Оффисные приложения Ms Word 2010

Работа с большими документами в Microsoft Word

Для удаления сноски следует удалить знак сноски в окне документа, а не текст сноски в области сносок.

Знак сноски

Если знаки сносок нумеруются автоматически, в результате удаления знака сноски оставшиеся сноски будут автоматически перенумерованы.

Сброс нумерации сносок

Нумерацию обычных сносок можно начинать заново на каждой странице либо в каждом разделе. Нумерацию концевых сносок можно начинать заново в каждом разделе.

1.На вкладке Ссылки в группе Сноски выберите команду Показать сноски нажмите кнопку запуска диалогового окна Сноски.

2.В поле Начать с выберите значение 1.

3.В поле Нумерация выберите вариант начинать в каждом разделе или начинать на каждой странице.

4.Нажмите кнопку Применить.

5.6. СОЗДАНИЕ ПЕРЕКРЕСТНЫХ ССЫЛОК.

Перекрестная ссылка – это ссылка на элемент, который находится в другой части документа, например, «См. Рис 1.». Можно создать перекрестные ссылки на заголовки, сноски, закладки, названия и нумерованные абзацы.

Необязательный текст

Позиция, выбранная в диалоговом окне Перекрестная ссылка

После создания перекрестной ссылки можно изменить элемент, на который осуществляется ссылка. Например, можно изменить объект ссылки с номера страницы на номер абзаца.

Перекрестные ссылки можно создавать только на элементы того же самого документа. Чтобы создать перекрестную ссылку на элемент в другом документе, необходимо сначала объединить соответствующие документы в главный документ. Для создания перекрестной ссылки на такие объекты, как заголовок или закладка, необходимо их наличие. Например, следует сначала вставить закладку и только после этого создать соответствующую перекрестную ссылку.

1.Введите в документ текст, с которого будет начинаться перекрестная ссылка.

Например: Для получения дополнительных сведений см.

2.На вкладке Вставка в группе Ссылки выберите команду Перекрестная ссылка.

71

Работа с большими документами в Microsoft Word

3.В списке Тип ссылки выберите тип элемента, на который следует сослаться, например заголовок.

4.В списке Вставить ссылку на выберите данные, которые следует вставить в документ, например текст заголовка.

5.В списке Для какого абзаца выберите элемент, на который следует сослаться, например заголовок главы 6.

6.Чтобы предоставить пользователям возможность перехода к конечному элементу ссылки, установите флажок Вставить как гиперссылку.

7.Если флажок Добавить слово «выше» или «ниже» доступен, его можно установить для включения сведений об относительном положении конечного элемента ссылки.

8.Нажмите кнопку Вставить.

Примечание. Перекрестные ссылки вставляются в документ в виде полей. Если вместо название перекрестной ссылки отображается текст типа {REF _Ref249586 \* MERGEFORMAT}, значит включен режим отображения кодов полей, а не значений полей. Чтобы просмотреть значения полей, нажмите клавиши ALT+F9 или щелкните правой кнопкой мыши код поля, а затем выберите в контекстном меню команду Коды/значения полей.

Для изменения перекрестной ссылки выполните одно из следующих действий. Изменение объекта ссылки

1.Выделите ссылку (например «стр. 23»). Не выделяйте вступительный текст (например «подробнее см.»).

2.На вкладке Вставка в группе Ссылки выберите команду Перекрестная ссылка.

3.В списке Тип ссылки выберите новый элемент, на который следует сослаться.

Примечание. Чтобы изменить вступительный текст в перекрестной ссылке, внесите необходимые изменения непосредственно в документе.

Обновление ссылок на номера страниц

Данная процедура используется в случае изменения номера страницы, на которую производится ссылка.

1.Выделите перекрестные ссылки, которые следует обновить. Выполните одно из следующих действий.

Чтобы обновить одну перекрестную ссылку, выделите ее.

Чтобы обновить все перекрестные ссылки, выделите весь документ.

