Бібліографічний список до практичного заняття:

[ 1 ], [ 2 ], [ 3 ], [ 11 ], [ 12 ].

Практичне заняття №2

Тема 13. «Microsoft Office. Субд Access»

Мета заняття: Закріпити теоретичні знання студентів і набути практичні навички роботи в середовищі СУБД Access відповідно до плану заняття.

План заняття

1. Робота з таблицею, створеною на практичному занятті №1.

2. Відновлення відображення записів.

3. Пошук й заміна даних.

4. Копіювання й видалення таблиць.

5. Сортування й фільтрація записів.

6. Установка параметрів шрифту.

Обладнання: персональний комп’ютер.

Методичні рекомендації до практичного заняття

Для виконання практичних завдань слід уважно ознайомитися з методичними рекомендаціями до самостійної роботи з теми. При необхідності слід використовувати додаткову літературу з бібліографічного списку до теми та довідкову систему Access.

Практичні завдання

1. Увімкніть ПК.

2. Виконайте запуск Access;

3. При необхідності виконайте пошук інформаційної допомоги по тематиці даної роботи;

4. Виконайте активізацію файлу Вашої Бази Даних.

5. Відкрийте таблицю, в нашому прикладі Клієнти, в “Режиме таблицы” (Table Datasheet).

6. Access дозволяє сховати існуючі записи в процесі уведення в таблицю нових даних і відновити їх відображення, для чого:

6.1. Для приховання існуючих записів таблиці файлу Бази Даних (БД) при уведенні нових записів у пункті меню “Записи” (Records) виконайте фіксацію на команді“Ввод данных”(Data Entry);

6.2. Для відновлення відображення всіх записів таблиці файлу БД у пункті меню “Записи” (Records) виконайте фіксацію на команді “Удалить фильтр” (Remove Filter).

Примітка:Пункт меню“Записи”доступний тільки в режимі заповнення таблиці.

7. Для додавання записів у таблицю необхідно скористатися одним з наступних способів:

7.1. I спосіб:

7.1.1. У пункті меню “Вставка” (Insert) виконайте фіксацію на команді “Новая запись” (New Record).

7.2. II спосіб:

7.2.1. На панелі інструментів виконайте фіксацію на піктограмі “Новая запись” (New Record).

8. Додайте в таблицю 5 записів.

9. Для пошуку даних у таблиці необхідно виконати наступну послідовність дій:

9.1. Для відкриття діалогового вікна “Поиск” (Find), необхідно скористатися одним з наступних способів:

9.1.1. I спосіб:

9.1.1.1. У пункті меню “Правка” (Edit) виконайте фіксацію на команді “Найти” (Find).

9.1.2. II спосіб:

9.1.2.1. На панелі інструментів виконаєте фіксацію на піктограмі “Найти” (Find);

9.1.3. III спосіб:

9.1.3.1. Виконайте команду [Ctrl] + [F].

9.2. У діалоговому вікні “Поиск в поле…” (Find), яке відкрилося:

9.2.1. У поле “Образец” (Find What) вказується шуканий об’єкт (уміст поля або його частина), наприклад, потрібно знайти запис із певним прізвищем і для пошуку введіть у це поле відповідне прізвище.

Оберіть спосіб, яким Ви будете користуватися.

Примітка: Істотно розширити коло пошуку можна, застосувавши символи шаблонів “ * ” і “ ? ”. Зірочка заміняє будь-яку кількість символів, а знак питання – тільки один символ.

9.2.2. У списку, що розкривається, поля “Просмотр” (Search) за замовчуванням установлене значення “Все” (All), тобто пошук ведеться по всіх записах таблиці.

У списку, що розкрився, даного поля можна також установити значення:

• “Вниз” (Down) – проглядаються всі дані від поточного запису до кінця таблиці;

• “Вверх” (Up) - проглядаються всі дані від поточного запису до початку таблиці.

9.2.3. У списку, що розкривається, поля “Совпадение” (Match) за замовчуванням установлене значення “Поля целиком” (Whole Fields), тобто пошук ведеться при повному збігу один до одного.

У списку, що розкрився, даного поля можна також установити значення:

• “С любой частью поля” (Any Part of Field) – уміст поля вважається, що збіглися з об’єктом пошуку, навіть якщо останній становить тільки частину його;

• “С начала поля” (Start of Field) – будуть знайдені тільки ті поля, у яких шуканий об’єкт перебуває на самому початку поля.

9.2.4. За замовчуванням у діалоговому вікні пошуку встановлена опція “Только в текущем поле” (Search Only Current Field), тобто пошук здійснюється тільки в активному полі.

