Глава 3

Обработка листа данных: сортировка, поиск, фильтрация и другие действия

В главе 1 вы впервые познакомились с листом данных — простым и понятным средством для просмотра и редактирования данных таблицы. Как вы уже узнали, лист данных — не луч­ший инструмент для создания таблицы. (Конструктор — более удобное средство для все­возможного управления БД.) Но лист данных — великолепный инструмент для просмотра записей таблицы, внесения изменений и добавления новых данных.

Имея опыт создания таблицы Dolls (см. разд. "Создание простой таблицы" главы 1), вы, возможно, чувствуете себя излишне самонадеянно в отношениях с листом данных. Однако большинство таблиц гораздо больше виденных вами до сих пор примеров. В конце концов, если вам необходимо вести учет только дюжины кукол-болванчиков, на самом деле никакая БД не нужна — вы будете вполне удовлетворены, набросав краткий список в старой элек­тронной таблице, документе текстового процессора или на клочке бумаги.

С другой стороны, если вы планируете создать маленькую империю кукол-болванчиков (готовую для демонстрации на международных выставках), придется заполнить вашу таб­лицу сотнями или тысячами записей. В этом случае не так легко пересмотреть массу дан­ных, чтобы найти то, что нужно. Неожиданно лист данных покажется, мягко говоря, необъ­ятным.

К счастью, у программы Access есть чудодейственные средства управления листом дан­ных, способные сделать жизнь проще. Прочитав эту главу, вы станете знатоком средств, ви­доизменяющих листы данных, досконально освоив такие методы, как сортировка, поиск и фильтрация. Вы также узнаете, как легко напечатать моментальную копию ваших таблич­ных данных.

Примечание

Время, затраченное на работу с листами данных, — исключительно ваш выбор. Некоторые знатоки программы Access предпочитают создавать формы для всех своих таблиц (как описано в части IV). С помощью форм можно создать полностью настраиваемое окно для ввода данных, Проектиро­вание форм требует больше усилий, но ваше творческое эго будет довольно.

Настройка листа данных

Бас утомил тусклый лист данных с монотонно тянущимися рядами столбцов и строк? Вы можете кое-что сделать с ним. Программа Access позволяет настроить внешний вид и струк­туру листа данных, чтобы сделать его более удобным (или отвечающим вашему чувству

стиля). Некоторые из этих настроек, например, изменение шрифта на листе данных, — по­стыдные излишества. Другие параметры, например скрытие или закрепление столбцов, мо­гут действительно облегчить работу с большими таблицами.

Примечание

Access сохраняет изменения форматирования не сразу (в отличие от корректировок записей, которые программа сохраняет, как только они произведены). Вместо этого Access предлагает сохранить изменения при следующем закрытии листа данных. Вы можете выбрать Да для со­хранения ваших настроек или Нет для возвращения к предыдущему внешнему виду листа дан­ных (что не повлияет на любые внесенные вами в таблицу корректировки данных).

Форматирование листа данных

Программа Access позволяет выбрать для листа данных яркие цвета и выразительные шрифты. Повлияют ли эти изменения на функционирование листа данных? Конечно, нет. Но если рабочий стол вашего компьютера больше похож на фестиваль духовного возрожде­ния в стиле 60-х, а не на обычный офисный терминал, возможно, это доставит вам удоволь­ствие.

Параметры форматирования можно найти на вкладке ленты Главная (Ноmе) в группе Шрифт (Font) — рис. 3.1.

Рис. 3.1. Группа Шрифт на вкладке Главная позволяет изменить шрифт и цвета на всем листе данных. Наиболее полезное средство — возможность отключения некоторых или всех линий сетки и применение чередующихся цветов для выделения соседних строк

Любое внесенное вами изменение форматирования влияет на всю таблицу. Вероятно, вы считаете отличной идеей возможность по-разному форматировать различные столбцы, но Access не предоставляет такой возможности. Если вас это огорчает, вы, безусловно, обрадуе­тесь, познакомившись с формами и отчетами. Они более трудны в настройке, но обладают более развитыми средствами форматирования.

Примечание

Есть и другой способ использования группы Шрифт (Font), расположенной на вкладке ленты Главная (Ноmе). Если у вас есть поле с типом данных Поле MEMO (Memo) и вы настроили его

на хранение форматированного текста (rich text) (см, разд. "Форматированный текст" главы 2), можно выделить фрагмент текста в вашем поле и изменить его формат с помощью ленты.