2.Щелкните выделенный фрагмент правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Обновить поле.

Примечание. Чтобы обновить перекрестные ссылки, можно также выделить нужную ссылку или весь документ, а затем нажать клавишу F9.

Для установки перекрестных ссылок на сноски:

1.Установите курсор в то место документа, в которое следует вставить сноску.

2.На вкладке Вставка в группе Ссылки выберите команду Перекрестная ссылка.

3.В списке Тип ссылки выберите Сноска или Концевая сноска.

4.В списке Для какой сноски выберите сноску, ссылку на которую следует вставить.

5.В списке Вставить ссылку на выберите Номер сноски или Номер концевой сноски.

72

Работа с большими документами в Microsoft Word

6.Нажмите кнопку Вставить, а затем – кнопку Закрыть.

Знак сноски вставляется в виде неформатированного текста, а не надстрочного знака.

5.7.ФОРМИРОВАНИЕ И РЕДАКТИРОВАНИЕ ОГЛАВЛЕНИЯ, СПИСКА ЛИТЕРАТУРЫ, СПИСКА ИЛЛЮСТРАЦИЙ.

Оглавление – список заголовков документа. Оно используется для просмотра тем, обсуждаемых в документе. При создании документа для Интернета можно поместить оглавление в рамку веб-страницы для упрощения перемещения по документу.

Можно создать оглавление с помощью встроенных в Microsoft Word форматов стилей заголовков и стилей уровней структуры. Если необходимо использовать собственный формат заголовков, то можно применить пользовательский стиль заголовков. Чтобы иметь возможность использовать дополнительные параметры настройки оглавления, воспользуйтесь полями. Например, можно не указывать номера страниц в части оглавления.

После того как указаны заголовки, которые следует включить в оглавление, можно выбрать вид оглавления, после чего собрать оглавление. Microsoft Word найдет все необходимые заголовки, отсортирует их по уровню заголовка, добавит соответствующие номера страниц и отобразит оглавление в документе.

Способы просмотра оглавления

При отображении документа в режиме разметки оглавление содержит как номера страниц, так и заголовки. При переходе в режим веб-документа заголовки отображаются в виде гиперссылок, поэтому с помощью таких заголовков можно непосредственно перейти к необходимой теме. При просмотре документа в Microsoft Word в режиме схемы документа существует возможность быстрого перемещения по документу.

Для формирования оглавления применяются следующие способы и приемы. Пометка элементов оглавления

Наиболее простым способом создать оглавление является использование встроенных стилей заголовковВозможно создание оглавления при помощи пользовательских стилей, примененных к документу. Можно также присвоить уровни элементов оглавления отдельным фрагментам текста.

Пометка элементов оглавления с применением встроенных стилей заголовков

1.Выделите заголовок, к которому необходимо применить тот или иной стиль заголовка.

2.На вкладке Главная в группе Стили выберите необходимый стиль.

Например, если выделен текст, к которому следует применить стиль основного заголовка, выберите в коллекции «Экспресс-стили» стиль с именем Заголовок 1.

Если требуемый стиль найти не удалось, щелкните стрелку, чтобы развернуть коллекцию «Экспресс-стили».

Если в коллекции «Экспресс-стили» требуемый стиль не отображается, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+S, чтобы открыть область задач Применить стили. В поле Имя стиля выберите требуемый стиль.

Пометка отдельных фрагментов текста как элементов оглавления

Если элементами оглавления должны стать фрагменты текста, к которым не был применен стиль заголовка, то пометить такие фрагменты как элементы оглавления можно следующим образом.

1.Выделите текст, который требуется включить в оглавление.

2.На вкладке Ссылки в группе Оглавление выберите команду Добавить текст.

73

Работа с большими документами в Microsoft Word

3.Выберите уровень, к которому следует отнести выделенный текст, например Уровень 1 для главного уровня оглавления.

4.Повторяйте шаги 1-3 до тех пор, пока не будет помечен весь текст, который требуется включить в оглавление.

