3 Организация как объект, условие и результат управления

Дайте определение следующих терминов:

• организация

• организация как социотехническая система

• характерные черты организаций

• рабочие элементы (внутренние переменные) организации

• виды взаимосвязей в организации

• составляющие успеха организации

• синергетический эффект организаций

• формальные организации

• неформальные организации

• первичные организации

• вторичные организации

• сжатое время

• специализация

• характеристики внешней среды организаций

• деловая среда (микроокружение) организации

• макроокружение организации

ВОПРОСЫ ДЛЯ ПОВТОРЕНИЯ И ОБСУЖДЕНИЯ:

1. Какие условия являются необходимыми и достаточными для существования организации?

2. Какие элементы должны быть структурированы в организации?

3. Объясните ваше видение целей следующих организаций:

• политическая партия

• ОАО «Авто ВАЗ»

• семья

• оркестр

• АЭРОФЛОТ

• университет

Можете ли вы представить себе организацию, у которой нет целей? Почему?

4. Президента акционерного общества спросили: «Что представляет собой Ваша организация?» Он указал на схему, висящую на стене, и сказал: « Вот моя организация». Вы согласны с ним? Почему?

5. Покажите различия следующих понятий и объясните их:

• личные цели персонала

• личный аспект организационной цели

• обычные общие цели организации

6. Объясните процесс интеграции индивидуальных и организационных целей.

7. Назовите и охарактеризуйте каждый из четырех видов взаимосвязей в организациях.

8. Может ли организация быть полностью неэффективной и при этом продолжать существовать? Почему?

9. От чего зависит, чьим целям будет служить организация?

10. Объясните, почему Вы являетесь членами следующих организаций: семья, университет, предприятие или фирма. Обратите внимание на вещи, которыми приходится жертвовать ради членства в организации и на выгоды, которые Вы ожидаете получить в каждом случае.

11. “Иногда мы ощущаем, что организации являются не нашими слугами, а нашими хозяевами”. Согласны ли Вы с этим утверждением? Детально поясните ваши доводы.

12. Предположим, что кто-то не является членом какой-либо организации. На что будет походить его жизнь?

13. Назовите материальные причины существования организаций. Используйте примеры из вашего опыта.

14. Перечислите шесть организаций, в каждом из следующих четырех типов, в которых Вы состоите или состояли: а) формальные, б) неформальные, в) первичные, г) вторичные.

15. В чем разница между способностью организации экономить затраты благодаря специализации, и ее способностью экономить время (compress time)? Приведите примеры.

16. “Организации сегодня могут выполнить весь перечень человеческих потребностей, желаний, побуждений и стремлений. Другое дело, делают ли они это действительно успешно, но факт остается фактом, что они имеют эту возможность”. Оцените и объясните это высказывание.

17. Обсудите, какие проблемы может создать человеку принадлежность к организации. Используйте примеры из Вашего опыта.

18. Пожарные использовали свое время на дежурстве следующим образом: тушение пожаров - 5%, обучение и тренировки - 5%, игра в карты - 90%. Используя концепцию сжатия времени, обоснуйте очевидные потери времени. Предположим, из соображений экономии, следует сократить число пожарных. Как это отразится на процентном распределении рабочего времени пожарных? Какое влияние это может оказать на пожарную безопасность в городе? Объясните свой ответ.

19. Объясните преимущества и возможный ущерб от специализации.

20. Объясните с примерами синергетический эффект организации.

СИТУАЦИИ.

А. В течение нескольких лет восемь членов основателей правозащитной организации встречались один раз в неделю для обсуждения политических, экономических и морально-философских проблем. На каждой встрече, помимо остальных вопросов, они решали, где и когда они будут встречаться в следующий раз.

Недавно некоторые члены группы высказали мнение, что нужно создать организацию, которая могла бы привлечь много новых членов, и это способствовало бы превращению ее в серьёзную политическую силу, а работу группы сделало бы более эффективной и полезной. Два члена группы были категорически против предложения и пригрозили уйти в случае каких-либо изменений.