Якщо потрібно робити пошук по всій таблиці дана опція відключається;

9.2.5. За замовчуванням у діалоговому вікні пошуку не встановлена опція “С учетом регистра” (Match Case), тобто регістр при пошуку не враховується.

Щоб програма знайшла тільки ті поля, уміст яких відповідає об’єкту пошуку й по способу написання, необхідно дану опцію активізувати;

9.2.6. За замовчуванням у діалоговому вікні пошуку не встановлена опція “С учетом формата полей” (Search Fields As Formatted). Якщо активізувати дану опцію пошук буде істотно вповільнений;

9.2.7. Виконайте фіксацію на кнопці “Найти” (Find First) для включення першого процесу пошуку. Програма починає пошук і при виявленні шуканого об’єкта Access виділяє його.

9.2.8. Виконайте фіксацію на кнопці “Найти далее” (Find Next) для включення наступних процесів пошуку на наявність у них об’єкта пошуку;

9.2.9. Якщо шуканий об’єкт не виявлений, з’являється повідомлення “Поиск записей в приложении 'Microsoft Access' завершен. Образец не найден.”;

9.2.10. Для закриття вікна повідомлення виконайте фіксацію на кнопці “Ok”;

9.2.11. Для завершення процесу пошуку виконайте фіксацію на кнопці “Закрыть” (Close).

10. Для пошуку й заміни даних у таблиці необхідно виконати наступну послідовність дій:

10.1. Для відкриття діалогового вікна “Заменить” (Find), необхідно скористатися одним з наступних способів:

10.1.1. I спосіб:

10.1.1.1. У пункті меню “Правка” (Edit) виконайте фіксацію на команді “Заменить” (Replase).

10.1.2. II спосіб:

10.1.2.1. Виконайте команду [Ctrl] + [H].

10.2. У діалоговому вікні “Замена” (Replase), що відкрилося:

10.2.1. У полі “Образец” (Find What) вказується об’єкт, який необхідно замінити;

10.2.2. У полі “Заменить” (Replace With) уводиться значення, на яке потрібно замінити;

10.2.3. У списку, що розкривається, поля “Просмотр” (Search) за замовчуванням установлене значення “Все” (All), тобто заміна ведеться по всіх записах таблиці.

У списку, що розкрився, даного поля можна також установити значення:

• “Вниз” (Down) – заміна даних здійснюється від поточного запису до кінця таблиці;

• “Вверх” (Up) - заміна даних здійснюється від поточного запису до початку таблиці.

10.2.4. Виконайте фіксацію на кнопці “Найти далее” (Find Next) для включення процесу. Програма знаходить і маркірує підлягаючій заміні об’єкт, але саму заміну не робить;

10.2.5. Виконайте фіксацію на кнопці “Заменить” (Replace), щоб зробити заміну;

10.2.6. Виконаєте фіксацію на кнопці “Найти далее” (Find Next), щоб продовжити процес без заміни даних у маркірованому об’єкті;

10.2.7. Виконайте фіксацію на кнопці “Заменить все” (Replace All) якщо є абсолютна впевненість у необхідності заміни всіх шуканих об’єктів;

10.2.8. Якщо шуканий об’єкт не виявлений, з’являється повідомлення “Поиск записей в приложении 'Microsoft Access' завершен. Образец не найден.”;

10.2.9. Для закриття вікна повідомлення виконайте фіксацію на кнопці “Ok”;

10.2.10. Для завершення процесу заміни виконайте фіксацію на кнопці “Закрыть” (Close).

11. Для перейменування таблиць необхідно скористатися одним з наступних способів:

11.1. I спосіб.

11.1.1. У вікні бази даних виконайте маркування ім’я таблиці;

11.1.2. Виконайте фіксацію на імені таблиці, при цьому довкола нього з’являється рамка з миготливим курсором усередині;

11.1.3. Уведіть нове ім’я таблиці, наприклад Адреси;

11.1.4. Натисніть клавішу [Enter].

11.2. II спосіб.

11.2.1. У вікні бази даних виконайте маркування ім’я таблиці;

11.2.2. У пункті меню “Правка (Edit) виконайте фіксацію на команді “Переименовать” (Rename);

11.2.3. Уведіть нове ім’я таблиці;

11.2.4. Натисніть клавішу [Enter].

11.3. III спосіб.

11.3.1. У вікні бази даних виконайте маркування ім’я таблиці;

11.3.2. Виконайте фіксацію правої кнопки миші на імені таблиці;

11.3.3. У контекстному меню, що відкрилося, виконайте фіксацію на команді “Переименовать” (Rename);

11.2.4. Уведіть нове ім’я таблиці;

11.2.5. Натисніть клавішу [Enter].

