Малоизвестная или недооцененная возможность. Поиск и замена

Это средство поиска, которое действует как мощное средство (но иногда опасное) кор­ректировки записей.

При первоначальном выводе на экран диалоговое окно Поиск и замена (Find and Re­place) отображает вкладку Поиск (Find). Но вы можете щелкнуть кнопкой мыши вкладку Замена (Replace), чтобы иметь возможность найти конкретные значения и за­менить их другим текстом. У операции замены те же параметры, что и у операции поис­ка за исключением дополнительного поля Заменить на (Replace With), предназначенно­го для ввода замещающего текста.

Самый безопасный способ замены — щелкнуть мышью кнопку Найти далее (Find Next) и перейти к следующему найденному совпадению, В этот момент вы можете посмотреть найденное совпадение и убедиться в том, что вы действительно хотите откорректиро­вать его, а затем щелкнуть мышью кнопку Заменить (Replace) для корректировки най­денного совпадения и перехода к следующему. Повторите эту операцию и внимательно проверьте всю таблицу.

Если вы похожи на неистового экстремала, обожающего затяжные прыжки с парашю­том, и предпочитаете ходить по лезвию бритвы, можете использовать кнопку Заменить все (Replace All) для одномоментной замены всех найденных в таблице совпадений. Хо­тя эта процедура и до смешного быстра, но слегка рискованна. Операцию замены нельзя отменить (и команда Отмена (Undo) здесь не поможет, т. к. она отменяет только замену в одной записи), поэтому, если вы перестарались с заменой, легко отказаться от нее вам не удастся. Если вас все еще привлекает легкость операции Заменить все, создайте ре­зервную копию вашей БД (см. разд. "Создание резервных копий" главы 1), прежде чем идти дальше.

Усовершенствованное редактирование

В главе 1 вы познакомились с основными приемами редактирования, включая вставку, удале­ние и корректировку записей. Но у программы Access есть несколько более замечательных инструментов, которых вы еще не видели. В следующих разделах вы, как следует, освоите два замечательных и удобных средства программы Access — блок проверки орфографии и блок автозамены — и научитесь вставлять специальные символы в ваши поля.

Проверка орфографии

Проверка орфографии в программе Access почти точно такая же, как в других программах пакета Office, например, в Word, — в ней применяется тот же словарь, вылавливаются те же типы ошибок, и предоставляется возможность игнорировать нераспознанные элементы или добавлять их в словарь.

Разница заключается в том, что когда вы проверяете орфографию в Access, программа просматривает только текстовые поля и поля MEMO. Числа, даты и все остальное пропус­каются. Конечно, в ваших таблицах наверняка есть текст, который вы не хотите проверять, например, имена, географические названия или названия товаров. У вас есть две возможно­сти: можно проверить орфографию в одном поле, игнорируя все остальные, или начать проверку

орфографии всего листа данных, но при этом пропускать определенные поля по ходу проверки.

Вот как это делается.

1. Перейдите в поле, с которого вы хотите начать проверку орфографии.

Если вы хотите провести проверку всего листа данных, от начала до конца, перейдите в первое поле первой записи.

Если вы хотите проверить фрагмент листа данных, перейдите в то место, с которого хо­тите начать проверку орфографии. Помните о том, что когда программа Access дойдет до конца листа данных, она снова вернется в начало листа и продолжит проверку до тех пор, пока не просмотрит каждое поле во всех записях. (Конечно, есть возможность в любой момент отменить проверку орфографии.)

Если вы хотите проверить только одно поле, выберите его перед началом проверки, щелкнув кнопкой мыши заголовок столбца.

2. Выберите на ленте Главная → Записи → Орфография (Home → Records → Spelling) или просто нажмите клавишу <F7>.

Кнопка Орфография (Check Spelling) выглядит как маленький значок (галочка) с бук­вами ABC над ним.

Если вы проверяете в пределах листа данных, программаAccess просматривает текущую запись и переходит от поля к полю слева направо. Когда запись проверена, программа переходит к следующей записи и повторяет процесс. Если вы выбрали один столбец, Access просматривает значения только в этом поле сверху вниз.