1 сентября каждый член группы получил по почте извещение о том, что «организационное собрание» по реорганизации состоится 17 сентября. В извещении говорилось о том, что на этом собрании будут избраны президент, вице-президент и ответственный секретарь, а также представлен для обсуждения проект устава организации.

ВОПРОСЫ ДЛЯ ОБСУЖДЕНИЯ:

1. Существовала ли организация до собрания?

2. Если представленные изменения будут приняты, как они повлияют на работу организации?

3. Объясните возможные причины того, что два члена группы были категорически против организационного собрания. Можно ли их оправдать за угрозу покинуть группу?

Б. Трастовый банк опубликовал рекламное объявление следующего содержания: «Несмотря на то, что наш банк большой, вы будете иметь дело лично с тем сотрудником, который вам больше всего понравится». Эта реклама была одним из серии предложений президента банка. Цель её была в том, чтобы увеличить объём операций банка, как с частными лицами, так и с организациями путём уменьшения обезличивания в обслуживании клиентов. «У нашего банка должен быть персональный подход к каждому клиенту, если мы хотим достичь наших целей».

ВОПРОСЫ ДЛЯ ОБСУЖДЕНИЯ:

1. Даст ли подход президента банка к улучшению дел в бизнесе положительные результаты? Почему?

2. Какой из уровней взаимодействия использован в данной ситуации? Поясните ваш ответ.

3. Действительно ли банк имеет дело с организациями? Объясните.

В. Сергей и Андрей были друзьями в течение многих лет. Однажды на рыбалке Сергей сказал: «Андрей, почему бы нам, не организовать предприятие по производству тех рыболовных приманок, которые ты сконструировал? На них можно поймать больше рыбы, чем на какие - либо другие».

«Идея неплохая, Сергей, но нам потребуется некоторая помощь. Я ничего не понимаю в бухгалтерии и торговле. Я умею только делать вещи».

«Да, - ответил Сергей, - все, что я могу делать, связано с моей профессией инженера. Но все же думаю, что мы должны заняться эти делом»

ВОПРОСЫ ДЛЯ ОБСУЖДЕНИЯ:

1. Каким образом могла бы организация расширить возможности Сергея и Андрея?

2. Эта организация была бы формальной или неформальной? Объясните.

3. Как в своем разговоре Сергей и Андрей обнаружили принцип специализации? В добавление к бухгалтерскому учету и торговле, какие еще таланты потребуются им в организации?

Г. Предприятие по производству бытовой химии недавно потратило несколько миллионов рублей на форсированное продвижение новой марки мыла на рынок. Между представителем фирмы Марией Ивановой и корреспондентом журнала, рекламировавшего новое мыло, Павлом Исаковым состоялся следующий разговор.

Павел: «Мария, я не понимаю, зачем Вы потратили так много денег за такой короткий промежуток времени на продвижение этого мыла? В этой рекламной кампании была масса недостатков. Я уверен, что она прошла бы более успешно, если бы Вы продлили ее до шести месяцев».

Мария: «Уверена, что Вы правы, но таким образом мы заняли рынок значительно раньше наших конкурентов»

ВОПРОСЫ ДЛЯ ОБСУЖДЕНИЯ:

1. Объясните организационный принцип, который лежал в основе решения Марии: форсировать продвижение нового мыла.

2. Как может правильное решение в таком случае дать в результате очевидные убытки и бесполезные расходы?

ПРОБЛЕМА А. Милиционер новобранец

Борис служил в органах внутренних дел 10 лет. Он был сотрудником ГАИ. В настоящее время он руководит работой патрульной службы. Борис имеет большой опыт в делах связанных с порядком на дорогах и транспорте. В течение 10-и лет службы он управлял движением транспорта на самых загруженных магистралях, служил мотоциклистом и в последнее время участвовал в расследовании аварий на дороге.

Новая должность Бориса - начальник городской патрульной службы - руководитель группы офицеров ГАИ на специально оборудованных машинах, работающих исключительно на городских магистралях. Часто Борис выезжает с офицерами на автомобилях с целью оказания помощи и, одновременно, оценки того, как они справляются со своими обязанностями.

