Швецова-Водка Г. - Общая теория документа и книги

какой деятельности он является, то можно сказать, что любой документ-

запись свидетельствует о существовании той деятельности, в результате которой он возник, а также о том, что те сведения, которые отражены в документе, действительно были в голове его творца.

Особая форма отражения действительности свойственна кинофотофонодокументам. Она часто характеризуется как "не-

посредственная" запись воспроизводимых явлений. Имеется в виду, что воспроизводимые события сразу фиксируются на пленку, не проходя этапа отображения в голове (в сознании) творца документа. И это якобы обеспечивает кинофотофонодокументам особую достоверность. Однако известно, что кинофо-тофонодокументы могут создаваться по-разному.

События, которые фиксируются на пленку, могут быть предварительно

"организованы" режиссером или фотографом; многое из того, что и как будет

"увидено" и "услышано", зависит от способа съемки и качества аппаратуры;

сам выбор объекта съемки или звукозаписи определяется человеком — творцом документа.

Поэтому и для кинофотофонодокументов функция свидетельства означает, в первую очередь, то, что они свидетельствуют о деятельности своих авторов, и только во вторую очередь — об объективной действительности, отразившейся в их содержании.

В этом смысле функция свидетельства присуща и Документу III, и

Документу II, Что касается значения Документа I, то и в нем присутствует функция свидетельства, поскольку любой материальный объект,

используемый для передачи информации в обществе, свидетельствует, как минимум, о самом себе, а также о том, что все материальные объекты,

принадлежащие к данному виду, имеют такие же свойства, как и объект,

используемый для экспонирования.

В этимологии слова "документ" наряду с его познавательной функцией одновременно подчеркивалась функция свидетельства: "то, что является

91

доказательством". Особенно широко термин "документ" применялся в значении "письменного свидетельства".

Итак, функция свидетельства исконно присуща документам, и все документы так или иначе ею обладают. Однако наиболее развитая ее форма

— правовая функция — по-разному свойственна разным видам документов.

Для одних эта функция означает их главное назначение; для других — подтверждение их правового статуса, принадлежности определенным авторам, авторской ответственности; для третьих — значение документа как подтверждения определенной деятельности, определенных событий, в целом возможности выполнять функцию исторического источника. Благодаря функции свидетельства все документы могут рассматриваться как

исторические источники. Иногда эту способность документов считают осо-

бой функцией — источниковой.

Одна из важнейших целей, которые выполняют документы в системе социальной коммуникации, — быть "внешней памятью" человека и человечества в целом. Известно, что знания и опыт, накопленные человечеством в ходе своего исторического развития, передаются от одного поколения к другому в форме сведений, переданных в процессе учебы и воспитания, и сохраняются в человеческой памяти. Но память человека не совершенна: она не может хранить достаточно большой объем знаний, ей свойственно забывать. Документы позволяют нейтрализовать эти недостатки,

успешно выполняя мемориальную функцию (от англ. memory, франц. memorie

— память). Поль Отле, известный теоретик документации, определил документ и книгу как "материализованную память человечества, которая день за днем регистрирует факты, идеи, действия, чувства, мечты,

запечатлевшиеся в сознании человека"1.

Борис Семенович Илизаров, вероятно, первым специально выделил и охарактеризовал данную функцию документа, но назвал ее

"мнемонической"2. Однако термин "мнемоника" означает "совокупность

92

приемов, которые имеют целью облегчить запоминание наибольшего числа сведений, фактов... "3 Название функции "мнемоническая", на наш взгляд,

меньше подходит для характеристики функции памяти, выполняемой доку-

ментами, чем "мемориальная".

Третья общая функция документов — мемориальная — тесно связана с познавательной и функцией свидетельства, выполняется на их основе и одновременно с ними. Ее значение очень велико. По словам П. Тейяра де Шардена, "коллективная память и коллективный ум человеческого биота"

обнаруживает себя в ноосфере как "наследственность, перенесенная человеком в мыслящий слой Земли", которая сводится к "передаче приобретенных духовных сокровищ" и обнаруживает себя в наивысшей степени активно, значительно убыстряя темп развития человечества.

