Оффисные приложения Ms Word 2010

Подготовка документов-форм в Microsoft Word

текстом используется таблица — следовательно, на первом шаге должна быть создана таблица. После создания таблицы флажки можно вставлять в один столбец, а текст — в другой. Затем макет можно улучшить. Чтобы отмечать элементы, форму необходимо заблокировать.

Шаг 1: создание таблицы

1.На вкладке Вставка в группе Таблицы щелкните Таблица.

2.В окне Число столбцов введите 2.

3.В окне Число строк введите необходимое число строк. На каждый элемент списка нужна одна строка.

Шаг 2: вставка окон флажков и текста

1.Чтобы вставить окна, которые можно отмечать, необходимо воспользоваться вкладкой Разработчик.

2.Щелкните левую верхнюю ячейку в созданной таблице.

3.На вкладке Разработчик в группе Элементы управления выберите пункт

Инструменты из предыдущих версий.

4.В группе Формы предыдущих версий нажмите кнопку Флажок . Если окно флажка имеет серый фон, нажмите кнопку Инструменты из предыдущих версий

в группе Элементы управления, а затем нажмите кнопку Изменение затенения

полей формы, чтобы удалить серую заливку.

5.Щелкните другую ячейку, где необходимо вставить окно флажка, а затем используйте клавиши CTRL+Y.

6.После вставки окна флажка для каждого элемента щелкните верхнюю правую ячейку и введите текст для первого элемента. Повторите этот шаг для каждого элемента списка.

Шаг 3: отработка макета

Несмотря на то, что для размещения списка используется таблица, можно отрегулировать ее разбивку так, чтобы столбец, содержащий окна флажков, не был слишком широким, а текст был выровнен в сторону окон флажков. Возможно, нет необходимости применять границы, которые приложение Word обычно создает вместе с таблицей. Чтобы внести эти корректировки, выполните следующие действия.

1.Щелкните правой кнопкой мыши таблицу, выберите команду Автоподбор, а затем команду Автоподбор по содержимому.

2.Щелкните правой кнопкой мыши таблицу, выберите команду Свойства таблицы, а затем перейдите на вкладку Таблица.

3.Нажмите кнопку Параметры, а затем в окнах левое и правое введите число, задающее величину минимального интервала между окном флажка и текстом, например 4,9 мм, а затем нажмите кнопку OК.

4.На вкладке Таблица нажмите кнопку Границы и заливка, а затем перейдите на вкладку Граница.

5.В группе Тип нажмите кнопку Нет, а затем — кнопку OК. После удаления границ будет отображаться серая сетка. Это сетка таблицы, которая не будет распечатана. Чтобы скрыть сетку таблицы на экране, перейдите на вкладку Макет в группе

Работа с таблицами, а затем в группе Таблица нажмите кнопку Отобразить сетку.

61

Подготовка документов-форм в Microsoft Word

4.2. ЗАЩИТА ФОРМ.

Добавление защиты в форму

Имеется возможность защитить отдельные элементы управления содержимым в шаблоне, чтобы предотвратить удаление или редактирование определенного элемента управления или группы элементов управления, либо можно защитить все содержимое шаблона паролем.

При необходимости можно проверить форму прежде, чем распространять ее. Откройте и заполните форму, а затем сохраните ее копию в нужном месте.

Защита частей формы

1.Откройте форму, которую необходимо защитить.

2.Выделите элемент управления содержимым или группу элементов управления, изменения которой необходимо ограничить.

Для группировки нескольких элементов управления, выделите их с нажав клавишу SHIFT и щелкая по каждому элементу, который нужно сгруппировать. На вкладке

Разработчик, в группе Элементы управления нажмите Группировать, а затем нажмите Группировать.

3.На вкладке Разработчик в группе Элементы управления выберите пункт

Свойства.

4.В диалоговом окне Свойства элемента управления содержимым в группе

Блокировка выполните любое из следующих действий.

Установите флажок Элемент управления содержимым нельзя удалить,

который разрешает редактирование элемента управления содержимым, но запрещает удаление элемента управления содержимым из шаблона или документа, основанного на шаблоне.