Создание оглавления

После того как все элементы оглавления будут помечены, можно приступить к сборке оглавления.

Создание оглавления при помощи встроенных стилей заголовков

Данную процедуру следует применять, если документ был создан с использованием стилей заголовков.

1.Щелкните в документе место, куда будет вставлено оглавление (обычно это начало документа).

2.На вкладке Ссылки в группе Оглавление выберите Оглавление, а затем щелкните необходимый стиль оглавления.

Чтобы воспользоваться дополнительными параметрами, откройте диалоговое окно Оглавление, для этого нажмите кнопку Оглавление.

Создание оглавления при помощи пользовательских стилей, примененных к документу

Эту процедуру следует применять, если к заголовкам уже применены пользовательские стили. При этом для Word можно задать параметры стилей, которые должны использоваться при сборке оглавления.

1.Щелкните в документе место, куда будет вставлено оглавление.

2.На вкладке Ссылки в группе Оглавление и указатели щелкните Оглавление, а затем выберите в списке пункт Добавить оглавление.

3.Нажмите кнопку Параметры.

4.В группе Доступные стили найдите стиль, примененный к заголовкам в документе.

5.Чтобы указать уровень, который должен быть представлен стилем заголовка, введите целое число от 1 до 9 в поле группы Уровень, расположенное рядом с именем стиля.

Если требуется применить только пользовательские стили, удалите номера уровней «Уровень» для встроенных стилей, например для стиля «Заголовок 1».

6.Повторите шаги 4 и 5 для каждого стиля заголовка, который требуется включить в оглавление.

7.Нажмите кнопку ОК.

8.Выберите оглавление в соответствии с типом документа:

Бумажный документ При создании документа, который читатели получат в печатном виде, следует создавать оглавления таким образом, чтобы каждый элемент состоял из заголовка и номера страницы, на которой расположен этот заголовок. В этом случае читатели смогут обратиться к нужной странице.

74

Работа с большими документами в Microsoft Word

Веб-документ В документе, который читатели получат по сети и будут читать в Word, можно форматировать элементы оглавления в виде гиперссылок, чтобы можно было перейти к нужному заголовку, щелкнув его в оглавлении.

9.Чтобы воспользоваться одним из готовых решений, выберите требуемый вариант в поле

Форматы.

10.Задайте любые другие необходимые параметры оглавления.

Обновление оглавления

Если заголовки или другие элементы оглавления были добавлены в документ или удалены из него, обновить оглавление можно простым способом.

1.На вкладке Ссылки в группе Оглавление и указатели выберите команду Обновить таблицу.

2.Установите переключатель в положение обновить только номера страниц или

обновить целиком.

Удаление оглавления

1.На вкладке Ссылки в группе Оглавление нажмите кнопку Оглавление.

2.Выберите команду Удалить оглавление.

Создание списка литературы

Список литературы — это список литературных источников, на которые пользователь ссылается либо которые цитирует при создании документа. Обычно список литературы размещается в конце документа. В Microsoft Office Word предусмотрена возможность автоматического создания списка литературы с использованием тех сведений о литературном источнике, приведенных в документе.

Если литературный источник используется в документе впервые, сведения об этом источнике сохраняются в компьютере, чтобы в дальнейшем их можно было найти и использовать.

Добавление к документу цитаты и литературного источника

При добавлении к документу новой цитаты создается также новый литературный источник, который будет отображаться в списке литературы.

1.На вкладке Ссылки в группе Ссылки и списки литературы щелкните стрелку рядом с командой Стиль.

2.Выберите стиль, который следует применить к цитате и литературному источнику.

Например, в документе, относящемся к области общественных наук, для цитат и литературных источников обычно применяются стили MLA или APA.

3.Щелкните место в конце предложения или выражения, которое будет использовано в качестве цитаты. (каров, 2009)

4.На вкладке Ссылки в группе Ссылки и списки литературы выберите команду

Вставить ссылку.