Четвертая общая функция документов — культурная. Выясняя вопрос: "Для чего следует сохранять духовные сокровища в памяти человечества?",

— мы приходим к обоснованию культурной функции документа, если понимать культуру ши

роко, как все, созданное человеческим умом и трудом, в отличие от окружающей человека природы. Культурная функция документа особенно явно раскрывается в определении, которым характеризуется значение Документа II — "предмет материальной культуры человечества" (всякий материальный объект "второй природы"). Поскольку это значение охватывает все другие, более узкие, понятно, что в каждом из них документ также выполняет культурную функцию. Но и в значении Документ I

культурная функция тоже присутствует, так как любой предмет,

используемый для передачи информации в обществе, служит целям обогащения данного общества знаниями об окружающем мире и, в итоге,

развитию культуры общества.

Культурную функцию документа Мария Петровна Илю-шенко характеризовала так: "В данной функции он [документ — Г. III.] выступает

93

как средство закрепления и передачи культурной традиции... Документы в этой функции фиксируют и закрепляют научные знания, традиции,

эстетические нормы, системы ценностей, поведения и деятельности, навыки,

ритуалы, выработанные и сохранившиеся в обществе "1.

М.П. Илюшенко обратила внимание на возможность использования понятия "культура" в этом случае в двух разных значениях: 1) как совокупность ненаследственной информации, которую накапливают, хранят и передают разнообразные коллективы человеческого общества; 2) как культуры духовной, то есть совокупности идей, обычаев, учреждений, инсти-

тутов и предметов, символов и т. д., в которых эти идеи были воплощены и закреплены. Документ выполняет культурную функцию как в первом, так и во втором значении. "Культурную функцию [во втором значении — Г. Ш.]

наиболее эффективно выполняет крупный комплекс документов (например,

научная, научно-техническая документация, произведения искусства)", —

отмечала М.П. Илюшенко.

Существует и еще более узкая трактовка культуры как культуры художественной, связанной с художественно-образнымотражением действительности. В этом значении культурная функция преобладает в документах, содержащих произведения искусства всех его видов; большую часть из них составляют произведения искусства слова, то есть художественной литературы.

Культурная функция документа является общей, свойственной всем документам, и в то же время достаточно дифференцированной в зависимости от того, к какому конкретно виду относится документ по своему общественному назначению, в каком виде деятельности он возникает и для чего используется. Как разновидности, или подфункции, культурной функции документа, можно рассматривать воспитательную (содействие передаче культурных ценностей молодому поколению), рекреативную

(содействие отдыху человека), гедонистическую (содействие получению

94

наслаждения от использования документа). Они свойственны не всем документам, а их определенным видам.

К числу общих функций, присущих любому документу, следует отнести также пятую — управленческую (или регулятивную) функцию.

Первый вариант названия этой функции широко применялся в документоведческой литературе, однако считалось, что управленческая функция свойственна лишь определенным видам документов, созданным с целью управления и в процессе реализации управления. Иную трактовку ре-

гулятивной функции предложил Б.С. Илизаров: "Документ есть средство воздействия на того, кому он направлен, а поскольку и адресант, и адресат являются членами общества и выполняют в нем различные социальные роли,

то любой документ есть средство опосредованного регулирования социаль-

ных отношений"1. Вероятно, для того, чтобы отличить эту новую трактовку от существовавшей ранее, был и предложен новый термин — регулятивная функция. Этот новый термин не изменяет сути, потому что под регуляцией имеется в виду основная функция управления, заключающаяся в сохранении

состояния объекта управления в соответствии с предварительно заданными нормами и распоряжениями (указаниями). Термин

"управленческая" лучше отражает суть функции управления, свойственной любой информации, действующей в коммуникационной системе. В

традиционной кибернетике информацией называется то, что передает управляющие воздействия в некоторой системе, или по крайней мере то, на основе чего эти управляющие воздействия вырабатываются.

