Бібліографічний список до практичного заняття:

[ 1 ], [ 2 ], [ 3 ], [ 11 ], [ 12 ].

Практичне заняття №5,6

Тема 13. «Microsoft Office. Субд Access»

Мета заняття: Закріпити теоретичні знання студентів і набути практичні навички роботи в середовищі СУБД Access відповідно до плану заняття.

План заняття

1. Робота з зв’язаними таблицями, створеними на практичному занятті №3.

2. Створення нової форми за допомогою діалогового вікна «Новая форма».

3. Створення автоформ: «в столбец», «ленточная», «табличная».

4. Створення форми за допомогою Майстра форм.

5. Створення форми за допомогою Майстра форм на основі зв’язаних таблиць.

6. Ознайомлення з режимами подання форми й способами переходу з одного режиму відображення форми в інший.

7. Ознайомлення з можливостями корегування форми в режимі Конструктора (панель інструментів, панель елементів).

8. Вставка поля, що обчислюється.

9. Створення назви форми, створення в заголовку форми ілюстрації або малюнка.

10. Підготовки форми до печатки.

11. Створення діаграми за допомогою Майстра діаграм.

12. Редагування й модифікування діаграми.

Обладнання: персональний комп’ютер.

Методичні рекомендації до практичного заняття

Для виконання практичних завдань слід уважно ознайомитися з методичними рекомендаціями до самостійної роботи з теми. При необхідності слід використовувати додаткову літературу з бібліографічного списку до теми та довідкову систему Access.

Практичні завдання

1. Увімкніть ПК.

2. Виконайте запуск Access;

3. При необхідності виконайте пошук інформаційної допомоги по тематиці даної роботи.

4. Відкрийте файл Бази Даних створений на попередніх заняттях.

5. Завдання: За допомогою Майстра форм необхідно створити форму для таблиці Клієнти.

6. Для створення нової форми необхідно у вікні Бази Даних відкрити діалогове вікно “Новая форма” (New Form), для чого можна скористатися одним з наступних способів:

6.1. I спосіб.

6.1.1. У пункті меню “Вид” (View) виконайте фіксацію на команді “Объекты Базы данных” (Database Objects);

6.1.2. У підменю, що відкрилося, виконайте фіксацію на команді “Формы” (Forms);

6.1.3. У вікні Бази Даних виконайте фіксацію на кнопці “Создать” (New).

6.2. II спосіб.

6.2.1. Виконайте фіксацію на вкладці “Формы” (Forms);

6.2.2. Виконайте фіксацію на кнопці “Создать” (New).

6.3. У діалоговому вікні “Новая форма” (New Form), що відкрилося, пропонуються наступні способи створення Форми:

• Конструктор (Form Design) - створює макет форми й надає користувачеві набір інструментів (включаючи такі засоби автоматизації, як майстри й т.і.), призначених для побудови форм;

• Мастер форм (Form Wizard) - “керує” процесом створення форм. У результаті діалогу користувача й майстра по створенню форм з’являється готова форма;

• Автоформа (AutoForm) - на основі обраної таблиці автоматично створює форму одного з наступних типів:

• в столбец (columnar);

• ленточная (tabular);

• табличная (datasheet);

• Диаграмма (Chart Wizard) – створення форми з діаграмою.

7. Для створення автоформи необхідно виконати наступну послідовність дій:

7.1. Для створення форми необхідно у вікні Бази Даних відкрити діалогове вікно “Новая форма” (New Form) одним з наступних способів, як це було описано в п.6.

7.2. У діалоговому вікні “Новая форма” (New Form), що відкрилося:

7.2.1. У списку, поля, “Выберите в качестве источника данных таблицу или запрос”, що розкривається, виконайте вибір таблиці Клієнти, що буде основою для складання форми.

7.2.2. Виконайте маркування способу створення форми “Автоформа: в столбец” (AutoForm: Columnar).

7.2.3. Виконайте фіксацію на кнопці “Ok”;

7.3. Виконайте збереження створеної форми.

7.4. Виконайте перегляд записів, використовуючи створену форму.

7.5. Закрийте вікно створеної форми.

