. Выделите текст, к которому требуется применить стиль.

45

Подготовка документов-форм в Microsoft Word

Например, можно выделить текст, который будет заголовком. Чтобы изменить стиль целого абзаца, щелкните любое место в этом абзаце.

2.На вкладке Главная в группе Стили выберите стиль. Если требуемый стиль не

отображается, нажмите кнопку Дополнительные параметры , чтобы развернуть группу Экспресс-стили. Например, если требуется сделать выделенный текст названием, в группе «Экспресс-стили» выберите стиль с именем Название.

3.Чтобы увидеть, как будет отображен выделенный текст после применения к нему конкретного стиля, задержите указатель на кнопке с изображением этого стиля.

Если в группе «Экспресс-стили» отсутствует требуемый стиль, откройте область задач Применить стили, нажав клавиши CTRL+SHIFT+S. Затем в поле Имя стиля введите имя искомого стиля. В списке указываются только те стили, которые уже использовались в данном документе, но ввести можно имя любого стиля, определенного для документа.

Создание нового экспресс-стиля

Экспресс-стили — это наборы стилей, предназначенных для совместного использования. Хотя набор экспресс-стилей должен содержать все стили, нужные для того, чтобы создать документ, возможно, потребуется добавить совершенно новый стиль. Кроме того, можно также создать дополнительные стили, например, стиль таблицы или стиль списка.

1.Выделите фрагмент текста, который требуется использовать для создания нового стиля. Например: предположим, в документе слово деловой должно всегда отображаться полужирным шрифтом красного цвета.

2.На мини-панели инструментов, которая отображается выше выделенного текста,

выберите параметры Полужирное начертание и Красный, чтобы отформатировать выделенный текст.

3.Щелкните правой кнопкой мыши, наведите курсор на Стили, а затем нажмите

Сохранить выделенный фрагмент как новый экспресс-стиль.

4.Присвойте стилю имя (например, деловой) и нажмите кнопку ОК. Созданный стиль деловой появится в коллекции экспресс-стилей под присвоенным ему именем, и его можно будет применять во всех случаях, когда потребуется отобразить текст полужирным шрифтом красного цвета.

Изменение стиля

Стили, входящие в набор «Экспресс-стиль», дополняют друг друга, поэтому в большинстве случаев проще изменить сам набор «Экспресс-стиль», чем стили применяемого набора. Однако в некоторых случаях приходится изменять атрибуты стиля, входящего в набор «Экспресс-стиль».

1.Выделите текст, в котором требуется изменить атрибуты стиля. Например: чтобы изменить атрибуты стиля «Заголовок 1», выделите текст, к которому применен стиль Заголовок 1.Чтобы отобразить атрибуты конкретного стиля, нажмите кнопку вызова диалогового окна Стили, а затем задержите указатель на имени стиля в списке стилей.

2.Отформатируйте выделенный текст с помощью новых атрибутов.

46

Подготовка документов-форм в Microsoft Word

3.На вкладке Начальная страница в группе Стили щелкните правой кнопкой мыши стиль, который необходимо изменить.

4.Выберите параметр Обновить в соответствии с выделенным фрагментом. Весь текст, отформатированный с помощью измененного стиля, будет автоматически переформатирован с учетом новых атрибутов.

Добавление стиля в коллекцию экспресс-стилей

Хотя набор экспресс-стилей должен содержать все стили, нужные для того, чтобы создать документ, возможно, потребуется добавить совершенно новый стиль.

1.Выделите текст, на основе которого будет создан новый стиль. Предположим, например, что словосочетание «новая услуга» должно всегда выделяться в документе шрифтом красного цвета с типом «Заголовок 1».

2.На мини-панели инструментов, которая будет отображена над выделенным фрагментом, задайте формат текста, выбрав параметры Красный и Заголовок 1.

3.Щелкните выделенный фрагмент правой кнопкой мыши, выберите Стили и

щелкните Сохранить выделенный фрагмент как новый экспресс-стиль.

4.Присвойте стилю имя, например «новая услуга», и нажмите кнопку ОК. Вновь созданный стиль будет отображен в коллекции экспресс-стилей под этим именем. Его можно будет применять для оформления слов «новая услуга» или любого другого текста, для которого необходимо задать такой же формат.

Удаление стиля из коллекции экспресс-стилей

1.На вкладке Главная в группе Стили щелкните правой кнопкой мыши стиль, который требуется удалить из коллекции.

