Малоизвестная или недооцененная возможность. Варианты сортировки и просмотра в области переходов

У области переходов есть много тщательно спрятанных параметров, которые можно на­страивать. Например, если вам не нравится порядок отображения элементов в каждой группе, у вас есть несколько вариантов их сортировки. Для того чтобы увидеть все воз­можные варианты, щелкните правой кнопкой мыши полосу заголовка области перехо­дов и выберите подменю Сортировка (Sort By).

Как вы увидите, можно применить сортировку по возрастанию или убыванию к любому из следующих критериев:

• Имя (Name) сортирует в соответствии с именем объекта БД;

• Тип (Туре) сортирует в соответствии с типом объекта (форма, отчет, таблица и т. д.). Этот вариант не оказывает влияния, если данные уже сгруппированы по типу объекта;

• Дата создания и Дата изменения сортируют так, что более поздние или более ранние объекты выводятся первыми.

Можно также изменить внешний вид области переходов, щелкнув правой кнопкой мы­ши заголовок области переходов и выбрав вариант из меню Просмотр (View By). На рис. 14.4 сравниваются разные параметры отображения.

Улучшенная фильтрация

У системы фильтрации есть одно ограничение — она позволяет в каждый момент времени выбрать только одну категорию. Если выбрать Таблицы и связанные представления, можно отфильтровать список объектов, связанных с одной таблицей. Но нельзя включить в условие отбора две или несколько групп таблиц. Аналогично, если выбирается Тип объекта, можно отобразить все формы или все отчеты в вашей БД, но нельзя показать формы и отчеты, не включив всего остального (хотя прием сворачивания, показанный на рис. 14.3, помо­гает высвободить большую часть пространства).

Это ограничение можно легко обойти. Для более полного управления условиями отбора выполните следующие действия.

1. Щелкните правой кнопкой мыши полосу заголовка области переходов и затем выберите команду Параметры переходов (Navigation Options).

На экране появится одноименное диалоговое окно (рис. 14.5).

2. Выберите категорию, которую хотите настраивать — либо Таблицы и связанные представления, либо Тип объекта.

Список справа отобразит все группы в этой категории.

3. Если вы не хотите отображать группу в списке области переходов, сбросьте флажок ря­дом с ней.

Если вы хотите показывать в области переходов только отчеты и формы, выберите кате­горию Тип объекта и сбросьте флажки рядом с группами Таблицы, Запросы, Макросы и Модули.

4. Если вы настраиваете категорию Таблицы и связанные представления, можно изменить порядок групп, как показано на рис. 14.6.

Рис. 14.5. Список слева отображает разные варианты систематизации области переходов.

Вы не увидите варианты Дата создания и Дата изменения, поскольку их невозможно настроить.

Список справа отображает группы в выбранной в данный момент категории

Рис. 14.6. Для перемещения группы просто выделите ее. На экране рядом с группой появляются стрелки, направленные вверх и вниз. Можно щелкнуть эти кнопки мышью для переноса группы вверх или вниз

Единственный элемент, который нельзя переместить, — Несвязанные объекты, всегда отображаемый в конце списка. И вообще нельзя изменить порядок групп в категории Тип объекта.

2. Щелкните мышью кнопку ОК для закрытия окна.

Подсказка

Многие БД в целом становятся гораздо понятнее, когда скрыты дополнительные объекты. Если вы снабдили вашу БД полным комплектом форм и отчетов, возможно, только эти объ­екты и стоит отображать. Почему не пойти дальше и не скрыть низкоуровневые таблицы, запросы и код?

Скрытие объектов

Скрытие групп, которые вы не хотите видеть, — это замечательно, но что если есть только один объект, который нужно скрыть от глаз? Возможно, необходимы гарантии того, что пользователи, применяющие вашу БД, не будут сбиты с толку несколькими потенциально опасными запросами на обновление (см. главу 8), которые на самом деле они не должны ис­пользовать. Нет проблем. Просто щелкните правой кнопкой мыши запрос в области перехо­дов и выберите команду Скрыть в этой группе (Hide in this Group).