После завершения проверки орфографии диалоговое окно сообщает о том, что все ваши данные проверены. Если ваша таблица прошла успешно проверку орфографии, это диалого­вое окно — единственное получаемое вами известие о выполненной операции. С другой сто­роны, если программа Access обнаруживает возможные орфографические ошибки в процес­се проверки, она выводит на экран окно Орфография (Spelling) (рис. 3.15), отображающее слово, ставшее камнем преткновения, и список вариантов замены.

Рис. 3.15. Когда программа Access обнаруживает слово, как ей кажется написанное с ошибкой, то выделяет его цветом. В отличие от программы Word, Access не разрешает редактировать файл БД, пока активно окно Орфография. Вы можете либо щелкнуть кнопкой мыши один из вариантов замены в окне Орфография — например, щелкнуть мышью кнопку Заменить для замены слова с ошибкой на первый предлагаемый для замены вариант — либо отменить проверку орфографии

Окно Орфография содержит много вариантов корректировки. Если блок проверки ор­фографии жалуется на слово, в котором действительно допущена ошибка, у вас есть три возможных варианта.

■ Исправить его немедленно. Щелкните кнопкой мыши одно из слов в списке возможных вариантов и затем щелкните мышью кнопку Заменить (Change) для замены слова с ошибкой правильно написанным словом. Вы также можете дважды щелкнуть кнопкой мыши выбранный вариант, эффект будет такой же.

• Исправить его везде. Щелкните кнопкой мыши одно из слов в списке возможных вари­антов и затем щелкните мышью кнопку Заменить все (Change All) для замены слова с ошибкой правильно написанным словом. Если программа Access во время проверки ор­фографии найдет ту же ошибку где-нибудь еще на вашем листе данных, она автоматиче­ски повторит замену, не предупреждая вас о возникшей проблеме.

■ Исправлять его всегда. Щелкните кнопкой мыши одно из слов в списке возможных вариантов и затем щелкните мышью кнопку Автозамена (AutoCorrect). Access вносит изменение в это поле и во все другие вхождения слова с такой же ошибкой. Кроме того, программа добавит сведения о замене в список автозамены (описанный в разд. "Автозамена" далее в этой главе). Если вы введете это нераспознанное слово в другую запись (или даже в другую таблицу), Access автоматически откорректирует ваш ввод. Этот вариант очень полезен, если обнаружилась ошибка, которую вы часто допускаете.

С другой стороны, если блок проверки орфографии жалуется на слово, которое вы не хо­тите заменять, у вас есть дополнительные возможности для выбора следующих вариантов.

• Кнопка Пропустить (Ignore) пропускает данное слово, и проверка орфографии продолжается. Если программа Access найдет то же слово где-то еще в вашей электронной таблице, она снова предложит вам исправить его.

• Кнопка Пропустить все (Ignore All) пропускает данное слово, и проверка орфографии продолжается. Если Access найдет это таинственное слово где-то еще в вашей таблице, оно будет пропущено. Кнопку Пропустить все можно использовать для того, чтобы заставить программу игнорировать слова, которые вы не хотите исправлять, например, имя и фамилию человека.

• Кнопка Пропустить поле (Ignore Field) игнорирует любые ошибки в заданном поле до конца процесса проверки орфографии. Этот путь удобен для исключения из проверки полей, содержащих множество имен, географических названий или названий для того, чтобы не терять время на повторяющиеся просмотры искусственных вариантов замены, предлагаемых блоком проверки орфографии.

• Кнопка Добавить (Add) добавляет слово в вспомогательный орфографический словарь. Этот шаг важно совершить, если вы планируете продолжать использовать слово на этом листе данных и на многих других. (Название компании — это важный вклад во вспомогательный орфографический словарь.) Программа Access не только пропустит любые вхождения этого слова, но и при обнаружении в поле похожего, но слегка отличающегося слова включит слово из вспомогательного словаря в свой список вариантов для замены, позволяя вам быстро устранить мелкие опечатки.