Максим - новобранец, был направлен в группу Бориса месяц назад после окончания школы милиции. За этот месяц Борис ни разу не ездил на машине с Максимом и не имел возможности оценить его работу. Тем не менее, он уже представил Максима к поощрению, похвалив его за быстроту действий в автомобильной аварии.

Вскоре после этого поощрения Борис получил ежемесячный отчёт о транспортных ситуациях, сделанный офицером его команды. К его удивлению, Максим был в самом конце списка, гораздо ниже по рейтингу, чем должен был быть, по его мнению, хорошо работающий патрульный офицер. Борис решил, что сделает вечерний рейд по району вместе с Максимом для того, чтобы выяснить причину случившегося.

К концу вечера Борис еле сдерживал свой гнев. По возвращении в участок он сердито обратился к Максиму: «Ты остановил 6 машин за нарушение правил движения и должен был всех водителей оштрафовать или лишить прав. Ты же оштрафовал только одного. Я хочу знать, почему ты отпустил остальные 5 машин?»

«Потому, - ответил офицер, что я почувствовал, что они не заслужили штрафа. Один водитель был не из нашего города и не был знаком с расположением улиц, другой был пожилой человек, который ехал очень медленно. Я посоветовал ему держаться подальше от скоростного шоссе, и думаю, что он так и сделает».

«Максим, - прервал его Борис, - как ты думаешь, в чём заключается наша работа? Если кто-либо нарушает закон, наша обязанность - оштрафовать или арестовать его. Позволь суду решать, виноваты они или нет». Максим ответил, что он представляет свою работу иначе. Он сказал: «Вы помните, что написано на багажниках наших патрульных машин? «Служа закону, служу народу». «Служить и защищать». Я и поступил в соответствии с этим девизом. Мне кажется, что именно этому нас учили в школе милиции. Многие офицеры думают также как и я».

ВОПРОСЫ ДЛЯ ОБСУЖДЕНИЯ:

1. Как вы думаете, какие цели имеет Борис, служа офицером ГАИ? Совпадают ли цели организации (ГАИ) с личными целями Бориса?

2. Сопоставьте взгляды Бориса и Максима на цели организации. Охарактеризуйте возможную взаимосвязь между двумя концепциями организационных целей.

3. Предположим, что некоторые офицеры ГАИ разделяют мнение Бориса, а другие - Максима. Как это отразится на эффективности работы ГАИ? Предложите план интеграции (объединения) индивидуальных представлений о целях ГАИ.

ПРОБЛЕМА Б. Амбициозный инженер

После окончания технического университета, Иван С. устроился на работу в конструкторский отдел ОАО «Альба». По характеру он был спокойным, склонным к самоанализу человеком, очень трудолюбивым и честолюбивым (с большими амбициями). «Я хочу стать главным инженером, - сказал он своей жене вскоре после устройства на работу, - это предприятие дает много возможностей для человека, который хочет продвинуться».

Почти с самого начала работы Ивана руководитель отдела отметил для себя, что это блестящий и знающий инженер. Было неудивительно застать его после окончания рабочего дня за своим столом, работающим над порученной ему проблемой. После первых шести месяцев работы руководитель отдела, оценив его очень высоко, сказал, что хотел бы иметь в своем отделе как можно больше таких людей как Иван. Иван ответил: «Моя философия состоит в том, что, помогая добиться успеха своей компании, я также добьюсь успеха».

Однако коллеги не пожелали поздравить Ивана в связи с похвалой руководителя. Когда Иван пришел на работу в отдел, коллеги пригласили его поиграть за футбольную и волейбольную команды отдела. Иван отказался, ответив, что спорт это напрасная трата времени для делового человека. Во время работы он обычно держался в стороне от других, был замкнут. Обычно он не пил кофе вместе с коллегами. Он покупал чашку кофе в кафетерии фирмы и продолжал работать за своим столом.

По прошествии нескольких месяцев, некоторые, наиболее опытные инженеры, открыто выражали свою неприязнь Ивану. Они считали его чрезмерно амбициозным и к тому же занудой. Руководитель продолжал хвалить его работу и преданность компании. Иван продолжал улучшать свои результаты и в рекордное время через 18 месяцев с начала работы в отделе продвинулся с должности младшего инженера на должность старшего инженера.