Установите флажок Содержимое нельзя редактировать, который разрешает удаление элемента управления, но запрещает редактирование содержимого в элементе управления.

Защита всего содержимого формы

1.Откройте форму, которую необходимо защитить.

2.На вкладке Разработчик в группе Защита выберите команду Ограничить редактирование и затем щелкните Ограничить форматирование и редактирование.

3.В области задач Установить защиту в группе Ограничения на редактирование установите флажок Разрешить только указанный способ редактирования документа.

4.В списке ограничений редактирования выберите пункт Ввод данных в поля форм.

5.В группе Включить защиту нажмите кнопку Да, включить защиту.

6.Для назначения для документа пароля, чтобы только знающие его пользователи могли удалить защиту, введите пароль в окне Новый пароль (необязательно), а затем подтвердите его.

УПРАЖНЕНИЕ 10

1.Создайте новый документ с именем Бланк абонемента.doc

2.Установите параметры страницы: размер бумаги (ширина – 15 см., высота – 17 см.); левое, правое, верхнее, нижнее поля – 1 см..

62

Подготовка документов-форм в Microsoft Word

3.Создайте таблицу размером:

13 столбцов, 31 строка.

4.Задайте ширину первого столбца – 3,4 см., остальных

–0,8 см.

5.Объединяя и разбивая ячейки, а также убирая границы ячеек, добейтесь следующей формы Бланка абонемента. Наберите текст в ячейках шрифтом Times New Roman,

меняя размер и начертание

шрифта, чтобы подобрать под размер ячеек.

6.Если на Ленте нет вкладки

Разработчик, добавьте ее:

a.Откройте вкладку Файл, а затем нажмите кнопку

Параметры.

b.Выберите команду

Настройка ленты.

Ф.СП-I			АБОНЕМЕНТ											на
																				(индексиздания)
																			Количество
			(наименованиеиздания)																комплектов
			на 200 год помесяцам
			1		2				3		4			5	6	7		8		9				10	11		12
			Куда
			(почтовый				индекс)									(адрес)
			Кому
			(фамилия, инициалы)
													ДОСТАВОЧНАЯ КАРТОЧКА
									ли-				на
									тер														(индекс издания)
			ПВ		место
			(наименованиеиздания)
			стоимость						подписки						руб.							Количество
									переадресовки						руб.							комплектов
			на 200 год по						месяцам
			1		2				3		4			5	6	7		8		9				10	11		12
Куда
(	почтовыйиндекс)		(адрес)
Кому

(фамилия, инициалы)

c.На панели Настройка ленты и сочетание клавиш в списке Настройка ленты выберите Основные вкладки.

d.Установите флажок Разработчик в списке Основные вкладки, а затем нажмите кнопку OК.

7.Добавьте текстовые поля в пустые ячейки после слов Количество комплектов, Куда, Кому; над слвами Адрес; перед словами руб.; между цифрами 200 и словом год: вкладка

Разработчик, группа

Элементы управления,

элемент управления Текст.

.

8.Добавьте поля со списком:

a.после слов на следующий список:

газету

жунал

b.в ячейке над словами

индекс издания

следующий список:

6310

6323

6347

6422

6356

6311

c.в ячейке над словами

наименование издания

следующий список:

Автодайджест Вечерний Минск Компьютерная газета

Ф.СП-I			АБОНЕМЕНТ
													на газету							63109
																					(индекс издания)
			Автодайджест
																				Количество						1
			(наименование издания)																	комплектов
			на 2007 год по месяцам
			1		2			3		4			5		6	7			8		9			10	11		12
			Куда
			(почтовый			индекс)											(адрес)
			Кому
			(фамилия, инициалы)
												ДОСТАВОЧНАЯ КАРТОЧКА
								ли-				нагазету											63109
								тер															(индекс издания)
			ПВ		место
			Автодайджест
			(наименование издания)
			стоимость					подписки									руб.					Количество						1
								переадресовки									руб.					комплектов
			на 2007 год по месяцам
			1		2			3		4			5		6		7		8		9			10	11		12
Куда
(	почтовый индекс)		(адрес)
Кому
(фамилия, инициалы)

63

Подготовка документов-форм в Microsoft Word

Национальная экономическая газета Белорусская газета Вокруг света

9.Добавьте флажки в пустые ячейки под номерами месяцев.