Оберіть спосіб, яким Ви будете користуватися.

12. Для копіювання структури полів при створенні однотипних таблиць необхідно виконати наступну послідовність дій:

12.1. У вікні бази даних виконайте маркування ім’я таблиці, у нашім прикладі Адреси, і відкрийте її в “Режиме конструктора” (Design View);

12.2. Для розміщення вікон таблиці й Бази Даних на екрані в пункті меню “Окно” (Window) виконайте фіксацію на команді “Слева направо” (Vertically);

12.3. У вікні бази даних на вкладці “Таблица” (Tables) виконайте фіксацію на кнопці “Создать” (New);

12.4. У діалоговому вікні “Новая таблица” (New Table), що відкрилося, для створення таблиці за допомогою конструктора таблиць:

12.4.1. Виконаєте фіксацію на елементі “Конструктор” (Design View);

12.4.2. Виконайте фіксацію на кнопці “Оk”.

12.5. Згорніть вікно Бази Даних.

12.6. Для розміщення вікон таблиці й нової таблиці на екрані в пункті меню “Окно” (Window) виконайте фіксацію на команді “Слева направо” (Vertically);

12.7. Використовуючи технології копіювання (команди пункту меню “Правка” або на панелі інструментів), виконайте копіювання структури довільних полів у нову таблицю.

12.8. Для створеної структури нової таблиці продумайте й оголосіть поле первинного ключа.

12.9. Для збереження структури знову створеної таблиці в пункті меню “Файл” (File) виконайте фіксацію на команді “Сохранить” (Save);

12.10. У діалоговому вікні “Сохранение” (Save), що відкрилося:

12.10.1. У полі “Имя таблицы” (Name Table) уведіть ім’я нової таблиці, наприклад Співробітники;

12.10.2. Виконайте фіксацію на кнопці “Оk”.

13. Для копіювання таблиць у ту ж Базу Даних необхідно виконати наступну послідовність дій:

13.1. Відкрийте вікно бази даних.

13.2. Для відкриття діалогового вікна “Вставка таблицы” (Insert Table) необхідно скористатися одним з наступних способів:

13.2.1. I спосіб.

13.2.1.1. У вікні бази даних виконайте маркування ім’я таблиці, з якої буде створюватися копія, у нашім прикладі Адреси;

13.2.1.2. У пункті меню “Правка” (Edit) виконайте фіксацію на команді “Копировать” (Copy);

13.2.1.3. У пункті меню “Правка” (Edit) виконайте фіксацію на команді “Вставить” (Paste);

13.2.2. II спосіб:

13.2.2.1. У вікні бази даних виконайте маркування ім’я таблиці, з якої буде створюватися копія;

13.2.2.2. На панелі інструментів виконайте фіксацію на піктограмі “Копировать” (Copy);

13.2.2.3. На панелі інструментів виконайте фіксацію на піктограмі “Вставить” (Paste);

13.2.3. III спосіб:

13.2.3.1. У вікні бази даних виконайте маркування ім’я таблиці, з якої буде створюватися копія;

13.2.3.2. Виконайте фіксацію правої кнопки миші на імені або піктограмі таблиці, з якої буде створюватися копія;

13.2.3.3. У контекстному меню, що відкрилося, виконайте фіксацію на команді “Копировать” (Copy);

13.2.3.4. Виконайте фіксацію правої кнопки миші в межах робочого поля вікна Бази Даних;

13.2.3.5. У контекстному меню, що відкрилося, виконайте фіксацію на команді “Вставить”(Paste).

13.2.4. IV спосіб:

13.2.4.1. У вікні бази даних виконайте маркування ім’я таблиці, з якої буде створюватися копія;

13.2.4.2. Виконайте команду [Ctrl] + [C];

13.2.4.3. Виконайте команду [Ctrl] + [V].

Оберіть спосіб, яким Ви будете користуватися.

13.3. У діалоговому вікні “Вставка таблицы” (Insert Table), що відкрилося:

13.3.1. У полі “Имя таблицы” (Name Table) уведіть ім’я нової таблиці, наприклад Підрозділи;

13.3.2. В області “Параметры вставки”, що містить три опції:

• “Только структура” – створюється тільки нова структура таблиці без даних;

• “Структура и данные” – створюється повна копія структури таблиці разом з усіма даними;

• “Добавление данных в таблицу” – приводить до додавання даних в існуючу таблицю. Ця опція використовується для комбінування таблиць,

- активізуйте другу опцію.

