- •11. Организация делопроизводства в учреждениях дореволюционной России.
- •13. Основные законодательные акты, регулирующие документационное обеспечение управление в Российской Федерации?
- •15. Общая характеристика Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477.
- •20. Роль и значение Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждённых приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76.
- •21. Номенклатура дел, ее формирование, цели и функции в делопроизводстве.
- •22. Оперативное хранение документов. Принципы формирования дел, составление их заголовков.
- •23. Документ как носитель управляющей информации.
- •24. Видовой состав документов в законотворческом процессе.
- •26. Типовые задачи автоматизации управления документами.
- •27. Основные категории пользователей систем автоматизации делопроизводства.
- •28. Понятие конфиденциальной информации. Особенности обработки конфиденциальной информации.
- •29. Современное архивное законодательство Российской Федерации
- •30. Понятие об Архивном фонде Российской Федерации. Состав государственной и негосударственной частей Архивного фонда Российской Федерации.
- •31. Классификация документов Архивного фонда Российской Федерации. Понятие о классификации документов в пределах архива. Фондирование документов.
- •36. Система научно-справочного аппарата: понятие, состав, назначение различных видов справочников.
- •38. Организация использования архивных документов: понятие, принципы, направления, цели, основные формы. Информационные и интернет-технологии в сфере использования архивных документов.
- •39. Организация и проведение контроля за исполнением документов в органах государственной власти и местного самоуправления
- •40. Особенности документирования трудовых отношений государственных служащих.
- •41. Отнесение сведений к служебной тайне и снятие ограничения на ее распространение в органах государственной власти и местного самоуправления
- •42. Проблемы информационной открытости органов государственной власти и местного самоуправления.
- •43. Причины и значение документирования информации
- •44. Задачи документационного обеспечения управления
- •45. Документооборот как технологический процесс
- •46. Документопоток. Типы документопотока. Стереотипные маршруты движения документов.
- •49. Основные направления деятельности международных организаций, участвующих в работах по стандартизации.
- •50. Основные положения серий стандартов по документационному обеспечению управления, разработанных iso.
- •52. Роль гост р исо 15489-1-2007 в развитии отечественной нормативной базы для совершенствования системы доу.
- •53. Основные положения гост р исо/мэк 17799-2005 «Информационная технология. Практические правила управления информационной безопасностью».
- •4.2.1.2 Обоснования для доступа
- •54. Система управления электронными официальными документами (суэод), применяемая в спецификации MoReq2.
- •55. Нормативно-правовое регулирование работы с информацией ограниченного доступа.
- •56. Особенности подготовки инструкции по конфиденциальному делопроизводству.
- •57. Коммерческая и служебная тайна организации. Использование грифа«Для служебного пользования».
- •58. Основные требования, предъявляемые к языку и стилю служебных документов.
- •59. Лексические, морфологические и синтаксические ошибки в документных текстах, способы их исправления.
- •60. Место разговорной речи и речи художественной в общей системе функциональных разновидностей языка.
28. Понятие конфиденциальной информации. Особенности обработки конфиденциальной информации.
конфиденциальная информация — это сведения, независимо от формы их предоставления, которые не могут быть переданы лицом, получившим доступ к данным сведениям, третьим лицам без согласия их правообладателя.
Учет (регистрация) конфиденциальных документов, прежде всего, преследует цель сохранности документов и фиксации их местонахождения. Поэтому, основная цель учета конфиденциальных документов– обеспечение их физической сохранности, комплектности и целостности, контроль за доступом к ним персонала, проверка реального наличия документов и аналитическая работа по осведомленности персонала о содержании документов.
В отличие от открытых документов конфиденциальные документы (на любом носителе) учитываются сразу при поступлении или перед изготовлением черновика документа, т. е. до рассмотрения, распределения или согласования и подписания
Учет конфиденциальных документов всегда централизуется по категориям документов и делится на несколько видов, так называемых учетов, соответствующих стадиям технологической обработки документов в документопотоках и обеспечивающих четкое распределение учетных операций на каждом участке обработки документов. Это позволяет дробить знание тайны организации между несколькими независимыми работниками и осуществлять коллегиальность при контроле за сохранностью документов на каждом участке.