• Кнопка Отмена (Cancel) полностью прекращает процесс проверки орфографии. После этого вы можете откорректировать поле и продолжить проверку позже.

Примечание

Все приложения пакета Office, установленные на вашем компьютере, совместно используют один и тот же вспомогательный орфографический словарь. Если вы добавите слово в про­грамме Access, а затем выполните проверку орфографии в программе Word, это слово успеш­но пройдет проверку. Это удобство, экономящее время до тех пор, пока вам не изменяет чув­ство меры и вы добавляете слова, которые действительно имеют отношение к делу.

Параметры проверки орфографии

Вы можете управлять процессом проверки орфографии с помощью нескольких понятных параметров. Для задания этих параметров (или их просмотра) выберите кнопку Office, a затем кнопку Параметры Access (Access Options) для вывода на экран одноименного диало­гового окна. Далее выберите строку Правописание (Proofing) в списке слева (рис. 3.16). Эту же страницу параметров можно найти, если щелкнуть мышью кнопку Параметры (Options) в окне Орфография (Spelling) во время проверки орфографии.

Рис. 3.16. Параметры проверки орфографии позволяют задать язык и несколько других установок. Все они зависят от выбранного для проверки языка; в последнем раскрывающемся списке окна показан язык, используемый в настоящий момент

Далее приведены самые распространенные параметры проверки орфографии. Пропускать слова из прописных букв (Ignore words in UPPERCASE). Если этот фла­жок установлен, программа Access не проверяет слова, состоящие из прописных букв (что полезно, если ваш текст содержит много акронимов).

Пропускать слова с цифрами (Ignore words that contain numbers). Если установить этот флажок, Access не проверяет слова, содержащие цифровые символы, например, Sales43 или Н31Ю. Если вы не установили этот флажок, программа проверяет эти данные и по­мечает их как содержащие ошибки до тех пор, пока вы не добавите их по вспомогатель­ный словарь.

Пропускать адреса Интернета и имена файлов(Ignore Internet and file addresses). Если установлен этот флажок, программа Access игнорирует слова, кажущиеся именами фай­лов (например, c:\Documents and Settings) или адресами Web-сайтов (например, http://FreeSweatSocks.com).

Рис. 3.17. Вверху: с помощью диалогового окна Вспомогательные словари вы можете удалить текущий вспомогательный орфографический словарь, добавить новые или отредактировать список слов вручную. Внизу: если щелкнуть мышью кнопку Изменить список слов, на экран выводятся все слова из файла custom.dic. Вы можете вставить новые слова или удалить те, которые больше не используются

• Помечать повторяющиеся слова (Flag repeated words). Этот параметр находит ошибки, если вы случайно повторили одно и то же слово дважды, например "это это".

• Прописные с надстрочными знаками (Enforce accented uppercase in French). Заставляет применять во французских словах диакритические знаки, которые они должны иметь, даже в случае прописных букв (у которых они выглядят странно). Англоговорящим (как и русскоговорящим) людям не стоит беспокоиться о задании этого параметра.

• Предлагать только из основного словаря (Suggest from main dictionary only). Когда установлен этот флажок, блок проверки орфографии не использует слова из вспомогательного словаря как варианты для замены, если находит незнакомое слово. Но он принимает слова, совпадающие со словами, включенными во вспомогательный словарь.

Вы также можете задать файл, который программа Access применяет для хранения слов вспомогательного словаря — незнакомых программе слов, которые вы добавляете в словарь во время проверки орфографии, Для этого щелкните мышью кнопку Вспомогательные словари (Custom Dictionaries), которая выводит на экран одноименное диалоговое окно (рис. 3.17).