Примечание

Когда скрывается объект, он исчезает в текущем режиме отображения, в текущей группе. (Напоминаю, что в режиме Таблицы и связанные представления некоторые объекты могут появляться в нескольких группах.) Если нужно скрыть объект повсеместно, необходимо отсле­дить его в каждой группе и скрыть.

Для отображения скрытого объекта сначала необходимо настроить область переходов так, чтобы она выводила на экран скрытые объекты. Для этого щелкните правой кнопкой мыши полосу заголовка, выберите команду Параметры переходов и установите флажок Показывать скрытые объекты, а затем нажмите мышью кнопку ОК. Теперь скрытые объек­ты отображаются в области переходов, но они слегка обесцвечены, поэтому вы можете отли­чить их от других, нескрытых объектов. Для того чтобы сделать объект видимым, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите команду Показать в этой группе (Unhide in this Group).

Все эти методы — фильтрация, создание пользовательских групп, скрытие объектов — разработаны для облегчения использования БД. Но они не обеспечивают никакой защиты (пользователь, который действительно хочет использовать объект БД, может просто изме­рить параметры области переходов и получить доступ к нему.)

Примечание

В разд. "Подготовка вашей базы данных" главы 18 вы узнаете, как разделить БД на отдельные файлы — наилучший способ сохранения некоторых объектов в стороне от преступных рук. Но независимо от того, что вы делаете, программу Access нельзя назвать пуленепробиваемой. Access разработана в расчете на интуицию, податливость и легкость ее применении. В отличие от серверных БД, таких как SQL Server (см. разд. "Нужно ли переходить на SQL Server?" главы 20), она не предназначена для блокирования злоумышленников, захвативших файлы вашей БД.

Использование групп Custom

Обычные пользователи не оперируют таблицами и объектами БД. Они думают о задачах, которые следует выполнить. Ни один из готовых вариантов группировки не соответствует такому подходу. К счастью, можно сформировать собственные группы, соответствующие ему. Далее описано, как это сделать.

1. Щелкните кнопкой мыши направленную вниз стрелку в зоне заголовка области переходов и выберите команду Custom (пользовательская группировка).

В новой БД вы начинаете с двух групп в режиме Custom. Первая, Custom Group 1, пуста. Вторая, Неназначенные объекты (Unassigned Objects), содержит все объекты вашей БД.

2. Можно создать новую группу и перенести в нее объект за один шаг. Для этого щелкните правой кнопкой мыши объект, который хотите переместить (в разделе Неназначенные объекты) и выберите Добавить в группу → Создать группу (Add To Group → New Group). Введите имя группы и нажмите клавишу <Enter>. На рис. 14.7 показан результат.

Повторите этот пункт для создания всех нужных групп. Если нужно перенести объект в существующую группу, щелкните его правой кнопкой мыши, выберите команду Доба­вить в группу (Add To Group) и затем укажите имя соответствующей группы.

Подсказка

Для ускорения работы просто перетащите мышью объекты в соответствующие группы.

Рис.14.7. Зачастую удобно создавать группы с именами, отражающими типы задач, как в данной БД

Ваши группы можно переименовывать, удалять и реорганизовывать. Легчайший способ для этого — применение диалогового окна Параметры переходов. Щелкните правой кнопкой мыши заголовок области переходов и выберите Параметры переходов.

Диалоговое окно Параметры переходов позволяет выполнять несколько полезных за­дач, относящихся к группам:

• задать другое имя, выделив группу и щелкнув мышью кнопку Переименовать группу;

• удалить группу, просто выделив ее и щелкнув мышью кнопку Удалить группу;

• добавить первоначально пустую группу, щелкнув мышью кнопку Добавить группу;

• переупорядочить группы, щелкнув кнопкой мыши одну из них и используя появившиеся пиктограммы стрелок для перемещения группы вверх или вниз;

• переместить вашу пользовательскую категорию в другое место в списке, что повлияет на способ отображения меню, появляющегося на экране при щелчке мышью направ­ленной вниз стрелки в области переходов;

□ скрыть группу (временно или на длительный срок), сбросив флажок, расположенный рядом с именем группы.