Примітка: формою “Автоформа: в столбец” зручно користуватися в тому випадку, якщо кількість полів невелика й всі вони містяться на екрані. Якщо кількість полів велика, зручніше користуватися формою “Автоформа: ленточная”. Однак вона вимагає корегування в режимі «Конструктора» для того, щоб назви полів і дані були повністю виведені на екран, що потребує певного часу. Форма “Автоформа: табличная” практично не відрізняється від представлення даних в «Режиме таблицы».

8. Самостійно виконайте створення форми “Автоформа: ленточная” (AutoForm: Tabular). В режимі «Конструктора» скорегуйте створену форму.

9. Самостійно виконайте створення форми “Автоформа: табличная” (AutoForm: Datasheet).

10. Результати покажіть викладачеві для оцінки Вашої роботи.

11. Для створення форми за допомогою Майстра форм (Form Wizard) необхідно виконати наступну послідовність дій.

11.1. У діалоговому вікні “Новая форма” (New Form), використовуючи один із запропонованих способів, виконайте наступні дії:

11.1.1. I спосіб.

11.1.1.1. У списку, що розкривається, поля “Выберите в качестве источника данных таблицу или запрос:” виконайте вибір таблиці (запиту), що буде основою для складання форми, у нашім прикладі, Клієнти;

Примітка: Вибір таблиці або запиту на цьому етапі можна не виконувати.

11.1.1.2. Промаркируйте спосіб створення - “Мастер форм” (Form Wizard)”;

11.1.1.3. Виконайте фіксацію на кнопці “Оk”.

11.1.2. II спосіб.

11.1.2.1. У списку, що розкривається, поля “Выберите в качестве источника данных таблицу или запрос:” виконайте вибір таблиці (запиту), що буде основою для складання форми, у нашім прикладі, Клієнти;

Примітка: Вибір таблиці або запиту на цьому етапі можна не виконувати.

11.1.2.2. Виконайте подвійну фіксацію в рядку обраного способу створення форми, у нашім прикладі, “Мастер форм” (Form Wizard).

11.2. Відкривається вікно “Создание форм”, у якому за кілька кроків Майстер форм допоможе нам створити необхідну форму.

11.2.1. На першому кроці вибираються таблиці, що включаються у форму, і необхідні поля талиць.

11.2.1.1. У списку, що розкривається, поля “Таблицы/Запросы:” (Tables/Queries) виконайте вибір таблиці (запиту), що буде основою для складання форми, у нашім прикладі, Клієнти;

Примітка: Якщо вибір таблиці або запиту був виконаний на попередньому етапі, цей пункт ігнорується.

11.2.1.2. Зі списку “Доступные поля” (Available Fields) перенесіть у список “Выбранные поля” (Selected Fields) поля, які передбачається використовувати у формі, у нашім прикладі всі поля.

Примітка: Якщо в списку полів вибирати поля по одному, можна змінити порядок їхнього проходження.

11.2.1.3. Виконайте фіксацію на кнопці “Далее” (Next).

11.2.2. На другому кроці вибирається зовнішній вигляд форми.

11.2.2.1. Виконайте включення перемикача обраного зовнішнього вигляду форми, наприклад, “В один столбец” (Columnar);

11.2.2.2. Виконайте фіксацію на кнопці “Далее” (Next).

11.2.3. На третьому кроці вибирається необхідний стиль форми.

11.2.3.1. Виконайте маркування обраного стилю форми.

11.2.3.2. Виконайте фіксацію на кнопці “Далее ” (Next).

11.2.4.На четвертому кроці задається ім’я нової форми.

11.2.4.1. У поле “Задайте имя формы” залишіть ім’я пропоноване програмою або введіть нове;

11.2.4.2. В області “Дальнейшие действия” виконайте включення перемикача “Открытие формы для просмотра или ввода данных” (Open the form to view or enter information);

11.2.4.3. Виконайте фіксацію на кнопці “Готово ” (Finish).

12. Для збереження форми скористайтеся одним з наступних способів:

12.1. I спосіб.

12.1.1. У пункті меню “Файл” (File) виконайте фіксацію на команді “Сохранить” (Save).

12.2. II спосіб.

12.2.1. Виконайте фіксацію на кнопці “Сохранить” (Save) панелі інструментів.

