3 Совершенствование организации дяетельности ип макеев и.Г. «Магазин ИнтерДекор»

Организационная структура ИП МАКЕЕВ И.Г. «Магазин ИнтерДекор» представляет собой линейно-функциональную организационную структуру (рисунок Г1). Руководство текущей деятельностью общества осуществляется единоличным исполнительным органом общества - генеральным директором. Генеральный директор решает самостоятельно все вопросы деятельности ИП МАКЕЕВ И.Г. «Магазин ИнтерДекор», без доверенности действует от имени предприятия, представляет его интересы во всех отечественных предприятиях, фирмах и организациях. Издает приказы и распоряжения, обязательные к исполнению всеми работниками. Директор несет в пределах своих полномочий полную ответственность за деятельность предприятия, обеспечение сохранности товарно-материальных ценностей, денежных средств и другого имущества предприятия. Выдает доверенности, открывает в банках счета, пользуется правом распоряжения средствами.

В подчинении директора находятся главный бухгалтер (заместитель главного бухгалтера, бухгалтера); начальник отдела кадров (отдел кадров); коммерческий директор (управление закупками, складское хозяйство).

Главный бухгалтер - осуществляет организацию бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности предприятия и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Организует учет поступающих денежных средств, товарно-материальных ценностей и основных средств, учет издержек производства и обращения, выполнение работ, а также финансовых, расчетных и кредитных операций.

В подчинении у главного бухгалтера находятся бухгалтера. Они выполняют работу по различным участкам бухгалтерского учета (учет основных средств, затрат на производство, реализации продукции, расчеты с поставщиками и заказчиками). Осуществляют прием и контроль первичной документации по соответствующим участкам учета, и подготавливают их к счетной обработке. Отражают в бухгалтерском учете операции, связанные с движением денежных средств.

Начальник отдела кадров возглавляет работу по обеспечению предприятия кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с уровнем и профилем полученной ими подготовки и деловых качеств. Принимает трудящихся по вопросам найма, увольнения, перевода, контролирует расстановку и правильность использования работников в подразделениях предприятия. Обеспечивает прием, размещение и расстановку молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью.

В подчинении директора находится так же коммерческий директор. Он определяет политику закупки товара. У него в подчинении находится заведующий складом. Заведующий складом - руководит работниками по приему, хранению и отпуску товарно-материальных ценностей на складе, по их размещению с учетом наиболее рационального использования складских помещений, облегчения и ускорения поиска необходимых материалов, инвентаря и т.п. Организует проведение погрузочно-разгрузочных работ на складе с соблюдением правил охраны труда, техники безопасности. Участвует в проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей.

При структуре управления характерной для ИП МАКЕЕВ И.Г. «Магазин ИнтерДекор» линейный руководитель имеет помощников в лице советников, консультантов, специалистов. К достоинствам линейно функциональной структуры относятся:

• единство распорядительства;

• получение нижестоящими звеньями согласованных между собой распоряжений;

• эффективность в условиях использования аппаратом управления определенного заданного алгоритма при решении типичных задач.

Однако при линейно-функциональном управлении слабо учитываются постоянно изменяющиеся внутренние и внешние условия деятельности предприятия.

На ИП МАКЕЕВ И.Г. «Магазин ИнтерДекор» маркетинговыми исследованиями занимается коммерческий отдел. В его обязанности входит прогнозирование тенденций изменения продаж, изучение обстановки на рынке, отслеживание конкурентов и новых товаров, а также контроль за соотношением цен и расходов, введением на рынок новых товаров и снятия с производства старых. Кроме него, реализацией функций маркетинга на предприятии занимается бухгалтерия. В ее задачу входят выяснение неблагоприятных тенденций, оценка возможностей появления различных неблагоприятных ситуаций, которые могут оказать воздействие на выбранную линию развития. Осуществляется анализ позиций предприятия в конкурентной борьбе.

