Правило 8. Рационализируйте чтение.

Наиболее радикальное средство для этого – освоить специальную технику быстрого чтения

(для этого имеются соответствующие пособия и курсы). Это позволит тратить на чтение документов и литературы в 3-5 раз меньше времени.

Из других приемов, экономящих время руководителя в части работы с бумагами, отметим следующие:

первый просмотр входящей корреспонденции ('сортировку") целесообразно производить не са-

173

мому руководителю, а лицу, им назначенному (секретарь, помощник, заместитель, толковый подчиненный, претендент на выдвижение), который направит документ соответствующему подразделению. На этой стадии вместо подписи руководителя достаточно поставить факсимиле;

поручите кому-то из подчиненных делать "разметку" документов, идущих к руководителю: подчеркнуть ключевые слова, отметить фразы и абзацы, наиболее важные или имеющие непосредственное отношение к данному руководителю. Такая "разметка" сэкономит время всем, кому предстоит работать с этим документом;

-» поручите готовить для Вас обзоры и рефераты новинок литературы по Вашей специальности и по управлению. Это позволит Вам не отстать от требований сегодняшнего дня, тратя минимальное время на процесс чтения. Особенно эффективна эта система, если Вы подберете заинтересованного и добросовестного помощника и найдете возможность поощрять его творчество и находки.

Правило 9. Экономьте время на совещаниях.

Совещания необходимо собирать только при наличии двух условий: без него не обойтись; оно подготовлено.

Совещания – один из самых дорогостоящих видов управленческой деятельности и занимают они значительную часть рабочего времени руководителей. 174

Совещания займут меньше времени и станут более эффективными при выполнении, в частности, следующих условий:

-» цели совещания сформулированы конкретно и повестка доведена до участников заблаговременно;

круг участников – по возможности минимальный; -» каждому приглашенному руководителю разрешено присылать вместо себя своего

заместителя (или специалиста) по рассматриваемому вопросу; -> заранее определена общая продолжительность совещания и отведено время на

рассмотрение каждого вопроса; назначены ответственные за подготовку и прохождение каждого вопроса повестки

совещания; -» подготовлены и заранее розданы участникам проекты решения по всем

обсуждаемым вопросам; -» вопросы, оказавшиеся неподготовленными, снимаются решительно, причем в

протокол совещания записывается замечание лицу, готовившему вопрос;

председательствующий строго следит за регламентом, не допускает отклонений от темы, обеспечивает активность участников.

Правило 10. Используйте эффект 7 "мелочей".