Глава 7

Основные хитрости, применяемые в запросах

Все специалисты Access хранят в своих БД несколько (или несколько десятков) полезных запросов, упрощающих решение повседневных задач. В предыдущей главе вы узнали, как создавать запросы, обрабатывающие огромные объемы информации и предлагающие вам именно то, что вы хотите увидеть. Но знатоки программы Access знают, что гораздо больше мощи прячется за пределами окна конструктора запросов.

В этой главе вы проникните в магические тайны создания запросов, которые, конечно же, произведут впечатление на вашего шефа, коллег и партнеров. Вы узнаете, как выполнять вычисления в запросе и подводить итоги, сжимающие колонки цифр до лаконичных итого­вых сумм. Вы также научитесь писать сверхинтеллектуальные условия отбора и создавать динамические запросы, запрашивающие информацию при каждом выполнении. Эти мето­ды — неотъемлемая часть набора рабочих средств любого настоящего фанатика запросов.

Вычисляемые поля

Когда вы начинали проектировать таблицы, то узнали, что в мире БД считается преступле­нием включение информации, основанной на данных другого поля или другой таблицы. Примером такой ошибки может служить таблица Products, в которой есть и поле Price (цена), и поле PriceWithTax (цена с включенным налогом). Проблема в том, что поле PriceWithTax вычисляется на основании поля Price. Хранение обоих полей — это избыточ­ное расходование дискового пространства. Еще хуже, если налоговая ставка изменится, то­гда вы останетесь с множеством записей, нуждающихся в обновлении, и возможностью по­явления противоречивых данных (например, когда цена с налогом окажется ниже цены без налога).

Даже зная, что не следует создавать поля, такие как PriceWithTax, иногда вы вынужде­ны отображать в программе Access вычисляемые данные. Прежде чем компания Boutique Fudge напечатает список для одного из своих наименее любимых розничных продавцов, она хочет установить для цены надбавку 10%. Для этого компании необходимо откорректиро­вать информацию о цене до вывода данных на печать. Если продавец увидит более низкую цену без надбавки, компания будет вынуждена запросить ее.

Запросы предлагают отличное решение такого рода проблем, поскольку они содержат универсальные методы математической обработки данных. Хитрость состоит в добавлении вычисляемого поля: поля, определенного в вашем запросе, но не существующего в таблице. Программа Access вычисляет значение этого поля, основываясь на одном или нескольких других полях таблицы. Значения вычисляемых полей никогда не хранятся в БД — програм­ма генерирует их при каждом выполнении запроса.

Определение вычисляемого поля

Для создания вычисляемого поля следует задать два компонента: имя поля и выражение, определяющее вычисление, которые должна выполнить программа Access. Вычисляемые поля определяются с помощью следующего состоящего из двух частей шаблона:

ИмяВычисляемогоПоля: Выражение

Например, поле цены с налогом, PriceWithTax, определяется следующим образом:

PriceWithTax: [Price] * 1.10

По сути, это выражение сообщает программе Access о том, что нужно взять поле Price и умножить его на 1.10 (что эквивалентно повышению цены на 10%). Access повторяет это вычисление для каждой записи, входящей в результаты запроса. Для того чтобы это вычис­ление выполнялось, в таблице должно существовать поле Price. Но вовсе необязательно отображать отдельно это поле в окне результатов запроса.

Можно сослаться на поле Price, используя его полное имя, состоящее из имени таблицы с последующей точкой, за которой указано имя поля:

PriceWithTax: [Products].[Price] * 1.10

Такая синтаксическая запись нужна, если в ваш запрос включено несколько таблиц (например, использование запроса с операцией объединения (query join), описанного в разд. "Запросы и связанные таблицы" главы 6), и одно и то же поле есть в обеих таблицах. В этой ситуации следует применять полное имя для того, чтобы избежать неоднозначности. (Если не сделать этого, Access выдаст сообщение об ошибке при попытке выполнить запрос.)

Примечание

Пользователи предыдущих версий программы Access иногда вместо точки используют воскли­цательный знак (например, [Products] ! [ Price]), что равнозначно.

Для добавления вычисляемого поля PriceWithTax вам понадобится Конструктор. Сначала найдите столбец, в который вы хотите вставить вычисляемое поле. (Обычно оно добавляется и конец, в первый свободный столбец, хотя можно раздвинуть существующие столбцы и освобо­дить для него место.) Далее в ячейке Поле введите полное определение поля (рис. 7.1).

Теперь вы готовы к выполнению запроса. Когда вы выполните его, вычисляемые данные появятся рядом с другими столбцами (рис. 7.2). Если вы не довольны тем, что вычисляемые данные несколько иначе отформатированы — больше знаков в дробной части и нет символа валюты — это можно исправить с помощью округления (см. разд. "Применение функций " далее в этой главе) и форматирования (см.разд. "Форматирование чисел "далее в этой главе).

У вычисляемых полей есть одно ограничение — поскольку информация не сохраняется в вашей таблице, вы не можете их редактировать. Если нужно изменить цену, необходимо отредактировать базовое поле Price — попытка корректировать поле PriceWithTax привела бы программу Access в полное замешательство.

Примечание

Выражение в каждый конкретный момент времени обрабатывает отдельную запись. Если вы хотите объединить информацию из некоторых записей для вычисления итогов или средних значений, необходимо использовать свойства группировки, описанные в разд. "Итоговые дан­ные" далее в этой главе.

Рис. 7.1. Этот запрос отображает два поля непосредственно из БД (ID и Name)

и вставляет вычисляемое поле PriceWithTax. Обычное поле Price, которое программа Access

применяет для вычисления поля PriceWithTax, вообще не отображается

Рис. 7.2. Результаты запроса отображают поле PriceWithTax с надбавкой 10%. Главное состоит в том, что вычисляемая информация теперь доступна постоянно, несмотря на то, что она не хранится в БД. Попробуйте проверить это с помощью карманного калькулятора