75

Работа с большими документами в Microsoft Word

5.Выполните одно из следующих действий.

Чтобы добавить сведения о литературном источнике, выберите команду Добавить новый источник.

Чтобы добавить заполнитель для отображения места расположения цитаты, а затем ввести сведения, выберите команду Добавить новый заполнитель. Рядом с источниками заполнителей в диспетчере источников появится вопросительный знак.

6.Чтобы начать ввод сведений о литературном источнике, нажмите стрелку рядом с полем

Тип источника.

Например, литературным источником может быть книга, отчет или веб-узел.

7.Введите библиографические сведения об этом литературном источнике.

Чтобы ввести дополнительные сведения о литературном источнике, установите флажок

Показать все поля списка литературы.

Чтобы найти дополнительные литературные источники либо дополнительные сведения о процитированных в документе литературных источниках, в меню Вставка ссылки выберите команду Поиск в библиотеках. Например, можно выполнить поиск в библиотечной базе данных, чтобы найти все записи, относящиеся к конкретной теме в данной библиотеке. Затем одним щелчком мыши можно вставить цитату в документ либо добавить в текущий список литературы сведения об источнике, чтобы использовать их в дальнейшем.

Если выбрать для источников стиль ГОСТ или ISO 690 и цитата не уникальна, следует добавить буквенный символ к году. Например, цитата будет отображаться как [Pasteur, 1848a].

Если выбрать ISO 690 - цифровая последовательность и добавлять в документ цитаты, то для отображения цитат в правильном порядке нужно снова щелкнуть стиль ISO 690.

Поиск литературного источника

Список литературных источников, на которые пользователь ссылался или цитировал при создании документа, может быть очень большим. Иногда приходится выполнять поиск литературного источника, цитата из которого применена в другом документе, при помощи команды Управление источниками.

1.На вкладке Ссылки в группе Ссылки и списки литературы выберите команду

Управление источниками.

При открытии нового документа, еще не содержащего цитат и ссылок, все литературные источники, использованные в ранее созданных документах, отображаются в списке

Главный список.

При открытии документа, содержащего цитаты и ссылки, все литературные источники этих цитат и ссылок отображаются в списке Текущий список, а все литературные источники, на которые были ссылки как в ранее созданных документах, так и в данном документе, отображаются в списке Главный список.

2.Чтобы найти конкретный литературный источник, выполните одно из следующих действий.

В окне сортировки выполните сортировку по имени автора, заголовку, имени тега цитаты либо по году, а затем в полученном списке выполните поиск нужного литературного источника.

76

Работа с большими документами в Microsoft Word

В поле Поиск введите заголовок либо имя автора искомого литературного источника. Список динамически обновится, и в нем будут представлены только элементы, соответствующие запросу.

Редактирование заполнителя

Иногда требуется создать заполнитель для отображения местонахождения цитаты, а полные библиографические сведения о литературном источнике ввести позже. Все изменения сведений о литературном источнике будут автоматически отражены в списке литературы, если он уже создан. В диспетчере ресурсов рядом с заполнителем появится вопросительный знак.

1.На вкладке Ссылки в группе Ссылки и списки литературы выберите команду

Управление источниками.

2.В группе Текущий список выберите заполнитель, который требуется изменить.

Источники заполнителей в Диспетчере заполнителей представлены в алфавитном порядке на основании имен тегов, как и у остальных источников. имена тегов заполнителей по умолчанию являются номерами, но по желанию можно указать любое имя.

3.Нажмите кнопку Изменить.

4.Начните вводить сведения о литературном источнике, предварительно нажав стрелку рядом с полем Тип источника.

Например, литературным источником может быть книга, отчет или веб-узел.

5.Введите библиографические сведения о литературном источнике. Чтобы не вводить имена в соответствующем формате вручную, для заполнения полей поля используйте кнопку Изменить.

Чтобы ввести дополнительные сведения о литературном источнике, установите флажок

Показать все поля списка литературы.