13. Для закриття форми скористайтеся одним з наступних способів:

13.1. I спосіб.

13.1.1. У пункті меню “Файл” (File) виконайте фіксацію на команді “Закрыть” (Close).

13.2. II спосіб.

13.2.1. Виконайте фіксацію на кнопці “Закрыть ” (Close) у вікні форми.

14. Використовуючи отримані навички, самостійно створіть форми різного зовнішнього вигляду й стилю.

15. Результати самостійної роботи представте викладачеві для оцінки Вашої роботи.

16. Завдання: За допомогою Майстра форм необхідно спроектувати на основі зв’язаних таблиць Пропоновані моделі й Клієнти складену форму, у якій головна форма (Пропоновані моделі) пов’язана з підлеглої (Клієнти).

За допомогою такої форми можна одержувати відомості про автомобілі конкретних моделей і про клієнтів, що замовили їх. По кількості замовлень, що доводяться на кожну модель, легко визначити, яка модель користується найбільшим попитом у покупців.

17. Для створення форми у вікні Бази Даних відкрийте діалогове вікно “Новая форма” (New Form).

18. Для створення форми для двох таблиць, між якими існує зв’язок «один ко многим» (відношення «один ко многим» означає, що для одного запису таблиці Пропоновані моделі може перебувати безліч записів у таблиці Клієнти), за допомогою Майстра форм (Form Wizard), необхідно виконати наступну послідовність дій:

18.1. У діалоговому вікні “Новая форма” (New Form), виконайте запуск Майстра форм.

Примітка: Вибір таблиці на цьому етапі виконувати не слід.

18.2. Відкривається діалогове вікно “Создание форм”, у якому за кілька кроків Майстер форм допоможе нам створити необхідну форму.

18.2.1. На першому кроці вибираються таблиці, що включаються у форму, і поля;

18.2.1.1. У списку, що розкривається, поля “Таблицы/Запросы:” (Tables/Queries), у нашім прикладі, виконайте вибір: Таблиця: Пропоновані моделі;

18.2.1.2. Зі списку “Доступные поля” (Available Fields) перенесіть у список “Выбранные поля” (Selected Fields) поля, які передбачається використовувати у формі. У форму, призначену для перегляду замовлень, повинні ввійти всі дані про автомобіль тієї або іншої моделі. Єдине поле, що не слід включати в таку форму, - це поле Спеціальна модель.

18.2.1.3. У списку, що розкривається, поля “Таблицы/Запросы:” (Tables/Queries), у нашім прикладі, виконайте вибір: Таблиця: Клієнти.

18.2.1.4. Зі списку “Доступные поля” (Available Fields) перенесіть у список “ Выбранные поля” (Selected Fields) поля, які передбачається використовувати у формі. Додайте в проект форми назви наведених нижче полів у такій послідовності:

• Номер_договору;

• Прізвище;

• Ім’я;

• По_батькові;

• Адреса;

• Поштовий_індекс;

• Населений_пункт;

• Дата замовлення;

• Знижка.

18.2.1.5. Після того як всі названі поля розмістяться в правому списку й будуть розташовані в зазначеній послідовності, виконайте фіксацію на кнопці “Далее” (Next).

18.2.2. На другому кроці вибирається тип подання даних.

18.2.2.1. У лівій області виконайте маркування пункту “по Предлагаемые модели ” (by Предлагаемые модели);

18.2.2.2. Виконайте включення перемикача “Подчиненные формы” (Form with subform (s)), що вказує на те, що буде сформована складена форма. Проаналізувавши зв’язки між таблицями, Access створить головну форму на основі таблиці Пропоновані моделі.

18.2.2.3. Виконайте фіксацію на кнопці “Далее ” (Next).

18.2.3. На третьому кроці вибирається зовнішній вигляд підлеглої форми:

• Ленточный;

• Табличный.

18.2.3.1. Виконайте включення перемикача обраного зовнішнього вигляду форми, наприклад, “Табличный”.

18.2.3.2. Виконайте фіксацію на кнопці “Далее ” (Next).

18.2.4. На четвертому кроці вибирається необхідний стиль форми.

18.2.4.1. Виконайте маркування обраного стилю, наприклад “Обычный” (Normal);

18.2.4.2. Виконайте фіксацію на кнопці “Далее” (Next).