13.3.3. Для завершення копіювання виконайте фіксацію на кнопці “Оk”.

14. Для видалення таблиць необхідно скористатися одним з наступних способів:

14.1. I спосіб.

14.1.1. У вікні бази даних виконайте маркування ім’я таблиці, яку необхідно видалити, наприклад Співробітники;

14.1.2. Натисніть клавішу [Delete];

14.1.3. Для підтвердження видалення в діалоговому вікні, що відкрилося, виконайте фіксацію на кнопці “Да”.

14.2. II спосіб.

14.2.1. У вікні бази даних виконайте маркування ім’я таблиці, яку необхідно видалити;

14.2.2. У пункті меню “Правка” (Edit) виконайте фіксацію на команді “Удалить” (Delete);

14.2.3. Для підтвердження видалення в діалоговому вікні, що відкрилося, виконайте фіксацію на кнопці “Да”.

14.3. III спосіб.

14.3.1. У вікні бази даних виконайте маркування ім’я таблиці, яку необхідно видалити;

14.3.2. Виконайте фіксацію правої кнопки миші на імені або піктограмі таблиці;

14.3.3. У контекстному меню, що відкрилося, виконайте фіксацію на команді “Удалить” (Delete);

14.3.4. Для підтвердження видалення в діалоговому вікні, що відкрилося, виконайте фіксацію на кнопці “Да”.

Оберіть спосіб, яким Ви будете користуватися.

15. Для зміни порядку записів у таблиці в “Режиме таблицы” (Table Datasheet) необхідно скористатися одним з наступних способів:

15.1. I спосіб:

15.1.1. Установіть курсор у будь-якому місці поля, по якому буде виконуватися сортування записів;

15.1.2. У пункті меню “Записи” (Records) виконайте фіксацію на команді “Сортировка” (Sort);

15.1.3. У підменю, що відкрилося, виконайте фіксацію на відповідній команді:

• “Сортировка по возрастанию” (Sort Ascending);

• “Сортировка по убыванию” (Sort Descending).

15.2. II спосіб:

15.2.1. Установіть курсор у будь-якому місці поля, по якому буде виконуватися сортування записів;

15.2.2. На панелі інструментів виконайте фіксацію на відповідній піктограмі:

• “Сортировка по возрастанию” (Sort Ascending);

• “Сортировка по убыванию” (Sort Descending).

16. Для фільтрування записів таблиці по виділеному в “Режиме таблицы” (Table Datasheet) необхідно скористатися одним з наступних способів:

16.1. I спосіб:

16.1.1. Установіть курсор у поле, по якому буде виконуватися фільтрування записів;

16.1.2. У пункті меню “Записи” (Records) виконайте фіксацію на команді “Фильтр” (Filter);

16.1.3. У підменю, що відкрилося, виконайте фіксацію на команді “Фильтр по выделенному” (Filter By Selection).

16.2. II спосіб:

16.2.1. Установіть курсор у поле, за даними якого буде виконуватися фільтрування записів;

16.2.2. На панелі інструментів виконайте фіксацію на піктограмі “Фильтр по выделенному” (Filter By Selection);

Примітка: У нижній частині вікна таблиці з’явиться повідомлення про кількість записів, що задовольняють критеріям фільтра. Букви “ФЛТР” (FLTR) у рядку стану означають, що фільтр активний.

17. Для відключення фільтра в “Режиме таблицы” (Table Datasheet) необхідно скористатися одним з наступних способів:

17.1. I спосіб:

17.1.1. У пункті меню “Записи” (Records) виконайте фіксацію на команді “Удалить фильтр” (Apply Filter).

17.2. II спосіб:

17.2.1. На панелі інструментів виконайте фіксацію на піктограмі “Удалить фильтр” (Apply Filter);

Примітка: З рядка стану, у нижній частині вікна таблиці, зникнуть букви “ФЛТР” (FLTR).

18. Для створення складного И – фильтра (AND – filter) в “Режиме таблицы” (Table Datasheet) необхідно виконати наступну послідовність дій:

18.1. У пункті меню “Записи” (Records) виконайте фіксацію на команді “Фильтр” (Filter) і в підменю, що відкрилося, виконайте фіксацію на команді “Изменить фильтр” (Filter By Form);

або

На панелі інструментів виконайте фіксацію на піктограмі “Изменить фильтр” (Filter By Form);

18.2. При необхідності відмовитися від установок попереднього фільтра на панелі інструментів виконайте фіксацію на піктограмі “Очистить бланк” (Clear Grid);

18.3. Виконайте фіксацію в порожньому осередку під заголовком поля, значення якого буде використано для фільтрування, при цьому в правій частині поля з’являється піктограма списку;

18.4. У списку, що розкривається, виберіть значення поля, по якому буде проведене фільтрування, або введіть ці дані із клавіатури;

18.5. Виконайте аналогічні дії для кожного поля, для якого задається фільтрування;

Примітки: Для правильної роботи фільтра текстові дані, що вводяться із клавіатури, візьміть в лапки.