Примечание

Вспомогательные словари хранятся на вашем жестком диске в разделе, отведенном для каж­дой учетной записи. Например, если вы зарегистрировались в системе под именем пользова­теля Dan_Quayle (Дэн_Кейл), то, вероятно, найдете вспомогательный словарь в папке C:\Documents and Settings\Dan_Quayle\Application Data\Microsoft\UProof. Один из побочных эф­фектов этой системы состоит в том, что вспомогательные словари не могут использовать два человека, зарегистрировавшиеся с разными именами на одном компьютере (пока вы не доба­вите вручную словарь другого пользователя в диалоговое окно Вспомогательные словари).

Автозамена

Когда вы вводите текст в поле, операция автозамены (AutoCorrect) подчищает за вами, ис­правляя строчные буквы на прописные и обычные орфографические ошибки. Автозамена — настолько умное средство, что вы даже можете не знать о ее неусыпном контроле каждого вашего движения. Для того чтобы оценить это волшебство, проанализируйте поведение, похожее на следующее.

• Если вы набираете ПРивет, автозамена изменяет набор на Привет.

• Если вы набираете friday (пятница), автозамена изменяет слово на Friday.

• Если предложение начинается со строчной буквы, автозамена заменяет ее прописной.

• Если вы перепутали местами буквы в обычном слове (например, набрали этто вместо этот или слово teh вместо артикля the), автозамена заменит набранное слово корректным вариантом.

• Если вы случайно нажали клавишу <Caps Lock> и затем набрали дЖОН сМИТ, хотя на самом деле хотели набрать Джон Смит, программа Access не только исправит ошибку, но и отключит режим Caps Lock.

По большей части автозамена безвредна, а иногда и полезна, т. к. избавляет вас от мелких опечаток в большом отчете. Но если вам нужно ввести слова с необычным сочетанием строчных и прописных букв или у вас возникло заурядное желание восстать против стан­дартов английского языка, некоторые или все действия автозамены можно отключить.

Для установки параметров автозамены выберите кнопку Office, а затем кнопку Пара­метры Access (Access Options) для вывода на экран одноименного диалогового окна. Далее

выберите строкуПравописание (Proofing) в списке слева. На странице с параметрами в правой части окна щелкните мышью кнопку Параметры автозамены (AutoCorrect Options).

Большинство установочных параметров содержит пояснительную информацию, и их можно отключить, сбросив флажки. На рис. 3.18 поясняется использование параметра За­менять при вводе (Replace text as you type), который предназначен не только для исправле­ния ошибок.

Рис. 3.18. Под флажком Заменять при вводе располагается длинный список символов и обычно набираемых с опечатками слов (левый столбец), которые программа Access автоматически заменяет другим текстом (представленным в правом столбце). Что если вы хотите, чтобы символ авторского права был представлен как буква в скобках? Можно удалять отдельные корректировки (выбрать нужную и щелкнуть мышью кнопку Удалить) или откорректировать замещающий текст. Вы также можете добавить собственные правила. Возможно, вы хотите заставить программу Access при наборе символов "PEDS" вставлять текст "Patented Electronic Seltzer Delivery System" (Запатентованная электронная система подачи газированной воды). Просто наберите текст в полях заменять и на, как показано на рисунке, и щелкните мышью кнопку Добавить

Совет

Параметры более тонкой настройки можно использовать, нажав кнопку Исключения (Exceptions) для задания случаев отказа программы Access от применения автозамены. При щелчке мышью этой кнопки на экран выводится диалоговое окно Исключения при автозаме­не (AutoCorrect Exceptions) со списком исключений. В этот список включены аббревиатуры, со­держащие точку, но не требующие применения прописных букв (например, стр.), и слова, в ко­торых разрешается смешивать строчные и прописные буквы (например, WordPerfect).

Специальные символы

Текст порой состоит не только из букв, цифр и знаков пунктуации. Существуют специаль­ные символы, которые нельзя просто набрать на вашей клавиатуре. Примером может служить

знак авторского права (©), который вы вставляете, набрав текст (С) и предоставив возможность автозамене выполнить свою работу. Другие символы, такие как греческая бук­ва тэта (Ө), не так легко доступны. Для использования такого символа вам понадобится ути­лита Таблица символов (Character Map).

