Личное дело

Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике на протяжении всей его трудовой деятельности.

Студентам следует обратить внимание на то, что именно в личных делах сконцентрирована вся информация о работнике.

В соответствии с длительной сложившейся практикой различных кадровых служб личные дела ведутся на руководящих работников всех уровней, специалистов, имеющих высшее или среднее профессиональное образование, материально ответственных лиц, государственных служащих, студентов высших и средних учебных заведений.

Вместе с тем встречается немало организаций и предприятий, где личные дела ведутся на всех работающих без исключения.

Формирование личного дела на работника начинается после издания приказа о приеме на работу. Вместе с выпиской из приказа в личное дело помещаются документы, представленные сотрудником при поступлении на работу (заявление, автобиография, копия документа об образовании и др.). Необходимо отметить, что если в состав личного дела входит дополнение к личному листу по учету кадров, то копии приказов о приеме, перемещении или увольнении работника в состав личного дела не включаются.

Для формирования личного дела используется стандартная папка размеров 215×300 мм, внутренние стороны которой используются для наклейки специальных конвертов или карманов для хранения документов об образовании или иных неподшиваемых документов.

Рекомендуется следующий состав и порядок расположения документов внутри личного дела:

• внутренняя опись документов дела;

• резюме;

• заявление о приеме на работу;

• трудовой договор;

• личный листок по учету кадров или анкета;

• дополнение к личному листу по учету кадров;

• автобиографии;

• копии документов об образовании;

• характеристика.

Студентам следует обратить внимание на то, что для отдельных категорий работников состав личного дела может быть дополнен следующими документами:

• список научных работ и изобретений;

• аттестационные листы;

• выписки из протоколов научных советов об избрании по конкурсу;

• отзывы и представления;

• копии наградных листов.

В личное дело могут быть включены копии документов, подтверждающих изменение анкетно-биографических данных работника, медицинские заключения, сведения о доходах и имуществе и др.

Оперативное хранение личных дел сотрудников осуществляется кадровой службой организации в специальных металлических шкафах или сейфах. Учет личных дел проводится в специальном журнале, где фиксируется количество личных дел по структурным подразделениям и должностям с указанием фамилий и табельных номеров сотрудников.

Карточка формы № т-2

Студентам необходимо обратить внимание на то, что основным документом по учету персонала сегодня является карточка формы № Т-2. Особенностью карточки является то, что она заводится на всех без исключения работников, принятых как на постоянную, так и на временную работу.

Карточка формы № Т-2 заполняется работником отдела кадров, ответственным за прием персонала, только на основании представленных документов. Это паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, трудовая книжка, свидетельство государственного пенсионного страхования, военный билет, документы, подтверждающие полученное образование и квалификацию, и др.

В соответствии с действующим законодательством этот список может быть расширен. Для лиц, поступающих на государственную и муниципальную службу, где для учета персонала используется форма № Т-2 ГС (МС).

Основные разделы карточки формы № Т-2 включают полное наименование и кодовое обозначение организации, табельный номер работника, его фамилию, имя, отчество, а также дату и место рождения, номера свидетельств государственного страхования и постановки на налоговый учет.

Целый ряд разделов карточки № Т-2 содержат сведения об образовании, стаже, составе семьи работника, месте проживания и регистрации, его отношении к воинской службе.

Значительное место в карточке формы № Т-2 отведено последующим перемещениям работника внутри организации на другую должность или в другое структурное подразделение. Здесь обязательно указывается наименование новой должности, дата и номер приказа, послужившего основанием для перевода, тарифная ставка или оклад.

Несколько разделов карточки посвящены аттестации работника, повышению квалификации и профессиональной переподготовке, поощрениям и социальным льготам.

В карточку формы № Т-2 обязательно вносятся все виды отпусков, предоставленных работнику на протяжении его трудовой деятельности в данной организации, а также основание для прекращения трудового договора с указанием даты и номера приказа об увольнении.

Все данные, внесенные в карточку формы № Т-2, обязательно заверяются работником кадровой службы и личной подписью работника.

Унифицированная форма № Т-2

Утверждена

постановлением

Госкомстата России

от 05.01.2004 № 1

	Коды
Форма по ОКУД	0301002
_________________________________________________________ по ОКПО

(наименование организации)

Дата состав-ления	Табель-ный номер	Идентифи-кационный номер налогопла-тельщика	Номер страхово-го свиде-тельства государ-ственного пенсион-ного стра-хования	Алфавит	Характер работы	Виды работы (основная, по совмес-тительству)	Пол (мужской, женский)