При завданні критеріїв фільтрування для текстових полів можна використовувати символи шаблонів “ * ” та “ ? ”, а для числових полів – логічні оператори < ; > ; <= ; >= ; = ; < >.

Наприклад, для фільтрування записів з номерами записів більше 10 і із прізвищами начинающимися з букви К уведіть наступні критерії фільтрування:

У поле “Номер запису” - >10;

У поле “Прізвище” – “К*”.

18.6. Для відображення відфільтрованих записів необхідно скористатися одним з наступних способів:

18.6.1. I спосіб:

18.6.1.1. У пункті меню “Фильтр” (Filter) виконайте фіксацію на команді “Применить фильтр” (Apply Filter);

18.6.2. II спосіб:

18.6.2.1. На панелі інструментів виконайте фіксацію на піктограмі “Применение фильтра” (Apply Filter);

18.7. Виконайте відключення фільтра.

19. Для створення складного ИЛИ – фильтра (OR – filter) в “Режиме таблицы” (Table Datasheet) необхідно виконати наступну послідовність дій:

19.1. У пункті меню “Записи” (Records) виконайте фіксацію на команді “Фильтр” (Filter) і в підменю, що відкрилося, виконайте фіксацію на команді “Изменить фильтр” (Filter By Form);

або

На панелі інструментів виконайте фіксацію на піктограмі “Изменить фильтр” (Filter By Form);

19.2. Для завдання додаткових умов фільтрування - створення складного ИЛИ – фильтра, наприклад, ще й для фільтрування записів із прізвищами, що починаються з букви П необхідно виконати наступну послідовність дій:

19.2.1. Виконайте фіксацію на ярлику “Или”(Or), розташованому внизу вікна;

19.2.2. Виконайте фіксацію в порожньому осередку під заголовком поля, значення якого буде використано для завдання додаткових умов фільтрування, у нашім прикладі – у поле “Прізвище”;

19.2.3. У поле “Прізвище” уведіть додаткову умову фільтрування – “П*”;

19.3. Виконайте відображення відфільтрованих записів.

19.4. Виконайте відключення фільтра.

20. Самостійно створіть И- фильтрыйИЛИ – фильтры відповідно до даних Вашої таблиці.

21. Результати покажіть викладачеві для оцінки Вашої роботи.

22. Для установки параметрів шрифту для даних таблиці необхідно виконати наступну послідовність дій:

22.1. У пункті меню “Формат”(Format) виконайте фіксацію на команді“Шрифт”(Font);

22.2. У діалоговому вікні “Шрифт”(Font), що відкрилося, виконайте вибір виду, розміру й накреслення шрифту.

23. Для установки параметрів осередків необхідно виконати наступну послідовність дій:

23.1. У пункті меню “Формат”(Format) виконайте фіксацію на команді“Ячейки”(Cells);

23.2. У діалоговому вікні “Вид сетки”(Cells Effects), що відкрилося:

23.2.1. В області “Оформление” (Cell Effect), що містить три опції, вибирається спосіб оформлення осередків:

• “Обычное” (Flat) – стандартне оформлення;

• “Приподнятое” (Raised) – невиділені осередки таблиці нагадують опуклі кнопки, а маркіровані – натиснуті кнопки;

• “Утопленное” (Sunken) – невиділені осередки таблиці нагадують натиснуті кнопки, а маркіровані – опуклі кнопки;

- активізується, як правило, перша опція.

Примітка:При виборі першого способу оформлення осередків -“Обычное” (Flat) – з області“Линии сетки”(Gridlines Shown) стають активними опції:

• “По горизонтали”(Horizontal);

• “По вертикали”(Vertical),

які дозволяють відновлювати відображення розділових ліній у таблиці.

23.2.2. У списку, що розкривається, поля “Цвет линий сетки” (Gridline Color) установлюється колір ліній сітки;

23.2.3. У списку, що розкривається, поля “Цвет фона” (Background Color) установлюється колір фона осередків;

23.2.4. . Виконайте фіксацію на копке “Ok”.

24. Закрийте таблицю.

25. Закрийте файл БД.

26. Вийдіть із Microsoft Access.

27. Виключіть ПК (за вказівкою викладача).