Таблица символов, часто игнорируемое средство, позволяет увидеть все символы, вхо­дящие в шрифт. Это большое подспорье для выискивания необычной буквы "е" с надстроч­ным знаком и других неанглийских символов.

Примечание

Другие приложения пакета Office, такие как Word и Excel, предлагают гораздо больше специ­альных символов для использования. Они поддерживают все разновидности шрифтов, вклю­чая стильный шрифт Wingdings, поставляемый с ОС Windows и содержащий пиктограммы. У программы Access более строгий стиль работы. Программа принимает только обычные стан­дартные символы, поддерживаемые в любом шрифте. БД хранят неформатированные данные и, следовательно, текстовые поля не содержат подробностей, касающихся шрифта и форма­тирования. Исключение составляет редко применяемый в полях Memo текст RTF (см. разд. "Форматированный текст" главы 2).

Далее объясняется, как применять утилиту Таблица символов для вставки специальных символов.

1. Щелкните мышью кнопку меню Пуск (Start) и выберите команду Выполнить (Run).

Утилита Таблица символов — это составная часть ОС Windows, а не программы Access. В результате запускать ее нужно вне Access.

2. В диалоговом окне Выполнить введите charmap и щелкните мышью кнопку ОК. На экране появится окно Таблица символов (рис. 3.19).

3. В списке Шрифт (Font) выберите шрифт Calibri.

Нет необходимости использовать экзотический шрифт, поскольку программа Access не поддерживает его. Но, даже применяя любой обычный шрифт, включая Arial, Times и Tahoma. можно найти поддерживаемые специальные символы. Calibri — это стандарт­ный шрифт, который программа Access использует для отображения информации на листе данных, если вы не изменяли настройку (как описано в примечании "Мало­известная или недооцененная возможность. Настройка всех листов данных" в разд. "Фор­матирование листа данных "ранее в этой главе).

4. Прокручивайте набор символов до тех пор, пока не найдете тот, который нужен вам. Если вам требуется буква из другого языка, ищите настойчивее — вы почти наверняка найдете ее. Если вам хочется чего-то более экзотического и вы не можете найти это, вероятно, удача от вас отвернулась. И вам придется использовать обычный текст.

5. Дважды щелкните кнопкой мыши найденный символ.

Он появится в поле Для копирования (Characters to copy) в нижней части окна Таблица символов. Вы можете повторять шаги 4 и 5 столько раз, сколько нужно для копирования разных символов в строку.

6. Щелкните мышью кнопку Копировать (Сору).

ОС Windows копирует символы из поля Для копирования в буфер обмена.

7. Перейдите снова в окно программы Access.

Если вы находитесь не в том поле, в которое хотите вставить копируемый текст, перей­дите в нужное поле сейчас. Если вы хотите поместить символ между двумя уже имею­щимися, убедитесь в том, что курсор стоит в нужном месте поля.

Нажмите сочетание клавиш <Ctrl>+<V> для вставки символа.

Рис. 3.19. В данном примере с помощью Таблицы символов копируется символ авторского права

Печать листа данных

Если вы хотите просмотреть ваши данные за обеденным столом (и вас не беспокоят возможные конфликты с теми, кто не относится к числу любителей программы Access), нет ничего лучше твердой копии ваших данных. Вы можете организовать быстрый вывод на принтер, выбрав Office → Печать (Office → Print) в тот момент, когда лист данных виден на экране. Но результаты, вероятно, разочаруют вас, особенно если у вас большой стол.

Основная проблема состоит в том, что программа Access не беспокоится о таблицах, слишком широких для размещения на одной печатной странице. Программа разбивает рас­печатку на отдельные страницы. Если у вас большой стол, и вы распечатали таблицу, ис­пользуя стандартные установочные параметры, то вполне можете получить в результате распечатку из четырех страниц в ширину и стольких же страниц в длину. Для того чтобы добиться лучших результатов при выводе на печать, крайне важно выполнить предвари­тельный просмотр таблицы перед печатью, как описано в следующем разделе.