Создание списка литературы

Создать список литературы можно в любой момент после того, как в документ вставлен один или несколько источников. Если для создания законченной ссылки недостает сведений, можно применить заполнитель, а дополнительные сведения ввести позже.

Заполнители цитат и ссылок не отображаются в списке литературы.

1.Щелкните место в документе, где будет располагаться список литературы (обычно в конце документа).

2.На вкладке Ссылки в группе Ссылки и списки литературы выберите Список литературы.

3.Чтобы вставить список литературы в документ, щелкните стандартный формат списка литературы.

Создание списка иллюстраций

Чтобы создать список иллюстраций, укажите названия рисунков, которые требуется включить в список. При построении списка иллюстраций Microsoft Word выполняет поиск названий, сортирует их по номерам и отображает список иллюстраций в документе.

Для создания списка иллюстраций выполните:

1.Щелкните в документе место, куда будет вставлен список иллюстраций.

3.На вкладке Ссылки в группе Названия выберите Список иллюстраций, а затем щелкните необходимый формат оформления.

77

Работа с большими документами в Microsoft Word

Можно также воспользоваться дополнительными параметрами или поменять стили оформления.

Примечание. При добавлении, удалении, перемещении или изменении заголовков или другого текста в документе необходимо обновить список иллюстраций. Например, при изменении заголовка и перемещении его на другую страницу следует убедиться, что в список иллюстраций включен измененный заголовок и номер страницы. Для обновления списка иллюстраций щелкните слева от него и нажмите клавишу F9.

5.8. РАЗМЕТКА ЭЛЕМЕНТОВ И ФОРМИРОВАНИЕ ПРЕДМЕТНОГО УКАЗАТЕЛЯ.

Предметный указатель содержит список терминов и тем, обсуждаемых в документе, с указанием страниц, на которых они упоминаются. Для создания предметного указателя необходимо пометить в документе элементы предметного указателя, а затем выполнить сборку предметного указателя. При пометке элемента предметного указателя Microsoft Word добавляет в документ специальное поле XE.

Предметный указатель можно создать для следующих элементов:

отдельных слов, фраз или символов;

разделов, которые располагаются на нескольких страницах;

ссылок на другие элементы, например «Транспортные средства, см. Велосипеды».

После того как все элементы предметного указателя помечены, следует выбрать вид указателя и собрать указатель. Microsoft Word найдет все должным образом помеченные элементы, отсортирует их по алфавиту, добавит соответствующие номера страниц, удалит повторяющиеся элементы и отобразит указатель в документе.

Специальные знаки, такие как @, помещаются в начало предметного указателя. Если выбран вид указателя, включающий заголовки для алфавитных групп, то знаки группируются под заголовком # (знак номера).

При использовании данных полей предоставляются дополнительные возможности по созданию предметного указателя. Например, можно создать индекс только для части документа.

Создание предметного указателя

Пометка элементов и сборка предметного указателя

Чтобы создать предметный указатель, следует пометить элементы предметного указателя, выбрать вид указателя и собрать его

Шаг 1. Пометка элементов предметного указателя Чтобы пометить элементы предметного указателя, выполните одно из следующих действий:

Пометка слов или фраз; Пометка ссылок на многостраничные фрагменты текста в предметном указателе.

Пометка слов или фраз

1.Чтобы использовать в качестве элемента предметного указателя существующий текст, выделите его. Чтобы ввести в качестве элемента предметного указателя собственный текст, щелкните место, куда требуется вставить элемент указателя.

78

Работа с большими документами в Microsoft Word

2.На вкладке Ссылки в группе Предметный указатель выберите команду Пометить элемент.

3.Чтобы создать основной элемент предметного указателя, в котором используется текст, введенный пользователем, введите или измените текст в поле основной.

4.Изменить элемент указателя можно следующими способами: создать дополнительный элемент предметного указателя, элемент третьего уровня или же перекрестную ссылку на другой элемент

Чтобы создать дополнительный элемент, введите текст в поле дополнительный.