10.Установите защиту: вкладка Разработчик, группа Защита; команда Ограничить редактирование; на панели Ограничить редактировани в группе Ограничения на редактирование установите флажок Разрешить только указанный способ редактирования документа, а затем выберите Ввод данных в поля форм в списке ограничений.

11.Введите пароль для формы.

12.Заполните форму.

13.Распечатайте только данные для формы.

14.Сохраните и закройте документ.

ЗАДАНИЕ 10

1.Создайте новый документ с именем Платежная ведомость.doc

2.Установите параметры страницы: размер бумаги - А5, ориентация - альбомная; левое,

правое, верхнее, нижнее поля – 1 см.

3.Добавьте текстовые поля: в пустые ячейки над словами Наименование организации,

структура подразделения, расшифровка подписи; после слов Сумма; перед словами руб. и коп.; в пустые ячейки под словами Номер документа, Дата составления, Расчетный период.

4.Добавьте поля со списком: в датах с и по (для числа, месяца и года; для года задайте промежуток в 10 лет); в ячейку после Корреспондирующий счет (задайте любые 10 значений).

5.Установите защиту и пароль для формы.

6.Заполните форму.

7.Сохраните и закройте документ.

64

Работа с большими документами в Microsoft Word

5. РАБОТА С БОЛЬШИМИ ДОКУМЕНТАМИ В MICROSOFT WORD

5.1. ВЕРСТКА ТЕКСТА В НЕСКОЛЬКО КОЛОНОК.

Цель занятия – изучить принципы подготовки и работы с объемными документами в редакторе MS Word.

Верстка текста в несколько колонок называется газетной – при этом текст на странице организуется в несколько колонок и «перетекает» из левой колонки в правую. Для преобразования документа выполненного в обычной одноколоночной верстке в многоколоночную:

1.Выделите текст, который требуется разбить на газетные колонки.

2.На вкладке Разметка страницы в группе Параметры страницы выберите пункт Колонки.

3.Укажите нужное число колонок с помощью мыши.

5.2. АВТОМАТИЧЕСКАЯ РАССТАНОВКА ПЕРЕНОСОВ В ДОКУМЕНТЕ.

При подготовке объемных текстовых документов полезной процедурой является автоматизация расстановки переносов. В редакторе Word предусмотрены следующие режимы автоматической расстановки переносов: во всем документе, в части документа.

Автоматическая расстановка переносов во всем документе

При использовании автоматического переноса слов Word автоматически вставляет переносы там, где это необходимо. В дальнейшем при правке текста или изменении длины строки Word автоматически расставит переносы заново.

1.Удостоверьтесь, что документ не содержит выделенных фрагментов.

2.На вкладке Разметка страницы в группе Параметры страницы выберите команду Расстановка переносов, а затем выберите команду Авто.

Вставка мягкого переноса

Мягкий перенос используется для указания места для разрыва слова или словосочетания, если оно попадет в конец строки. Например, можно указать, что слово «автоформат» должно быть перенесено как «авто-формат», а не «автофор-мат». Если слово, в которое вставлен мягкий перенос, находится не в конце строки, этот перенос будет виден только при включенном параметре Отображение.

1.На вкладке Главная в группе Абзац выберите команду Скрыть/Отобразить .

2.Щелкните слово в месте вставки мягкого переноса.

3.Нажмите сочетание клавиш CTRL+ДЕФИС.

Расстановка переносов вручную в части документа

При расстановке переносов вручную Word осуществляет поиск слов, которые можно перенести. После указания места, где требуется вставить перенос, приложение Word вставляет мягкий перенос. В дальнейшем при правке текста или изменении длины строки в

65

Работа с большими документами в Microsoft Word

Word отображаются и печатаются только те мягкие переносы, которые оказались в конце строк. Повторная автоматическая расстановка переносов в этом случае не производится.

1.Выделите текст, где требуется расставить переносы.