2.Выберите команду Удалить из коллекции экспресс-стилей. При удалении стиля из коллекции экспресс-стилей он не удаляется из списка в области задач Стили. В области задач Стили перечислены все стили, использованные в документе.

УПРАЖНЕНИЕ 5

1.Откройте документ Соглашение.doc из папки Материалы.

2.Выделите заголовок Предмет договора, на вкладке Главная в группе Стилис помощью

кнопки откройте окно стилей и в выделенном в рамке стиле из открывающегося списка выберите команду Выделить все вхождения.

3.Выберите стиль Заголовок 1 из списка стилей, чтобы применить его ко всем выделенным заголовкам

4.Аналогично, как в пункте 2, выделите заголовки Отчеты о деятельности и Финансовые отчеты в разделе документа 3. Отчеты о деятельности и финансовые отчеты, выберите Заголовок 2, в раскрыващемя списке выберите команду Изменить.

5.В окне Изменения стиля выберите форматирование Полужирный Курсив.

6.Примените стиль Заголовок 2 к выделенным заголовкам.

7.Сохраните измененный документ с именем Соглашение-стиль в своей папке.

ЗАДАНИЕ 5

1.Откройте документ Отчет по НИР.doc из папки Материалы.

2.Выделите заголовок Общие положения, и выделите все заголовки такого же стиля.

3.Примените стиль Заголовок 2 его ко всем выделенным заголовкам.

4.Выделите заголовок Титульный лист в разделе документа 3. Требования к структурным элементам отчета и обновите Заголовок 3 в соответствии с выделенным фрагментом.

5.Выделите все заголовки такого же стиля и примените стиль Заголовок 3.

47

Подготовка документов-форм в Microsoft Word

6. Сохраните измененный документ с именем НИР-стиль в своей папке.

3.3.ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ ПРИ ПОМОЩИ ШАБЛОНОВ И МАСТЕРОВ. СОЗДАНИЕ ШАБЛОНА ДОКУМЕНТА И ЕГО ПРИМЕНЕНИЕ.

При первой установке Microsoft Word на компьютер программа установки делает доступными многие мастеры и шаблоны. (Дополнительные шаблоны и мастеры можно найти в Интернете.)

Если во время установки нажать кнопку Установить, некоторые из этих мастеров и шаблонов устанавливаются непосредственно на компьютер. Остальные загружаются программой установки Microsoft Windows при первом обращении к ним.

Если дважды щелкнуть шаблон или мастер в диалоговом окне Шаблоны, то Microsoft Word немедленно создаст новый документ, если выбранный мастер или шаблон установлены на компьютере. В противном случае программа установки сначала загрузит мастер или шаблон, и только после этого документ будет создан.

Создание шаблона документа

Безопасность. Поскольку шаблоны могут содержать макросы с вирусами, проявляйте осторожность при их открытии или создании файлов на их основе. Применяйте следующие меры предосторожности: выполняйте на компьютере современные антивирусные программы; установите высокий уровень безопасности для макросов; снимите флажок Доверять всем установленным надстройкам и шаблонам; используйте цифровые подписи; поддерживайте список доверенных источников.

Создание документа на основе шаблона

1.Откройте вкладку Файл.

2.Нажмите кнопку Создать.

3.В группе Доступные шаблоны выполните одно из следующих действий.

1.Щелкните Образцы шаблонов, чтобы выбрать доступный шаблон.

2.Щелкните одну из ссылок в разделе Office.com.

Примечание. Чтобы загрузить шаблон, содержащийся в разделе Office.com, необходимо подключение к Интернету.

4.Дважды щелкните нужный шаблон.

5.Откройте вкладку Файл.

6.Нажмите кнопку Сохранить (быстрое сохранение под текущим именем в текущей папке) или выберите команду Сохранить как… (Сохранение копии файла) и в поле Имя файла введите новое имя файла. В списке Тип файла выберите необходимый формат. Нажмите кнопку Сохранить.

1.Выполните одно из следующих действий:

Создание шаблона на основе существующего документа

o Откройте вкладку Файл, а затем щелкните Открыть. o Откройте нужный документ.

Создание нового шаблона на основе существующего шаблона o Откройте вкладку Файл, а затем щелкните Создать.

48

Подготовка документов-форм в Microsoft Word

o В области Доступные шаблоны выберите шаблон, похожий на вновь создаваемый.

2.Откройте вкладку Файл, а затем щелкните Сохранить как и выберите папку Надежные шаблоны для сохранения файла в папке Шаблоны, в поле Папка.