Единственное, чего нельзя сделать в диалоговом окне Параметры переходов, — изме­нить состав группы. (Для этого нужно мышью перетащить объекты в области переходов, как описано в пункте 2.)

Рис. 14.8. Причина, по которой может возникнуть необходимость разных представлений, — использование вашей БД разными людьми. В примере с БД Cacophone Studios администрация просматривает формы для создания классов и регистрации студентов (с помощью представления Administration), в то время как преподаватели должны печатать ведомости посещаемости и создавать домашние задания студентам (с помощью представления Teachers, выделенного в данном примере). Как видно, это представление содержит группы Attendance and Marking (посещаемость и успеваемость) и Payments (платежи). У каждой из них свой набор форм и отчетов

Можно также изменить имя представления, содержащего все ваши группы. Первона­чально эта категория называется Custom, но можно задать более информативное имя, выбрав категорию в диалоговом окне Параметры переходов и щелкнув мышью кнопку Переименовать элемент. Если хочется большего, можно создать несколько режимов

отображения пользовательских категорий верхнего уровня. Щелкните мышью кнопку Добавить элемент, чтобы вставить новую категорию, и кнопку Удалить элемент для удаления категории. На рис. 14.8 приведен пример с несколькими пользовательскими категориями.

3. Когда завершите внесение изменений, щелкните мышью кнопку ОК.

Поиск в списке области переходов

Если вам не нравится, когда что-то исчезает из вида, возможно, в этом случае придется вы­водить в области переходов громоздкий список объектов. Но у программы Access есть удоб­ный инструмент, позволяющий экономить время на прокрутке, — поле поиска, которое по­могает перейти к объекту почти мгновенно при условии, что вы знаете его имя.

Для отображения поля поиска выполните следующие действия.

1. Щелкните правой кнопкой мыши полосу заголовка области переходов и выберите команду Параметры переходов.

2. В окне Параметры переходов установите флажок Показывать строку поиска.

3. Щелкните мышью кнопку ОК.

Поле поиска появится над списком объектов в области переходов. По мере ввода про­грамма Access фильтрует список объектов так, чтобы он включал только объекты, соответ­ствующие строке поиска (рис. 14.9).

Рис. 14.9. Объекты, соответствующие строке поиска, содержат введенный текст. Если ввести "Class", вы увидите такие объекты, как Classes и Students_Classes

Построение форм со средствами автоматического перехода

Область переходов — неоценимое средство перемещения в вашей БД, но оно устраивает не всех. Пользователи, никогда раньше не работавшие в программе Access, могут счесть его несколько замысловатым и лишенным защиты от произвольного изменения параметров переходов (и открытия объектов, которые открывать не следует).

Для получения дополнительных средств управления и создания дружественной внешней оболочки многие специалисты Access встраивают средства переходов в свои формы (и ино­гда в отчеты). В конце концов, форма предоставляет практически неограниченные возмож­ности настройки. Можно вставить абзац текста, добавить яркий выигрышный фон и эмбле­му компании и ограничить приводящие в замешательство варианты несколькими простыми дружественными кнопками.

Если вы твердо решили использовать формы для переходов, прежде всего, нужно вы­брать тип формы для проектирования. Программа Access предлагает несколько вариантов, включая встроенную поддержку объекта, именуемого кнопочной формой.

Создание кнопочной формы

Кнопочная форма — это форма, единственная цель которой перенаправить вас к другим формам (обычно при щелчке мышью кнопки формы). Она — своего рода главное меню ва­шей БД. Такая форма — одновременно и отправная точка, и центр действий. Типичная кно­почная форма содержит набор кнопок, направляющих в разные места.

На рис. 14.10 показана разновидность кнопочной формы, создаваемая программой Access.

