38. Организация использования архивных документов: понятие, принципы, направления, цели, основные формы. Информационные и интернет-технологии в сфере использования архивных документов.

Использование документов архива это комплекс работ по обеспечению информационных потребностей общества, в ретроспективной док информации. Порядок использования док устанавливается конституцие РФ и целом рядом законодательных и нормативно-методических актов, федерального и регионального уровня.

Основными принципами использования док АФ РФ является общедоступность, открытость док информации, законность поиска, получение и использование.

Направление использов архивных док:

- укрепление российской государственности,

- удовлетворение информационных потребностей общества

- обеспечение прав и интересов граждан

В процессе использования док архива участвует две стороны, архив которых хранит информацию и пользователи которым нужна информация. Пользователями такой информации могут быть: органы гос власти, управления, суда, прокуратуры, министерства и ведомства, предприятия и организации, воинские части, научные, культурные, учебные учреждения, средства СМИ, негоссударственные объединения предприятия, общественные предприятия, граждане. Использование архивн док в России является сложной и ответственной работой требующей высокого профессионализма, знания в совершенстве научно справочного аппарата архива, источниковедение.

Использов док основывается на принципах открытости и доступности, что означает что любой отказ предоставления информации должен быть обоснован законодательно.

Цели использования архивных документов:

1) управленческие, использов док предполагает информационное обеспечение, работы ведомства или организации, решение с помощью архивных документов вопросов возникающ в его деятельности, повышение эффективности управления

2) использование в политических целях, осуществляется при разработке законов проекта, программ реформ, полит борьбе различных партий, для пропоганды идеальной политики правительства, для укрепления государственности, при проведении национально-территориального размежевания, для заключения международных договоров и т.д.

3) испольов док в экономических целях применяется, при прогнозировании и планировании экономич развития, при осущ проектных и опытно конструкторских работ, при осущ научных и прикладных исследований, для оптимизации производственных и технологич процессов

4) в научных целях, предполагает ведение научных исследований, по историческим источникам хранящимся в архивах

5) в культурно-просвятительских целях, предполагает подготовку юбилейных выставок, музейных экспозиций, докладов, очерков, брошюр, проведение экскурсий, использование СМИ, публекацию док и обзоров

6) в социально-правовых целях, предполагает исполнение запросов, обеспечивающих права, и законные интересы граждан, для решения задач соц защиты, обеспечение установленных льгот и подтверждении имущественных прав физич юрид лиц и т.д.

Форма использования архивных документов.

-это определенные информационные услуги, выполняемые архивами по каждому направлению использования.

Основными формами являются:

- информационное обеспечение пользователей (органов гос власти, местного самоуправления, государственных, не госсударственных и общественных организаций и объединений, граждан) в соответствии с х запросами а также в инициативном порядке;

- исполнение запросов, в целях обеспечения прав и законных интересов граждан;

- инициативное информирование учреждений и организаций и структурных подразделений, о документах архива по профилю их деятельности;

- представление документов пользователем для исследований в читальном зале;

- публикация док в различных формах;

- информационные мероприятия в научных и культурно просветительских целях (выставки документа), использование док в СМИ, организация лекций, экскурсий, уроков и т.д. Важной и далеко еще не полностью освоенной сферой применения информационных технологий в архивном деле является сеть Интернет. Перед архивными сайтами открыты огромные возможности, неуклонно расширяющиеся вместе с технологическим прогрессом. Основные цели присутствия архивов в Интернете: - представление общей справочной информации об архивных документах и архивах - постоянное информирование об архивной деятельности - содействие поиску архивных документов и получению архивных услуг - взаимное информирование архивистов и обсуждение профессиональных архивных вопросов - популяризация архивного дела, формирование позитивного имиджа архивов у граждан и общества. За последние годы на архивных сайтах размещен огромный и разнообразный материал. Процесс архивного сайтостроения только разворачивается. В настоящее существуют: отраслевой портал «Архивы России», сайты федеральных архивов, органов управления архивным делом, региональных государственных архивов, муниципальных архивов. Специалисты считают, что в ближайшее время число архивных сайтов будет постоянно возрастать. К наиболее перспективным направлениям развития архивных сайтов в Интернете относятся следующие: 1. В области онлайнового НСА заметны тенденции к унификации и созданию единых поисковых механизмов. Единый поисковый механизм способен стать универсальным решением проблем и отправной точкой для исследователей архивных документов. Он может быть реализован в различных формах, в том числе и в форме специального портала. 2. Одним из наиболее перспективных и полезных сервисов в рамках архивных сайтов может стать онлайновая служба заказа/ доставки оцифрованных копий документов. Уже сейчас этот сервис применяется на некоторых российских библиотечных сайтах, а также в ряде западных архивных ресурсов. Заказ документов онлайн позволяет человеку получить необходимую ему информацию без физического посещения архива, что особенно актуально в случае географической отдаленности места проживания пользователя. С другой стороны организация подобного сервиса является достаточно трудозатратным делом, так как требует наличия в штате архива сотрудников, которые бы регулярно занимались оцифровкой документов. В этой связи плата за подобные услуги может оказаться немалой. Исключение может быть сделано для социально-правовых запросов, которые в обычном порядке исполняются бесплатно. 3. Достаточно актуальным продолжает оставаться вопрос о существовании средств обратной связи. Связь с пользователем посредством обычной электронной почты не решает ряда существенных проблем. Самая главная заключается в том, что пользователям приходится отправлять свой запрос по указанному на сайте адресу в произвольной форме, с произвольным заголовком. В результате обработка такого запроса может вызвать затруднения. Поэтому лучше использовать специальные контактные формы. В последнее время наблюдается тенденция к организации службы «одного окна», когда на сайте создается специальный раздел, где пользователи могут задать любой профильный вопрос. 4. Гостевые книги и форумы на архивных сайтах способны функционировать и в качестве площадок для сетевого общения. Они дают пользователям не только общее ощущение интерактивности диалог, но и возможность прочитать сообщения, оставленные другими посетителями сайта и на их основании скорректировать свой вопрос или предложение. Гостевая книга функционирует по линейному принципу «вопрос-ответ». Оперативность ответа зависит от текущей загруженности службы поддержки. Перспективным инструментом сетевой коммуникации являются блоги. Практика создания архивных блогов пока распространена недостаточно. Блоги могут функционировать как обособленно, так и на массовых блог-хостингах. Блоги очень удобны для обсуждения текущих проблем, новостей. Минусом их можно считать сравнительно быструю деактуализацию опубликованной информации. 5. Широкое распространение различных мобильных устройств в мире все чаще заставляет разработчиков сайтов задумываться о необходимости создания мобильных версий проектируемых сетевых ресурсов. В целом же специалисты предполагают, что в ближайшие годы произойдет переход на новый уровень развития архивных сайтов, характеризующийся повышением эффективности онлайнового обслуживания пользователей. Такой переход станет возможным благодаря применению современных технологических решений. При этом совершенствование сервисов в рамках ресурса не должно происходить в ущерб расширению его конвента. Именно взаимное развитие контентной и сервисной составляющих архивных сайтов способно сделать Интернет тем местом, где сойдутся интересы архив и их пользователей.