Однако в действительности многие поставленные задачи выполняются не в полном объеме. Мало внимания уделяется товарной политике предприятия. Недостаточно осуществляется планирование и управление ассортиментом продукции. На предприятие не проводится соответствующих маркетинговых исследований по продвижению продукции, продукция не получает соответствующей доли на рынке, не были найдены оптимальные каналы реализации, отсутствует формирование спроса и стимулирование сбыта. Недостаточная информированность приводит к задержке внедрения эффективных мероприятий, материалов, сведения о которых имеются на рынке. Переход ИП МАКЕЕВ И.Г. «Магазин ИнтерДекор» на организацию сбытовой деятельности на принципах маркетинга должен сопровождаться изменением структуры управления.

Учитывая особенности рассматриваемого предприятия, специфику его деятельности, была детализирована функциональная структура маркетинговой службы (Рисунок 1).

Бюро анализ и информации

Бюро рекламы

Начальник управления маркетинга и продаж

Бюро поставок

Рисунок 1 - Структура управления маркетинговой деятельностью на ИП МАКЕЕВ И.Г. «Магазин ИнтерДекор»

В приложении С представлена новая структура управления. Главной целью деятельности управления маркетингом (УМ) на ИП МАКЕЕВ И.Г. «Магазин ИнтерДекор» является:

-своевременное обеспечение ИП МАКЕЕВ И.Г. заказами;

-выполнение договоров;

-сокращение сбытовых расходов;

-прогнозирование спроса;

-обеспечение роста объема строительства.

Для достижения главной цели деятельности на УМ возлагается выполнение следующих функций и задач управления:

1. Комплексное изучение рынка (внутреннего и внешнего):

-анализ и прогноз конъюнктуры, емкости и развития структуры рынка сбыта и методов сбыта;

-анализ потребителей (экономический, географический, отраслевой и др.), их потребностей, мнений, требований к продукции, покупательских предпочтений;

-изучение и анализ действующих стандартов, международных норм и правил, касающихся производимых строительных работ;

-анализ собственной продукции и продукции конкурентов, оценка реальной конкурентоспособности собственной продукции на различных рынках;

-участие в разработке товарной политики, предложений по планированию ассортимента предоставляемых работ на ООО;

-прогнозирование спроса на работы ИП МАКЕЕВ И.Г. по РФ и странам СНГ и возможностей выхода на новые рынки;

-изучение и проведение анализа цен на конкретные виды работ, определение диапазона цен и условий оплаты на различных рынках.

2. Формирование спроса и стимулирование сбыта:

-подготовка мероприятий по продвижению работ на рынок (реклама, сервис, коммерческие условия и т.д.);

-обеспечение потребителей краткими сведениями о продукции предприятия, используя номенклатурные каталоги и рекламные проспекты;

-организация и проведение рекламной кампании, в том числе "вводящей" рекламы, создающей образ и учитывающей особенности различных групп покупателей;

-изучение законодательных ограничений на рекламу;

-организация выставок и проведение демонстрации для потенциальных покупателей, участие в выставках и ярмарках (международных, межотраслевых, отраслевых);

-осуществление мероприятий "паблик рилейшен" (по формированию благоприятного образа ООО);

-участие в подготовке рекламной документации (номенклатурный каталог, перечень, проспекты и т.д);

-подготовка предложений по стимулированию потребителей введению торговых скидок.

3. Участие в управлении производством, научно-исследовательских и опытно-конструкторских работах (НИОКР):

-определение по каждому виду работ целей и направлений развития производственно-сбытовой деятельности за счёт участия в постановке целей, разработке стратегии, составлении и корректировке планов ООО, направленных на создание благоприятных условий для максимального использования производственных ресурсов и выпуск с заранее заданными экономическими и техническими параметрами;

-разработка совместно с техническими подразделениями стратегии научно-технического развития ИП МАКЕЕВ И.Г. с учетом тенденции научно-технического прогресса на рынке и направлениями исследовательских работ у конкурентов;

-участие в разработке мероприятий по повышению конкурентоспособности работ т.д.;

-согласование технической документации, содержащей материалы, относящиеся к компетенции УМ.