Примечание

Созданная кнопочная форма подобна форме любого другого типа, поэтому после ее создания можно использовать навыки, приобретенные в последних двух главах, для придания вашей кнопочной форме внешней привлекательности.

Рис. 14.10. Эта кнопочная форма программы Access предоставляет доступ к пяти разным формам одним щелчком кнопки мыши. Достоинство кнопочных форм Access заключается в возможности построения собственного варианта за считанные секунды. К недостаткам можно отнести несколько старомодный внешний вид, заставляющий впечатлительных пользователей проектировать собственные кнопочные формы с нуля

Для автоматического создания кнопочной формы следует применять Мастер форм (Form wizard). Далее описывается, как он работает.

1. Выберите на ленте Работа с базами данных → Работа с базами данных → Диспетчер кнопочных форм (Database Tools → Database Tools → Switchboard Manager).

Когда вы первый раз в БД щелкните мышью эту кнопку, программа Access сообщит о том, что не может найти кнопочную форму и предложит ее создать. Щелкните кнопку Да для продолжения работы Диспетчера кнопочных форм (рис. 14.11).

Если кнопочная форма уже существует, переходите к пункту 2, в котором можно редак­тировать текущую кнопочную форму.

Рис. 14.11. Диспетчер кнопочных форм выводит на экран список страниц. Каждая страница — отдельная часть меню кнопочной формы. У самых простых кнопочных форм только одна страница, что означает поддержку формой одного уровня глубины и выполнение каждой кнопкой полезного действия (например, открытие формы или отчета)

Рис. 14.12. Окно Изменение страницы кнопочной формы позволяет создавать команды меню, удалять те, которые больше не нужны, изменять порядок их следования (этот порядок определяет порядок команд на кнопочной форме)

2. Щелкните мышью кнопку Изменить для редактирования страницы кнопочной формы.

На экране появляется окно Изменение страницы кнопочной формы (рис. 14.12). Имен­но здесь определяются реальные команды меню.

3. Для создания новой команды меню щелкните мышью кнопку Создать.

На экран выводится окно Изменение элемента кнопочной формы (рис. 14.13). Для соз­дания команды меню необходимо предоставить две порции информации: текст, появ­ляющийся на форме, и команду, которую должна выполнить программа Access, когда вы щелкните мышью кнопку.

Рис. 14.13. Эта команда запускает отчет Attendance (посещаемость).

Из раскрывающегося списка Команда выберите действие, которое должна выполнять команда

4. Введите текст меню и затем выберите действие, которое должна выполнять кнопка. Возможны следующие варианты:

• Перейти к кнопочной форме (Go to Switchboard) — переходит на другую страницу кнопочной формы. Страницы кнопочной формы можно использовать для разбиения действительно длинных меню на несколько более коротких:

• Открыть форму для добавления (Open Form in Add Mode) — открывает форму в ре­жиме ввода данных, поэтому можно вставлять новые записи;

• Открыть форму для изменения (Open Form in Edit Mode) — открывает форму в обычном режиме для просмотра и редактирования записей. Этот режим не разрешает редактировать форму, вопреки вводящему в заблуждение названию;

• Открыть отчет (Open Report) — открывает отчет в режиме предварительного про­смотра;

• Конструктор приложения (Design Application) — открывает окно Диспетчера кно­почных форм, таким образом, позволяя редактировать меню кнопочной формы. Этот вариант редко требуется включать в меню;

• Выйти из приложения (Exit Application) — завершает программу Access:

• Выполнить макрос (Run Macro) и Выполнить программу (Run Code) — запускают созданный вами макрос (см. главу 15) или написанный вами код на языке Visual Basic (см. главу 16).

5. Повторяйте пункты 3 и 4 до тех пор, пока не создадите все нужные команды. Затем щелкните мышью кнопку Закрыть для возвращения в главное окно Диспетчера кнопочных форм.

У кнопочных форм есть неприятный секрет. На каждой странице можно поместить только восемь команд меню. Если вам нужно больше (а кому же не нужно?), следует доба­вить дополнительные страницы в ваше меню.