Предварительный просмотр страницы

Средство предварительного просмотра в программе Access дает возможность отрегулиро­вать поля, ориентацию страницы и т. д. прежде, чем вы отправите вашу таблицу на принтер. Благодаря этому средству, вы можете гарантировать большую пригодность вашей финаль­ной распечатки. Для предварительного просмотра таблицы откройте ее (или выберите в области переходов) и затем выберите последовательность: кнопка Office → Печать → Пред­варительный просмотр (Office → Print → Print Preview).

Предварительный просмотр воспроизводит внешний вид ваших данных при выводе ихна бумагу, В отличие от листа данных в предварительном просмотре печатной версии таб­лица разбивается на страницы (рис. 3.20). Вы видите, что именно помещается на каждой странице и сколько страниц требуется для распечатки вашей таблицы (и какое содержимое отображается на каждой странице).

Рис. 3.20. Эта таблица слишком широка для вывода на одну бумажную страницу, поэтому некоторые столбцы перенесены на вторую страницу

Если вы довольны тем, что видите, можете выводить вашу распечатку, выбрав на ленте Предварительный просмотр → Печать → Печать (Print Preview → Print → Print). Эта по­следовательность открывает диалоговое окно, подобное окну Печать ОС Windows, в кото­ром можно выбрать принтер и завершить дело.

Завершив просмотр в окне предварительного просмотра, выберите на ленте Предвари­тельный просмотр → Закрыть → Закрыть окно предварительного просмотра (Print Preview → Close Preview → Close Print Preview) или щелкните мышью одну из кнопок ре­жима в правом нижнем углу окна программы Access для перехода в Режим таблицы или Конструктор.

Перемещение в окне предварительного просмотра

Вы не можете ничего менять в окне предварительного просмотра. Но у вас есть возможность просмотреть страницы вашей виртуальной распечатки и увидеть, устраивает ли она вас.

Далее описаны способы перемещения в окне предварительного просмотра.

• Используйте кнопки прокрутки для перехода от страницы к странице. Эти кнопки выглядят так же, как элементы управления переходами между записями на листе данных, но они служат для перемещения между страницами, а не записями.

• Для перехода от страницы к странице можно использовать полосу прокрутки или клавиши <Page Up> и <Page Down>.

• Для того чтобы поближе рассмотреть страницу, щелкните кнопкой мыши в любом месте страницы предварительного просмотра (вы заметите, что указатель мыши превратился и лупу). Этот щелчок мышью увеличивает масштаб отображения листа до 100%, поэтому яснее виден текст и другие детали. Для того чтобы вернуться снова к отображению полной страницы, еще раз щелкните кнопкой мыши страницу.

• Для большего точного масштабирования используйте скользящий ползунок (zoom slider), расположенный в строке состояния в правом нижнем углу. Сместите его влево для уменьшения масштаба (и увидите больший фрагмент на экране) или вправо для увеличения масштаба (и сосредоточьтесь на меньшей порции вашей страницы),

• Для одновременного отображения двух страниц выберите на лепте Предварительный просмотр → Масштаб → Две страницы (Print Preview → Zoom → Two Pages). Для вывода большего числа страниц выберите Предварительный просмотр → Масштаб → Другие страницы (Print Preview → Zoom → More Pages) и укажите в списке число страниц,

которое вы хотите видеть одновременно.

Изменение макета страницы

Программа Access предоставляет небольшой набор параметров страницы, которые можно регулировать в окне предварительного просмотра с помощью группы Разметка страницы (Page Layout) на вкладке ленты Предварительный просмотр. Далее перечислены эти пара­метры.

• Размер (Size). Позволяет использовать страницы разного размера. Если вам надоели таблицы, которые не помещаются на страницу, может быть, стоит инвестировать в бумаги большего размера (например, стандартные листы размером 216x355 мм).