4. Формирование планов продаж и обеспечение сбыта продукции:

-определение потребности в работах и области ее реализации на основе анализа рыночного спроса;

-обеспечение ИП МАКЕЕВ И.Г.заказами;

-оформление договоров на основе исследования рынка по отдельным видам продукции, согласование дополнительных условий по заключенным договорам, оформление протоколов разногласий по отдельным условиям заказа или проекта договора, поступивших от потребителя;

-формирование перспективных и текущих планов продаж. Направление в установленном порядке в ПЭО расшифровок по модификациям;

-ведение учета поступления предварительной оплаты от потребителей. Направление соответствующих материалов в Юр. отдел при нарушениях потребителями условий договора;

-координация работ подразделений, участвующих в выполнении договоров;

-рассмотрение претензий потребителей и оперативное принятие мер по их устранению;

-осуществление регистрации заказов и договоров на поставку продукции в соответствующих журналах;

-обеспечение в пределах своей компетенции соблюдения законодательства, принятия мер по защите прав и интересов ИП МАКЕЕВ И.Г. при осуществлении таможенного дела;

-представление руководству ИП МАКЕЕВ И.Г. предложений об увеличении или уменьшении планов производства в соответствии с заявками и заключенными договорами с потребителями на основе сложившейся конъюнктуры рынка сбыта;

-осуществление обратной связи с рынком путём указания в договорах при их заключении о необходимости представления информации о качестве, а также при проведении маркетинга совместно с другими подразделениями ООО;

-оформление и выставление платежных поручений на предварительную оплату;

-оформление расчетных ордеров для выписки счетов на предварительную оплату, платежных поручений с применением персональных вычислительных машин (ПЭВМ).

-участие в разработке текущих и перспективных планов маркетинговых исследовании по конкретному виду работ;

-оформление результатов маркетинговых исследовании в виде отчетов и представление их руководству и заинтересованным подразделениям ООО;

-получение информации из межрегиональных компьютерных информационных сетей и передача с использованием компьютеров и модемной связи через телефонные каналы своих информационных сообщений для абонентов этих сетей;

-участие в создании и внедрении автоматизированной системы информации по результатам маркетинговых исследований; -участие в удовлетворении рекламаций;

-обеспечение надлежащего состояния культуры производства, ежедневное поддержание порядка и чистоты в УМ, выполнение обязательных профилактических работ;

-создание безопасных условий труда;

-соблюдение правил, норм и инструкций по охране груда, противопожарной охране, санитарных правил и норм. Участие в планировании улучшения качества работ;

-осуществление правильного Приема, учета, хранения и обращения вы­данных в постоянное пользование учтенных экземпляров НД, внесение в них изменений, обеспечение сохранности НД;

-ведение оперативного, статистического и первичного бухгалтерского учета, отчетности (в том числе о выполнении договоров и заказов);

-проведение инвентаризации УМ, организация учета по всем операциям, связанным с приходом, движением и расходом ТМЦ;

-составление и представление отчетов, справок, сведений, сводок и т.п. по всем вопросам, связанным с деятельностью УМ;

-организация труда и расстановка работников в соответствии со специальностью и квалификацией;

-разработка и представление проекта штатного расписания и должностных окладов работников в пределах выделенного фонда оплаты труда;

-проведение оценки качества труда работников УМ по установленным показателям оценки качества труда;

-организация морального и материального стимулирования работников

УМ;

-организации и ведение делопроизводства в УМ: обеспечение правильности оформления, регистрации и учета документов, контроля за их исполнением, достоверности представляемой информации о фактическом состоянии исполнения документа, хранение документов текущего архива, обеспечение их сохранности;

-разработка и оформление Положений о УМ его внутриструктурных подразделениях, (должностных инструкций руководителей, специалистов и служащих. Изменении к ним);

-выполнение установленных технико-экономических и расчетных показателей УМ;

-соблюдение трудовой, производственной и исполнительной дисциплины.

Еще одним из направлений совершенствования является внедрение системы определения потребности в персонале, так оно одно из важнейших направлений организации труда, позволяющие установить на заданный период времени качественный количественный состав персонала. Ниже в качестве рекомендаций по повышению уровня организации труда будет предложена методика определения потребности в персонале для ИП МАКЕЕВ И.Г. «Магазин ИнтерДекор».

Качественная потребность, то есть потребность по категориям, профессиям, специальностям, уровню квалификации, рассчитывается исходя из:

профессионально - квалификационного деления работ, зафиксированных в производственно - технологической документации на рабочий процесс;

штатного расписания организации и ее подразделений, где фиксируется состав должностей;

документации, регламентирующей различные организационно -управленческие процессы с выделением требований по профессионально -квалификационному составу исполнителей;

требований к должностям и рабочим местам, закрепленным в должностных инструкциях или описания рабочих мест.

