Методы получения оплаты

1. Прямая оплата чеком (чек на счет - bill to account/direct billing). Гости отелей (как представители корпораций, так и частные посетители) могут использовать прямую оплату чеком, позволяющую не использовать кредитную карту для открытия счета. Данный метод требует веского доказательства лимита кредитоспособности юридического или физического лица. Обычно организация, запрашивающая прямую оплату чеком, подает прошение для подтверждения кредитоспособности. Контролер отеля выполняет проверку кредита для определения кредитной ставки и кредитного лимита. Данный гостиничный лимит, устанавливаемый отдельно взятым отелем, может варьироваться в зависимости от предполагаемых трат и времени проживания. В прошении обычно перечисляются лица, которые уполномочены пользоваться счетом, а также имеют полномочия в пределах корпорации. Отелем выдаются карточки, удостоверяющие личность. Компания несет ответственность за контроль применения кредита по назначению. Кассир должен подтвердить личность корпоративного постояльца. Процедура такова: запрос физической или юридической идентификации; процедура удостоверения в индивидуальной авторизации владельца счета; отметка о лимитировании кредита на каждого человека; нанесение красных пометок на кредитную папку, если счета не оплачены; получение подписи представителя; подготовка чека расходов по услуге к трансферу в финансовый регистрационный журнал. 2.Персональные/именные/личные чеки. Когда постоялец (в зарубежном отеле) во время регистрации указывает на то, что его счета будут оплачены наличными или персональными чеками, администратор должен насторожиться: такой гость может сделать большие траты за время своего пребывания в отеле - иногда за один день, - а потом уехать, не заплатив. В результате большинство гостиниц требуют предоплату от гостей, выбравших данный метод оплаты, так как гость не может предоставить какой-либо показатель своей кредитоспособности. Дополнительно к этому проводится тщательная проверка активности трат постояльца ночными аудиторами и администраторами. Таким гостям не разрешается пользоваться привилегиями - например, услугами в кредит - других служб гостиницы. Отели с АСУ заносят имя гостя и номер его комнаты в «черные» списки пунктов продажи. В отелях без АСУ документально или устно, например, по телефону, предупреждают об этом.

З.Дорожные чеки - travel check. Чеком является письменный приказ чекодателя - лица, подписывающего чек - плательщику - банку -произвести платеж определенной суммы денег получателю, указанному в чеке или его предъявителю. Такие чеки можно приобрести в уполномоченных банках, имеющих договорные отношения с чековыми компаниями, непосредственно обеспечивающими функционирование платежной системы дорожных чеков. При продаже чеков в банке покупателя знакомят с условиями их обращения и предлагают заполнить анкету. При получении чека владелец оставляет на нем образец своей подписи. Дорожные чеки бывают бессрочными - нет указания срока их действия, - либо для них устанавливается определенный срок годности с указанием на самом чеке, и чек оплачивается в течение этого установленного времени. Дорожные чеки оплачиваются только первоначальному владельцу. При приеме от клиента дорожный чек подвергается проверке его соответствия с имеющимися образцами, наличия отметки о месте и дате йродажи, образца подписи владельца (или его ФИО, номера паспорта, иного удостоверения личности). Также проверяется, не числится ли данный чек в списках утраченных и фальшивых. После этого сотрудник- банка или торговой точки предлагает клиенту расписаться в специально отведенном для этого месте - расписка владельца при оплате чека. Поэтому никогда не следует проставлять вторую подпись на дорожном чеке заранее, до предъявления его к оплате. Если подпись окажется несоответствующей образцу, то клиенту предлагают несколько раз расписаться на обороте чека, если же и эти подписи будут отличаться, то сверяют с подписью в паспорте. Если они тождественны, то реквизиты паспорта вписываются на обратную сторону чека, кассир заверяет эту подпись и оплачивает чек. В других случаях чек к оплате не принимается. Если на дорожном чеке вместо подписи владельца указаны номер его паспорта и ФИО, оплата чека производится после проверки личности по паспорту - реквизиты паспорта фиксируются на обороте чека и заверяются работником банка. При предъявлении нескольких таких чеков отметка о паспортных данных ставится только в одном из них. Чеки: THOMAS COOK, AMERICAN EXPRESS, MASTER CARD - наиболее распространенные в мире. Одними торговыми точками дорожные чеки принимаются к оплате только полностью, другие могут давать сдачу в местной валюте. 11ри размещении в отеле можно внести на свой гостевой счет сумму, оплаченную дорожным чеком. При дальнейшем пользовании платными услугами с внутреннего счета постепенно списываются определенные суммы расходов. В РФ дорожные чеки приравнены к наличным деньгам. Список номеров дорожных чеков, не подлежащих приему, которые поставляет банк или компания по выпуску дорожных чеков, должен регулярно просматриваться кассирами отеля для удостоверения в платежеспособности данного чека.