2.На вкладке Разметка страницы в группе Параметры страницы выберите команду Расстановка переносов, а затем выберите команду Ручная.

3.Если в тексте будет найдено слово, которое можно перенести, выполните одно из следующих действий:

Чтобы вставить мягкий перенос в предложенном месте, нажмите кнопку Да.

Чтобы вставить мягкий перенос в другой части слова, вставьте курсор в эту позицию и нажмите кнопку Да.

Вставка неразрывного дефиса

Неразрывный дефис предотвращает разрыв стоящих в конце строки слов, чисел или фраз, содержащих дефис. Например, можно предотвратить разрыв номера «555-0123». При этом номер целиком будет перенесен в начало следующей строки.

1.Установите курсор в то место, куда следует вставить неразрывный дефис.

2.Нажмите клавиши CTRL+SHIFT+ДЕФИС.

Задание зоны переноса

Зона переноса — это максимальный интервал, который приложение Word допускает между словом и правым полем без переноса слова. Зону переноса можно расширить или сузить. Чтобы уменьшить количество переносов, сделайте зону переноса более широкой. Чтобы уменьшить неровность края правого поля страницы, сделайте зону переноса более узкой.

1.На вкладке Разметка страницы в группе Параметры страницы выберите команду Расстановка переносов, а затем выберите команду Параметры расстановки переносов.

2.В поле Ширина зоны переноса слов установите размер интервала.

Удаление переносов

Можно удалить автоматическую расстановку переносов и любой перенос, вставленный вручную (мягкие переносы и неразрывные дефисы).

Удаление автоматической расстановки переносов

На вкладке Разметка страницы в группе Параметры страницы выберите команду Расстановка переносов, а затем выберите команду Нет.

Удаление переносов, расставленных вручную

1.На вкладке Главная в группе Редактирование выберите команду Заменить.

2.Если кнопка Дополнительный недоступна, нажмите кнопку Дополнительные параметры.

3.Нажмите кнопку Дополнительный, а затем выберите один из следующих пунктов.

Выберите пункт Мягкий перенос, чтобы удалить мягкие переносы.

Выберите пункт Неразрывный дефис, чтобы удалить неразрывные дефисы.

4.Оставьте поле Заменить на пустым.

5.Нажмите кнопку Найти далее, Заменить или Заменить все.

66

Работа с большими документами в Microsoft Word

УПРАЖНЕНИЕ 11

1.Откройте документ Метрология.doc из папки Материалы.

2.Сверстайте текст в 3 колонки: выделите текст, на вкладке Разметка страницы в

группе Параметры страницы выберите пункт Колонки.

3.Установите автоматическую расстановку переносов: вкладка Разметка страницы, группа Параметры страницы, кнопка Расстановка переносов, команда Параметры расстоновки переносов; пометьте Автоматическая расстоновка переносов и укажите ширину зоны переноса слов – 0,4 см.

4.Сохраните файл Метрология.doc в своей папке.

ЗАДАНИЕ 11

1.Откройте документ Основы стандартизации.doc из папки Материалы.

2.Сверстайте текст в 2 колонки.

3.Установите автоматическую расстановку переносов и укажите ширину зоны переноса слов – 0,25 см.

4.Установите Максимальное число последовательных переносов – 3.

5.Сохраните файл Основы стандартизации.doc в своей папке.

5.3.ОПРЕДЕЛЕНИЕ СТРУКТУРЫ ДОКУМЕНТА. НАЗНАЧЕНИЕ И ФОРМАТИРОВАНИЕ ЗАГОЛОВКОВ В ДОКУМЕНТЕ. АВТОМАТИЧЕСКАЯ НУМЕРАЦИЯ ЗАГОЛОВКОВ. РЕДАКТИРОВАНИЕ СТРУКТУРЫ.

Для определения структуры документа перейдите в режим структура .

Для изменения структуры документа в этом режиме – изменения порядка заголовков и текста, повышения или понижения уровня заголовка или текста:

1.На вкладке Вид в группе Режимы просмотра документа выберите команду

Структура.