Управленческая функция документа отразилась в таких значениях термина "документ", как "образец", "пример", которые присутствовали в латинском слове "documentum". Б.С. Или-заров уделил значительное внимание характеристике психологического механизма влияния документа на адресата, методам привлечения его внимания и средствам усиления вли-

яния на его социальное поведение. Привлекая исследования Л .С. Выготского

95

по психологии искусства, он показал действие регулятивной функции в произведениях художественной литературы, а также отметил возможность усиления данной функции в научном или делопроизводственном документе.

Управленческая функция художественного документа, безусловно,

отличается от управленческой функции правового или политического первоисточника, производственного или учебного пособия. Нельзя упрощать действие управленческой функции документа, трактуя ее как прямые указания на то, что следует сделать, как выполнять ту или иную операцию,

или как призывы к определенным действиям.

Управленческая функция документа проявляется особенно ярко не только в качестве главенствующей, но и в неразрывной связи с другими функциями, например с познавательной, при создании научных документов учебного, производственного, нормативно-технического характера.

Сочетание управленческой и культурной функций сказывается на

воспитательной подфункции документа, его нацеленности на формирование определенных качеств личности у человека — потребителя информации. Как разновидность управленческой функции может рассматриваться

идеологическая функция некоторых документов, если понимать ее как направленность на формирование идеологии, то есть системы идей, взглядов и представлений.

Управленческая функция любого документа выражается в том, что он призван оказать некоторое влияние на потребителя информации,

запланированное творцом документа.

Существует также особый класс документов, создающихся с целью управления определенными процессами. Наиболее ярко управленческая функция проявляется в таком классе документов, который чаще всего называют управленческим (вариант: административным). Это документы,

создаваемые с целью реализации процессов управления, возникающих в

96

сфере управления. В свою очередь, они классифицируются в соответствии с

конкретными функциями управления на плановые,			финансовые, учетные,
организационные,	снабженческие	и другие	документы; перечень и

количество видов управленческих документов у разных авторов различаются. Кроме того, отмечается, что внутри данных видов документов выделяются конкретные разновидности, "которые внутри данной функции выполняют, в свою очередь, свою особую функцию". Это документы,

имеющие, как правило, типовое наименование вида (номинал). Например,

среди организационных управленческих документов различают: положение,

устав, правила, приказ, инструкцию и т. д.1

Названные пять функций — познавательная, свидетельства,

мемориальная, культурная и управленческая — присущи, на наш взгляд, всем документам, поэтому они являются общими функциями документа. Они выполняются в любом документе наряду с его основной функцией — социально-коммуникационно-информационной — и функциями, обу-

словленными материальной формой документа (фиксация информации и ее сохранение). В то же время в тех или иных группах или видах документов на первый план выступают одна-две-три из названных функций. Каждая из них может дифференцироваться на подфункции. Все это влияет на формирование разновидностей документов, в которых преобладает та или иная функция или подфункция.

Специальная функция документа — это функция, присущая определенному виду документа или являющаяся главной

для того или иного вида документа. Среди специальных могут быть и перечисленные выше общие функции, когда они становятся главными для документов определенного вида.

Например, для документальных источников научной информации главной является познавательная функция; для документов, создающихся в процессе управления для его реализации, — управленческая. Для

97

документов, подтверждающих определенные правовые отношения, главной является правовая функция. Мемориальная функция более ярко выражена в документах, служащих историческими источниками, памятниками, которые сохраняются в музеях и архивах, или в документах, принадлежащих к типу мемуарной литературы. Культурная функция является главной для документов, в которых отражается художественное творчество.