В организациях, как правило, ведутся следующие виды учета конфиденциальных документов:
1) учет конвертов (пакетов), содержащих конфиденциальные документы, а также учет документов, поступающих без конвертов, по телеграфной, факсимильной связи и электронной почте с грифом конфиденциальности;
2) учет поступления документов, не имеющих грифа конфиденциальности, но отнесенных к конфиденциальным документам в перечне конфиденциальных документов организации;
3) учет входящих документов;
4) учет исходящих и внутренних документов;
5) инвентарный учет документов;
6) номенклатурный учет дел.
При любом виде учета, как и при учете обычных документов, выполняются следующие процедуры:
1) индексирование документов;
2) первичная регистрация исходных сведений о документе;
3) последующая запись рабочих сведений о документе;
4) формирование справочно-информационной картотеки по документам;
5) контроль процесса полноты и правильности регистрации документов, сохранности документов и учетных форм.
Основой индексирования конфиденциальных документов является валовая нумерация всего потока документов в течение календарного года. Это гарантирует сохранность записи исходных сведений о документе и сохранность документов. К номеру документа может добавляться смысловой индекс, идентифицирующий дело, в котором будет храниться документ.
Сведения, включаемые в учетную форму, при регистрации конфиденциальных документов делятся на два блока. Первый блок фиксирует постоянные (исходные) сведения о документе (вид документа; наименование автора; дату; индекс; краткое содержание документа; количество листов; наличие и количество листов приложений.). Второй блок фиксирует переменные, текущие, рабочие сведения о движении документов и местонахождении документов (резолюцию руководителя; фамилию исполнителя; дату передачи документа; роспись за документ; различные отметки.).
Служба делопроизводства для регистрации исходных и рабочих сведений о конфиденциальном документе чаще всего применяет традиционную карточную форму учета документов. Однако, одним из ее серьезных недостатков является отсутствие определенной гарантии в сохранности учетных карточек в картотеке и возможность их легкой подмены. В связи с этим возникает необходимость учета карточек и ведения с этой целью специальной учетной формы
При карточной форме учета на каждый конфиденциальный документ заполняются один – два экземпляра регистрационной карточки.
При заполнении одного экземпляра карточки она учитывается в контрольном (контрольно – учетном) журнале, обеспечивающем последовательность присвоения документам учетных номеров, контроль за наличием документов и карточек, ускорения их поиска и внесения отметок о местонахождении документа. В журнале напротив учетного номера документа указывается фамилия исполнителя, расписавшегося в карточке за получение документа.
При заполнении двух экземпляров карточки все указанные сведения фиксируются во втором экземпляре карточки, а функцию контрольного (контрольно – учетного) журнала выполняет валовая (нумерационная) учетная картотека.
Значительное место в обработке конфиденциальных документов занимает инвентарный (списочный, перечневый) учет следующих конфиденциальных документов
1) не включенных в номенклатуру дел и не подлежащих подшивке в дела;
2) изъятые по какой либо причине из дела, переведенные на выделенное хранение и образовавшие самостоятельное дело, папку, альбом;
3) технические носители информации (чистые и с записанной информацией);
4) бумажные носители информации особо ценных документов для составления черновиков, оригиналов и подлинников документов;
5) при необходимости – журналы учета документов и учетные картотеки, книги выдачи дел и документов, законченные производством дела.
Инвентарный учет конфиденциальных документов ведется непрерывно. Номера каждого года продолжают номера предыдущих лет. Инвентарный номер указывается на документе в верхнем левом углу на первом и титульном листах.
На основе применяемых регистрационных форм создается справочно-информационный банк данных, предназначенный для контроля за сохранностью документов, накопления и систематизации исходных данных о документах, внесения в учетные формы рабочих сведений в процессе исполнения документов, обеспечения контроля исполнения и проверки наличия документов.
Доступ к конфиденциальной информации санкционируется руководством организации только в письменном виде в виде распорядительного документа либо визы на служебной записке или определенном конфиденциальном документе.
Особенностью использования конфиденциальной информации является то, что не потребитель определяет, какая информация ему нужна и какой информацией он может пользоваться, а руководитель, санкционирующий доступ к ней. Это обеспечивает то, что тайну организации знает только ограниченный круг лиц и разглашение отдельной ее части не наносит серьезного вреда деятельности организации.