2.На вкладке Структура в группе Работа со структурой с помощью кнопок отобразите необходимые заголовки и основной текст.

3.Поместите курсор в текст, который требуется переместить, а затем выполните любое из следующих действий.

Перемещение заголовка или основного текста вверх или вниз

На вкладке Структура в группе Работа со структурой нажмите кнопку Вверх или Вниз , пока текст не будет перемещен в необходимое положение.

Изменение формата заголовка или основного текста на формат «Заголовок 1»

На вкладке Структура в группе Работа со структурой нажмите кнопку Повысить на заголовок 1 .

Изменение формата заголовка на формат обычного текста

На вкладке Структура в группе Работа со структурой нажмите кнопку Понизить до обычного текста .

Изменение формата обычного текста на формат заголовка или повышение уровня заголовка

На вкладке Структура в группе Работа со структурой нажимайте кнопку Повысить уровень , пока текст не достигнет необходимого уровня.

Понижение уровня заголовка

На вкладке Структура в группе Работа со структурой нажимайте кнопку Понизить уровень , пока текст не достигнет необходимого уровня.

67

Работа с большими документами в Microsoft Word

УПРАЖНЕНИЕ 12

1.Откройте документ Реферат.doc из папки Материалы.

2.Перейдите в режим просмотра документа в виде структуры.

3.Выберите заголовки, отформатированные как Times New Roman, полужирный (размер шрифта 12, 14, 16), и установите для них Уровень 1.

4.Выберите заголовки, отформатированные как Times New Roman, 14, полужирный, и, используя кнопку Понизить уровень установите для них Уровень 2.

5.Выберите заголовки, отформатированные как Times New Roman, 12, полужирный, и, используя кнопку Понизить уровень установите для них Уровень 3.

6.Выберите команду Показать уровень и отобразите заголовки 1-го уровня (Уровень 1);

7.Отобразите последовательно заголовки 2-го и 3-го уровней.

8.Сохраните файл Реферат.doc.

ЗАДАНИЕ 12

1.Откройте документ Компьютерная графика.doc из папки Материалы.

2.Перейдите в режим просмотра документа в виде структуры.

3.Выберите заголовки, отформатированные как Arial, полужирный (размер шрифта 10, 12, 14), и установите для них Уровень 2.

4.Выберите заголовки, отформатированные как Arial, 14, полужирный, и, используя кнопку Повысить уровень установите для них Уровень 1.

5.Выберите заголовки, отформатированные как Arial, 10, полужирный, и, используя кнопку Понизить уровень установите для них Уровень 3.

6.Выберите команду Показать уровень и отобразите заголовки 1-го уровня (Уровень 1);

7.Отобразите последовательно заголовки 2-го и 3-го уровней.

8.Сохраните файл Компьютерная графика.doc.

5.4. ВСТАВКА И УПРАВЛЕНИЕ НАЗВАНИЯМИ ОБЪЕКТОВ.

Для вставки и управления названиями объектов, вставляемых в большой документ,

выполните одно из следующих действий.

Автоматическое добавление названий при вставке таблиц, иллюстраций, формул и других объектов

1.На вкладке Ссылки в группе Названия выберите кнопку Вставить название.

2.Нажмите кнопку Автоназвание.

3.В списке Добавлять название при вставке объекта выберите объекты, к которым требуется автоматически добавлять название.

4.В списке Подпись выберите существующую метку. Если список не содержит ни одной правильной метки, нажмите кнопку Создать, введите новую подпись в поле Название, а затем нажмите кнопку OK.

5.Выберите другие нужные параметры.

6.Нажмите кнопку OK.

7.Вставьте объект в документ (команда Объект, меню Вставка).

В Microsoft Word соответствующее название и порядковый номер автоматически добавляются каждый раз при вставке объекта, выбранного на шаге 3.

8.Чтобы добавить необязательное описание, поместите курсор после названия и введите нужный текст.

68

Работа с большими документами в Microsoft Word

Добавление названий вручную к существующим таблицам, рисункам, формулам и другим элементам

1.Выделите элемент, к которому следует добавить название.

2.На вкладке Ссылки в группе Названия выберите кнопку Вставить название.