Перечень специальных функций документа не определен достаточно полно. Специальные функции проявляются при характеристике отдельных видов документов, причем у того или иного вида может быть несколько специальных функций. Специальная функция чаще всего формулируется как

"целевое назначение" определенного вида документов (например, научно-

исследовательских, учебных, научно-популярных, производственных,

справочных).

Кроме общих и специальных функций для отдельных жанров

(конкретных видов) документов характерными являются специфические,

конкретные функции, влияющие на организацию информации в документах определенного жанра. Такие функции, например, перечисляет С.Г. Кулешов в "Типологической схеме жанров документальных источников научной информации (ДДНИ)"1. Понятию "целевое назначение" документа здесь соответствует "цель как социальная функция ДДНИ". Например, для научно-

исследовательских документов специальной функцией является

"обеспечение общества первичной научной информацией". Для отдельных жанров ДДНИ указано "цель как авторский мотив создания документа". Для научной монографии и научной статьи это — "фиксация научного приоритета", для диссертации — "подача рукописи на получение научной степени", для отчета о научно-исследовательской работе — "подготовка отчетного документа о выполнении научно-исследовательской работы" и т. д.

Это уже конкретные функции того или иного жанра научно-ис-

следовательских документов.

98

Специальные и конкретные функции отдельных групп (видов и жанров) документов пока еще изучены недостаточно, за исключением научных и управленческих документов, которым посвящаются отдельные исследования.

Нельзя не согласиться с теми, кто утверждает, что документ является поли- (или много-) функциональным. Однако роль той или иной функции,

присущей документу, разная. И дело не только в том, что одни функции документ приобретает, а другие теряет за время своего существования. В

действительности одни функции свойственны всем документам, хотя неко-

торые — в разной степени, другие — особым группам, видам документов.

Поэтому более полный функциональный анализ документов возможен при их классификации по признакам, характеризующим их целевое и читательское назначение.

4.3. Свойства документа Кроме перечисленных выше функций документов, определяющих их

сущность, можно выделить ряд свойств, связанных с данными функциями и проявляющихся в отношениях документа с теми или иными элементами системы социальной коммуникации. На наш взгляд, свойствами документа являются следующие:

1)знаковость;

2)семантичность;

3)отражение (воплощение) мыслительной деятельности человека;

4)отражение объективной действительности;

5)дискретность;

6)непрерывность;

99

7)сохранение как содержания, так и материальной формы документа при его "потреблении";

8)возможность охарактеризовать любой документ по формуле: "кто,

что, по какому каналу, кому, с каким эффектом сообщает";

9) деятельностный характер.

Свойства знаковости и семантичности тесно связаны друг с другом.

Аркадий Васильевич Соколов считает знако-вость "необходимым признаком документа, как и любого информационного сообщения"1. Он пишет:

"Документ, так же как информационное сообщение вообще, может состоять из отдельного знака или совокупности знаков"; "сообщение, не оформленное в виде последовательности знаков, то есть текста, не является информационным сообщением, и, следовательно, не может быть документом". "Информационным сообщением" А.В. Соколов называл сообщение, передаваемое в социальном коммуникационном процессе, и

подчеркивал, что оно "всегда обладает содержательной, смысловой или,

говоря языком семиотики, семантической структурой".

Что же такое знак, без которого не может быть документа? "В

настоящее время под знаком понимается материальный, чувственно-

воспринимаемый предмет (явление, действие), который выступает в коммуникационных и познавательных процессах как представитель другого предмета, свойства или отношения ... Образно говоря, знак — атом социальной информации. Может быть информационное сообщение,

состоящее из одного знака, но сообщения менее одного знака быть не может,

ибо оно не будет иметь содержания"2.

А.В. Соколов предложил классификацию знаков, в которой различаются языковые знаковые системы и неязыковые знаки. Среди языковых систем выделяются "естественные языки (устная речь,

письменная речь, речь жестов)" и "искусственные языки (изобразительное искусство, музыка, специальные языки науки, техники и т. д.)". К

100