18.2.5. На п’ятому кроці вибирається ім’я головної й підлеглої форми.

18.2.5.1. У поле “Форма” залишіть ім’я пропоноване програмою або введіть нове, наприклад, Замовлення моделей Corolla.

18.2.5.2. У поле “Подчиненная форма” залишіть ім’я пропоноване програмою або введіть нове.

18.2.5.3. В області “Дальнейшие действия:” необхідно активізувати один із двох перемикачів:

• “Открытие формы для просмотра или ввода данных” (Open the form to view or enter information);

• “Изменение макета формы ” (Modify the form’s design).

Для того щоб відобразити форму в режимі перегляду й редагування даних активізуйте перший перемикач, а для редагування макета форми у вікні конструктора - другий перемикач.

18.2.5.4. Виконайте включення першого перемикача “Открытие формы для просмотра или ввода данных”.

18.2.5.5. Виконайте фіксацію на кнопці “Готово” (Finish).

18.2.5.6. Тому що в області “Дальнейшие действия:” включений перемикач “Открытие формы для просмотра или ввода данных”, створена форма відіб’ється в режимі форми.

19. Створена форма може бути представлена в одному з наступних режимів:

• Режим формы;

• Режим таблицы;

• Конструктор.

20. Для переходу з одного режиму відображення форми в іншій можна скористатися одним з наступних способів.

20.1. I спосіб.

20.1.1. У процесі створення форми за допомогою Майстра форм перейти в режим конструктора можна, включивши на останньому кроці майстра перемикач “Изменение макета формы” (Modify the form’s design).

20.2. II спосіб.

20.2.1. У пункті меню “Вид” (View) виконайте фіксацію на команді “Конструктор” (Design).

20.3. III спосіб.

20.3.1. Виконайте фіксацію на кнопці “Вид” (View) на панелі інструментів.

20.4. IV спосіб.

20.4.1. У вікні бази даних на вкладці “Формы” (Forms) виконайте маркування ім’я необхідної форми;

20.4.2. Виконайте фіксацію на кнопці “Конструктор” (Design).

21. Для додаткових настроювань і редагування виконайте перемикання відображення форми в режим конструктора.

21.1. У режимі конструктора у верхній частині вікна конструктора розміщається заголовок форми й область даних, де в одній або двох колонках перераховані назви полів головної форми (Рис.3).

Рис. 3. Відображення форми у режимі конструктора

В області даних головної форми, у нашім прикладі, перебувають поля таблиці Пропоновані моделі.

Кожний рядок містить два елементи:

ліворуч — назва поля (тип елемента Подпись (Label));

праворуч — уміст поля бази даних (тип елемента Поле (Text Box)). Довжина елементів форми, призначених для розміщення вмісту полів таблиці, відповідає розміру полів у таблиці.

Примітка: Точне значення можна побачити в поле Ширина стовпця (Width) діалогового вікна Властивості маркірованого елемента.

21.2. У нижній частині вікна конструктора розміщається підлегла форма, точніше білий прямокутник з назвою підлеглої форми. Білий прямокутник означає, що дана форма є самостійною й пов’язаною з головної.

Примітки:У списку полів не відображаються поля підлеглої форми. Для роботи з ними необхідно відкрити підлеглу форму в її власному вікні конструктора.

Можна відкрити підлеглу форму з вікна бази даних або виконати подвійну фіксацію у вікні конструктора головної форми в області підлеглої форми, при цьому курсор миші здобуває вид стрілки спрямованої вліво нагору.

Фіксація на прямокутнику відкриває підлеглу форму в режимі конструктора. Оскільки дана форма збережена окремо й має унікальне ім'я, її можна використовувати як у якості самостійної, так і в якості підлеглої.

22. Для зміна ширини форми можна скористатися одним з наступних способів:

22.1. I спосіб.

22.1.1. Виконайте фіксацію правої кнопки миші на кнопці виділення форми розташованої в лівому верхньому куті вікна конструктора (ліворуч від горизонтальної координатної лінійки при цьому усередині кнопки відображається чорний квадрат).