3.В поле Имя файла введите имя нового шаблона, в поле тип файла выберите Шаблон

Word (*.dotx) или Шаблон Word с поддержкой макросов (*.dotm) и нажмите кнопку Сохранить.

4.Добавьте в новый шаблон текст или рисунки, которые должны появляться во всех новых документах, основанных на этом шаблоне, и удалите все те элементы, которых

вдокументах быть не должно.

5.Измените нужным образом размеры полей и страниц, ориентацию страниц, стили и другие параметры форматирования.

6.Сохраните и закройте шаблон.

УПРАЖНЕНИЕ 6

1.Создайте новый документ в MS Word.

2.Измените размеры полей документа - все поля по 2 см., ориентация страниц -

альбомная, фон страницы – оливковый.

3.Добавьте в новый документ Верхний колонтитул: текст «АЛЬБОМ», шрифт Tahoma, 18, разреженный 6 пт., выравнивание по центру, 0,7 см от верхнего края. Вставьте в правый верхний угол рисунок buratino.jpg, размер рисунка 2,45 см. (ширина) на 1,5 см. (высота), который должны появляться во всех новых документах, основанных на этом шаблоне.

4.Сохраните документ как шаблон с именем Мой шаблон в папке Шаблон: вкладка Файл,

команда Сохранить как, категория Надежные шаблоны, поле Папка,. папка Шаблоны, имя файла Мой шаблон, тип файла Шаблон Word (*.dotx),

5.Создайте новый документ на основании шаблона Мой шаблон и сохраните его с именем

Альбом 1.

ЗАДАНИЕ 6

1.Создайте новый документ в MS Word на основании шаблона Мой шаблон.

2.Измените размеры полей документа: левое- 2,5 см.,правое – 1 см., нижнее и правое – 2 см., текст в две колонки.

3.Измените в документе Верхний колонтитул: текст «ФОТО», шрифт

Arial, 16, разреженный 5 пт. Удалите рисунок buratino.jpg.

4.Сохраните документ как шаблон с именем Новый шаблон в папке

Шаблон.

5.Создайте новый документ на основании шаблона Новый шаблон и сохраните его с именем Фото 1.

3.4.ОПЕРАЦИИ ПОИСКА И ЗАМЕНЫ ФРАГМЕНТОВ ТЕКСТА

В Microsoft Word можно выполнять поиск и замену текста, форматирования, знаков абзаца, разрывов страниц и других элементов, а также замену всех грамматических форм определенного слова.

Для расширения возможностей поиска слов и фраз, содержащих определенные знаки и их сочетания, можно использовать подстановочные знаки и коды.

Поиск текста

49

Подготовка документов-форм в Microsoft Word

В Microsoft Word возможен быстрый поиск всех вхождений указанного слова или фразы. Поиск можно вести двумя способами.

Простой поиск

1.На вкладке Главная в группе Редактирование выберите команду Найти.

2.В поисковой строке панели Навигация введите текст, который требуется найти.

Расширенный поиск

1.На вкладке Главная в группе Редактирование выберите команду Расширенный

поиск.

2.В поле Найти введите текст, который требуется найти.

3.Выполните одно из следующих действий.

Чтобы найти каждое вхождение слова или фразы, нажмите кнопку Найти далее.

Чтобы найти сразу все вхождения указанного слова или фразы, нажмите кнопку

Найти все и выберите Найти все.

Поиск и замена текста

Слово или фразу можно автоматически заменить другим словом или фразой — например,

слово Образец словом Пример.

Для заменяющего текста будет использоваться тот же регистр, что и для исходного. Например, если выполнить поиск и замену аббревиатуры ИБП словосочетанием «Источник бесперебойного питания», итоговый текст будет иметь вид «ИСТОЧНИК БЕСПЕРЕБОЙНОГО ПИТАНИЯ».

1.На вкладке Главная в группе Редактирование выберите команду Заменить.

2.Перейдите на вкладку Заменить.

3.В поле Найти введите текст, который требуется найти.

4.В поле Заменить на введите текст для замены.

5.Выполните одно из следующих действий.

Чтобы найти следующее вхождение текста в документе, нажмите кнопку Найти далее.

Чтобы заменить вхождение текста в документе, нажмите кнопку Заменить. После нажатия кнопки Заменить в Word будет выделено следующее вхождение указанной фразы.

Чтобы заменить все вхождения текста в документе, нажмите кнопку Заменить все.

Поиск и замена форматирования

50