Т.8. Организация учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов

Понятие об учёте документов Архивного фонда РФ. Основные принципы и категории учёта. Требования к учетным документам. Система учёта архивных документов. Учет документов в ведомственных архивах. Учет поступления и выбытия документов. Учёт секретных и рассекреченных документов; документов по личному составу; уникальных, особо ценных документов и копий страхового фонда. Государственный реестр уникальных документов. Учет документов в архивных органах (управлениях и отделах).

Нормативные акты, регулирующие учёт архивных документов. Состояние учета в различные периоды отечественного архивного строительства. Современные нормативные акты, регламентирующие учет архивных документов. Учетные базы данных архивов. Нормативно-методические основы автоматизированного учета документов.

Организация и ведение учёта архивных документов. Основное содержание функции ведение государственного учета документов Архивного фонда. Задачи и перспективы совершенствования учета архивных документов. Применение баз данных «Архивный фонд» 4 версия.

Семинар 8. Организация учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов. 2 час.

Т.9. Обеспечение сохранности архивных документов и проверка их наличия

Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации: постоянное, временное, депозитарное, находящихся в частной собственности. Организация и методика работы по отбору на государственное хранение документов по личному составу. Специализированная сеть архивов для хранения документов по личному составу.

Размещение архивных фондов в архивохранилищах. Общие основы движения документопотоков и методы управления ими, порядок взаимодействия между учреждениями, предприятиями, организациями и государственными архивами, порядок перемещения документов.

Проблема безопасности архивов и сохранности документов. Режимы хранения документов. Нормативные условия хранения архивных документов. Основные требования к помещениям для хранения и к их оборудованию. Содержание и основные процессы технологии хранения документальных источников.

Современные материалы для создания документов и способы ослабления воздействия внешних разрушающих реагентов. Основные направления развития микрофильмирования как средства длительной сохранности документов. Обеспечение сохранности документов при чрезвычайных обстоятельствах.

Проблемы ведомственного хранения архивных документов и перспективы их решения для качественного комплектования Архивного фонда РФ. Сроки хранения документов в архивах организаций. Формы хранения архивных документов организаций. Аутсорсинг хранения архивных документов негосударственных организаций.

Назначение и организация работы по проверке наличия и состояния архивных документов. Порядок и периодичность проведения проверок. Документы, составляемые в ходе проверки и после нее. Мероприятия по результатам проверки.

Понятие о страховом фонде Российской Федерации. Взаимосвязь Архивного и Страхового фондов страны. Основные направления формирования Страхового фонда Российской Федерации. Страховой фонд особо ценных документов. Фонд пользования. Проверка наличия и состояния, технический контроль страхового фонда и фонда пользования. Передача страхового фонда на специальное хранение. Страхование документов Архивного фонда Российской Федерации.

Семинар 9. Обеспечение сохранности архивных документов и проверка их наличия. 2 час.