4. Пластиковая карта - широко распространенное платежное средство оплаты товаров и услуг за рубежом и в России. Она одновременно является и средством хранения денег в банке. По сути, это только электронно-механический ключ к банковскому счету, который используется для безналичных расчетов и валютный контроль за которым осуществляет банк. Для пользования кредитной картой необходимо открыть специальный карточный счет в банке, пополнять его по мере расходования денежных средств или оплачивать поступившие счета за полученные услуги или купленные товары.

Способы проверки платежеспособности клиента и оплаты кредитной картой

1 .С использованием импринтера (credit card slip machine)

Импринтер - штамповочная машинка для получения на слипе оттиска кредитной карты клиента и клише гостиничного предприятия. Слип (c/card slip) - платежный документ, состоящий из трех экземпляров специальной бумаги, которая обеспечивает копировальный эффект.

Последовательность действий (при заезде):

- получить у клиента разрешение снять копию кредитной карты (номер кредитной карты, сроки ее действия, имя и фамилия владельца)

- поместить к/к лицевой стороной вверх в ячейку импринтера и получить оттиск с карточки и клише предприятия путем прокатки слипа на импринтере

- возвратить кредитную карту гостю предложить клиенту заполнить бланк авторизационного письма и подколоть к нему незаполненный пока слип с реквизитами кредитной карты клиента (в таком виде документ имеет юридическую силу).

Последовательность действий (при выезде):

- сформировать общий счет и внести сумму в уже подготовленный при въезде слип

- дать слип на подпись клиенту

- сделать запрос по телефону (голосовая авторизация) на требуемую сумму в авторизационный центр

- получить и записать на слипе авторизационный код (при положительном ответе)

- проставить на слипе дату оплаты

- сокращенно указать код валюты (в нашем случае это только рубли)

- сделать отметку рядом с логотипом той платежной системы, кредитная карта которой бралась для оплаты

- указать фамилию кассира.

Кассир вручает предназначенные клиенту документы:

• общий счет за предоставленные гостиничные услуги;

• один экземпляр слипа (чаще всего это первый экземпляр, где указано Cardholder/Клиент или Cardholder's copy);

• счета за все предоставляемые дополнительные платные услуги.

Для отчета перед бухгалтерией кассиру необходимы:

• общий счет;

• два подписанных клиентом экземпляра слипа с пометками: копия торговой точки/merchant's сору или просто merchant/предприятие и копия банка/bank's сору или United Card Service.

Все действия с кредитной картой необходимо производить в присутствии клиента. Слип заполняется разборчивым почерком, необходимо следить за тем, чтобы вся информация присутствовала на всех трех экземплярах. Исправления на слипе не допускаются. Если при заполнении слипа произошла ошибка, этот слип ликвидируется, прокатывается и заполняется вновь.

Авторизационное письмо (на русском и английском языках)

Я господин/-жа ( Ф.И.О.), компания , тел/факс подтверждаю, что буду оплачивать моей кредитной картой:

1. Все расходы 2. Стоимость номера и НДС 3. Стоимость номера, НДС и завтрак 4. Любые дополнительные расходы за, связанные с проживанием в гостинице « » номер комнаты

с: / /200_г. по: / /200_г.

Номер кредитной карты: Действительна до: /

Подпись: Дата: / /200 г.

Подпись портье:

Это письмо действительно только в течение указанного периода, вне которого проживающий гость должен оплачивать свои счета самостоятельно. Любые изменения и дополнения к данному письму должны быть подтверждены письменно владельцем кредитной карты. Все возникающие вопросы, связанные с данным письмом, должны быть согласованы с дежурным менеджером или главным кассиром.