3.В списке Название выберите название, наиболее подходящее для описания объекта, например рисунка или уравнения. Если список не содержит ни одного правильного названия, нажмите кнопку Создать, введите новую подпись в поле Название, а затем нажмите кнопку OK.

4.Выберите другие нужные параметры.

Примечание. Microsoft Word вставляет названия в виде текста, а их порядковые номера – в виде полей. Если название выглядит приблизительно как {SEQ Table \* ARABIC}, значит, включен режим отображения кодов полей, а не значений полей. Чтобы просмотреть значения полей, нажмите клавиши ALT + F9 или щелкните правой кнопкой мыши код поля, а затем выберите в контекстном меню команду Коды/значения полей.

5.5. ВСТАВКА И РЕДАКТИРОВАНИЕ СНОСОК.

Сноски используются в документе для пояснений, комментариев и ссылок на другие документы. При этом для подробных комментариев лучше использовать обычные, а для ссылок на источники – концевые сноски. Сноски бывают двух типов – простые и концевые.

Знаки обычной и концевой сноски

Разделитель

Текст обычной сноски

Текст концевой сноски

Сноска состоит из двух связанных частей: знака сноски и текста сноски.

Ограничения на длину и оформление текста сносок отсутствуют. Допускается также изменение разделителя сносок – линии, отделяющей текст документа от текста сноски.

Автоматическая нумерация

В Microsoft Word производится автоматическая нумерация сносок: сквозная по всему документу или отдельно для каждого раздела. После ввода первой сноски в разделе последующие оформляются и нумеруются автоматически.

При перемещении, копировании или удалении автоматически нумеруемых сносок оставшиеся знаки сносок автоматически нумеруются заново.

В зависимости от необходимого формата знака сноски выполните одно из следующих действий.

Вставка обычной и концевой сноски

1.В режиме разметки укажите место для вставки знака сноски.

2.На вкладке Ссылки в группе Сноски выберите команду Вставить сноску или

Вставить концевую сноску.

69

Работа с большими документами в Microsoft Word

Клавиши быстрого доступа Для вставки следующей сноски нажмите клавиши CTRL+ALT+F. Для вставки следующей концевой сноски нажмите клавиши

CTRL+ALT+D.

По умолчанию обычные сноски помещаются внизу страницы, а концевые — в конце документа.

3.Для изменения формата обычной или концевой сноски щелкните запуск диалогового окна Сноски и выполните одно из следующих действий:

В поле Формат номера выберите нужный формат.

Для использования собственной маркировки нажмите кнопку Символ рядом с полем Другой, а затем выберите один из доступных символов.

4.Нажмите кнопку Вставить.

В документ будет вставлен номер сноски, а курсор окажется справа от него.

5.Введите текст сноски.

6.Дважды щелкните номер сноски для возврата к знаку сноски в документе.

Изменение формата номеров обычных или концевых сносок

1.Поместите курсор в раздел,в котором требуется изменить формат концевых или обычных сносок. Если документ не разбит на разделы, установите курсор в любом месте документа.

2.На вкладке Ссылки нажмите кнопку запуска диалогового окна Сноски.

3.Выберите Сноски или Концевые сноски.

4.В списке Формат числа выберите нужный параметр.

5.Нажмите кнопку Применить.

Создание уведомления о продолжении сноски

Если обычная или концевая сноска не помещается на странице, можно предупредить читателя о ее продолжении на следующей странице.

1.Убедитесь, что вы находитесь в представлении «Черновики», щелкнув значок Черновик рядом со значком Режим в строке состояния.

2.На вкладке Ссылки в группе Сноски выберите команду Показать сноски.

3.Если документ содержит как обычные сноски, так и концевые, появится соответствующее сообщение. Выберите вариант Обычные сноски или Концевые сноски, а затем нажмите кнопку ОК.

4.В области сносок выберите в списке вариант Уведомление о продолжении сноски или

Уведомление о продолжении концевой сноски.

5.В области сносок введите текст, который требуется включить в уведомление о продолжении, например, Концевые сноски продолжаются на следующей странице.

Удаление сноски

70