Інформаційні зв’язки та потоки
Меблевий цех має внутрішні інформаційні зв'язки (взаємодія керівництва з підлеглими та виконавцями) і зовнішні інформаційні зв'язки (взаємодія з контролюючими органами, суміжними підприємствами, споживачами та ін.). Комплекс організаційних, правових, технічних, технологічних заходів, засобів та методів, що забезпечують у процесі управління і функціонування системи інформаційні зв'язки її елементів шляхом оптимальної організації інформаційних масивів баз даних і знань.
Інформаційний потік – це сукупність циркулюючих в логістичній системі, між логістичною системою і зовнішнім середовищем повідомлень, що необхідні для управління і контролю за логістичними операціями (активностями).
Інформаційні потоки МЦ (Меблевого цеху):
Рис. Інформаційні потоки МЦ
Усі потоки інформації, що розуміються як цілеспрямований рух інформації від джерел до носіїв інформаційних потреб, повинні формуватися на меблевому цеху з урахуванням наступних міркувань:
- мінімізовані маршрути інформаційних потоків;
- виключене дублювання потоків;
Інформаційні потоки повинні бути організовані виходячи з існуючих потреб цеху й характеризуватися:
-адресністю (вказівкою споживачів інформації, відповідальних за збір, обробку, передачу, зберігання);
-регламентом передачі інформації, утримуванням і обсягом переданої інформації.
Аналіз інформаційних потоків
Важливий аспект діагностики підприємства — аналіз інформаційних потоків. Він допомагає контролеру зрозуміти механізм роботи підприємства. У процесі вивчення інформаційних зв'язків і інформаційних потоків служба контролінгу вивчає процеси виникнення, руху й обробки інформації, а також спрямованість і інтенсивність документообігу на підприємстві.
Мета аналізу інформаційних потоків у Меблевому цеху — виявлення місць дублювання надлишку і недоліку інформації, причин її збоїв і затримок.
Найбільш розповсюджений і, очевидно, самий практичний метод аналізу інформаційних потоків — складання їх графіків. Але для побудови графіків інформаційних потоків треба знати (чи виробити самим) визначені правила їхнього складання й умовні позначення окремих елементів.
Кожний інформаційний потік у Меблевому цеху — одиничне переміщення інформації — має наступні ознаки:
документ (на чому фізично міститься інформація);
проблематика (у Меблевому цеху інформація відноситься до таких сфер діяльності: до закупівель, до збуту продукції, до закриття місяця й одержання зведених витрат, до планування і т.д.);
виконавець (людини, яка цю інформацію передає);
періодичність (частота передачі щомісяця, щоквартально, щодня і т.д.).
На рівні цеху підприємства деталізація інформаційних потоків виконується до рівня робочого місця, тобто інформація передається між працівниками цеху і зв'язаних з цехом служб.
Дотримання єдиних правил дає змогу аналітичній службі розмовляти однією мовою з іншими учасниками процесу аналізу інформаційних потоків (фінансово-економічними службами, відділом автоматизації та ін.), оперувати в одному форматі даних. На рівні підприємства доцільно будувати графіки інформаційних потоків з окремих проблем, тому що кількість інформаційних потоків (зв'язків) дуже велика, і важко виявити алгоритм. На рівні окремих цехів допускається побудова загального графіка інформаційних потоків з усіх проблем, тому що тут кількість потоків (зв'язків) не дуже велика. Якщо і на цьому рівні інформаційних потоків багато, то необхідно побудувати діловий графік з кожної проблеми.
У сучасних умовах найбільшою популярністю користуються графіки, що зображують не статичні зв'язки між відділами, а потік документів, зв'язаний з виконанням якоїсь робочої задачі. Такі графіки інформаційних потоків схожі на сіткові графіки, що широко використовуються вже більше двох десятиліть для планування складних науково-технічних проектів. Складання таких «квазісітових» графіків тісно пов'язано з теорією реінжинірингу бізнес-процесів — найбільш популярною теорією керування компаніями в останні роки.
Бізнес-процес — це послідовність робіт, спрямованих на вирішення однієї із задач підприємства, наприклад, матеріально-технічного постачання, планування. Реінжиніринг бізнес-процесів займається аналізом і оптимізацією бізнес-процесів для досягнення цілей підприємства. Для моделювання різних бізнес-процесів в організаціях використовується спеціалізоване програмне забезпечення (CASE-спосіб).
Аналіз бізнес-процесів дозволяє виявити й усунути "вузькі місця" в інформаційних потоках підприємства: ліквідація ризику неповної, неточної інформації, дублювання інформації. Але крім цих ризиків, існують і інші фактори, що загрожують нормальному функціонуванню підприємства. Тому тільки однієї оптимізації інформаційних потоків недостатньо: потрібний комплексний і універсальний підхід до керування ризиками підприємства.