• Книжная и Альбомная (Portrait, Landscape). Позволяют выбрать ориентацию страницы. Программа Access, как и другие программы пакета Office, полагает, что вы хотите распечатать текст, применяя стандартную книжную ориентацию. При книжной ориентации страницы располагаются вертикально, так что длинная сторона становится боковой, а короткая — верхней. Она прекрасно подходит для резюме и заметок, но совершенно не годится для широкой таблицы, поскольку, по крайней мере, несколько столбцов будут

бездумно обрезаны и перенесены на другие страницы. Альбомная ориентация в этой ситуации гораздо больше подходит, поскольку она поворачивает страницу на 90°, сокращая количество строк на странице, но размещая больше столбцов на ней.

■ Поля (Margins). Позволяет выбрать величину свободного пространства между таблицей и краями страницы. Поле представляет собой раскрывающуюся кнопку, и когда вы щелкаете ее мышью, то видите меню с несколькими стандартными вариантами размера полей (Обычное (Normal), Узкое (Narrow) и Широкое (Wide)). Если ни один из них не удовлетворяет вашим требованиям, щелкните мышью кнопку Параметры страницы (Page Setup), выводящую на экран одноименное диалоговое окно, в котором можно задать точные значения полей со всех сторон страницы.

Тонкая настройка распечатки

Исходя из ограниченного числа параметров настройки макета страницы, вы можете решить, что мало, что можно сделать для настройки распечатки. На самом деле у вас больше воз­можностей, чем вы думаете. Многие параметры форматирования, о которых вы узнали в данной главе, влияют и на вашу распечатку. Применяя правильное форматирование, можно создать более удачную печатную копию.

Далее приведены советы, касающиеся печати и объясняющие, как разные параметры форматирования влияют на ваши распечатки.

• Шрифт. При выводе таблиц на печать используются гарнитура и размер шрифта, применяемые в вашей таблице. Уменьшите размер, и вы сможете разместить больше данных на ограниченном пространстве.

• Порядок следования столбцов и скрытие некоторых из них. Измените порядок следования столбцов перед выводом на печать, добиваясь нужного отображения страницы. Еще лучше использовать скрытие столбцов (см. разд. "Скрытие столбцов "ранее в этой главе) для того, чтобы спрятать поля, которые не важны.

• Ширина столбцов и высота строк. Программа Access использует точные значения ширины и высоты, которые вы задали в таблице. Сожмите некоторые столбцы, чтобы поместилось больше данных, и увеличьте высоту строк, если у вас есть поля с большими текстовыми фрагментами и вы хотите выводить их в нескольких строках.

• Закрепленные столбцы. Если таблица слишком широка и не помещается на одной странице, закрепленный столбец будет печататься на всех страницах. Например, если закрепить поле FirstName (имя), вы увидите его на всех напечатанных страницах, поэтому вам не придется совмещать страницы для того, чтобы определить, кто есть кто.

• Параметры сортировки. Они помогают легко ориентироваться в информации, разме­щенной на листе данных, и могут сделать то же самое в ваших распечатках. Задайте их перед выводом на печать.

■ Параметры фильтрации. Это невоспетые герои вывода на печать в программе Access. Примените их для отбора только важных строк. В этом случае на вашей распечатке будет именно то, что нужно.

Единственная проблема, с которой вы столкнетесь при использовании этих параметров, заключается в том, что их нельзя задать в окне предварительного просмотра распечатки. Но это можно сделать на листе данных, перейти в окно предварительного просмотра, чтобы увидеть результат, снова вернуться на лист данных и еще подкорректировать их, а затем еще

раз перейти в окно предварительного просмотра и т. д. Правда, этот процесс очень быстро может утомить.

Совет

Не тратьте много времени на корректировку параметров форматирования для создания со­вершенной распечатки. Если у вас большая таблица, которую не удается разместить удачно на странице, возможно, вам следует использовать отчеты, которые описаны в части III. Отчеты предоставляют гораздо больше возможностей форматирования, включая разбиение полей на несколько строк, вставку рамок вокруг записей и возможность отведения дополнительного пространства для больших значений за счет мягкого перемещения остальной информации на другие страницы.