• Индексированные поля

В Access поддерживается два вида индексов.

• Совпадения не допускаются. Этот индекс работает подобно первичному ключу.

• Совпадения допускаются. Можно создать индекс для полей с возможными повторяющимися значениями, включая и нулевые.

Пример создание таблиц.

Известны сведения о сотрудниках:

табельный номер; фамилия, имя, отчество; отдел; должность; дата рождения; оклад; льготы по налогообложению; фото сотрудника; дополнительные сведения.

Спроектируйте таблицы базы данных, при этом необходимо учесть, что данные о должностях и отделах хранятся в соответствующих справочниках: справочнике должностей и справочнике отделов.

Создайте следующие таблицы:

1. Справочник должностей. В окне базы данных выберите вкладку Таблицы, нажмите кнопку Создать - выберите режим Конструктор – ОК и введите следующую структуру:

Выделите поле Код_должности в области маркировки поля и нажмите кнопку “Ключ” на панели инструментов.

Закройте окно конструктора таблицы и присвойте таблице имя Справочник должностей.

2. Справочник отделов. В окне базы данных выберите вкладку Таблицы, нажмите кнопкуСоздать- выберите режимКонструктор–ОКи введите следующую структуру:

Задайте ключ для поля Код_отдела. Закройте таблицу и присвойте ей имя «Справочник отделов». Заполните созданные таблицы данными. Нажмите кнопку Открытьи введите исходные данные.

3. Создайте структуру таблицыОсновные сведения.

Примечание. Для полей Код_должности и Код_ отдела выберитеТип данных – Мастер подстановок.

Мастер подстановок создает в таблице столбец подстановок, отображающий список значений, которые может выбрать пользователь.

Процесс подстановки происходит в 5 шагов (переход к следующему осуществляется нажатием кнопки Далее):

Шаг1: Создается столбец подстановки. Следует выбрать способ 1-й –столбец подстановки использует значения из таблицы или запроса.

Шаг2:Выбор таблицы или запроса. Выбираем таблицу Справочник отделов.

Шаг3:Выбор полей. Выбираем Код_отдела и Наименование_отдела.

Шаг4: Задайте ширину столбцов и установите флажок «Скрыть ключевой столбец).

Шаг5: Задайте подпись поля – Отдел.

Перед созданием подстановки программа выдает запрос на сохранение таблицы, поэтому заранее установите ключевое поле в Вашей таблице (если оно необходимо). Если ключевое поле не задано, Access предложит Вам создать такое поле, в случае положительного ответа в Вашей таблице появится ключевое поле Код, имеющее тип Счетчик.

Для поля Код_должности выберите источник Справочник должностей и поля Код_должности и Наименование_должности.

После ввода всех полей сохраните структуру таблицы. В данной таблице используются подстановки для полей КОД_ДОЛЖНОСТИ и КОД_ОТДЕЛА из связанных таблиц, в результате подстановки, тип поля заменяется соответствующим типом из связанной таблицы.

Установка связей.

Основные преимущества систем управления базами данных реализуются при работе не с отдельными таблицами, а с группами взаимосвязанных таблиц. На практике наиболее часто встречается связь один - ко - многим. При таком типе связи каждой записи главной таблицы могут быть поставлены в соответствие одна или несколько записей так называемой подчиненной таблицы.

Базы данных, имеющие связанные таблицы, называют также реляционными базами данных. Для создания связей между таблицами СУБД Access 97 имеет специальное диалоговое окно, которое называется Схема данных.

1. Окно Схема данныхоткрывают щелчком на одноименной кнопке панели инструментовили командойСервис - Схема данных.

2. Если ранее никаких связей между таблицами базы не было, то при открытии окна Схема данныходновременно открывается окноДобавление таблицы, в котором можно выбрать нужные таблицы для включения в структуру межтабличных связей.

3. Если связи между таблицами уже были заданы, то для введения в схему данных новой таблицы надо щелкнуть правой кнопкой мыши на схеме данных и в контекстном меню выбрать пункт Добавить таблицу.

4. Введя в схему данных все таблицы, которые надо связать, можно приступать к созданию связей между полями таблиц.

5. Связь между полями устанавливают путем перетаскивания имени поля из одной в таблицы в другую на соответствующее ему связанное поле.

6. После перетаскивания открывается диалоговое окно Связи, в котором можно задать свойства образующейся связи (см. Рис.12).

7. Включение флажка Обеспечение условия целостности данныхпозволяет защититься от случаев удаления записей из одной таблицы, при которых связанные с ними данные других таблиц останутся без связи.

8. Флажки Каскадное обновление связанных полейиКаскадное удаление связанных записейобеспечивают одновременное обновление или удаление данных во всех подчиненных таблицах при их изменении в главной таблице.

• Чтобы условие целостности могло существовать, поле основной таблицы должно обязательно быть ключевым, и оба поля должны иметь одинаковый тип.

Установленные связи автоматически используются для связывания полей в создаваемых запросах, формах и отчетах. Это средство экономит время, гарантирует получение правильных результатов при разработке сложных форм и отчетов, поддерживает целостность базы данных. Данные автоматически защищаются от изменений и удалений.

Рис.12. Окно «Схема данных». Установка связей между таблицами.

Ответьте на вопросы к теме «Таблицы»

1. В каких объектах хранятся данные базы?

2. Чем отличаются поля и записи таблицы?

3. Какие типы полей таблиц вы знаете?

4. Содержит ли какую-либо информацию таблица, в которой нет ни одной записи?

5. Содержит ли какую-либо информацию таблица, в которой нет полей? Может ли существовать такая таблица?

6. В чем состоит особенность поля типа Счетчик?

7. В чем состоит особенность поля типа MЕМО?

8. Какое поле можно считать уникальным?.

9. Каким должно быть поле первичного ключа?

10. В чем преимущество поля, являющегося первичным ключом?

11. Какую базу данных называют реляционной?

12. В каком диалоговом окне создают связи между полями таблиц базы данных?

13. Почему при закрытии таблицы программа Access 97 не пред­лагает выполнить сохранение внесенных данных?