Иван был доволен своим продвижением по службе, сказав своей жене: «Мое усердие окупается». Повышение в должности послужило дополнительным стимулом для еще большего погружения его в работу.

Вскоре после повышения, произошли события, которые потрясли Ивана. Что-то необъяснимое происходило с проектами, над которыми он работал. Чертежи исчезали с его стола. Отчеты, подготовленные им, возвращались от машинистки с необъяснимыми ошибками и пропущенными главами. Кульминационный момент наступил, когда Иван готовился представить высшему руководству предприятия конструкцию нового продукта. Он приготовил ряд слайдов и диаграмм для презентации. Но перед самой встречей с руководством обнаружил, что они исчезли. Он запаниковал и начал судорожно искать на чужих столах и в кабинетах свои материалы. И хотя во время поисков никто из сотрудников не произнес ни слова, он заметил легкие усмешки на лицах нескольких коллег.

«Я уверен, что эти “случайности” были специально подготовлены мне другими инженерами», - сказал Иван руководителю отдела позднее. «Возможно, - согласился руководитель, - но поскольку нет доказательств, я ничего не могу предпринять официально. Но, позвольте мне дать Вам один совет. Вы блестящий инженер и много сделали для компании с тех пор как работаете здесь. Но не забывайте, что здесь существует и другая организация, которая не показана на наших официальных схемах. Тем не менее, она может сыграть большую роль в том, добьётесь вы или нет успеха в будущем»

«О чём вы говорите?» - спросил Иван.

«Я говорю о неформальной общественной организации, которая естественно образуется среди людей, работающих вместе. В нашем отделе такая есть, и вы полностью проигнорировали её».

«Но я слишком занят своей работой, чтобы обращать внимание на общественную жизнь на работе», - ответил Иван, защищаясь.

«Иван, мой Вам совет, уделяйте немного времени и общению в коллективе. Даже если Вы предпочитаете не пить кофе или не обедать с другими, то сделайте усилие, чтобы узнать их лучше и позвольте им узнать Вас. Общаясь с другими членами организации, вы увеличите свои шансы на успех».

“Хорошо, - сказал Иван, - я попробую, но это будет нелегко для меня».

ВОПРОСЫ ДЛЯ ОБСУЖДЕНИЯ:

1. ОАО “Альба” - это формальная или неформальная организация? Коллектив инженеров отдела - это формальная или неформальная организация? Объясните ваши ответы на оба вопроса.

2. Как вы думаете, какой организацией считал Иван ОАО “Альба”: первичной или вторичной? Объясните.

3. Предположим, Иван решил принять участие в общественной жизни коллектива. Основываясь на его последнем высказывании и поведении, как вы думаете, свои обязательства перед группой он будет считать первичными или вторичными? Объясните.

Тесты для повторения

1. Выбрав один из вариантов ответа, дополните фразу: «… создает уровни управления в организации»:

А) горизонтальное разделение труда;

Б) вертикальное разделение труда;

В) взаимозависимость работы;

Г) воля руководства.

2. Внутренняя среда организации включает в себя следующие переменные:

А) потребители, поставщики, конкуренты, государственные и муниципальные органы управления; Б) цели, задачи, структура, персонал, технология; В) ни А, ни Б; Г) А и Б.

3 Внешняя среда организации включает в себя следующие переменные:

А) потребители, поставщики, конкуренты, государственные и муниципальные органы управления, инфраструктура; Б) цели, задачи, структура, персонал, технология; В) экономика, политика, международные события, научно-технический прогресс, социо - культурная среда.

4.К характеристикам внешней среды относят:

А) сложность; Б) взаимосвязанность; В) неопределенность; Г) стабильность; Д) подвижность; Ж) определенность.

5.Если организация действовала успешно в условиях стабильности окружающей среды, то, как она должна действовать в условиях изменяющейся окружающей среды?

А) продолжать функционировать без изменений, как и раньше;

Б) адаптироваться к изменениям как можно быстрее,

В) пригласить консультантов со стороны;

Г) ужесточить имеющиеся процедуры.