Второй фазой обработки является составление проводок и их размещение в различные регистры аналитического и синтетического учета, журналы-ордера по номерам счетов. Компьютерная обработка позволяет полностью автоматизировать этот процесс, формируя проводки по окончании решения каждого участка учета.

Третья фаза обработки состоит в составлении сводного синтетического учета: отчетно-сальдовых ведомостей по счетам главной книги, баланса и форм финансовой отчетности, что обеспечивается головным модулем программы «Проводка – Главная книга – Баланс».

Для таких участков учета, как учет основных средств, учет готовой продукции, учет финансово-расчетных операций, учет материальных ценностей, учет труда и заработной платы, формирование исходной информации происходит, как правило, за счет первичного учета и отражения хозяйственных операций в первичных документах. Для задач по учету затрат на производство и сводному учету входной информации в основном служат результаты решения других комплексов учетных задач. Особого внимания заслуживает формирование информационной базы по учету затрат на производство, где основным источником являются итоговые данные, полученные ранее при решении задач по учету основных средств, материалов, труда и заработной платы, готовой продукции.

Особо следует остановиться на информационных связях бухгалтерского учета с внешними организациями. В основном эта связь заключается в получении нормативных и методических материалов, а также передаче сводной финансовой отчетности заинтересованным организациям: вышестоящим административным органам, налоговой инспекции, органам статистики, финансовым организациям и др.

Для связи с банками предусматривается межмашинный обмен информацией по системе «Клиент – банк».

Банк, который обслуживает расчетный счет организации, предлагает услуги по оперативному управлению расчетным счетом прямо из офиса. Программа «Клиент – банк» позволяет создавать платежные поручения, передавать их в банк по модему, а также получать выписки из расчетного счета. При этом для обеспечения защиты информации используется электронная подпись, без которой передаваемые документы недействительны, а также специальная система шифрования информации. Система удобна, экономит время и позволяет получать информацию о приходе денег на расчетный счет от различных клиентов и таким образом существенно ускорить их обслуживание.

4.2.5.Комплексная автоматизация бухгалтерского учета

Вобщем случае бухгалтерский учет включает учет:

-основных средств;

-материальных ценностей;

-учет труда и заработной платы;

-учет готовой продукции;

-учет финансово-расчетных операций;

-учет затрат на производство;

-сводный учет и составление отчетности.

15

Развитие функциональных возможностей бухгалтерских программ породило спрос на системы с расширенными возможностями. В настоящее время разработчики работают в направлении создания комплексных бухгалтерских систем с развитыми аналитическими возможностями. Комплексные решения охватывают все участки учетаиформируются, какправило, помодульномутипу(рис. 4.2.3).

Рис. 4.2.3. Типовая структура комплексной бухгалтерской системы

При поставке конкретному пользователю возможна настройка на потребности заказчика. При этом модули, за исключением ядра системы, могут поставляться и эксплуатироваться в различных конфигурациях.

Благодаря наличию метабазы данных достигаются гибкость и настраиваемость решений на конкретные применения. Это позволяет быстро менять структуру и функции конкретного приложения в условиях меняющейся среды. Как правило, возможны модификации сценариев диалога, переориентация "горячих клавиш", настройка выходных форм и схем расчета с использованием генераторов отчетов. Потенциальной особенностью таких систем является также включение в них модулей финансового анализа предприятия и его партнеров, а также планирования и анализа инвестиционных проектов.

Ниже, не детализируя перечисленные выше задачи, рассматриваются две типовые задачи комплексного учета:

-автоматизация складского и оперативно-хозяйственного учета;

-автоматизация расчета заработной платы.

16

4.2.6.Автоматизация оперативно-хозяйственного учета

ирасчета заработной платы

Автоматизация складского и оперативно-хозяйственного учета. Типовая автономная система складского учета на предприятиях и в организациях, не занятых непосредственно промышленным производством, предназначена для бухгалтерского и номинального учета товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Она обеспечивает составление и печать счетов и накладных в одной или двух валютах; формирует ведомости по остаткам и движению материальных ценностей за любой период в количественном и стоимостном выражении: поддерживает альтернативные методы учета ценностей в зависимости от условий учета и переоценки.

Основными функциями типовой системы являются:

-настройка на используемый метод учета;

-составление, печать и хранение копий счетов, расходных, приходных и внутренних накладных, актов списания;

-подсчет остатков на любую дату и оборотов за любой период;

-составление ведомости движения ТМЦ и учетных карточек по объектам учета;

-получение информации по взаиморасчетам с партнерами, в том числе в валюте;

-иерархический кодификатор ТМЦ, ведение аналитики по контрагентам, материально ответственным лицам, складам;

-возможность внесения изменений в данные ранее обработанных периодов

втекущем и предшествующем годах;

-создание при регистрации операций документов бухгалтерских проводок, включая валютные, и обеспечение автоматической передачи данных в бухгалтерскую систему.

Материальный учет в условиях производства имеет много общего с учетом ТМЦ в непроизводственных организациях. Однако сложная организационная структура промышленных предприятий, широкая номенклатура, большое количество деталей, комплектующих и материалов требуют комплексных решений, единого информационного пространства и др.

Автоматизация расчета заработной платы. Автоматизация расчета зарпла-

ты на крупных социалистических предприятиях считалась одним из основных достижении автоматизации управления. При этом предусматривался учет различных тарифов, отраслевых, территориальных и льготных коэффициентов и надбавок, расчет отпусков и больничных листов, формирование расчетных ведомостей и сводных данных для учета в Главной книге. Это была одна из первых задач, решение которой было адаптировано для персональных компьютеров.

В новых экономических условиях появились новые виды трудовых взаимоотношений, начиная от массового совместительства и заканчивая временными трудовыми коллективами. Появилась оплата нетрадиционными способами, связанными с "оптимизацией" налогообложения.

17

В настоящее время известны автономные системы расчета заработной платы и системы, в которых подсистема расчета зарплаты встроена в бухгалтерскую систему или поставляется как отдельное АРМ.

Типовая система предназначена для расчета заработной платы и оформления необходимой документации на предприятиях любой формы собственности. Она, как правило, совместима с бухгалтерской и кадровой системами. Основными функциями типовой системы являются:

-учет труда при повременной и сдельной оплате, оформление табелей, индивидуальных и бригадных нарядов;

-расчет начислений: по окладу, сдельной и повременной оплате, расчет надбавок, премий, больничных, отпускных и других видов начислений;

-формирование и печать расчетных листков сотрудников, составление документов по авансу и зарплате: платежных ведомостей, расходных ордеров, платежных поручений по перечислениям на счета сотрудников в банках, депонирование зарплаты и подобные операции;

-регистрация произведенных выплат на основе первичных документов и автоматическое формирование соответствующих бухгалтерских проводок;

-составление расчетных ведомостей, сводов начислений и удержаний по сотрудникам, подразделениям и организации в целом:

-формирование типовых справок: о доходах, налоговой карточке, сведений

орасчетах по кредитам и ссудам по каждому сотруднику.

Среди новшеств можно отметить расчеты с различными видами оплаты (в двух валютах, с использованием депозитов, страхования и пр.). Особенности расчета проявляются и в связи с новыми услугами банков, в том числе услугами по перечислению на банковский счет, с использованием дебетовых и (потенциально) кредитных пластиковых карточек.

При определении заработной платы для временных творческих коллективов в основе расчета лежат договоры подряда. В этом случае ведется система договоров, в том числе поэтапных, учет членов трудовых коллективов и их льгот по налогообложению непосредственно или через кадровую систему, а также документальный контроль исполнения договоров.

18