Расчет качественной потребности по профессиям, специальностям сопровождается одновременным расчетом количества персонала по каждому критерию качественной потребности. Общая потребность в персонале находится суммированием количественной потребности по отдельным качественным критериям. Качественная потребность в специалистах и руководителях может быть определена путем последовательной разработки следующих организационных документов:

системы целей как основы оргструктуры управления;

общей организационной структуры, а так же организационных структур подразделений;

штатного расписания;

должностных инструкций специалистов и руководителей. Этот вид документа может использоваться как основа трудоемкости выполнения должностных функций.

Задача определения количественной потребности в персонале сводится как к выбору метода расчета численности сотрудников, так и к установлению исходных данных для расчета и непосредственному расчету необходимой численности работников на определенный временной период.

В качестве разновидности рассматриваемого метода может быть представлен подход для определения численности административно-управленческого персонала с использованием формулы Розенкранца, имеющей в общем случае следующий вид:

где Ч - численность административно - управленческого персонала определенной профессии, специальности, подразделения;

n- количество видов организационно - управленческих работ, определяющих загрузку данной категории специалистов;

mi - среднее количество определенных действий в рамках i- го организационно - управленческого вида работ за установленный промежуток времени;

ti - время, необходимое для выполнения единицы m в рамках i-ro организационно-управленческого вида работ;

Т - рабочее время специалиста согласно трудовому договору (контракту) за соответствующий промежуток календарного времени, принятый в расчетах;

К нрв -— коэффициент необходимого распределения времени;

К фрв— коэффициент фактического распределения времени;

tp -время на различные работы, которые невозможно учесть в предварительных (плановых) расчетах.

Коэффициент необходимого распределения времени (Кнрв) рас­считывается следующим образом:

Кнрв =Кдр*Ко*Кп (2)

где Кдр — коэффициент, учитывающий затраты на дополнительные работы, заранее не учтенные во времени, необходимом для определенного процесса, как правило, находится в пределах 1,2 <. Кдр < 1,4;

Ко - коэффициент, учитывающий затраты времени на отдых со­трудников в течение рабочего дня; как правило, устанавливается на уровне 1,12;

К п— коэффициент пересчета явочной численности в списочную. Коэффициент фактического распределения времени (Кфрв) определяется отношением общего фонда рабочего времени какого-либо подразделения ко

времени, рассчитанному как

Следует отметить, что в общем, виде формула Розенкранца служит для проверки соответствия фактической численности. Приведем расчет численности административно управленческого персонала с

использованием формулы Розенкранца для ИП МАКЕЕВ И.Г. «Магазин ИнтерДекор», на основе данных полученных на предприятии.

Таблица 10 - Расчет необходимой численности административно -

управленческого персонала для ИП МАКЕЕВ И.Г. «Магазин ИнтерДекор»

Организационно управленческие виды работ	Количество действий по выполнению вида работ	Время необходимое на выполнение действия, час
1	2	3
Проведение планерки	50	1
Сбор управленческой информации	300	0,5
Проведение собрания	30	2
Месячный фонд времени одного сотрудника согласно контракту, час		170
Коэффициент затрат времени на дополнительные работы		1,3
Коэффициент затрат времени на отдых сотрудников		1Д2
Коэффициент пересчета численности		1,1
Время, выделяемое на различные работы, не учтенные в плановых расчетах, час		200
Фактическая численность подразделения, чел.		5

Суммарное время выполнения организационно - управленческих работ определяется как (50*1)+ (300*0,5)+(30*2)=260;

Коэффициент необходимого распределения времени =1,3*1,2**1,1=1,6;

Коэффициент фактического распределения времени =(170*5)/ (50*1+300*0,5+30*2)=3,2.

Необходимая численность будет определена следующим образом:

Ч=(260/170)*1,6 +(200/170)*(1,6/3,2)=4,74 человек.

Как видно фактическая численность (5 чел.) практически равна необходимой (4,74 чел.). Таким образом, данную методику можно применять и при расчетах необходимого количества сотрудников, что существенно повысит уровень организации труда на предприятии, что в свою очередь скажется на увеличении прибыли.