22.1.2. У контекстному меню, що відкрилося, виконайте фіксацію на команді “Свойства” (Properties);

22.1.3. Активізуйте вкладку “Макет” (Format);

22.1.4. За допомогою смуги прокручування в рядку властивості “Ширина” (Width) уведіть необхідне значення.

22.2. II спосіб.

22.2.1. Установіть курсор миші на праву обмежувальну лінію форми, при цьому курсор здобуває вид двунаправленної стрілки.

22.2.2. Натисніть ліву кнопки миші й, утримуючи її, перетаскуйте границю, до досягнення формою необхідних розмірів (орієнтуватися треба по горизонтальній координатній лінійці, розташованої у верхній частині вікна).

23. Для зміни висоти форми необхідно виконати наступну послідовність дій.

23.1. Установіть курсор миші на нижню обмежувальну лінію форми, при цьому курсор здобуває вид двунаправленной стрілки;

23.2. Натисніть ліву кнопки миші й, утримуючи її, перетаскуйте границю до досягнення формою необхідних розмірів (орієнтуватися треба по вертикальній координатній лінійці, розташованої в лівій частині вікна).

24. Для одночасної зміни ширини й висоти форми необхідно виконати наступну послідовність дій.

24.1. Установіть курсор миші на правий нижній кут форми, при цьому курсор здобуває вид подвійної смуги із двома (або чотирма) стрілками;

24.2. Натисніть ліву кнопки миші й, утримуючи її, перетаскуйте границі до досягнення формою необхідних розмірів (орієнтуватися треба по горизонтальній і вертикальної координатних лінійках).

25.Для переносу підлеглої форми (білий прямокутник) необхідно виконати наступну послідовність дій.

25.1. Виконайте маркування підлеглої форми;

25.2. Установіть курсор миші на край форми, при цьому курсор здобуває форму долоні;

25.3. Утримуючи натиснутою ліву кнопку миші, перетягніть підлеглу форму в нижню частину області даних.

26. Оскільки область даних збільшилася для полів головної таблиці, то тепер ці поля можна розмістити в стовпець друг під другом, для цього необхідно виконати наступну послідовність дій.

26.1. Маркіруйте поле, наприклад, Передпродажна_підготовка, виконавши фіксацію кнопки миші на його лівому елементі – тип елемента Подпись, або на правом - тип елемента Поле. Навколо поля з’являться маркери зміни розмірів (маленькі чорні прямокутники), а в лівому куті рамки - великий чорний квадрат (маркер переміщення), за допомогою якого можна перемістити тільки елемент поля при цьому курсор миші прийме форму руки, що вказує нагору;

26.2. Установіть курсор миші на границю поля, при цьому курсор миші здобуває форму розкритої долоні;

26.3. Утримуючи натиснутої ліву кнопку миші, перетягнете обидва елементи поля (назва поля - Подпись і вміст поля - Поле) у нижню частину першої колонкові форми й відпустите кнопку миші. Поле відобразиться на новому місці.

Примітка: Існує можливість переміщати елементи полів окремо. Для цього після маркірування варто відпустіть кнопку миші й помістіть її покажчик на маркер переміщення. Покажчик прийме форму руки, що вказує нагору. Це значить, що можна приступитися до переміщення елемента поля (назви або вмісту).

26.4. Використовуючи дані технології, розмістіть назву всіх полів в одну колонку в наступній послідовності:

• Код_моделі;

• Модель;

• Колір;

• Кількість_дверей;

• Коробка_передач;

• Заводська_ціна;

• Транспортні_витрати;

• Передпродажна_підготовка.

26.5. Розташуйте поля більш компактно, наприклад,

у першому рядку поля - Код_моделі, Модель, Колір;

у другому рядку поля - Кількість_дверей і Коробка_передач.

Потім через невеликий інтервал помістіть:

в третьому рядку поля: Заводська_ціна й Транспортні_витрати;

у четвертому - Передпродажна_підготовка.

26.6. Тепер в області даних основної форми звільнилося місце, куди варто помістити білий прямокутник, пов’язаний з підлеглою формою.