Реализация разрешительной системы доступа к документам основывается на анализе их содержания, которое является главным критерием однозначного определения кто, как, когда и с какими категориями документов имеет право ознакомиться и работать.
Любое обращение к конфиденциальному документу, ознакомление с ним в любой форме обязательно фиксируется в учетной карточке документа и на самом документе в виде соответствующей отметки и подписи лица, который обращался к документу. Этот факт указывается также в карточке осведомленности сотрудника о тайнах организации.
При рассмотрении документов руководитель организации в целях защиты информации обязан решать задачи:
1) принятия решения по составу исполнителей, допускаемых к документу;
2) исключения возможности ознакомления с документом посторонних лиц в процессе своей работы с документом;
3) исключение возможности кражи или копирования документов посетителями, техническим и обслуживающим и другим персоналом;
4) исключения возможности утечки информации по техническим каналам при обсуждении документа по незащищенным каналам связи;
5) обеспечения физической сохранности всех частей документа.
Передача (прием) документов руководителю, исполнителям осуществляется только под роспись в журнале учета конфиденциальных документов либо по передаточному журналу сотрудником службы ДОУ.
Все полученные руководителем или исполнителем конфиденциальные документы в обязательном порядке вносятся им в опись документов, находящихся у исполнителя. Опись предназначена для проверки наличия документов, записи отметок службы ДОУ о возврате документов и постоянно хранится у исполнителя.
Прием – передача конфиденциальных документов производится полистно с целью проверки комплектности документа, его состояния и исключения возможности подмены отдельных листов документа.
Работник службы ДОУ, принявший возвращенный документ, делает отметку в учетной карточке документа, в описи исполнителя и одновременно делает отметку о новом местонахождении документа в контрольном журнале.
Таким образом, в процессе учета, распределения, рассмотрения, передаче документов исполнителям и приеме их обратно выполняется весь комплекс технологических операций, как обычного документооборота, так и ограничительных операций защищенного документооборота.
Под исполнением конфиденциального документа, как и обычного, понимается процесс документирования управленческого решения и действия исполнителей по выполнению заданий, предписываемых документом или резолюцией руководителя организации. Но в отличие от исполнения открытых документов исполнение конфиденциальных документов представляет собой стадию, насыщенную процедурами и этапами защищенного документооборота, основными из которых являются:
1) установление грифа конфиденциальности сведений, подлежащих включению в будущий документ;
2) оформление и учет носителя для документирования конфиденциальной информации;
3) составление, изготовление и издание конфиденциального документа.
Особенностью исполнения конфиденциальных документов является то, что по отношению к ним система защиты конфиденциальной информации начинает функционировать не после издания (подписания) конфиденциального документа, а заблаговременно, т. е. до создания будущего документа.
При составлении конфиденциального документа следует установить, является ли используемая информация конфиденциальной и какой уровень грифа конфиденциальности ей необходимо присвоить в случае издания (подписания) документа.
Основой присвоения издаваемому документу грифа конфиденциальности составляют перечень конфиденциальных сведений и документов организации и требования партнеров.
Разрешением на отправку конфиденциального документа является подписанное руководителем организации сопроводительное письмо к документу или разрешительная запись, сделанная лично руководителем в учетной форме, если документ отправляется без сопроводительного письма.
При подготовке документа к отправке на лицевой стороне конверта (пакета) обозначается гриф конфиденциальности, адресные реквизиты и номера вложенных документов. На оборотной стороне конверта (пакета) в местах склеивания ставятся печати организации. Конверты с конфиденциальными документами адресатам курьерами под роспись за получение в разносной книге, реестре или в расписке.
При отправке конфиденциальных документов заказными и ценными почтовыми отправлениями используют двойное пакетирование документов (вкладывание конверта в конверт). При этом, гриф конфиденциальности и другие реквизиты ставятся на внутреннем конверте, который опечатывается и при необходимости прошивается. Внешний конверт оформляется как при отправке обычных документов в соответствии с почтовыми правилами. Факт отправки конфиденциальных документов подтверждается почтовыми реестрами.
Конверты для отправки конфиденциальных документов должны быть светонепроницаемыми, прочными, исключающими возможность вскрытия места склейки.