Менеджер службы приема и размещения

Смысл заполнения данной формы заключается в том, что гость, подписывая данный документ, обязуется оплатить все расходы, связанные с его пребыванием в отеле.

2. POS-терминал (Credit card terminal) POS-терминал - это электронный прибор, разновидность модема, снабженный магнитосчитывающим устройством и позволяющий распечатывать чеки. Терминал соединен телефонной связью с процессинговым центром крупного банка, который занимается обработкой кредитных карт и имеет с гостиницей определенный договор на обслуживание. Банк при этом берет определенный процент за свои услуги.

POS-терминал осуществляет следующие операции:

-Продажа в режиме ON-Line (Sale).

-Возврат денег на счет клиента Refund (Rfnd).

-Отмена произведенной транзакции Void (Void).

-Повторная печать чека Duplicate (Dup).

С помощью этого прибора возможна предварительная авторизация Pre author. (Ргеа) и соответственно продажа в режиме OFF Line

- OFF Line Sale (Offs), что очень важно на этапе проверки платежеспособности клиентов.

Функция преавторизации - это операция проверки действительности кредитной карты с получением авторизационного кода и блокировкой запрашиваемой суммы у клиента без проведения финансовой операции (отсроченный платеж). Денежная сумма «замораживается», ее в течение 1 месяца не может никто снять, кроме гостиницы (своего рода залог). Как правило, отель авторизует кредитную карточку клиента на сумму стоимости проживания за одни сутки и сумму за дополнительные платные услуги.

Последовательность действий (при заезде):

- провести определенной стороной кредитной карты через магнитосчитывающее устройство POS-терминала

- ввести сумму и подтвердить её введение

- положительный ответ на совершение сделки завершается распечатыванием чека с выдачей авторизационного кода - при предварительной авторизации чек на подпись клиенту не дается

- чек с кодом авторизации хранится до момента оплаты гостем предоставленных гостиницей услуг (при отъезде) и является 100% гарантией оплаты.

Окончательный расчет (при выезде):

• приготовить чек предварительной авторизации клиента, подготовленный заранее при заезде

• нажатием определенной кнопки вызвать режим ОФЛАЙН

• ввести номер кредитной карты (с магнитной полосы, путем проведения карточкой по магнитосчитывающему устройству, или вручную, используя номер кредитной карточки, имеющийся на чеке предварительной авторизации) ввести итоговую сумму по счету

• ввести код предварительной авторизации (он также указан на чеке предварительной авторизации)

• дать команду терминалу распечатать чек, идентичный чеку «Продажа», но с пометкой «ОФЛАЙН Продажа»

• чек, состоящий из двух экземпляров и обеспечивающий копировальный эффект, дать на подпись клиенту

Остаток «замороженных» денег (если имеется) мгновенно возвращается на счет клиента. В данном случае кассир вручает клиенту:

• один экземпляр общего счета, подготовленного на компьютере; подписанный клиентом один экземпляр чека, выданный POS-терминалом;

• все положенные клиенту счета за оказание дополнительных платных услуг. Для своей отчетности у кассира остаются:

• второй экземпляр общего счета, подготовленного на компьютере;

• подписанный клиентом второй экземпляр чека, выданный POS-терминалом;

• все счета клиента за оказание дополнительных платных услуг в двух экземплярах.

Сообщения, получаемые из авторизационного центра:

• AUTH CODE XXXXXX код авторизации (6-значный).

• NOT AUTHORIZED Отказ. Одна из причин недостаточное количество денег на кредитной карте.

• REFERRAL А Изъять карту.

• REFERRAL В или CALL AX REF ХХХХ Запрос в банк. При последующем звонке в авторизацию необходимо информировать оператора о получении этого сообщения.

У POS-терминала предусмотрена возможность печати чека транзакции, которая хранится в памяти терминала. Тем не менее, даже в гостиницах европейского стандарта обслуживания до сих пор имеются импринтеры на случай отключения электроэнергии, приезда или отъезда очень больших групп туристов (в данном случае часть клерков служба Reception будут работать с POS-терминалами, а часть воспользуется импринтерами, чтобы ускорить обслуживание), предоставления услуги вне здания отеля (например, оплата кредитной картой услуг водителя в пути).