Примітка: Якщо необхідно перенести кілька полів одночасно, установите покажчик миші ліворуч від першого стерпного поля (так, щоб воно при цьому не маркірувалося, а курсор здобуває вид стрілки спрямованої вліво нагору), натисніть кнопку миші й, утримуючи її, укладете поля, які повинні бути перенесені, у маркировочную рамку. Відпустите кнопку маніпулятора, і всі елементи, що потрапили в рамку (у тому числі й відзначені частково) будуть маркіровані.

27. Для зміни розмірів полів, якщо назви деяких полів не помістилися у відведений простір, необхідно виконати наступну послідовність дій.

27.1. Установіть курсор миші на вертикальній координатній лінійці напроти того рядка, де розташовуються елементи, розмір яких необхідно змінити (покажчик миші придбає вид стрілки, спрямованої вправо);

27.2. Виконайте фіксацію миші, після чого всі елементи, розташовані в даному рядку, будуть маркіровані;

27.3. У пункті меню “Формат” (Format) виконайте фіксацію на команді “Размер” (Size) і в підменю, що відкрилося, активізуйте команду “По размеру данных” (to Fit).

28. Для вирівнювання проміжків між елементами, щоб написи не наїжджали на поля, необхідно виконати наступну послідовність дій.

28.1. У пункті меню “Формат” (Format) виконайте фіксацію на команді “Интервал по горизонтали” (Horizontal Spacing) і в підменю, що відкрилося, активізуйте команду “Сделать равным” (Make Equal), після чого між елементами встановляться рівні проміжки.

29. Для зміни розміру проміжку між полями, необхідно виконати наступну послідовність дій.

29.1. У пункті меню “Формат” (Format) виконайте фіксацію на команді “Интервал по горизонтали” (Horizontal Spacing) і в підменю, що відкрився, активізуйте команду “Увеличить” (Increase) або “Уменьшить” (Decrease).

30. Для перегляду створеної форми перейдіть у режим відображення форми.

31. Виконайте збереження форми.

32. Виконайте закриття форми.

33. Відкрийте форму в режимі конструктора.

34. У вікні MS Access розміщаються дві особливих панелі інструментів режиму конструктора:

• Конструктор форм (Form Design);

• Формат (форма/отчет) (Formatting (Form/Report)).

34.1. Для відображення відповідних панелей інструментів режиму конструктора форм, необхідно виконати наступну послідовність дій.

34.1.1. У пункті меню “Вид”(View) виконайте фіксацію на команді“Панели инструментов”(Horizontal Spacing) і в підменю, що відкрилося, активізуйте відповідні команди:

• Конструктор форм (Form Design);

• Формат (форма/отчет)(Formatting (Form/Report)).

34.2. На панелі інструментів“Конструктор форм”(Form Design) є такі кнопки якВид(View),Сохранить(Save) іПечать(Print). На цій же панелі є особливі кнопки для виводу на екранПанели элементовіСписка полей(Рис.4).

Рис. 4. Панель інструментів“Конструктор форм”

34.3. Панельінструментів“Формат(форма/отчет)”(Formatting (Form/Report)) з’являється як у режимі конструктора форм, так і в режимі конструктора звітів. Більша частина кнопок цієї панелі виконує такі стандартні функції форматування як зміна розмірів і кольору шрифту (Рис.5).

35. Спеціальний інструмент панелі інструментів “Конструктор форм” (Form Design) – це список, що розкривається, “Панель элементов” (Object), що відкривається одним з наступних способів:

35.1. I спосіб.

35.1.1. У пункті меню “ Вид”(View) виконайте фіксацію на команді“Панель элементов”(Object).

35.2. II способ.

35.2.1. На панелі інструментів “Конструктор форм”(Form Design) активізуйте кнопку“Панель элементов”(Object).

36. Напанелі“Панель элементов” (Object) розташовані кнопки для розміщення у формі елементів управління, таких якНадпись(Label),Поле(Text Box), ),Поле со списком(Combo Box),Кнопка(Command Button) і інших особливих елементів управління форми (Рис. 6).

Всі кнопки панелі “ Панель элементов” (Object), за винятком кнопки Дополнительные элементы, являють собою стилізовані зображення елементів управління, які можна вмонтувати у форму. Перелік кнопок “Панели элементов” (Object), із вказівкою їхніх функцій наведені у табл. 3.7.

Таблиця 3.7