Чтобы добавить элемент третьего уровня, введите текст дополнительного элемента указателя, двоеточие (:), а затем — текст элемента третьего уровня.

Чтобы создать перекрестную ссылку на другой элемент, установите переключатель в положение Перекрестные ссылки в группе Параметры , а затем введите текст другого элемента.

5.Чтобы выбрать формат номеров страниц для отображения в предметном указателе,

установите флажок Полужирное начертание или Курсив в группе Формат номера страницы.

Чтобы отформатировать текст предметного указателя, выделите текст в поле основной или дополнительный, щелкните его правой кнопкой мыши, а затем выберите команду Шрифт. После этого задайте необходимые параметры форматирования.

6.Чтобы пометить элемент предметного указателя, нажмите кнопку Пометить. Чтобы пометить все вхождения данного текста в документ, нажмите кнопку Пометить все .

7.Чтобы пометить другие элементы предметного указателя, выделите текст, перейдите в диалоговое окно Пометить элемент указателя и повторите действия, описанные в пунктах 3-6.

Пометка ссылок на многостраничные фрагменты текста в предметном указателе

1.Выделите фрагмент текста, на который должен ссылаться элемент предметного указателя.

2.На вкладке Вставка в группе Ссылки выберите команду Закладка.

3.В поле Имя закладки введите имя и нажмите кнопку Добавить. В документе щелкните конец текста, помеченного закладкой.

4.На вкладке Ссылки в группе Предметный указатель выберите команду Пометить элемент.

5.В поле основной введите элемент указателя для помеченного текста.

79

Работа с большими документами в Microsoft Word

6.Чтобы выбрать формат номеров страниц для отображения в предметном указателе,

установите флажок Полужирное начертание или Курсив в группе Формат номера страницы.

Чтобы отформатировать текст предметного указателя, выделите текст в поле основной или дополнительный, щелкните его правой кнопкой мыши, а затем выберите команду Шрифт. После этого задайте необходимые параметры форматирования

7.В группе Параметры установите переключатель в положение диапазон страниц

8.В поле Закладка введите или выберите имя закладки, указанное в пункте 3, а затем нажмите кнопку Пометить.

Шаг 2. Сборка предметного указателя

После того как элементы предметного указателя помечены, следует выбрать вид указателя и собрать указатель, поместив его в выбранное место в документе.

1.Щелкните место, куда требуется поместить предметный указатель.

2.На вкладке Ссылки в группе Предметный указатель выберите команду Предметный указатель.

3.Выполните одно из следующих действий:

Выбор одного из форматов в поле Форматы, если требуется использовать один из стандартных форматов.

Создание пользовательского стиля предметного указателя.

1.В поле Форматы выберите параметр Из шаблона и нажмите кнопку

Изменить.

2.В диалоговом окне Стиль выберите стиль предметного указателя, который необходимо изменить, и нажмите кнопку Изменить.

3.В группе Форматирование выберите необходимые параметры.

4.Чтобы добавить новое определение стиля в шаблон, установите переключатель в положение всех документов, основанных на шаблоне.

5.Дважды нажмите кнопку ОК.

4.Выберите оставшиеся параметры предметного указателя.

Правка или форматирование элемента предметного указателя

1.Если поля XE не отображаются, нажмите кнопку Показать/спрятать в группе

Абзац на вкладке Главная.

2.Найдите поле XE для элемента, текст которого необходимо изменить, например: { XE "Каллисто" \t "см. Спутники" }.

3.Чтобы изменить текст или форматирование элемента указателя, измените текст внутри кавычек.

4.Чтобы обновить предметный указатель, щелкните его и нажмите клавишу F9. Чтобы быстро найти следующее поле XE, нажмите клавиши CTRL+F, нажмите кнопку Особые и выберите значение Поле. Если кнопка Особые не отображается, нажмите кнопку

Больше.

Удаление элемента указателя

1. Выделите код поля, включая фигурные скобки ({}), и нажмите клавишу DELETE.

80